Primera semana: configurar dispositivos móviles y personalizar Gmail y Calendar

Durante la primera semana, sigue mejorando tu nuevo entorno de trabajo

• Añadir Google Workspace en dispositivos móviles
• Personalizar Gmail según tu forma de trabajar
• Personalizar calendarios

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Añadir Google Workspace en un dispositivo móvil

Descripción general de los dispositivos móviles

Con las aplicaciones de Google Workspace en dispositivos móviles, tienes la libertad de trabajar de forma segura con tu teléfono, portátil o tablet estés donde estés.

Antes de iniciar las tareas de esta lista de comprobación, comprueba que tu teléfono esté cargado y que el sistema operativo esté actualizado.

Añadir una cuenta de Google Workspace al teléfono

Para empezar, consulta el artículo Formación y ayuda sobre los dispositivos móviles.

Crear un PIN

Puedes definir un bloqueo de pantalla en tu teléfono o tablet Android para protegerlos. De este modo, siempre que enciendas tu dispositivo o actives la pantalla, tendrás que desbloquearlo, normalmente introduciendo un PIN, un patrón o una contraseña.

Más información

Descargar aplicaciones de Google Workspace

Gmail: envía correos electrónicos profesionales

Ejemplo: 
Lee y envía correos electrónicos cuando estés fuera de la oficina.

Gmail para Android

Gmail para iOS

Gmail en tu navegador web (mail.google.com)

Calendar: calendarios online diseñados para trabajar en equipo

Ejemplo: 
¿Llegas tarde a una reunión? Utiliza Calendar para cambiar la hora o avisar a los demás de que estás en camino.

 Calendar para Android 

 Calendar para iOS

 Calendar en tu navegador web (calendar.google.com)

Cloud Search: busca contenido de la empresa en tus productos de Google

Ejemplo: 
Busca información de contacto de tus compañeros de trabajo.

 Cloud Search para Android 

 Cloud Search para iOS

 Cloud Search en tu navegador web (cloudsearch.google.com)

Contactos: libreta de direcciones online

Ejemplo: 
Envía rápidamente mensajes o invitaciones de calendario a los grupos de personas con las que contactas más a menudo, sin tener que escribir cada una de las direcciones.

 Contactos para Android

 Gmail en tu navegador web (mail.google.com)

Google Chat: chatea directamente con un compañero de trabajo o con todo tu equipo a la vez

Ejemplo: 

Crea un espacio para intercambiar ideas con tu equipo.

 Google Chat para Android 

 Google Chat para iOS

 Google Chat en tu navegador web (chat.google.com)

 Google Meet: participa en videollamadas con personas de tu organización o ajenas a ella 

Ejemplo: 
Únete a una reunión rápidamente haciendo clic en la URL compartida.

 Google Meet para Android 

 Google Meet para iOS

 Google Meet en tu navegador web (meet.google.com)

 Drive: almacena archivos online

Ejemplo: 

¿Vas a visitar a un cliente fuera de la oficina y necesitas un archivo PDF o un vídeo? Después de almacenarlo en Drive, podrás verlo fácilmente en cualquier momento en tu dispositivo móvil.

 Drive para Android 

 Drive para iOS

 Drive en tu navegador web (drive.google.com)

 Documentos: crea y colabora en documentos desde tu navegador

Ejemplo: 

Ten siempre a mano los puntos que vas a tratar en tu próxima reunión. Toma notas mientras te desplazas. O todavía mejor, dicta tus notas y recordatorios.

 Documentos para Android 

 Documentos para iOS

 Documentos en tu navegador web (docs.google.com)

 Formularios: crea y analiza encuestas y cuestionarios en tu navegador

Ejemplo: 
Gestiona registros en eventos, crea cuestionarios, analiza respuestas y mucho más.

 Formularios en tu navegador web (forms.google.com)

 Grupos: gestiona y participa en foros de debate online

Ejemplo: 
Crea listas de distribución y foros, comparte archivos con los miembros de tu equipo a través de una sola dirección, y mucho más.

 Grupos en tu navegador web (groups.google.com)

 

 Hojas de cálculo: crea y colabora en hojas de cálculo desde tu navegador

Ejemplo: 
¿Se ha producido un cambio de fecha relevante o se ha modificado algún recurso importante justo antes de una reunión con los inversores? Actualiza tu plan de proyecto compartido desde cualquier lugar.

 Hojas de cálculo para Android 

 Hojas de cálculo para iOS

 Hojas de cálculo en tu navegador web (sheets.google.com)

 Sites: crea y colabora en sitios web impactantes

Ejemplo: 
Crea sitios web públicos y espacios para proyectos internos, entre muchas otras cosas, sin recurrir a un especialista en TI.

 Sites en tu navegador web (sites.google.com)

 Presentaciones: crea y colabora en presentaciones desde tu navegador

Ejemplo: 
Haz cambios de última hora en la presentación de un proyecto, aunque no tengas el ordenador a mano.

 Presentaciones para Android 

 Presentaciones para iOS

 Presentaciones en tu navegador web (slides.google.com)

 Voice: obtén un número de teléfono para hacer llamadas, enviar mensajes de texto y acceder al buzón de voz, todo ello desde una misma aplicación que se sincroniza en todos tus dispositivos

Ejemplo: 

Envía mensajes de texto, haz llamadas y consulta tu buzón de voz con tu número gratuito, y gestiona y organiza todas tus conversaciones desde la misma aplicación.

 Google Voice para Android 

 Google Voice para iOS

 Voice en tu navegador web (voice.google.com)

Más información

Configurar notificaciones en dispositivos móviles de las aplicaciones de Google Workspace

Recibir notificaciones de Gmail en dispositivos Android

1. Abre la aplicación Gmail.
2. En la parte superior, toca Menú Ajustes .
3. Selecciona tu cuenta y ve a Notificaciones.
4. Toca Notificaciones de recibidos y configura los ajustes de notificaciones.
5. (Opcional) Para cambiar los ajustes de notificaciones de determinadas etiquetas de la bandeja de entrada, sigue estos pasos:
   1. Toca Gestionar etiquetas toca una etiqueta, como Importante.
   2. Toca Sincronizar mensajes  Últimos 30 días o Todos. Si no sincronizas los mensajes, no podrás activar las notificaciones de la etiqueta.
   3. Configura los ajustes de notificaciones de esa etiqueta.
   4. Repite estos pasos con todas las etiquetas de las que quieras recibir notificaciones.

Nota: Los dispositivos Android tienen ajustes de notificaciones que son independientes de los de la aplicación Gmail.

Recibir notificaciones de Gmail en dispositivos iOS

1. Abre la aplicación Gmail.
2. En la parte superior, toca Menú   Ajustes.
3. Toca tu cuenta.
4. En la sección Notificaciones, toca Todos los correos nuevos.
5. Cuando veas una notificación en tu dispositivo, deslízala hacia la izquierda para responder o archivar el mensaje.

Recibir notificaciones de Google Chat

1. En la aplicación Chat, toca Menú Ajustes.
2. Toca Notificaciones de móviles y selecciona una opción:

• Todos los mensajes
• Conversaciones nuevas, conversaciones que sigo y mensajes directos
• Conversaciones que sigo y mensajes directos
• Solo @menciones y mensajes directos
• Desactivado

Recibir notificaciones de Drive en dispositivos Android

1. Abre la aplicación Google Drive.
2. Arriba a la izquierda, toca Menú Configuración.
3. Toca Ajustes de notificaciones.
4. Elige los ajustes que quieras cambiar.

Nota: Si cambias esos ajustes en las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, también se cambiarán en Google Drive.

Recibir notificaciones de Drive en dispositivos iOS

1. Abre la aplicación Google Drive.
2. En la parte superior izquierda, toca Menú .
3. Toca Ajustes .
4. Toca Notificaciones.
5. Activa o desactiva Notificaciones habilitadas.

Recibir notificaciones de Calendar en dispositivos Android y iOS

Puedes cambiar la configuración de las notificaciones de todos tus eventos o de uno de ellos. Consulta más información sobre cómo configurar las notificaciones en tus dispositivos móviles en el artículo Cambiar o desactivar las notificaciones de Calendar.

Personalizar Gmail según tu forma de trabajar

Cambiar la densidad con la que se muestran los correos electrónicos en la bandeja de entrada

1. Abre Gmail.
2. En la parte superior derecha, haz clic en el icono   Densidad del contenido.
3. Elige una opción:
   • Predeterminada
   • Cómoda
   • Compacta

   Nota: Si eliges la opción Predeterminada, obtendrás una vista previa de los archivos adjuntos en tu bandeja de entrada.

4. Haz clic en Aceptar.

Añadir un tema de fondo a la bandeja de entrada

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Ajustes .
3. Junto a "Tema", haz clic en Ver todo.
4. En la ventana de temas, selecciona uno. 
   • Si quieres usar el predeterminado, selecciona Predeterminado.
   • En Tema oscuro, selecciona Oscuro.
   • Para elegir un tema subido con anterioridad, selecciona el tema en cuestión.
5. Opcional: Si está disponible, puedes cambiar el tema en la parte inferior de la ventana del tema. 
   • Para cambiar el fondo del texto, haz clic en Fondo del texto .
   • Para oscurecer las esquinas, haz clic en Viñeta .
   • Para desenfocar el tema de fondo, haz clic en Desenfoque .
6. Haz clic en Guardar.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Configurar notificaciones por correo electrónico para cuando no estés en la oficina

Nota: Para usar las respuestas automáticas, debes haber creado tu cuenta como mínimo 24 horas antes.

1. Abre Gmail. 
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Configurar el correo sin conexión

Puedes leer, responder y buscar mensajes de Gmail aunque no tengas conexión a Internet. Tus mensajes se enviarán cuando vuelvas a tenerla.

Asegúrate de que has descargado Chrome en tu ordenador. Solo puedes usar Gmail sin conexión en una ventana del navegador Chrome que no esté en el modo de incógnito.

1. Ve a la configuración de Gmail sin conexión.
2. Marca la opción "Habilitar el correo sin conexión".
3. Elige tu configuración; por ejemplo, los mensajes de cuántos días quieres sincronizar.
4. Haz clic en Guardar cambios.

Habilita Gmail sin conexión en cada dispositivo en el que quieras tener acceso sin conexión.

Usar plantillas de correo

¿Te has cansado de responder siempre a las mismas preguntas por correo electrónico? Redacta la respuesta una vez y guarda el correo electrónico como plantilla. Después, podrás abrir la plantilla y enviarla de nuevo con solo unos clics.

Habilitar plantillas

1. Abre Gmail.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en Configuración avanzada.
4. En la sección Plantillas, selecciona Habilitar.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Crear o cambiar plantillas

1. Abre Gmail y haz clic en Redactar.
2. En la ventana Mensaje nuevo, introduce el texto de tu plantilla.
3. Haz clic en Más Plantillas.
4. Tienes dos opciones:
   • Para crear una plantilla, haz clic en Guardar borrador como plantillaGuardar como plantilla nueva.
   • Para cambiar una plantilla que ya tengas guardada, haz clic en Guardar borrador como plantilla y, en Sobrescribir plantilla, elige una plantilla y selecciona Guardar para sobrescribirla.
5. (Opcional) Para enviar un correo electrónico, redacta un mensaje y haz clic en Enviar.

Insertar plantillas

1. Abre Gmail y haz clic en Redactar.
2. Haz clic en Más Plantillas.
3. Para insertar en tu correo una plantilla que tengas guardada, en Insertar plantilla, elige la que quieras.
4. Termina de redactar el mensaje y haz clic en Enviar.

Nota: Si tienes una suscripción a Workspace Individual, puedes crear un correo de marca y enviárselo a muchos destinatarios a la vez. Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Mover la ventana de chat de Gmail

Puedes mover el panel de Chat al lateral izquierdo o derecho de tu bandeja de entrada de Gmail.

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en Chat y Meet.
4. Junto a "Posición del chat", selecciona A la izquierda de la bandeja de entrada o A la derecha de la bandeja de entrada.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Editar el asunto de una respuesta de correo electrónico

1. Junto a Tipo de respuesta , haz clic en la flecha hacia abajo   Editar asunto.
2. Escribe un nuevo asunto.

Personalizar calendarios

Personalizar la semana laboral (y otros ajustes)

Puedes elegir cuántos días se muestran en la vista de tu calendario. Puedes seleccionar la opción que más te convenga en la parte superior del calendario.

Después de elegir una nueva vista, se convierte en la vista predeterminada hasta que la cambies.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. En la parte superior derecha, elige una vista: Día, Semana, Mes, Año, Agenda o 4 días.

Añadir calendarios de especialidades, como los de festivos, cumpleaños y deportes

Cambiar el color de un evento de calendario

1. Haz clic con el botón derecho en un evento.
2. Selecciona un nuevo color.

Nota: Si cambias el color de un evento, en el lado izquierdo del evento aparece una línea con el color original.

Programar eventos en distintas zonas horarias

Añadir relojes internacionales a Calendar

Mostrar la hora actual en las zonas horarias que elijas a la izquierda del calendario:

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En "Husos horarios", haz clic en Mostrar husos horarios.
4. Haz clic en Añade una zona horaria  elige las zonas horarias que quieras ver. 

Añadir una zona horaria a tu calendario

Mostrar las zonas horarias como columnas en tu calendario para ayudarte a programar eventos en todas las zonas horarias.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En el campo "Zona horaria", haz clic en Mostrar la zona horaria secundaria.
4. Haz clic en Zona horaria secundaria selecciona tu zona horaria.

Cambiar la zona horaria de todos tus calendarios

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En "Zona horaria", haz clic en Zona horaria principal selecciona tu zona horaria.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Personalizar las notificaciones de eventos en Calendar

Establecer preferencias para todos tus calendarios

1. En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada   Configuración.
2. A la izquierda, haz clic en la opción Configuración de los eventos de General.
3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:

   • Desactivadas
   • Notificaciones de escritorio
   • Alertas

4. (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
5. (Opcional) Para administrar las notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario  Notificaciones generales.
6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Ninguna o Correo electrónico.

Personaliza las preferencias de un calendario

Puedes cambiar las preferencias de notificación de calendarios específicos que te pertenezcan.

1. Abre Google Calendar. 
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Configuración.
3. A la izquierda, en "Configuración de mis calendarios", haz clic en el calendario que quieras cambiar Configuración de Calendar.
4. En "Notificaciones de eventos" y "Notificaciones de eventos de todo el día", haz lo siguiente: 
   • Para modificar las notificaciones: elige si quieres recibir una notificación o un correo electrónico. Puedes cambiar con cuánta antelación quieres recibir las alertas.
   • Para añadir otro tipo de notificación: haz clic en Añadir notificación.
   • Para eliminar una notificación:: haz clic en Quitar notificación .

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Pasos siguientes

Segunda semana: comunicarse eficazmente con los equipos

               

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