Google Kalenterin tapaamisajat

Tärkeää: Varauskalenterit korvaavat tapaamisajat 18.7.2024 alkaen. Lue lisää varauskalenterista.

Kalenteriin voi määrittää tapaamisaikalohkoja, joita muut voivat varata. Professorit voivat esimerkiksi antaa opiskelijoiden varata aikoja toimistoaikoina viikoittain.

Kalenteriin voi määrittää aikalohkon, josta muut voivat varata aikoja. Voit esimerkiksi varata kahden tunnin lohkon, jonka aikana pidät 30 minuutin tapaamisia. Käyttäjät voivat varata yhden 30 minuutin ajan kyseisestä lohkosta.

Varauskalentereihin siirtyminen

Tärkeää: Aiemmin luodut tapaamisajat eivät siirry automaattisesti varauskalentereihin.

Voit luoda, varata ja poistaa tapaamisaikoja 17.7.2024 asti. 18.7.2024 alkaen tapaamisaikoja ei voi enää käyttää tai varata. Jos haluat antaa muiden varata tapaamisia kalenterissa, voit käyttää varauskalentereita.

Varauskalenteri on monipuolinen ajanvarausjärjestelmä, joka tarjoaa sujuvamman varauskokemuksen ja hyödyllisiä lisäominaisuuksia.

• Jos käytät Google Kalenteria henkilökohtaisella tilillä, voit luoda yhden varaussivun, jonka kautta muut voivat varata tapaamisia kalenteristasi.
• Jos sinulla on ehdot täyttävä Google Workspace- tai Google One ‐tilaus, voit käyttää premium-ominaisuuksia, kuten automaattisia sähköpostimuistutuksia, muokattavia tavoitettavuustietoja ja maksullisia tapaamisia. Lue lisää varauskalenterien premium-ominaisuuksista.

Luo varauskalenteri

Tietyt Google Workspace ‐tilaukset:

• Google Workspace Business Starter: Voit luoda yhden varaussivun, jonka avulla muut voivat varata tapaamisia kalenteristasi. Tilaukseen sisältyy vain yksi varaussivu.  
• Google Workspace Essentials-, Google Workspace Frontline- tai vanhempi Google Workspace ‐tilaus, joka ei ole enää saatavilla: Et voi luoda varauskalentereita.

Voit selvittää oman tilauksesi järjestelmänvalvojalta.

Varauskalenterien ja tapaamisaikojen vertailu

• Tavoitettavuuden tarkistaminen muista kalentereista: Varauskalenterit tarkistavat oletuksena mahdolliset ristiriidat ensisijaisista ja toissijaisista kalentereista. Jos haluat laittaa ominaisuuden pois päältä, kun luot tai muokkaat varauskalenteria, poista valinta kohdasta "Tarkista tavoitettavuus kalentereista".
• Toistuvien aikataulujen luominen: Varauskalentereilla voi luoda kertaluontoisen tai viikoittain toistuvan tapaamisen. Kahden viikon tai kuukauden välein toistuvia aikatauluja tai muita aikavälejä ei tueta.
• Näkyvyys: Käyttäjät, joilla on pääsy kalenteriisi, näkevät varaamasi ajat. He eivät näe vapaita aikoja.
  
  Vinkki: Julkisesti jaetuissa kalentereissa käyttäjät, joilla on pääsy kalenteriisi, löytävät varaussivun linkin helpoiten, jos lisäät kalenteriin aikalohkon varauskalenteria varten.
  • Aseta tilaksi "Maksuton", jotta aika ei aiheuta päällekkäisyyksiä todellisen tavoitettavuuden kanssa.
  • Lisää kuvaukseen linkki varauskalenterin varaussivulle.
• Apujärjestäjien lisääminen:
  • Varauskalenteriin voi lisätä enintään 20 apujärjestäjää.
  • Google-ryhmiä tai organisaation ulkopuolisia käyttäjiä ei voi lisätä apujärjestäjiksi.
  • Tavoitettavuutta ei tarkisteta automaattisesti apujärjestäjien kalentereista. Jos haluat, että tavoitettavuus tarkistetaan, merkitse apujärjestäjän kalenteri valituksi "Tarkista tavoitettavuus kalentereista" ‐osiosta. Sinulla on oltava apujärjestäjän kalenteri tilattuna.
  • Apujärjestäjät saavat kutsun varattuun tapaamiseen, mutta eivät näe varaamattomien tapaamisten koko aikataulua kalenterissaan. Jos haluat myöntää muille käyttäjille pääsyn varauskalenteriin, käytä toissijaista tai tiimikalenteria.
• Huoneiden varaaminen: Kokous- tai konferenssihuonetta ei voi varata varauskalenterin kautta, mutta huoneen voi lisätä varattuun tapaamiseen.

Tapaamisaikojen luominen ja jakaminen

Miten tapaamisajat eroavat tavallisista tapahtumista

Kun luot tapaamisajankohtalohkon, se näkyy yhtenä tapahtumana kalenterissasi. Tapahtuma on tapaamislohko, jos sen vasemmassa yläkulmassa näkyy Tapaamislohko ‑kuvake.

Kun joku varaa tapaamisajankohdan, varattu ajankohta näkyy hänen kalenterissaan tapahtumana. Sinun kalenterissasi se näkyy isomman lohkon sisällä.

Tapaamislohkon luominen

1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella ja kirjaudu palveluun työpaikan tai oppilaitoksen tilillä.
2. Varmista, että olet Viikko-näkymässä tai jossakin Päivä-näkymistä.
3. Klikkaa kalenteria. Valitse avautuvassa tapahtumakentässä Tapaamisajankohdat.
4. Lisää tiedot, kuten nimi, ja valitse kalenteri, jossa haluat tapahtuman näkyvän.
5. Voit lisätä muita tietoja, kuten paikan tai kuvauksen, valitsemalla Lisäasetukset.

Vinkki: Jos haluat tapaamislohkon toistuvan, määritä se toistuvaksi ennen kuin kutsut muita varaamaan aikoja. Jos määrität toistuvaksi olemassa olevan tapaamislohkon, joka sisältää varattuja ajankohtia, varatut ajankohdat kopioidaan uusiksi varauksiksi, jolloin kalenteriin voi tulla päällekkäisiä varauksia.Lue lisää toistuvien tapahtumien luomisesta.

Osallistujien lisääminen tapaamislohkoon

Kun lisäät osallistujan tapaamislohkoon, hänet lisätään jokaiseen lohkon tapaamisaikaan ja hän saa sähköpostia aina, kun joku varaa tapaamisen. Professori voi esimerkiksi lisätä avustajansa osallistujaksi, joka on paikalla toimistoaikoina.

Voit lisätä osallistujia tapaamislohkoon avaamalla tapahtuman ja valitsemalla Lisää osallistujia.

Vinkki: Älä lisää käyttäjiä, jotka haluavat varata yksittäisen tapaamisajan. Lähetä heille sen sijaan linkki tapaamissivulle.

Muiden kutsuminen varaamaan tapaamisaikoja

Kun olet määrittänyt tapaamislohkon, voit kutsua ihmisiä varaamaan ajankohdan lähettämällä heille linkin tapaamissivulle.

1. Avaa Google Kalenteri.
2. Valitse tapaaminen Siirry tämän kalenterin tapaamissivulle.
3. Kopioi ja liitä tapaamissivun linkki selaimesta.
4. Lähetä linkki ihmisille, joiden haluat varaavan tapaamisajan.

Vinkki: Ihmiset voivat varata tapaamisaikoja Google Kalenterissa. Tarvittaessa he voivat luoda Google-tilin.

Tapaamisajankohdan varaaminen

1. Klikkaa tapaamissivun linkkiä. Linkki voi olla sähköpostissa, viestissä tai kalenteritapahtumassa, joka on jaettu kanssasi.
2. Valitse varattavissa oleva tapaamisajankohta Tallenna.

Tapaamisajan peruuttaminen

1. Avaa Google Kalenteri.
2. Klikkaa tapaamisaikaa.
3. Valitse "Osallistutko?"-kohdasta Ei.

Varauskalenterien laittaminen päälle tai pois päältä

Työ- ja koulutileillä voi milloin tahansa vaihtaa tapaamisaikojen ja varauskalenterien välillä. Kaikki nykyiset tapaamisajat ja varauskalenterit pysyvät aktiivisina ja saatavilla riippumatta siitä, ovatko varauskalenterit päällä vai poissa päältä.

1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
2. Valitse Asetukset Yleiset Varauskalenterit.
3. Merkitse "Luo varauskalentereita tapaamisajankohtien sijaan" ‐ruutu valituksi tai poista sen valinta.