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Dicas para formatar e limpar dados

Guia de produtividade do Google Workspace

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Adicionar seu logotipo a uma fatura

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Deixe as planilhas mais consistentes e profissionais colocando o logotipo da sua organização na parte superior das faturas. Basta adicionar a imagem à linha superior. Defina a linha como "congelada" para que ela permaneça visível enquanto você rola. 

Saiba como

Adicionar uma imagem a uma planilha

  1. No computador, abra um arquivo nas Planilhas Google.
  2. Clique na célula em que você quer adicionar uma imagem.
  3. Clique em Inserir e Imagem.
  4. Escolha se quer colocar sua imagem na célula ou sobre elas. As células com imagem não podem conter texto.
  5. Escolha uma imagem ou tire uma foto.
  6. Clique em Abrir ou Selecionar.

 

Adicionar caixas de seleção a planilhas

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Use caixas de seleção para tornar os arquivos do Planilhas Google mais interativos. Você pode usar caixas de seleção com gráficos, filtros, tabelas dinâmicas e fórmulas.

  • Marcar itens em uma lista de tarefas
  • Acompanhar as tarefas de um projeto
  • Controlar a frequência
  • Criar gráficos dinâmicos

No Planilhas, abrir a opção "Caixa de seleção" clicando em "Inserir" no menu.

Saiba como
  1. No computador, abra um arquivo nas Planilhas Google.
  2. Selecione as células em que você quer colocar caixas de seleção.
  3. No menu na parte de cima, clique em Inserir e Caixa de seleção.
  4. Para remover, selecione as caixas e pressione Excluir.

 

Atribuir cores às guias

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 Se você criar várias planilhas em um arquivo de planilha, poderá mudar a cor da guia de cada planilha para diferenciá-las rapidamente.

Saiba como
  1. Na guia de uma página, clique na seta para baixo .
  2. Clique em Alterar cor e selecione uma cor.
  3. (Opcional) Para escolher uma cor personalizada, clique em Personalizado e selecione uma opção usando os controles deslizantes ou digitando um número de cor.

 

Atribuir cores às atualizações de dados

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Crie uma lista de opções para inserir dados em uma célula ou em um intervalo de células. Em seguida, atribua uma cor a cada opção para ver um resumo visual rápido.

  • Se sua equipe de vendas estiver acompanhando a receita em uma planilha, defina regras para alterar a cor das células quando a meta for atingida.
  • Adicione marcadores de status a rastreadores de projetos. Por exemplo, se uma tarefa estiver marcada como "Concluída", a cor do plano de fundo será alterada automaticamente para verde.
  • Atribua uma cor a cada pessoa na sua equipe para que cada pessoa possa ver rapidamente todas as tarefas atribuídas a ela.
Saiba como

Usar a formatação condicional

  1. Na Planilha Google, destaque a célula ou o intervalo de células para adicionar uma lista de opções.
  2. Clique em Dadose depoisValidação de dados.
  3. Clique em Adicionar regra.
  4. Em "Critérios", selecione Menu suspenso.
  5. Insira suas opções. 
  6. (Opcional) Para atribuir uma cor, à esquerda, escolha uma para cada opção.
  7. (Opcional) Para adicionar outras opções, clique em Adicionar outro item.
  8. Clique em Concluir.

 

Padronizar entradas de dados com listas

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Reduza a chance de erros de entrada de dados limitando as opções no Planilhas. Por exemplo, se houver uma coluna de status, insira opções, como "Concluído", "Em andamento" e "Não iniciado". Quando você especifica as opções, elas aparecem em uma lista suspensa em cada célula da coluna.

On a sheet, by Criteria under Data validation, enter List of items, status choices like Done, and check the box.

Saiba como

Criar uma lista para validação de dados

  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione a coluna onde você quer adicionar as opções.
  3. Clique em Dados > Validação de dados.
  4. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
  5. Digite as opções válidas separadas por vírgulas.
  6. Confirme que a caixa Mostrar lista suspensa na célula está marcada. 
  7. Selecione Mostrar aviso ou Rejeitar entrada para especificar o que acontece quando alguém digita uma opção inválida.
  8. (Opcional) Para exibir uma mensagem que ajude na validação, marque a caixa Mostrar texto de ajuda da validação e digite uma mensagem. Por exemplo: digite um valor válido ("Concluída", "Em andamento", "Não iniciada").
  9. Clique em Salvar.
  10. (Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula abaixo da coluna.

 

Validar endereços de e-mail

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Se a pesquisa envolver endereços de e-mail, reduza os erros de entrada validando o formato de e-mail no Planilhas.

Enter Text, contains, and @ by Criteria under Data validation on a sheet.

Saiba como

Usar a validação de dados para endereços de e-mail

  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione a coluna que conterá os endereços de e-mail.
  3. Clique em DadoseValidação de dados.
  4. Ao lado de "Critérios", selecione Textoecontém.
  5. Na caixa de texto ao lado de contém, digite @.
  6. Selecione Mostrar aviso ou Rejeitar entrada para especificar o que acontece quando alguém digita uma opção inválida.
  7. (Opcional) Para exibir uma mensagem que ajude na validação, marque a caixa Mostrar texto de ajuda da validação e digite uma mensagem. Por exemplo: digite um endereço de e-mail válido, como xxx@xxx.xxx.
  8. Clique em Salvar.

 

Dividir os dados em colunas

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É possível dividir dados definidos claramente, como textos separados por vírgulas, em colunas separadas no Planilhas. Por exemplo, uma única coluna com os dados de Sobrenome, Nome pode ser dividida em duas colunas: Sobrenome e Nome.

Saiba como
  1. No computador, abra um arquivo no Planilhas Google.
  • Se os dados já estiverem na planilha, selecione as células que você quer dividir.
  • Se eles ainda não estiverem na planilha, cole-os.
  1. Na parte de cima, clique em Dados e Dividir texto em colunas.
  2. Para mudar o caractere que o Planilhas usa para dividir os dados, clique no menu suspenso ao lado de "Separador".
  3. Para corrigir a distribuição das colunas após você dividir o texto, clique no menu ao lado de Separador e Detectar automaticamente.

Observação: depois de colar os dados, clique em Colar Colar e Dividir texto em colunas.

 

Troque linhas e colunas

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Se você quiser passar os dados de colunas para linhas, ou vice-versa, use a função TRANSPOSE no Planilhas. Por exemplo, talvez você queira trocar os cabeçalhos de coluna por cabeçalhos de linha.

Saiba como
  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Em uma célula vazia, digite =TRANSPOSE.
  3. Entre parênteses, digite as referências das linhas ou colunas que você quer transpor.
  4. Pressione Enter.

 

Espaçar as linhas e colunas de maneira uniforme

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No Planilhas, você pode redimensionar todas as colunas ou linhas para usar a mesma quantidade de espaço.

Saiba como

Espaçar as linhas e colunas de maneira uniforme

  1. No computador, abra um arquivo no Planilhas Google.
  2. Selecione as linhas e colunas que você quer redimensionar.
    Dica: clique no botão no canto superior esquerdo de uma página para selecionar todas as linhas e colunas.
  3. Para redimensionar linhas:
    1. Aponte para uma borda de linha na barra de linha numerada. O ponteiro muda para uma seta vertical.
    2. Para mudar a altura das linhas selecionadas, arraste a borda da linha na barra de linhas.
  4. Para redimensionar colunas:
    1. Aponte para uma borda na coluna da barra de cabeçalho da coluna. O ponteiro muda para uma seta horizontal.
    2. Para mudar a largura de todas as colunas selecionadas, arraste a borda da coluna na barra de cabeçalho.

Expandir células automaticamente para mostrar o conteúdo

Você pode formatar as células para aumentar o tamanho automaticamente e mostrar o conteúdo no Planilhas. Também é possível configurar o conteúdo para ele ocupar as células vazias adjacentes sem aumentar a célula.

  1. No computador, abra um arquivo no Planilhas Google.
  2. Selecione as células que você quer formatar.
  3. Clique em Formatare depoisAjuste e selecione uma opção:
    • Estourar: o conteúdo pode ocupar as células vazias adjacentes. Essa opção economiza espaço vertical e mostra o máximo de conteúdo possível.
    • Ajustar: aumenta automaticamente as células para mostrar todo o conteúdo. Com a opção "Ajustar", é possível ver todo o conteúdo nas células selecionadas.
    • Cortar: oculta o conteúdo que não se encaixa nas células. A opção "Cortar" mostra apenas o conteúdo que cabe na célula.

 

Remover dados e espaços duplicados

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O erro de duplicação e espaços é um problema comum que pode ser caro e fácil de não perceber, especialmente em grandes volumes de dados. 

  • Remova dados duplicados e indesejados. As células com valores idênticos, mas com uso de maiúsculas e minúsculas, formatação ou fórmulas diferentes, são consideradas duplicadas.
  • Remova os espaços extras à esquerda, à direita ou em excesso nos dados. Isso ajuda a reduzir problemas ao pesquisar strings de dados.

On a sheet, click Data, then Remove duplicates. Select cells, then click Remove duplicates.

Saiba como

Remover dados duplicados

  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione o intervalo de dados onde você quer remover dados duplicados.
  3. Clique em DadoseRemover cópias.
  4. Selecione quais colunas serão incluídas e se os dados terão linha de cabeçalho.
  5. Clique em Remover cópias.
  6. Na janela de status, clique em OK.

Remover espaços extras

  1. No Planilhas, abra uma planilha.
  2. Selecione o intervalo de dados onde você quer remover espaços extras.
  3. Clique em DadoseCortar espaços em branco.
    Os espaços sem quebra não são cortados.

 

Formatar moedas na planilha

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Se você trabalha com equipes ou clientes de outros países, pode adicionar moedas internacionais a planilhas financeiras no Planilhas Google.

Saiba como
  1. No computador, abra um arquivo no Planilhas Google.
  2. Destaque os dados que você quer formatar.
  3. Clique em Formatar e Número.
  4. Clique em Moeda personalizada.
  5. Pesquise na caixa de texto do menu para selecionar um formato. Você também pode adicionar seu próprio formato de moeda personalizado na caixa de texto.
  6. Clique em Aplicar.

Também é possível mudar algumas propriedades da moeda (por exemplo, quantas casas decimais aparecem). Para isso, clique no menu suspenso no canto direito da caixa de entrada e selecione a opção que quer usar.

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