Tips untuk menyiapkan rapat bisnis

Beberapa fitur Google Meet yang dibahas di sini, seperti menambahkan rekan penyelenggara dan live streaming, memerlukan edisi Google Workspace tertentu. Pelajari lebih lanjut ​​​​​ketersediaan fitur Google Meet.

Di halaman ini

• Memilih cara membuat rapat
• Memahami kontrol keamanan Meet
• Skenario untuk menyiapkan rapat dengan tamu internal dan eksternal
• Berkolaborasi dalam mode Pendamping
• Opsi seluler 

---

Memilih cara membuat rapat video

Anda dapat membuat rapat dari Google Kalender, halaman landing Meet (meet.google.com), aplikasi seluler, jendela chat, perangkat hardware ruang rapat, dan titik entri rapat lainnya. Berikut panduan untuk membantu Anda memilih.

Menjadwalkan di Kalender untuk…

• Menambahkan acara di kalender milik tamu Anda sehingga mereka dapat bergabung ke rapat dengan mudah
• Mengklaim hak istimewa penyelenggara
• Menyiapkan kontrol keamanan dan menambahkan rekan penyelenggara sebelum rapat (di setelan Kalender)  
• Mengizinkan tamu eksternal bergabung tanpa harus meminta persetujuan (mereka harus login ke Akun Google)

Memulai rapat instan untuk...

• Langsung masuk ke rapat saat itu juga dan mendapatkan URL rapat serta nomor telepon rapat untuk dikirimkan kepada orang lain
• Mengklaim hak istimewa penyelenggara

Anda dapat menyiapkan kontrol keamanan dan menambahkan rekan penyelenggara setelah rapat dimulai.

Dari meet.google.com, klik Rapat baruMulai rapat instan.

Menggunakan judul

Tidak direkomendasikan jika pemilik atau penyelenggara rapat merupakan hal penting

Buat nama apa pun untuk rapat Anda, seperti sinkronisasicepat, lalu bagikan kepada orang lain. Siapa pun di organisasi Anda dapat membuka titik entri rapat seperti meet.google.com, memasukkan nama tersebut, lalu bergabung ke rapat yang sama.

Perhatikan bahwa tamu eksternal tidak dapat bergabung ke rapat dengan judul. Penyelenggara harus mengirim link dengan kode rapat, atau nomor telepon rapat dan PIN, kepada mereka.

Peringatan: Dengan menggunakan rapat berjudul, orang pertama yang memasukkan judul serta membuka halaman entri rapat (ruang persiapan) akan menjadi penyelenggara dan dapat menyiapkan kontrol penyelenggara. Orang tersebut juga memiliki semua artefak rapat seperti rekaman, transkripsi, dan laporan kehadiran.

Menemukan setelan akses rapat

Sebagai penyelenggara atau penyelenggara rapat, Anda dapat menetapkan kontrol pengelolaan penyelenggara dan akses rapat sebagai berikut:

• Membuat atau mengedit acara Kalender—Klik opsi Panggilan video .
• Dalam rapat—Di kanan bawah, klik Kontrol penyelenggara .

Setelan akses rapat

Di setelan akses rapat, Anda dapat memilih kapan tamu dapat bergabung ke rapat dan siapa saja yang dapat bergabung ke rapat tanpa harus meminta izin masuk.

Penyelenggara harus bergabung sebelum orang lain
Aktif	Penyelenggara harus bergabung ke rapat terlebih dahulu
Nonaktif	Tamu dapat bergabung ke rapat sebelum penyelenggara

 

Jenis akses rapat	Siapa saja yang dapat bergabung tanpa perlu meminta izin masuk
Terbuka	Siapa saja yang memiliki link rapat
Tepercaya	Siapa saja di organisasi penyelenggara yang memiliki link rapat Tamu eksternal diundang melalui link Kalender
Dibatasi	Tamu yang diundang melalui link Kalender Orang yang diundang dari dalam rapat oleh penyelenggara

Catatan: Setelan akses rapat hanya berlaku untuk rapat saat ini. Setelan untuk rapat berulang berlaku untuk semua pelaksanaan rapat pada masa mendatang, hingga Anda memperbarui setelannya.

Setelan ini menggantikan setelan Akses Cepat:

Setelan di atas (Terbuka, Tepercaya, Dibatasi) menggantikan Google Meet versi lama yang memiliki setelan Akses Cepat. Rapat yang dijadwalkan sebelum perubahan ini ditetapkan sebagai berikut: 

• Akses Cepat aktif--rapat ditetapkan secara default ke Tepercaya dan tamu Anda dapat bergabung sebelum Anda.
• Akses Cepat nonaktif--rapat ditetapkan secara default ke Dibatasi dan tamu tidak akan dapat bergabung sampai Anda bergabung.

Setelan pengelolaan penyelenggara

Admin Google Anda akan menetapkan setelan Pengelolaan penyelenggara default untuk organisasi.

Sebagai penyelenggara rapat, Anda dapat mengaktifkan Pengelolaan penyelenggara untuk menjadi moderator rapat dan mengontrol partisipasi. Anda juga dapat membuat peserta lain menjadi rekan penyelenggara untuk berbagi hak istimewa moderator. Perhatikan bahwa mengaktifkan Pengelolaan penyelenggara akan menghapus hak istimewa tertentu dari peserta lain. Lihat tabel untuk mengetahui detailnya.

	Pengelolaan penyelenggara Aktif	Nonaktif
Siapa yang dapat...	Hanya penyelenggara atau rekan penyelenggara	Semua peserta internal
Mengeluarkan atau membisukan audio peserta	✔	✔
Menyetujui permintaan untuk bergabung ke rapat	✔	✔
Melakukan panggilan keluar kepada penelepon agar dapat bergabung	✔	✔
Memulai perekaman atau melakukan live streaming	✔	✔
Menambahkan/menghapus rekan penyelenggara lain*	✔	TA
Menerapkan kunci agar hanya penyelenggara yang dapat: Mengirim pesan chat dalam rapat Berbagi layar  Mengaktifkan mikrofon Mengaktifkan video	✔	TA
Membisukan audio semua orang dengan sekali klik	✔	TA
Mengakhiri rapat untuk semua peserta (bukan hanya keluar dari rapat)	✔	TA

* Rekan penyelenggara tidak dapat menghapus penyelenggara awal. Pelajari lebih lanjut cara menambahkan rekan penyelenggara.

Rapat dengan pengguna internal

Berikut adalah beberapa skenario umum untuk melakukan rapat dengan orang dalam organisasi Google Workspace Anda.

Membuka rapat untuk siapa saja di organisasi Anda

Buat:	Jadwalkan di Kalender atau mulai rapat instan Undang tamu secara opsional
Setelan:	Jenis akses rapat: Tepercaya Penyelenggara harus bergabung sebelum orang lain: Nonaktif
Hasil:	Semua pengguna internal dapat bergabung secara otomatis Orang lain dapat bergabung ke rapat sebelum Anda Anda memiliki kontrol pengelolaan penyelenggara

Membatasi rapat agar hanya dapat diikuti tamu yang Anda undang atau terima

Buat:	Jadwalkan di Kalender Tambahkan tamu tepercaya di undangan Kalender
Setelan:	Jenis akses rapat: Dibatasi Penyelenggara harus bergabung sebelum orang lain: Aktif Rekan penyelenggara: Tidak ada
Hasil:	Tidak ada yang dapat bergabung ke rapat sebelum Anda Tamu di undangan Kalender dapat bergabung secara otomatis Pengguna yang tidak diundang harus meminta persetujuan agar diterima ke dalam rapat Hanya Anda yang dapat menerima permintaan tersebut

Mengatur rapat yang moderatornya adalah orang lain (Anda tidak akan hadir)

Buat:	Jadwalkan di Kalender Tambahkan tamu tepercaya di undangan Kalender Rekan penyelenggara: Tambahkan setidaknya satu tamu sebagai rekan penyelenggara saat menyiapkan rapat di Kalender
Setelan:	Jenis akses rapat: Dibatasi Penyelenggara harus bergabung sebelum orang lain: Aktif
Hasil:	Tidak ada yang dapat bergabung ke rapat sebelum rekan penyelenggara Anda Tamu yang diundang dapat bergabung secara otomatis Setiap pengguna yang tidak diundang harus meminta persetujuan agar diterima ke dalam rapat Hanya rekan penyelenggara Anda yang dapat menerima permintaan persetujuan tersebut

 
Pengguna yang didelegasikan:  Jika Anda mengelola kalender orang lain sebagai pengguna yang didelegasikan dan menjadwalkan rapat di kalender utama orang tersebut, orang itu akan menjadi penyelenggara rapat. Dalam hal ini, Anda tidak perlu menjadikannya sebagai rekan penyelenggara.

Menjadi moderator rapat besar dengan panel presenter

Selama rapat, batasi fitur berbagi layar agar hanya dapat diakses presenter. Kelola suara bising di latar belakang yang tidak diinginkan dengan opsi Bisukan semua.

Buat:	Jadwalkan di Kalender Tambahkan tamu tepercaya di undangan Kalender Rekan penyelenggara: Menambahkan presenter sebagai rekan penyelenggara saat menyiapkan rapat di Google Kalender
Setelan:	Jenis akses rapat: Dibatasi Penyelenggara harus bergabung sebelum orang lain: Aktif Pengelolaan penyelenggara: Nonaktifkan kemampuan semua orang untuk berbagi layar
Hasil:	Selama presentasi: Tamu yang diundang dapat bergabung secara otomatis Anda atau rekan penyelenggara dapat menerima permintaan bergabung dari pengguna yang tidak diundang Hanya Anda dan rekan penyelenggara yang dapat membagikan layar  Tips: Jika ada suara bising di latar belakang yang mengganggu dari tamu, gunakan opsi Bisukan semua untuk membisukan audio semua orang dalam rapat dengan cepat. Peserta yang perlu berbicara kemudian dapat membunyikan audio mereka sendiri. Di kanan bawah, klik Orang   Bisukan semua .

Melakukan live streaming panel diskusi

Untuk menonton live streaming, penonton harus berada dalam organisasi Anda atau domain tepercaya yang ditambahkan oleh admin Google Anda.

Buat:	Jadwalkan rapat di Kalender dan tambahkan opsi untuk melakukan live streaming. Tambahkan tamu ke undangan yang akan melakukan presentasi atau berpartisipasi dalam live stream. Rekan penyelenggara bersifat opsional. Pilih opsi untuk membuat duplikat, acara hanya lihat, dan mengundang grup atau individu yang diizinkan menonton live stream. Distribusikan link live stream kepada tamu lainnya yang diizinkan hadir. Untuk mengetahui langkah-langkah tertentu, baca: Menyiapkan live stream
Setelan:	Untuk acara dengan peserta: Jenis akses rapat: Tepercaya Penyelenggara harus bergabung sebelum orang lain: Aktif
Hasil:	Hanya tamu yang diundang yang dapat dilihat atau didengar, atau dapat mempresentasikan layar mereka Tidak ada yang dapat bergabung ke rapat sebelum Anda atau rekan penyelenggara yang Anda tambahkan Hanya peserta yang diundang yang dapat bergabung secara otomatis  Hanya Anda atau rekan penyelenggara yang dapat memulai live stream Penonton yang diundang akan melihat acara di kalender mereka dan dapat bergabung melalui link live stream. Akses yang mereka miliki selama acara berlangsung adalah akses hanya lihat. Mereka tidak dapat beralih ke acara live atau disertakan dalam diskusi apa pun setelahnya.

Menyertakan pengguna eksternal dalam rapat Anda

Anda juga dapat mengundang orang di luar organisasi Google Workspace untuk bergabung ke rapat, meskipun jika mereka tidak dapat login ke Akun Google. Berikut adalah beberapa opsinya:

Mengizinkan pengguna eksternal bergabung secara otomatis

Pengguna harus login ke Akun Google.

Buat:	Jadwalkan di Kalender atau mulai rapat instan Tambahkan tamu eksternal tepercaya yang memiliki Akun Google di undangan Kalender
Setelan:	Jenis akses rapat: Terbuka Penyelenggara harus bergabung sebelum orang lain: Nonaktif
Hasil:	Tamu eksternal yang login ke Akun Google mereka dapat bergabung ke rapat secara otomatis Mereka dapat bergabung ke rapat sebelum Anda

Mengundang pengguna eksternal tetapi mewajibkan pengguna yang tidak diundang meminta izin untuk bergabung

Buat:	Jadwalkan di Kalender Tambahkan tamu eksternal di undangan Kalender
Setelan:	Jenis akses rapat: Tepercaya
Hasil:	Tamu internal atau eksternal dalam undangan dapat bergabung secara otomatis Tamu eksternal yang tidak ada dalam undangan harus meminta izin untuk bergabung Setiap peserta internal dapat menerima permintaan izin masuk

Mengizinkan pengguna yang logout untuk bergabung

Jika saat ini tamu tidak dapat login ke Akun Google, Anda tetap dapat melakukan rapat video dengannya.

Buat:	Jadwalkan di Kalender atau mulai rapat instan Kirimkan link dan kode rapatnya (yang tersedia di undangan Kalender atau dari rapat instan) kepada tamu
Setelan:	Akses rapat: Terbuka Pengelolaan penyelenggara: Aktif atau nonaktif
Hasil:	Siapa saja yang memiliki link rapat dapat bergabung ke rapat Anda. Tidak ada yang perlu meminta izin masuk.

Tambahkan sebagai rekan penyelenggara: Meskipun jika peserta tidak login ke Akun Google, Anda tetap dapat menjadikannya sebagai rekan penyelenggara. Setelah peserta bergabung ke rapat, tambahkan dia sebagai rekan penyelenggara di panel Orang. Rekan penyelenggara yang tidak login memiliki semua hak istimewa seperti rekan penyelenggara lainnya, tetapi mereka tidak dapat mengirim undangan email ke tamu tambahan.

Melakukan presentasi & berpartisipasi dalam mode Pendamping

Terkadang, Anda mungkin ingin bergabung ke rapat di layar kedua. Cara terbaik untuk melakukannya adalah menggunakan mode Pendamping.

Dalam mode Pendamping:

• Mikrofon Anda selalu dinonaktifkan untuk mengurangi risiko feedback audio dari layar kedua
• Anda tidak melihat petak peserta, sehingga lebih mudah melihat presentasi.
• Anda dapat mengklik Presentasikan sekarang untuk berbagi layar
• Kotak peserta Anda tidak akan ditampilkan kepada peserta lain kecuali jika Anda mengaktifkan kamera atau mengangkat tangan

Kapan harus menggunakan mode Pendamping?

Jika berada dalam ruang yang memiliki audio dan video Meet, Anda dapat bergabung dalam mode Pendamping dari laptop. Lakukan hal ini untuk:

• Mempresentasikan layar Anda tanpa risiko feedback audio
• Mengangkat tangan: Kotak peserta Anda akan muncul di petak peserta agar peserta lain dalam rapat mengetahui bahwa Anda ingin menyampaikan sesuatu
• Menggunakan chat rapat, atau berpartisipasi dalam aktivitas Tanya Jawab atau polling
• Mengaktifkan atau menonaktifkan kontrol penyelenggara

Bergabung ke rapat dalam mode Pendamping

Buka rapat dari acara Kalender atau menggunakan link rapat. Dari halaman entri rapat (ruang persiapan), lakukan salah satu hal berikut:

• Klik Gunakan mode Pendamping. Jika berada di ruang konferensi, pastikan Anda check in agar nama Anda dan nama ruang muncul di kotak peserta.
• Klik Presentasikan untuk bergabung ke mode Pendamping sambil berbagi layar Anda.

Pelajari mode Pendamping lebih lanjut.

Bergabung dan berpartisipasi dari perangkat seluler

Berpartisipasi dari aplikasi seluler ponsel

Anda dapat bergabung dan berpartisipasi dalam rapat video dari aplikasi Gmail atau Meet seluler di ponsel. Kemudian, Anda dapat menggunakan audio dan video ponsel, serta akan memiliki akses dan hak partisipasi yang sama, seperti jika Anda bergabung dari komputer.

Menggunakan ponsel untuk audio & komputer untuk video

Jika koneksi jaringan Anda buruk, coba tingkatkan performa menggunakan audio ponsel, bukan komputer. Anda tetap dapat menggunakan komputer untuk video.

Di komputer, lakukan salah satu hal berikut:

• Dalam rapat—Klik LainnyaGunakan ponsel untuk audio
• Di halaman entri rapat—Klik Gabung dan gunakan ponsel untuk audio.

Ikuti petunjuk untuk memasukkan nomor dan menerima panggilan. Anda akan terus berpartisipasi dengan video dari komputer, tetapi berbicara dan mendengarkan melalui ponsel.

Pelajari lebih lanjut: Menggunakan ponsel untuk audio dalam rapat

Bergabung melalui telepon dengan audio saja

Jika Anda tidak dapat bergabung dengan video, misalnya saat mengemudi, bergabunglah melalui telepon dengan nomor ponsel.

• Bergabung melalui telepon dari ponsel Anda—Gunakan nomor telepon dan PIN rapat. Informasi ini tersedia dalam undangan Kalender dan juga tersedia untuk orang dalam rapat.
• Minta seseorang dalam rapat untuk melakukan panggilan keluar—Peserta dengan hak istimewa untuk melakukan panggilan keluar dapat menelepon Anda dari rapat. Dari panel Orang, dia dapat mengklik Tambahkan orangTelepon.

Pelajari lebih lanjut: Menggunakan ponsel untuk bergabung ke rapat melalui telepon

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}