プロフェッショナル サービスのヒント

高い評価を得ているサービス企業は、社内スタッフおよび顧客とのコラボレーションを効率的に行っています。

顧客と緊密に連携し、チーム一丸となって意欲的に問題解決に取り組み、プロジェクト管理を簡素化し、長期的ビジョンを持って人材の採用を行っている企業の実例を 5 つご紹介します。

目次

• 顧客とより緊密に連携する
• 一人ひとりがチームの柱となる
• 積極的なコラボレーションで柔軟に問題を解決する
• プロジェクト管理とチームのコミュニケーションを簡素化する
• 従業員の採用と新人研修を合理化する

               

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顧客とより緊密に連携する

受賞歴を誇る広告代理店の M&C Saatchi は、クラウドでさらに効率良く顧客とコラボレーションするために、Google Workspace に移行しました。Google ドライブを使って膨大な量のデザイン ファイルを 1 か所に保存し、チームメンバーおよび顧客のレビュー担当者がファイルのやりとりをせずに、編集やコメントの追加を行えるようにしています。プレゼンテーションの期日が迫っている場合は Google スライドを使用します。メインの作成者がおおまかな流れをレイアウトしておいて、他のメンバーは空いた時間に担当部分のスライドを仕上げます。

5 TB までのファイルを保存、共有し、便利な共同編集機能を使ってドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを共同作成することで、従業員全員がより手軽に顧客と連携できるようになります。

詳細

ファイルをドライブに追加できます

パソコンでは、drive.google.com またはデスクトップからファイルをアップロードできます。ファイルは非公開のフォルダまたは共有フォルダにアップロードできます。

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 左上の [新規]  [ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] をクリックします。
3. アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。

共有ドライブにファイルを追加するには

投稿者以上のアクセス権限が必要です。

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 左側の [共有ドライブ] をクリックし、設定を変更する共有ドライブをダブルクリックします。
3. 左上の [新規] をクリックします。
4. 作成またはパソコンからアップロードするファイルやフォルダの種類をクリックします。

追加したファイルのオーナーは、チームになります。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

プレゼンテーションを作成する

1. Google スライドのホーム画面を開きます。
2. 左上の [新しいプレゼンテーションを作成] の下にある新規作成アイコン をクリックします。新しいプレゼンテーションが作成されて開きます。

https://slides.google.com/create から新しいプレゼンテーションを作成することもできます。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

一人ひとりがチームの柱となる

Rentokil Initial は 6 部門の事業を 60 か国以上で展開していますが、一部の従業員は同僚とのつながりを感じられずにいました。Google Workspace を導入した現在は、全員がより簡単にコラボレーションできるようになり、企業風土が変わりました。現在、各チームは Google ドライブと Google サイトを使用して、チームと業務に関する有益な情報を共有しています。Google グループを使用すると、新卒の研修員が独自にグループを作成して業務経験を共有できます。

「オンラインで情報を共有することで、個人をより尊重する和やかな雰囲気が育まれています。これは、職場環境と人材の定着という観点から重要なポイントです。」

- Peter Shorney 氏（Rentokil Initial グローバル IT 運用責任者）

お客様事例

Rentokil Initial（英語）

詳細

ファイルを共有する

1. パソコンで、Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかにアクセスします。
2. 共有したいファイルをクリックします。
3. 共有アイコン をクリックします。

共有ドライブにファイルを追加するには

投稿者以上のアクセス権限が必要です。

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 左側の [共有ドライブ] をクリックし、設定を変更する共有ドライブをダブルクリックします。
3. 左上の [新規] をクリックします。
4. 作成またはパソコンからアップロードするファイルやフォルダの種類をクリックします。

追加したファイルのオーナーは、チームになります。ファイルを追加したユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなっても、そのファイルは共有ドライブに残ります。

注: パソコンにファイルを保存してアクセスするには、パソコン版 Google ドライブ を使用します。パソコン版ドライブをインストールするをご覧ください。

サイトを作成する

1. 次のいずれかを行います。

   • Google サイトのホームページの上部にある [空白] をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
   • Google Driveで、[新規] [その他] [Google サイト] をクリックします。
2. 左上にサイトのドキュメント名を入力して Enter キーを押します。

Google ファイルをグループと共有する

1. Google ドライブ内にファイルを作成するか、既存のドキュメントを開きます。
2. ファイル内で [共有] をクリックします。
3. [招待] 欄に、グループのアドレスを入力します。
4. グループのアクセスレベルとして、[編集者]、[コメント可]、[閲覧者] のいずれかを選択します。
5. [完了] をクリックします。

 

 

積極的なコラボレーションで柔軟に問題を解決する

業務問題解決のプロで世界最大のコンサルティング会社の一つである PricewaterhouseCoopers（PwC）でさえ、Google Workspace を使い始めるまでは効率的なコラボレーション プロセスの導入に苦戦していました。しかし今では、Google ドキュメントを使って日頃から共同で問題解決に取り組むことで、毎週 2～5 時間かけていた進捗会議を不要にするなど、チームのコラボレーションが強化され、創造性や独創性がさらに引き出されるようになりました。

企業の強みの基盤は、従業員が蓄積してきた知識です。Google Workspace を使えば、縦割りで業務一辺倒な職場からオープンで協力的な職場へ、個人の生産性重視からチームワーク重視へと、仕事のスタイルを変えることができます。Google サイトを使用して従業員と分析情報を共有し、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使って、世界中のどこからでもリアルタイムで共同作業ができます。

「コラボレーションに適したツールを使用することで、チームに新たな創造力と競争性が備わりました。Google Workspace のツールを導入してから、チームは積極的に業務に取り組むようになり、生産性も向上しました。また、場所を問わず仕事をできるようになりました。その結果、より高い価値をより速いペースでお客様に提供できるようになっています。」

- Deborah Bothun 氏（PwC 米国エンターテイメント、メディアおよびコミュニケーション リーダー）

お客様事例

PwC（英語）

詳細

ドキュメントを作成する

新しいドキュメントを作成するには:

1. パソコンで、Google ドキュメントのホーム画面（docs.google.com）を開きます。
2. 左上の [新しいドキュメントを作成] の下にある空白アイコン をクリックします。

docs.google.com/create から新しいドキュメントを作成することもできます。

チーム用のサイトを作成する

1. 次のいずれかを行います。

   • Google サイトのホームページの上部にある [空白] をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
   • Google Driveで、[新規] [その他] [Google サイト] をクリックします。
2. 左上にサイトのドキュメント名を入力して Enter キーを押します。

ドキュメント、スプレッドシート、スライドにコメントを追加する

1. パソコンで、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、動画のいずれかを開きます。
2. コメントを追加するテキスト、画像、セル、スライド、シーンを選択します。
3. コメントを追加するには、ツールバーにある [コメントを追加] をクリックする。
4. コメントを入力します。
5. [コメント] をクリックします。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

プロジェクト管理とチームのコミュニケーションを簡素化する

Grass Roots は社内業務の改善を支援する会社です。コミュニケーションとコラボレーションに関する優れたサービスには定評がありましたが、Google Workspace を導入したことで、以前のシステムでは実現できなかったチームの連携が可能になりました。現在、従業員はプロジェクト レポート、スケジュール、カレンダー、予算、作業ドキュメントをリアルタイムにオンラインで共有、更新し、各自のノートパソコンやモバイル デバイスから、メール、インスタント メッセージ、ビデオ会議を使って簡単にコミュニケーションを取り合っています。

プロジェクト管理を簡素化し、生産性を向上させるには、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用して共同で作業し、カレンダーを使用して全員でスケジュールを共有します。また、Google Workspace Marketplace で提供されているサードパーティ製アプリとの連携を通じて、Google Workspace の機能を拡張することも可能です。

「Google Workspace の導入により、チームとプロジェクトの業務が大きく進化しました。スケジュール、予算、進捗状況のレポートなど、あらゆる情報が透過的に保存され、誰でもオンラインで最新情報にアクセスできるようになったため、チームのまとまりがよくなりました。」

- Danny Attias 氏（Grass Roots CIO）

お客様事例

Grass Roots（英語）

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チーム カレンダーの作成

新しいカレンダーはブラウザでのみ作成できます。Google カレンダー アプリでは作成できません。作成した新しいカレンダーは、ブラウザとアプリの両方に表示されます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 左側の [他のカレンダー] の横で、「他のカレンダーを追加」アイコン  [新しいカレンダーを作成] をクリックします。
3. カレンダーの名前と説明を追加します。
4. [カレンダーを作成] をクリックします。
5. カレンダーを共有する場合は、左側のバーで共有するカレンダーをクリックし、[特定のユーザーとの共有] を選択します。

カレンダーをチームと共有する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。Google カレンダー アプリでカレンダーを共有することはできません。
2. 画面左側に [マイカレンダー] セクションが表示されます。展開するには、下矢印 をクリックします。
3. 共有するカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン [設定と共有] をクリックします。
4. [特定のユーザーまたはグループと共有する] で [ユーザーやグループを追加] をクリックします。
5. ユーザーまたは Google グループのメールアドレスを追加します。プルダウン メニューを使用して権限設定を変更します。詳しくは、アクセス権限についての記事をご覧ください。
6. [送信] をクリックします。
7. メールで送信したリンクを相手がクリックすると、このカレンダーが相手のカレンダー リストに表示されるようになります。詳しくは、他のユーザーの Google カレンダーを追加するをご覧ください。

ヒント: 自分がオーナーではないカレンダーを共有するには、そのカレンダーのオーナーに「変更および共有の管理権限」を付与してもらう必要があります。

Google のファイル内で共同編集者とチャットする

1. パソコンで、ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを開きます。
2. 右上の [チャットを表示] をクリックします。この機能は、ファイルで作業しているのが自分だけである場合は使用できません。
   1. ヒント: ファイルの右上に多数の共同編集者が表示されている場合、アバターの右上にその他の共同編集者の人数を示す青い丸が表示されます。青い丸  [チャットに参加]  をクリックします。
3. チャット ボックスにメッセージを入力します。
4. チャットが終了したら、チャット ウィンドウの右上にある閉じるアイコン をクリックします。

注: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでのチャットは、該当するファイルを閲覧しているユーザーなら誰でも参加できます。なお、チャットは保存されません。

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

 

 

従業員の採用と新人研修を合理化する

多国籍人材派遣会社の Randstad は、メールとコラボレーションのソリューションをモダナイズしたいと考え、Google Workspace を選びました。Google の統合ツールにより、4,500 ある支店の従業員が、毎日共同作業しながら 500,000 人以上を派遣できるようになりました。Randstad の従業員の多くが Gmail、カレンダー、ドライブ、Google Meet などの Google ツールをすでに使用していたため、Google Workspace への移行は円滑に進みました。

また、Google Workspace を使用すれば、さまざまな場所にいる膨大な数の候補者から優秀な人材を引き付け、新人研修を効率的に実施することができます。ドキュメントを共有して業務内容の説明を共同で編集したり、候補者のライティングまたはコーディングのスキルをリアルタイムでテストしたりできるほか、Google スプレッドシートで面接の実施ステータスを確認したり、Meet を使ってリモートで集団面接を行って、有力な候補者に採用のオファーを出したりすることもできます。

「ウェブに精通した若い従業員は Google のツールを使い慣れており、業務にも使いたいとの声が寄せられていました。」

- Martijn Nykerk 氏（Randstad 上級コンサルタント グループ IT）

お客様事例

Randstad（英語）

詳細

ドキュメントにコメントを付ける

1. パソコンで、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、動画のいずれかを開きます。
2. コメントを追加するテキスト、画像、セル、スライド、シーンを選択します。
3. コメントを追加するには、ツールバーにある [コメントを追加] をクリックする。
4. コメントを入力します。
5. [コメント] をクリックします。

ドキュメント内で候補する

1. パソコンの Google ドキュメントで、ドキュメントを開きます。
   • 変更対象のテキストを選択します。右余白にアイコンが表示されます。編集内容を提案アイコン をクリックします。
   • ツールバーに提案アイコン が表示されない場合は、次のいずれかを行います。
     • 右上の編集アイコン  をクリックします。
     • プルダウンから、提案アイコン を選択します。
     • [編集権限をリクエスト] をクリックします。
     • ドキュメントの閲覧者（コメント可）または編集者としてドキュメントを共有するよう、ファイルのオーナーに依頼します。
2. ドキュメントを編集します。
   • 変更した箇所は新しい色で表示されます。削除した箇所には取り消し線が追加されます。
   • さらに詳細な内容を追加するには、提案をクリックしてコメントを入力します。入力したら [返信] をクリックします。
3. この提案に関するメールがファイルのオーナーに届きます。オーナーは提案を承認するかどうかを決定できます。

スプレッドシートでプロジェクト計画書を作成する

1. Google ドライブで、[ 新規] [Google スプレッドシート] [空白のスプレッドシート] をクリックします。
2. [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画書の新しいタイトルを入力します。
3. 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有すると、共有相手もコンテンツを追加できるようになります。

ビデオ会議を開始する

1. Google Meet にアクセスします。
2. [新しい会議] をクリックします。
3. 次のいずれかを行います。
   • 次回以降の会議を作成:
     • 今後の会議の詳細を共有するには、会議のリンクをコピーして参加者と共有します。
     • このリンクを使用して会議を直接開始するには、リンクをブラウザに貼り付けるか、[会議コードまたはリンクを入力] 欄にリンクを入力 [参加] をクリックします。
   • 会議を今すぐ開始: 新しい会議を作成し、その会議に直接参加します。
   • Google カレンダーでスケジュールを設定: 会議のスケジュールを設定するには、Google カレンダーに移動します。

ヒント: Google Workspace Essentials をご利用の場合、Google カレンダーで会議のスケジュールを設定することはできません。

_{Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。}