このセクションでは、アプリ作成者の間でアプリケーション データを整理するためのベスト プラクティスを説明します。よく使用される 2 つのデータソース、Google ドライブと Microsoft O365 に関する推奨事項を提示します。いずれの場合も、目的は以下のとおり同じです。
- データが個々のアカウントに関係なく保持されるようにする
- データに直接アクセスできるユーザーを管理する
- アプリが新しいオーナーに移行される場合の混乱を最小限に抑える
- 複数のアプリ作成者間でのアプリケーションに関するコラボレーションを実現する
考慮すべき主な要因として、1）データをどこに保存するか、2）誰がアプリケーションの所有権を持つか、という 2 つが挙げられます。共有データソースを使用することで、個人のアカウントのステータスに関係なくデータを使用できるようになります。
アプリは、個人が所有することも、メインのサービス アカウントが所有することもできます。いずれの場合も、アプリオーナーは、共同編集者を追加できます。共同編集者は、自身の個人アカウントから共有アプリにアクセスし、共有アプリの定義すべてにアクセスできます。
メインのサービス アカウントでアプリの所有権を管理すると、アプリの共同編集者が頻繁に交代する場合に便利です。ただし、新しいアプリケーションを作成するときに追加の手順が必要となり、追加アカウントを作成する必要があります。
個人が所有するアプリケーションは、必要に応じて新しいオーナーに移行できます。共有データソースを使用することで、オーナー間のアプリケーションの移行が容易になり、データの移行が必要なくなります。これにより、一般的には効率が向上しますが、AppSheet 管理者は、アプリオーナーのアカウントを閉鎖する前にアプリを移行する必要があります。
アプリケーションとデータの整理の例
Google スプレッドシート
次のセクションでは、AppSheet アカウントを構成して、共有ドライブをデフォルトのファイル保存場所として使用する方法を説明します。
共有ドライブを作成する
AppSheet アプリケーションが使用するデータを保存する共有ドライブを作成します。アプリケーションを作成、所有するメンバーを追加します。エンドユーザーを追加する必要はありません。エンドユーザーのアクセスはアプリを通じて行われ、アプリ作成者が選択した設定によって制御されます。
デフォルトのファイル保存場所を設定する
個々のユーザーのアカウントに対し、デフォルトのファイル保存場所を設定できます。ユーザーが新しいアプリを作成すると、アプリに関連付けられたファイル（アップロードされた画像やメール テンプレートなど）を保存するためのフォルダがこの場所に作成されます。アプリを作成した後は、アカウントのデフォルト設定に関係なく、アプリのファイル保存場所を変更できます。
ユーザーのアカウントのデフォルトのファイル保存場所を設定するには、[My account] > [Settings] > [Default folder path] に移動します。
個々のアプリのデフォルトのファイル保存場所を設定するには、アプリを開き、[Info] > [Properties] > [App Properties] > [Default app folder] に移動します。
Google ドライブの操作では、ユーザーのアカウントのデフォルトのファイル保管場所として共有ドライブを設定する方法を説明しています。個別アプリのデフォルトのファイル保存場所の設定も、基本的な手順は同じです。
既存のアプリケーションを更新する
Google は現在、個人の My Drive から共有ドライブへのフォルダの移行をサポートしていません。My Drive 内のデータを利用するアプリをすでに持っている場合の対応策として、以下が挙げられます。
- 上の手順に沿って、アプリのオーナーのデフォルトのファイル保管場所を共有ドライブに更新します。
- 移行するアプリを開き、[Manage] > [Author] に移動します。
- [Copy App] をクリックし、[Save app to] プルダウンを [Google] に設定します。
AppSheet がアプリ定義と関連データのコピーを作成します。データは、ユーザーのアカウントのデフォルトのファイル保存場所に保存されます。
エンドユーザーがアプリにアクセスできるよう同じリンクを維持することが重要な場合は、このプロセスとあわせてアプリのアップグレードを実施することもできます。
Microsoft O365
次のセクションでは、AppSheet アカウントを構成して、SharePoint サイトをデフォルトのファイル保存場所として使用する方法を説明します。
SharePoint のロケーションの作成する
AppSheet アプリケーションが使用するデータを保存する SharePoint ロケーションを作成します。アプリケーションを作成、所有するメンバーを追加します。エンドユーザーを追加する必要はありません。エンドユーザーのアクセスはアプリを通じて行われ、アプリ作成者が選択した設定によって制御されます。
SharePoint サイト ID を取得する
対象フォルダの SharePoint サイト ID を確認するには、Microsoft PowerPoint にメールの添付ファイルをアーカイブするをご覧ください。
注: SharePoint サイト ID には、二重スラッシュ // が付けられます。
デフォルトのファイル保存場所を設定する
個々のユーザーのアカウントに対し、デフォルトのファイル保存場所を設定できます。ユーザーが新しいアプリを作成したら、AppSheet がアプリに関連付けられたファイル（アップロードされた画像やメール テンプレートなど）を保存するためのフォルダをこの場所に作成します。アプリを作成した後は、アカウントのデフォルト設定に関係なく、アプリのファイル保存場所を変更できます。
ユーザーのアカウントのデフォルトのファイル保存場所を設定するには、[My account] > [Settings] > [Default folder path] に移動します。
個々のアプリのデフォルトのファイル保存場所を設定するには、アプリを開き、[Info] > [Properties] > [App Properties] > [Default app folder] に移動します。
上で取得した SharePoint サイト ID をコピーして、希望のロケーションに貼り付けます。
既存のアプリケーションを更新する
OneDrive から SharePoint にアプリのデータを移行する方法は 2 つあります。
データを移行し、新しいデータ保存場所で各テーブルを更新します。
- OneDrive のアプリのフォルダに移動します。
- フォルダを右クリックして [指定の場所へ移動] を選択します。
- SharePoint で新しいフォルダを指定して、[ここに移動] をクリックします。
- データを移行したら、アプリを開いて [Data] > [Table] に移動します。
- 各テーブルについて、以下を行います。
a）[Storage] セクションを開きます。
b）[Source Path] をクリックして、新しい SharePoint ロケーションのスプレッドシートを探します。
c）[Worksheet Name/Qualifier] をクリックして、テーブルの正しいワークシートを指定します。
以下のとおり、アプリのオーナーのデフォルトのファイル保存場所を更新して、アプリをコピーします。
- このセクションの手順に沿って、アプリのオーナーのデフォルトのファイル保存場所を SharePoint に更新します。
- 移行するアプリを開き、[Manage] > [Author] に移動します。
- [Copy App] をクリックし、[Save app to] プルダウンを [office365] に設定します。
AppSheet がアプリ定義と関連データのコピーを作成します。データは、ユーザーのアカウントのデフォルトのファイル保存場所に保存されます。
エンドユーザーがアプリにアクセスできるよう同じリンクを維持することが重要な場合は、このプロセスとあわせてアプリのアップグレードを実施することもできます。