אם אתם משתמשים ביומן Google דרך חשבון לצורכי עבודה או חשבון בית ספרי, אתם יכולים להיעזר בפיצ'ר שנקרא 'תובנות בנושא ניהול הזמן' כדי לקבל נתונים על חלוקת הזמן שלכם בפגישות. אם אתם לא רואים את התובנות בנושא ניהול הזמן, יכול להיות שהאדמין השבית את הפיצ'ר הזה בארגון. מי האדמין שלי?
מה צריך כדי לראות את התובנות בנושא ניהול הזמן?
- אפשר לראות את התובנות בנושא ניהול הזמן רק במחשב.
- אם אתם מנהלים יומנים של אנשים אחרים ויש לכם הרשאה לנהל את הגדרות השיתוף של אותם יומנים, אתם יכולים לראות את התובנות בנושא ניהול הזמן שלהם.
איך רואים את התובנות בנושא ניהול הזמן?
חשוב לדעת: התובנות בנושא ניהול הזמן הן רק ביומן הראשי. מי יכול לראות אותן?
- הבעלים של היומן הראשי.
- אנשים שיכולים לבצע שינויים ביומן ולנהל את הגדרות השיתוף שלו. איך שולטים בגישה ליומן?
- פותחים את יומן Google במחשב.
- מימין, לוחצים על הסמל 'תובנות נוספות'
.
- אם רוצים לקבל מידע נוסף על חלוקת הזמנים, לוחצים על סמל העזרה
.
טיפ: התובנות בנושא ניהול הזמן מבוססות על טווח תאריכים מסוים. כדי לראות תובנות בנושא ניהול הזמן לטווח תאריכים אחר, אפשר לשנות את תצוגת היומן.
איך בודקים כמה זמן הייתם בפגישות יחד עם אדם מסוים?
כדי לראות כמה זמן הייתם בפגישות יחד עם אדם נוסף, אתם יכולים להצמיד את איש הקשר ללוח הבקרה שלכם בתובנות בנושא ניהול הזמן:
- פותחים את יומן Google במחשב.
- מימין, לוחצים על הסמל 'תובנות נוספות'
- משמאל, גוללים לקטע 'אנשים שנפגשת איתם'. לוחצים על הסמל 'ניהול הרשימה של האנשים המוצמדים'
.
- מזינים שם.
- לוחצים על סיום.
טיפ: אפשר להצמיד עד 10 אנשי קשר.
איך בודקים אילו פגישות נכללו בתובנות בנושא ניהול הזמן?
- פותחים את יומן Google במחשב.
- מימין, לוחצים על הסמל 'תובנות נוספות'
- משמאל, בוחרים את התרשים שרוצים לבדוק:
- חלוקת זמנים.
- זמן בפגישות.
- אנשים שנפגשת איתם.
- מעבירים את העכבר מעל אחד מהחלקים המסומנים בתרשים.
- הפגישה של החלק הזה תסומן ביומן באותו צבע, והיא זו שנכללה בתובנות בנושא ניהול הזמן.
הסבר על התובנות בנושא ניהול הזמן
אילו אירועים נכללים בתובנות בנושא ניהול הזמן?
כדי שאירוע מיומן Google ייכלל בתובנות בנושא ניהול הזמן, הוא צריך להיות פגישה שעונה על הקריטריונים הבאים:
- עניתם "כן" להזמנה.
- השתתף בה לפחות עוד אדם אחד.
- ביומן שלכם סומן שאתם "עסוקים" בעקבות הפגישה.
- היא נמשכה פחות מ-8 שעות.
אילו אירועים לא נכללים בתובנות בנושא ניהול הזמן?
האירועים לא נכללים בתובנות בנושא ניהול הזמן במקרים הבאים:
- רק אתם הוזמנתם לאירוע.
- לא עניתם "כן" להזמנה.
איך מחושבות התובנות בנושא ניהול הזמן?
הסבר על חלוקת הזמנים
אילו סוגי זמנים מופיעים בחלוקת הזמנים?
- זמן לעצמי: זמן פנוי שמשוריין לעצמכם, ללא פגישות שמתנגשות.
- כדי לקבוע זמן לעצמכם, לוחצים על קביעת זמן לעצמי.
- 1:1: פגישות עם עוד משתתף אחד בלבד.
- 3 משתתפים או יותר: פגישות עם 2 משתתפים נוספים או יותר.
- עדיין לא ענית: פגישות שעדיין לא אישרתם או דחיתם את ההזמנות אליהן. פגישות שעניתם להזמנות אליהן "אולי" לא מופיעות כאן.
- כמה זמן נשאר: כמה זמן נשאר לכם במהלך שעות העבודה בלי פגישות או בלי שהגדרתם שאתם לא בעבודה. המידע הזה מופיע רק אם הגדרתם את שעות העבודה. יכול להיות שאתם לא יכולים להגדיר את שעות העבודה בארגון.
זמן בפגישות
- הנתון של הזמן שהקדשתם לפגישות הוא ממוצע.
- כשהיומן נמצא בתצוגת יום, שבוע, לוח זמנים או 5 ימים" הממוצע הוא של משך הזמן שהקדשתם לפגישות בכל 3 השבועות האחרונים.
- כשהיומן נמצא בתצוגת חודש: הממוצע הוא של משך הזמן שהקדשתם לפגישות בכל 3 החודשים האחרונים.
- אם לא הייתם בעבודה, יכול להיות שתהיה ירידה בזמן הממוצע שהקדשתם לפגישות.
- אם ביומן היו קבועות פגישה אישית ופגישה קבוצתית באותו זמן, הזמן של הפגישה האישית ייכלל בממוצע ולא זה של הפגישה הקבוצתית. אם ביומן היו קבועות כמה פגישות אישיות חופפות, הזמן המצטבר שלהן ייכלל בממוצע.
- הזמן שהקדשתם לפגישות נכלל בממוצע רק פעם אחת מכל פרק זמן.
- לדוגמה, אם עניתם "כן" ל-2 פגישות באורך שעה שנקבעו לאותו זמן, רק שעה אחת תיכלל בממוצע של הזמן שהקדשתם לפגישות.
אנשים שנפגשתם איתם
- בחלק הזה מופיעים 5 האנשים שהייתם איתם יחד בפגישות הכי הרבה זמן בטווח הזמנים.
- אתם יכולים להצמיד אנשי קשר בולטים ולבדוק כמה זמן אתם נמצאים יחד בפגישות. אפשר להצמיד עד 10 אנשי קשר.
- זמן הפגישה עם אדם מסוים נכלל בתובנות רק אם הייתם יחד בפגישה שבה השתתפו 15 אנשים אחרים או פחות.
- זמן הפגישה לא נכלל אם האדם הזה דחה את ההזמנה לפגישה.
- הוא גם לא נכלל אם לא עניתם "כן" להזמנה לפגישה.