Cómo editar hojas de cálculo con un lector de pantalla

Puedes editar hojas de cálculo en tu computadora con un lector de pantalla.

Primero, asegúrate de haber activado la compatibilidad de Documentos con los lectores de pantalla.

Si usas una computadora con Windows o una Chromebook con entrada táctil, sigue las sugerencias para usar la entrada táctil con un lector de pantalla.

Cómo desplazarte por tu hoja de cálculo

Cuando abres una hoja de cálculo, tu enfoque se encuentra en la primera celda. A medida que avanzas por la hoja de cálculo, el lector de pantalla anuncia la dirección y el contenido de cada celda. Por ejemplo, si la celda C4 contiene "Ciudad de Nueva York", el lector de pantalla dice "Ciudad de Nueva York C4".

Cómo usar combinaciones de teclas

Hojas de cálculo es diferente a los sitios web típicos, por lo que no se aplican algunas combinaciones de teclas estándares de los lectores de pantalla. Para obtener la mejor experiencia, usa las combinaciones de teclas de Hojas de cálculo mientras editas tu archivo.

Para abrir una lista de combinaciones de teclas en tu hoja de cálculo, presiona Ctrl + / (Windows y Sistema operativo Chrome) o ⌘ + / (Mac). Puedes buscar acciones como mover o columnas. Para volver a tu hoja de cálculo, presiona Escape.

Cómo realizar acciones rápidas mediante búsquedas en los menús

Presiona Alt + / (Windows y Sistema operativo Chrome), o bien Opción + / (Mac).
Escribe un comando, como Cambiar nombre o Insertar.
Presiona la flecha hacia abajo para escuchar los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si escribes Insertar, las opciones incluyen agregar filas, comentarios y otros elementos.
Para elegir una acción, presiona Intro.

Cómo usar los menús, los botones de nivel superior y la barra de herramientas

Nota: Si no hay botones ni menús en la parte superior, presiona Ctrl + Mayúscula + f (Windows, Sistema operativo Chrome o Mac).

Para explorar los menús, sigue estos pasos:

Abre el menú Archivo con la combinación de teclas de tu navegador:
- Windows con navegador Chrome: Alt + f
- Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + f
- Sistema operativo Chrome: Alt + f
- Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + f
Presiona la flecha hacia la derecha para explorar otros menús, como Editar, Ver, Insertar, Formato, Datos, Herramientas, Complementos, Ayuda y Accesibilidad.

Sugerencia: Para obtener ayuda, abre el menú Ayuda y selecciona Ayuda de Hojas de cálculo. Presiona Tab para acceder al cuadro de búsqueda, escribe un término, como Fórmulas, y presiona Intro. La ayuda se abre en un cuadro en el que puedes leer sobre otros temas o navegar a ellos. Para volver a la hoja de cálculo, presiona Escape.

En los menús, puedes pasar a otros dos conjuntos de controles:

Botones de nivel superior: Estos botones son para acciones a nivel de la hoja de cálculo, como cambiar el nombre de la hoja de cálculo, destacarla, compartirla o moverla a otra carpeta. En los menús, presiona Mayúscula + Tab.
Barra de herramientas: La barra de herramientas tiene opciones para editar y aplicar formato, como la fuente y la alineación. En los menús, presiona Tab.

Cómo usar el menú Accesibilidad para leer la hoja de cálculo o desplazarte por ella

Abre el menú Accesibilidad con la combinación de teclas de tu navegador:
- Windows con el navegador Chrome: Alt + a
- Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + a
- Sistema operativo Chrome: Alt + a
- Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + a
Presiona la flecha hacia abajo para escuchar las opciones, como Leer, Ir al rango y muchas opciones más.
Presiona la flecha hacia la derecha para abrir un submenú y presiona la flecha hacia abajo para explorar las opciones de ese submenú.
Presiona Intro para seleccionar una opción.

Conceptos básicos de edición y formato

Para editar el contenido de una celda, presiona Intro en la celda enfocada. Escribe tus cambios y, luego, presiona Intro para realizar un cambio o Escape para cancelarlo.

Cómo escuchar el formato y el contenido de las celdas

A medida que avances por la hoja de cálculo, escucharás anuncios relevantes sobre el contenido de las celdas. Por ejemplo, el lector de pantalla te indica si una celda contiene vínculos, notas, validación de datos o filtros.

Vínculos: Para seguir un vínculo, presiona Alt + Intro (Windows), o bien Opción + Intro (Mac).
Notas: Para agregar o editar una nota en la celda enfocada, presiona Mayúscula + F2 (Windows y Mac) o Mayúscula + Búsqueda + 2 (Sistema operativo Chrome). En la ventana emergente, escribe tu nota y, luego, presiona Escape. Para borrar una nota, borra todo el texto que esta contenga.
Validación de datos: Escucharás si una celda tiene contenido no válido como resultado de la validación de datos.
Filtros: Si pasas de un rango de celdas sin filtrar a un rango filtrado, escucharás que ingresaste a una región filtrada.

Cómo usar el menú Leer

Puedes usar el menú Leer para obtener información sobre el formato de tu celda seleccionada o para escuchar el contenido de la fila o la columna. También puedes establecer que tu hoja de cálculo lea siempre el formato.

Abre el menú Accesibilidad con la combinación de teclas de tu navegador:
- Windows con el navegador Chrome: Alt + a
- Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + a
- Sistema operativo Chrome: Alt + a
- Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + a
Selecciona Leer.
Presiona la flecha hacia abajo para desplazarte por el menú y presiona Intro para seleccionar una opción.

Cómo cambiar el formato de las celdas

Puedes cambiar el formato de una celda completa o de algunas partes específicas de ella.

Para cambiar el formato de una celda completa, selecciona la celda en cuestión.
Para cambiar una parte específica (por ejemplo, para aplicar negrita a una sola palabra), presiona Intro, mantén presionada la tecla Mayúscula y usa las teclas de flecha para seleccionar la parte que desees cambiar.

Cómo explorar diferentes estilos de formato

Abre el menú Formato con la combinación de teclas para tu navegador:
- Windows con el navegador Chrome: Alt + o
- Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + o
- Sistema operativo Chrome: Alt + o
- Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + o
Presiona la flecha hacia abajo para escuchar las opciones y, luego, presiona Intro para seleccionarlas.
Para borrar el formato de la celda seleccionada, presiona Ctrl + \ (Windows) o ⌘ + \ (Mac).

Obtén más información sobre cómo editar celdas y aplicarles formato.

Cómo duplicar una hoja, copiarla o cambiarle el nombre

El menú de la hoja te permite realizar varias acciones en la hoja activa, como duplicarla, copiarla o cambiarle el nombre.

Presiona Alt + Mayúscula + s (Windows), o bien Opción + Mayúscula + s (Mac).
Presiona la flecha hacia abajo para navegar por las opciones y presiona Intro para seleccionarlas.

Crea automáticamente una serie o lista

En dos celdas consecutivas, ingresa:
- Texto
- Números
- Fechas
Para seleccionar las celdas que quieres completar automáticamente, ve a la primera de ellas, presiona mayúscula + flecha hacia abajo + flecha hacia la derecha.
Presiona Ctrl + Alt + Intro.

Cómo trabajar con varias hojas en una hoja de cálculo

Presiona Alt + Mayúscula + k (Windows y Sistema operativo Chrome), o bien Opción + Mayúscula + k (Mac).
Usa las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarte por la lista.
Para pasar a una hoja, presiona Intro.

Cómo seleccionar un rango de celdas y trabajar en él

Ve a la primera celda que quieras incluir en el rango.
Mantén presionada la tecla Mayúscula y usa las teclas de flecha para seleccionar un rango de celdas.

Después de seleccionar un rango, usa las siguientes combinaciones de teclas para mover el enfoque dentro del rango:

Intro: de arriba hacia abajo
Mayúscula + Intro: de abajo hacia arriba
Tab: de izquierda a derecha
Mayúscula + Tab: de derecha a izquierda

Para editar una celda sin anular la selección del rango, presiona F2 (Windows y Mac) o Búsqueda + 2 (Sistema operativo Chrome).

Cómo agregar, borrar o mover columnas y filas

Cómo seleccionar filas o columnas

Ve a una celda de la fila o la columna que desees seleccionar.
Para seleccionar una fila, presiona Mayúscula + Barra espaciadora. Para seleccionar una columna, presiona Ctrl + Barra espaciadora.
Para seleccionar filas o columnas adicionales, presiona Mayúscula y las teclas de flecha.

Cómo agregar filas o columnas

Selecciona la celda en la que desees agregar la nueva fila o columna.
- Sugerencia: Para agregar varias filas o columnas a la vez, selecciona la misma cantidad de celdas que de filas o columnas que deseas agregar. Por ejemplo, para insertar dos filas en la parte superior, primero selecciona una celda en las filas 1 y 2.
Abre el menú Insertar con la combinación de teclas para tu navegador:
- Windows con el navegador Chrome: Alt + i
- Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + i
- Sistema operativo Chrome: Alt + i
- Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + i
Elige una de las opciones para insertar filas o columnas.
Si seleccionaste varias celdas en el paso 1, el menú Insertar tiene opciones para insertar varias filas o columnas.

Cómo borrar filas o columnas

Selecciona una o más celdas de las filas o columnas que desees borrar. Si seleccionas varias celdas, puedes borrar varias filas o columnas a la vez.
Abre el menú Editar con la combinación de teclas para tu navegador:
1. Windows con el navegador Chrome: Alt + e
2. Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + e
3. Sistema operativo Chrome: Alt + e
4. Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + e
Elige una de las opciones para borrar filas o columnas.

Cómo mover filas o columnas

Selecciona una celda de la fila o la columna que desees mover.
Selecciona una columna (Ctrl + Barra espaciadora) o una fila (Mayúscula + Barra espaciadora) que quieras mover. Para seleccionar varias columnas o filas, presiona Mayúscula y las teclas de flecha.
Abre el menú Editar con la combinación de teclas para tu navegador:
1. Windows con el navegador Chrome: Alt + e
2. Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + e
3. Sistema operativo Chrome: Alt + e
4. Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + e
Elige una de las opciones para mover las columnas o las filas.

Cómo ocultar, mostrar o inmovilizar columnas y filas

Cómo ocultar columnas o filas

Selecciona una celda de la fila o la columna que desees ocultar.
Selecciona una columna (Ctrl + Barra espaciadora) o una fila (Mayúscula + Barra espaciadora) que desees ocultar. Para seleccionar varias columnas o filas, presiona Mayúscula y las teclas de flecha.
Abre el menú contextual presionando Ctrl + Mayúscula + \.
Presiona la flecha hacia abajo hasta llegar a la opción Ocultar columna o la opción Ocultar fila y, luego, presiona Intro.

Cómo mostrar filas o columnas

Selecciona las columnas o las filas que rodeen a las ocultas.
Abre el menú contextual presionando Ctrl + Mayúscula + \.
Selecciona Mostrar columnas o Mostrar filas.

Cómo inmovilizar filas o columnas

Puedes inmovilizar hasta diez filas o cinco columnas de una hoja. Si inmovilizas filas y columnas, puedes conservar algunos de tus datos en la parte superior o en el extremo izquierdo mientras te desplazas por el resto de tu hoja de cálculo.

Abre el menú Ver con la combinación de teclas para tu navegador:
- Windows con el navegador Chrome: Alt + v
- Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + v
- Sistema operativo Chrome: Alt + v
- Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + v
Selecciona Inmovilizar filas o Inmovilizar columnas.
Presiona la flecha hacia abajo para escuchar las opciones de 0 a 10 y, luego, presiona Intro para hacer una selección.

Si te enfocas en un área inmobilizada, el lector de pantalla anuncia que estás dentro de filas o columnas inmovilizadas.

Cómo trabajar con fórmulas, gráficos o imágenes

Cómo agregar o editar una fórmula

Para agregar una fórmula a una celda, escribe un signo igual (=) seguido del nombre de la función. Cuando escribas, escucharás la lectura de la fórmula. Obtén más información sobre funciones y fórmulas.

Si deseas cambiar o borrar una fórmula, presiona Intro para editar la celda y, a continuación, escribe tus cambios. Si hay un error en tu fórmula, escucharás una explicación del error junto con el contenido de la celda.

Cómo leer las fórmulas

Si una celda contiene una fórmula, escucharás el valor de la fórmula. Existen algunas formas de leer las fórmulas:

Opción 1: Presiona Intro para editar una celda y leer su contenido.
Opción 2: Ve a la barra de fórmulas. Para ello, abre un menú y, luego, selecciona la barra de fórmulas con el tabulador. Si la barra de fórmulas está oculta, abre el menú Ver y selecciona Barra de fórmulas.
Opción 3: Establece que una hoja siempre muestre todas las fórmulas. Presiona Ctrl + Comilla invertida (`), o bien ve al menú Ver y selecciona Mostrar fórmulas.

Cómo buscar gráficos, imágenes o dibujos

Tu hoja de cálculo puede incluir información que no forme parte de la cuadrícula de datos, como gráficos, imágenes o dibujos incorporados.

Si navegas hasta una celda cubierta por un gráfico, una imagen o un dibujo incorporados, el lector de pantalla anuncia que la celda está cubierta.

Cuando se selecciona un gráfico en tu hoja de cálculo, el lector de pantalla anuncia el título del gráfico y el texto alternativo, y te da la opción de leer un resumen del gráfico.

Cómo editar gráficos, imágenes o dibujos

Abre el menú Accesibilidad con la combinación de teclas de tu navegador:
- Windows con el navegador Chrome: Alt + a
- Windows con otros navegadores: Alt + Mayúscula + a
- Sistema operativo Chrome: Alt + a
- Mac: Primero presiona las teclas de transferencia Ctrl + Opción + Tab y, luego, Ctrl + Opción + a
Presiona e para elegir la opción Seleccionar y, luego, presiona la flecha hacia abajo para explorar los objetos que puedes seleccionar, como gráficos, dibujos o imágenes. Presiona Intro para seleccionar un objeto.
Ahora quedó seleccionado el objeto incorporado. Desde aquí, elige una opción:
- Presiona las teclas de flecha para mover el objeto.
- Presiona Tab para desplazarte al botón de opciones y, luego, presiona Intro para abrir el menú de opciones. Presiona la flecha hacia abajo para explorar otras acciones que puedes aplicar al objeto y presiona Intro para seleccionarlas.

Obtén más información sobre cómo agregar gráficos.

Cómo encontrar respuestas a preguntas sobre los datos de tu hoja de cálculo

Puedes hacer preguntas sobre los datos de tu hoja de cálculo. También puedes encontrar sugerencias de fórmulas, formato o gráficos en función de tus datos.

Abre la región Explorar en tu hoja de cálculo. Para ello, presiona Alt + Mayúscula + x (Windows y Sistema operativo Chrome), o bien Opción + Mayúscula + x (Mac).
Usa las combinaciones de teclas del lector de pantalla para navegar por la región Explorar y escuchar los títulos, como Respuestas, Formato y Análisis.
En la sección Respuestas, ingresa una pregunta sobre tus datos y, luego, presiona Intro. A continuación, encontrarás preguntas de ejemplo. (Nota: La función Respuestas solo está disponible en inglés).
- Si deseas escuchar la respuesta en voz alta, usa las combinaciones de teclas de tu lector de pantalla para navegar por la tarjeta de respuesta.
- Si quieres averiguar qué fórmula se utilizó para proporcionar tu respuesta, selecciona Ver fórmula. Para copiar la fórmula en el portapapeles, presiona Intro. Luego, puedes insertar la fórmula en tu hoja de cálculo.

Preguntas de ejemplo

"¿Qué persona tiene la mejor puntuación?" (en este caso, las opciones "persona" y "puntuación" deben aparecer en tu hoja de cálculo)
"Ventas totales de septiembre de 2016" (en este caso, "ventas" y la columna "fecha" deben aparecer en tu hoja de cálculo)

Ejemplos de preguntas que no funcionan:

Preguntas de ayuda, como "¿Cómo le puedo aplicar negrita a esta celda?"
Preguntas de búsquedas web, como "¿Cómo está el tiempo?"

Obtén más información sobre cómo usar los análisis y gráficos sugeridos.

Crea automáticamente una serie o lista

En dos celdas consecutivas, ingresa:
- Texto
- Números
- Fechas
Para seleccionar las celdas que quieres completar automáticamente, ve a la primera de ellas, presiona mayúscula + flecha hacia abajo + flecha hacia la derecha.
Presiona Ctrl + Alt + Intro.

Cómo ver Calendario, Keep y Tasks

Puedes usar Calendario de Google, Keep y Tasks en un panel lateral mientras usas Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Las herramientas de este panel están contraídas de forma predeterminada. Para ir al panel lateral y expandir una de las herramientas, sigue estos pasos:

Para ir al panel lateral, usa estas combinaciones de teclas:
- Windows: Ctrl + Alt + . (punto) o Ctrl + Alt + , (coma)
- Chromebook: Alt + Mayúscula + . (punto) o Alt + Mayúscula + , (coma)
- Mac: ⌘ + Opción + . (punto) o ⌘ + Opción + , (coma)
En el panel lateral, presiona la flecha hacia arriba o hacia abajo para desplazarte por la lista de herramientas: Calendario, Keep y Tasks.
Presiona Intro para expandir la herramienta que desees usar.
En el panel lateral, ahora puedes realizar las siguientes acciones sin abandonar tu hoja de cálculo:
- Calendario: Consulta tu agenda diaria, crea eventos, haz clic en los eventos para editarlos o fíjate cuáles son los próximos.
- Keep: Crea listas de tareas y toma notas.
- Tasks: Agrega tareas pendientes con sus respectivas fechas límite.
Para volver a tu hoja de cálculo mientras el panel lateral está abierto, usa estas combinaciones de teclas:
- Windows: Ctrl + Alt + . (punto) o Ctrl + Alt + , (coma)
- Chromebook: Alt + Mayúscula + . (punto) o Alt + Mayúscula + , (coma)
- Mac: ⌘ + Opción + . (punto) o ⌘ + Opción + , (coma)
Para cerrar el panel lateral, presiona Mayúscula + Tab hasta llegar a Cerrar y, luego, presiona Intro.

Obtén más información sobre cómo usar Calendario, Keep y Tasks con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.