Utilizzare gli spazi per appuntamenti di Google Calendar

Importante: a partire dal 18 luglio 2024, i programmi degli appuntamenti sostituiranno gli spazi per appuntamenti. Scopri di più sui programmi degli appuntamenti

Sul computer, puoi impostare un blocco di appuntamenti sul calendario che gli altri possono prenotare. Ad esempio, i professori possono invitare i loro studenti a prenotare fasce orarie specifiche durante l'orario di ricevimento ogni settimana.

Puoi offrire alle persone un intervallo di tempo sul tuo calendario all'interno del quale possono prenotare delle fasce orarie. Ad esempio, puoi riservare 2 ore nelle quali sei disponibile per incontrare persone in intervalli da 30 minuti. Le persone possono quindi prenotare uno degli slot da 30 minuti in quell'intervallo di tempo.

Passa ai programmi degli appuntamenti

Importante: gli spazi per appuntamenti esistenti non vengono trasferiti automaticamente ai programmi degli appuntamenti.

Fino al 17 luglio 2024 potrai comunque creare, prenotare ed eliminare spazi per appuntamenti. A partire dal 18 luglio 2024, non potrai più utilizzare o prenotare spazi per appuntamenti. Per consentire ad altre persone di pianificare gli appuntamenti sul tuo calendario, puoi utilizzare i programmi degli appuntamenti.

I programmi degli appuntamenti sono un sistema di prenotazione degli appuntamenti ricco di funzionalità che offre un'esperienza di prenotazione più fluida e funzionalità più potenti rispetto agli spazi per appuntamenti.

  • Se utilizzi Google Calendar con un account personale, puoi creare un'unica pagina di prenotazione per consentire ad altri di pianificare appuntamenti sul tuo calendario.
  • Se hai un abbonamento a Google Workspace o Google One idoneo, puoi utilizzare funzionalità premium come i promemoria automatici via email, la disponibilità personalizzabile degli appuntamenti e gli appuntamenti a pagamento. Scopri di più sulle funzionalità premium per i programmi degli appuntamenti.

Crea il tuo programma degli appuntamenti

Per alcuni abbonamenti a Google Workspace:

  • Se hai Google Workspace Business Starter: puoi creare un'unica pagina di prenotazione per consentire ad altri di pianificare appuntamenti sul tuo calendario. Non puoi creare più di una pagina di prenotazione con il tuo abbonamento.  
  • Se hai Google Workspace Essentials, Frontline o un abbonamento a Google Workspace precedente che non è più disponibile: non puoi creare programmi degli appuntamenti.

Per scoprire di quale abbonamento disponi, contatta il tuo amministratore.

Confrontare i programmi degli appuntamenti con gli spazi per appuntamenti

  • Controllare la disponibilità di altri calendari: per impostazione predefinita, i programmi degli appuntamenti controllano il tuo calendario principale e secondario per verificare la presenza di eventuali conflitti. Per disattivare questa funzionalità quando crei o modifichi un programma degli appuntamenti, deseleziona la casella di controllo accanto a "Verifica la disponibilità nei calendari".
  • Impostazione di programmi ricorrenti: con i programmi degli appuntamenti puoi impostare un appuntamento una tantum o un programma ricorrente settimanale. Non sono supportati tipi di pianificazione bisettimanale, mensile e di altro tipo ricorrente.
  • Verifica la visibilità: gli altri utenti con accesso al tuo calendario sapranno quando hai prenotato i programmi degli appuntamenti. Non troveranno i programmi degli appuntamenti non prenotati.

    Suggerimento: per i calendari condivisi pubblicamente, per consentire agli altri che hanno accesso al tuo calendario di trovare più facilmente il link alla tua pagina di prenotazione, aggiungi un intervallo di tempo sul tuo calendario per il programma degli appuntamenti.
    • Imposta lo stato di disponibilità su "Disponibile" in modo che non crei conflitti con la tua disponibilità effettiva.
    • Nella descrizione, includi il link alla pagina di prenotazione del programma degli appuntamenti.
  • Aggiungi co-organizzatori:
    • Aggiunta fino a un massimo di 20 co-organizzatori a un programma degli appuntamenti.
    • Non puoi aggiungere Google Gruppi o utenti esterni all'organizzazione come co-organizzatore.
    • I calendari dei co-organizzatori non vengono controllati automaticamente per verificare la disponibilità. Affinché venga presa in considerazione la sua disponibilità, seleziona il calendario del co-organizzatore nella sezione "Verifica la disponibilità nei calendari". Tuttavia, devi iscriverti al suo calendario.
    • I co-organizzatori ricevono un invito all'appuntamento prenotato, ma non trovano sul loro calendario il programma completo degli appuntamenti non prenotati. Per concedere ad altri utenti l'accesso a un programma degli appuntamenti, utilizza un calendario secondario o del team.
  • Prenotazione di sale conferenze: non puoi prenotare una sala conferenze o una sala riunioni con il programma degli appuntamenti, ma puoi aggiungere la stanza all'appuntamento prenotato.

Impostare e condividere spazi per appuntamenti

In che modo gli spazi per appuntamenti sono collegati agli eventi regolari

I blocchi di spazi per appuntamenti creati vengono visualizzati come singoli eventi nel tuo calendario. Per verificare che un evento sia un blocco di appuntamenti, trova nell'angolo superiore sinistro dell'evento il Blocco di appuntamenti Appuntamento.

Quando uno dei tuoi spazi per appuntamenti viene prenotato da qualcuno, lo spazio prenotato sarà visualizzato come un evento nel loro calendario e all'interno del blocco più grande nel tuo calendario.

Creare un blocco di appuntamenti
  1. Accedi al tuo account di lavoro o della scuola su un computer e apri Google Calendar.
  2. Assicurati di aver aperto la visualizzazione Settimana o una visualizzazione Giorno.
  3. Fai clic su un punto qualsiasi del calendario. Nella finestra degli eventi che viene visualizzata, fai clic su Spazi per appuntamenti.
  4. Inserisci i dettagli, compreso il titolo, e scegli il calendario in cui mostrare l'evento.
  5. Per aggiungere ulteriori informazioni, come luogo o descrizione, fai clic su Altre opzioni.

Suggerimento: se vuoi fare in modo che il blocco di appuntamenti si ripeta, imposta la ripetizione prima di invitare gli altri a prenotare uno spazio. Quando attivi la ripetizione di un blocco di appuntamenti esistente con spazi riservati, questi vengono duplicati come nuovi spazi e può verificarsi una doppia prenotazione.Scopri come creare eventi ripetuti.

Aggiungere invitati al blocco di appuntamenti

Quando aggiungi un invitato al blocco di appuntamenti, verrà aggiunto a ogni spazio per appuntamenti nel blocco e riceverà un'email ogni volta che qualcuno prenota un appuntamento. Ad esempio, un professore potrebbe aggiungere il suo assistente come invitato per essere presente durante gli orari di ricevimento.

Per aggiungere altre persone a un blocco di appuntamenti, apri l'evento e fai clic su Aggiungi invitati.

Suggerimento: non aggiungere le persone che vogliono prenotare un singolo spazio per appuntamenti. In questo caso, invia loro un link alla pagina degli appuntamenti.

Invitare altre persone a prenotare uno spazio per appuntamenti

Dopo aver impostato il blocco di appuntamenti, puoi invitare le persone a prenotare uno spazio tramite un link alla pagina degli appuntamenti.

  1. Apri Google Calendar.
  2. Fai clic sull'appuntamento e poi Vai alla pagina degli appuntamenti per questo calendario.
  3. Copia e incolla il link della pagina degli appuntamenti dal browser.
  4. Invia questo link alle persone che vogliono prenotare uno spazio per appuntamenti.

Suggerimento: le persone possono prenotare gli spazi per appuntamenti con Google Calendar. Se necessario, possono creare un Account Google per iniziare.

Prenotare uno spazio per appuntamenti

  1. Fai clic sul link della pagina degli appuntamenti. Puoi trovare il link in un'email, un messaggio o un evento nel calendario che è stato condiviso con te.
  2. Fai clic su uno spazio per appuntamenti disponibile e poiSalva.

Annullare uno spazio per appuntamenti

  1. Apri Google Calendar.
  2. Fai clic sullo spazio per appuntamenti.
  3. In "Parteciperai?" fai clic su No.

Attivare o disattivare i programmi degli appuntamenti

Negli account di lavoro e della scuola puoi passare da uno spazio per appuntamenti e da un programma degli appuntamenti all'altro in qualsiasi momento. Gli spazi o i programmi attuali rimangono attivi e disponibili indipendentemente dal fatto che i programmi degli appuntamenti siano attivati o disattivati.

  1. Sul computer, apri Google Calendar.
  2. Vai a Impostazioni e poi Impostazioni generali e poi Programmi degli appuntamenti.
  3. Seleziona o deseleziona la casella accanto a "Crea programmi degli appuntamenti invece degli spazi per appuntamenti".
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