Drive bersama adalah folder khusus di Google Drive yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan, menelusuri, dan mengakses file dengan tim. File drive bersama akan menjadi milik tim, bukan milik perorangan. Meskipun ada anggota yang keluar, file tersebut akan tetap tersimpan di drive bersama sehingga tim Anda dapat terus berbagi informasi serta pekerjaan di mana saja dan dari perangkat apa saja.
Keunggulan utama drive bersama
- File dan folder tetap tersimpan meskipun seseorang keluar dari organisasi
File di drive bersama menjadi milik organisasi, bukan milik perorangan. Saat seseorang keluar dan admin menghapus akunnya, file yang ditambahkan atau dibuat di drive bersama akan tetap tersimpan.
- Berbagi item secara fleksibel
Akses ke file dan folder di drive bersama diberikan dengan dua cara: 1) menambahkan pengguna atau grup sebagai anggota drive bersama, dan 2) anggota membagikan file dan folder kepada pengguna non-anggota.
- Berbagi dengan mudah dan konsisten untuk anggota. Semua anggota drive bersama dapat melihat konten yang sama sehingga Anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk menanggapi permintaan berbagi. Anda dapat menambahkan grup sebagai anggota drive bersama. Kemudian, saat pengguna ditambahkan ke grup, Google Grup akan otomatis menambahkannya ke semua drive bersama yang berisi grup tersebut. Anggota diberi tingkat akses, yang mengontrol hal yang dapat mereka lakukan pada file dan drive bersama.
- Setelan berbagi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna non-anggota. Jika diizinkan, anggota drive bersama dapat berbagi file dan folder tertentu dengan pengguna non-anggota. Opsi ini memungkinkan Anda hanya membagikan akses yang diperlukan oleh pengguna non-anggota tanpa harus membagikan semua konten drive bersama.
- Pengguna eksternal dapat bekerja di drive bersama Anda (jika diizinkan oleh organisasi)
Jika organisasi Anda mengizinkan, Anda dapat menambahkan pengguna eksternal ke drive bersama selama mereka memiliki alamat email yang terkait dengan Akun Google. Semua konten hasil kontribusi pengguna eksternal (misalnya, pengeditan, pembuatan, atau upload file) di drive bersama yang dibuat oleh anggota organisasi Anda akan ditransfer ke dan dimiliki oleh organisasi Anda.
Untuk pengguna yang edisi Google Workspace-nya tidak menyertakan drive bersama, Anda hanya dapat menambahkannya dengan akses Pelihat. Namun, Anda mungkin dapat memberi mereka akses edit atau komentar ke file tertentu di drive bersama, bergantung pada izin folder. Lihat Cara kerja berbagi folder di drive bersama.
- Drive bersama dapat disinkronkan dengan desktop Anda
Anda dapat mengakses drive bersama di komputer menggunakan Google Drive untuk desktop.
Membandingkan drive bersama dengan Drive Saya
|
Drive Saya |
Drive bersama |
|
|---|---|---|
|
Siapa yang dapat menambahkan file? |
Pengguna yang memiliki Drive Saya. |
Setiap anggota dengan akses Kontributor atau yang lebih tinggi. |
|
Siapa yang menjadi pemilik file dan folder? |
Individu yang membuat file atau folder. |
Tim. |
|
Dapatkah saya memindahkan file dan folder? |
Ya, Anda dapat memindahkan file dan folder di Drive Saya. |
|
|
Dapatkah saya menyinkronkan file ke komputer saya? |
Ya, menggunakan Google Drive untuk desktop. Untuk mengetahui detailnya, lihat Apa yang dapat dilakukan dengan Drive untuk desktop. |
Ya, menggunakan Google Drive untuk desktop. |
|
Bagaimana cara kerja berbagi? |
Pengguna mungkin melihat file yang berbeda dalam folder, bergantung pada akses mereka ke setiap file |
Semua anggota drive bersama akan melihat semua file. |
|
Berapa lama file yang dihapus tetap ada di Sampah? |
File dan folder di Sampah akan dihapus selamanya setelah 30 hari. Anda juga dapat menghapus file di Sampah dengan memilih Hapus Selamanya. |
Setiap drive bersama memiliki Sampahnya masing-masing.
|
|
Dapatkah saya memulihkan file? |
Ya, jika Anda adalah pemilik file. |
Ya, jika Anda setidaknya memiliki akses Kontributor. |