Dicas para organizar reuniões de negócios

Alguns recursos do Google Meet discutidos aqui, como adicionar coorganizadores e transmissão ao vivo, exigem edições específicas do Google Workspace. Saiba mais sobre a ​​​​​disponibilidade de recursos do Google Meet.

Nesta página

• Escolher como criar sua reunião
• Entender os controles de segurança do Meet
• Cenários para organizar reuniões com convidados internos e externos;
• Colabore no modo companion
• Opções para dispositivos móveis 

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Escolha como criar sua videochamada

Você pode criar uma reunião pelo Google Agenda, na página de destino do Meet (meet.google.com), em apps para dispositivos móveis, em uma janela de chat, em dispositivos de hardware de sala de reunião e em outros pontos de entrada de reunião. Confira as diretrizes que ajudam você na hora de escolher.

Agende no Agenda para...

• Marcar o evento na agenda dos convidados. Assim, fica mais fácil para eles participarem da reunião
• Assumir privilégios de organizador
• Ajustar os controles de segurança e adicionar coorganizadores antes da reunião (nas configurações do Agenda)  
• Que convidados externos possam participar sem precisar enviar uma solicitação (eles devem estar logados em uma Conta do Google)

Comece uma reunião imediata para...

• Já dar início à reunião e obter o URL e o número de telefone de acesso para enviar às outras pessoas
• Assumir privilégios de organizador

É possível ajustar os controles de segurança e adicionar coorganizadores após a reunião.

Em meet.google.com, clique em Nova reuniãoIniciar uma reunião agora.

Use um apelido

Não recomendado caso você seja o proprietário ou organizador da reunião

Crie qualquer nome para sua reunião, como sincronização rápida, e compartilhe-o com outras pessoas. Qualquer pessoa da sua empresa pode acessar um ponto de entrada da reunião, como o meet.google.com, digitar o nome e participar dela.

Os convidados externos não podem participar da reunião com o apelido. O organizador deve enviar um link com o código da reunião ou um número de acesso e PIN.

Aviso: em uma reunião com apelido, a primeira pessoa que digita o apelido e acessa a página de entrada da reunião (camarim) se torna o organizador e pode ajustar os controles. Além disso, é essa pessoa que assume o controle dos recursos da reunião, como gravações, transcrições e relatórios de participação.

Encontrar as configurações de acesso à reunião

Como organizador ou host da reunião, você pode definir o gerenciamento de organizadores e os controles de acesso à reunião da seguinte forma:

• Ao criar ou editar um evento da agenda: clique em "Opções de videochamada" .
• Em uma reunião: no canto inferior direito, clique em "Controles do organizador" .

Configurações de acesso a reuniões

Nas configurações de acesso à reunião, escolha quando os convidados podem entrar na reunião e quem pode participar sem precisar pedir.

O organizador precisa entrar na reunião antes de todos os outros participantes
Ativado	O organizador precisa entrar na reunião primeiro.
Desativado	Os convidados podem entrar na reunião antes de qualquer organizador

 

Tipo de acesso à reunião	Quem pode participar sem pedir
Aberto	Qualquer pessoa com um link de reunião
Confiável	Qualquer pessoa na organização do organizador com o link da reunião Convidados externos usando um link do Google Agenda
Restrito	Convidados usando um link do Google Agenda Pessoas convidadas na reunião por um organizador

Observação: as configurações de acesso à reunião se aplicam apenas à reunião atual. As configurações de uma reunião recorrente são válidas para todas as ocorrências futuras da reunião, até que você atualize as configurações.

Estas configurações substituem as configurações de Acesso rápido:

As configurações acima (Aberta, Confiável, Restrito) substituem uma versão mais antiga do Google Meet com as configurações de Acesso rápido. As reuniões agendadas antes dessa mudança estão definidas da seguinte forma: 

• Acesso rápido ativado: as reuniões são definidas como Confiável por padrão, e os convidados podem entrar antes de você.
• Acesso rápido desativado: as reuniões são definidas por padrão como Restrito, e os convidados só podem participar depois que você entrar.

Configurações de Gerenciamento de organizadores

O Google Admin define a configuração padrão de Gerenciamento de organizadores para sua organização.

Como organizador da reunião, você pode ativar o Gerenciamento de organizadores para moderar a reunião e controlar a participação, e tornar outros participantes coorganizadores da reunião para compartilhar privilégios de moderação. Ao ativar o Gerenciamento de organizadores, você tira certos privilégios de outros participantes. Veja mais detalhes na tabela.

	Gerenciamento de organizadores ativado	Desativada
Quem pode...	Apenas (co)organizadores	Qualquer participante interno
Expulsar ou desativar o som de um participante	✔	✔
Aceitar solicitações para entrar na reunião	✔	✔
Ligar para um autor de chamada para participar	✔	✔
Iniciar uma gravação ou transmissão ao vivo	✔	✔
Adicionar/remover outros coorganizadores*	✔	NA
Defina bloqueios para que somente os organizadores possam: Enviar mensagens de chat na reunião Compartilhar a tela  Ativar o microfone Ativar o vídeo	✔	NA
Desativar o som de todos os participantes com um clique	✔	NA
Encerrar a reunião para todos os participantes (em vez de sair)	✔	NA

* O coorganizador não pode remover o organizador inicial. Saiba mais sobre como adicionar coorganizadores.

Reuniões com usuários internos

Veja a seguir algumas situações comuns de reuniões com pessoas internas da sua empresa do Google Workspace.

Torne a reunião aberta para qualquer pessoa da empresa

Criação:	Agende no Agenda ou comece uma reunião imediata Convide as pessoas (opcional)
Configurações:	Tipo de acesso à reunião: Confiável O organizador precisa entrar na reunião antes de todos os outros participantes: Desativado
Resultados:	Qualquer usuário interno pode participar automaticamente As pessoas podem entrar antes de você Você tem controles de gerenciamento de organizadores

Restrinja a reunião a quem foi convidado ou teve a solicitação aceita

Criadas:	Agende no Agenda Inclua pessoas de confiança no convite do Agenda
Configurações:	Tipo de acesso à reunião: Restrito O organizador precisa entrar na reunião antes de todos os outros participantes: Ativado Coorganizadores: nenhum
Resultados:	Ninguém pode participar antes de você As pessoas que foram incluídas no convite do Agenda participam automaticamente Usuários não convidados precisam pedir para serem aceitos Só você pode aceitar a solicitação

Organize uma reunião moderada por outra pessoa (você não estará presente)

Criadas:	Agende no Agenda Inclua pessoas de confiança no convite do Agenda Coorganizadores: adicione pelo menos um convidado como coorganizador ao criar a reunião no Google Agenda
Configurações:	Tipo de acesso à reunião: Restrito O organizador precisa entrar na reunião antes de todos os outros participantes: Ativado
Resultados:	Ninguém pode entrar antes do coorganizador As pessoas que foram incluídas no convite participam automaticamente Qualquer usuário não convidado precisa pedir para ser aceito Apenas seu coorganizador aceita a solicitação

Usuários delegados: se você gerencia a agenda de outra pessoa como um usuário delegado e agenda uma reunião na agenda principal dessa pessoa, ela é quem assume a função de organizador da reunião. Nesse caso, você não precisa torná-la coorganizadora.

Moderar uma reunião grande com um painel de apresentadores

Durante a reunião, limite o compartilhamento de tela aos seus apresentadores. Gerencie ruídos de fundo indesejados com a opção "Desativar o som de todos".

Criação:	Agende no Agenda Inclua pessoas de confiança no convite do Agenda Coorganizadores: adicione os apresentadores como coorganizadores ao configurar a reunião no Google Agenda
Configurações:	Tipo de acesso à reunião: Restrito O organizador precisa entrar na reunião antes de todos os outros participantes: Ativado Controles do organizador: desative o compartilhamento da tela de todos
Resultados:	Durante as apresentações: As pessoas que foram incluídas no convite participam automaticamente Você ou qualquer coorganizador podem aceitar novas solicitações de usuários não convidados Só você e os coorganizadores podem compartilhar a tela Dica: se houver ruído de fundo na tela de algum convidado, use a opção Desativar o som de todos para desativar o som de todos os participantes da reunião. Os participantes que precisam falar podem ativar o próprio som. No canto inferior direito, clique em Pessoas   Desativar o som de todos .

Transmitir ao vivo um painel de discussão

Para ver uma transmissão ao vivo, o espectador precisa estar na sua empresa ou em um domínio confiável adicionado pelo administrador do Google.

Criação:	Programe uma reunião no Agenda e adicione a opção de transmissão ao vivo. Adicione ao convite os convidados que participarão da transmissão ao vivo. A participação de coorganizadores é opcional. Escolha a opção de criar um evento duplicado, somente visualização, e convide grupos ou pessoas que devem ver a transmissão ao vivo. Compartilhe o link da transmissão ao vivo com convidados que possam participar. Para etapas específicas: Configurar uma transmissão ao vivo
Configurações:	Para o evento com os participantes: Tipo de acesso à reunião: Confiável O organizador precisa entrar na reunião antes de todos os outros participantes: Ativado
Resultados:	Apenas os convidados no convite do participante podem ser vistos e ouvidos ou mostrar a tela Ninguém pode entrar na reunião antes de você ou os coorganizadores adicionados Só os participantes convidados podem participar automaticamente Apenas você ou um coorganizador podem iniciar uma transmissão ao vivo Os convidados têm acesso ao evento na agenda deles e podem participar usando o link de transmissão ao vivo. Durante o evento, eles só podem assistir. Eles não podem mudar para o evento ao vivo nem ser incluídos em qualquer discussão após o evento.

Incluir usuários externos na reunião

Você pode permitir que pessoas de fora da empresa do Google Workspace participem das reuniões, mesmo que não consigam fazer login em uma Conta do Google. Veja algumas opções:

Permitir a participação automática de usuários externos

Eles precisam estar conectados a uma Conta do Google.

Criação:	Agende no Agenda ou comece uma reunião imediata Inclua no convite do Agenda convidados externos confiáveis que tenham uma Conta do Google
Configurações:	Tipo de acesso à reunião: aberto O organizador precisa entrar na reunião antes de todos os outros participantes: Desativado
Resultados:	Os convidados externos que fizeram login na Conta do Google podem participar da reunião automaticamente Eles podem entrar antes de você

Convidar usuários externos, mas exigir que usuários não convidados peçam para participar

Criadas:	Agende no Agenda Inclua convidados externos no convite do Agenda
Configurações:	Tipo de acesso à reunião: Confiável
Resultados:	Pessoas internas ou externas no convite podem participar automaticamente Os convidados externos que não estão no convite precisam pedir para participar Todos os participantes internos podem aceitar a solicitação

Permitir que usuários que não fizeram login participem

Mesmo que o convidado não consiga fazer login, no momento, em uma Conta do Google, você ainda poderá fazer uma videochamada com ele.

Criação:	Agende no Agenda ou comece uma reunião imediata Envie o link e o código da reunião ao convidado (disponível no convite do Agenda ou pela reunião imediata)
Configurações:	Acesso à reunião: aberto Gerenciamento de organizadores: ativado ou desativado
Resultados:	Qualquer pessoa com o link da reunião pode participar. Ninguém precisa pedir.

Adicionar como coorganizador: mesmo que um participante não tenha feito login com uma Conta do Google, você ainda poderá torná-lo coorganizador. Depois de entrar na reunião, adicione-o como coorganizador no painel "Pessoas". Um coorganizador que não fez login tem todos os privilégios que outros coorganizadores têm, exceto que ele não pode enviar convites por e-mail para outros convidados.

Apresentar e participar no modo companion

Às vezes, você quer participar de uma reunião em uma segunda tela. A melhor maneira de fazer isso é com o modo companion.

Nele:

• Seu microfone está sempre desativado, diminuindo o risco de retorno de áudio pela segunda tela
• Você não vê a grade de participantes, o que facilita a visualização das apresentações
• Você pode clicar em Apresentar agora para compartilhar sua tela
• A imagem que você divide só aparece para os outros participantes ao ligar a câmera ou levantar a mão

Quando usar o modo companion

Se estiver em uma sala com áudio e vídeo do Meet, você poderá participar no modo companion pelo seu laptop. Faça isso para:

• Mostrar sua tela sem risco de retorno do áudio
• Levantar a mão: a imagem que você divide aparece na grade de participantes para que as outras pessoas na reunião saibam que você tem algo a dizer
• Usar o chat da reunião ou participar de enquetes ou atividades de perguntas e respostas
• Ativar ou desativar os controles do organizador

Participar de uma reunião no modo companion

Acesse a reunião em um evento do Agenda ou pelo link. Na página de entrada da reunião (camarim):

• Clique em Usar o modo companion. Se você estiver em uma sala de conferências, faça o check-in para que seu nome e o nome da sala apareçam no seu bloco de participante.
• Clique em Apresentar para participar no modo companion e compartilhar sua tela.

Saiba mais sobre o modo companion.

Entrar e participar pelo dispositivo móvel

Participar usando o app para dispositivos móveis

É possível participar de uma videochamada pelo app Meet ou Gmail para dispositivos móveis. Feito isso, use o áudio e o vídeo do seu telefone; você tem os mesmos direitos de acesso e participação quando se acessa pelo computador.

Use o áudio do telefone e o vídeo do computador

Se sua conexão de rede for ruim, use seu telefone ao invés do computador para melhorar o desempenho do áudio. Continue usando o computador em relação ao vídeo.

No computador:

• Na reunião: clique em MaisUsar o áudio do telefone
• Na página de entrada da reunião: clique em Participar usando o áudio do telefone.

Siga as instruções para inserir seu número e receber uma chamada. Continue usando o vídeo do seu computador, mas fala e ouça pelo seu telefone.

Saiba mais: Usar o áudio do telefone na reunião

Ligar para reunião apenas com áudio

Se não puder participar com vídeo, por exemplo, enquanto dirige, ligue para a reunião com um número de telefone.

• Ligar para reunião usando o telefone: use o número de telefone e o PIN da reunião. Você encontra essas informações, que também estão disponíveis para as pessoas na reunião, no convite do Agenda.
• Pedir para um participante da reunião ligar para alguém: um participante com privilégios de acesso pode ligar para você. No painel Pessoas, clique em Adicionar pessoasLigar.

Saiba mais: Usar um telefone para ligar para a reunião

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