10 najważniejszych wskazówek dotyczących czyszczenia danych

Chcesz używać aplikacji Google w pracy lub w szkole?  Zarejestruj się, aby skorzystać z okresu próbnego Google Workspace

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

1	Używanie formularzy do automatycznego wpisywania danych Zamiast ręcznie wpisywać odpowiedzi z ankiety w arkuszu kalkulacyjnym, użyj Formularzy. Utwórz ankietę w Formularzach, z której odpowiedzi będą natychmiast przesyłane do arkusza kalkulacyjnego w Arkuszach. Arkusz kalkulacyjny jest połączony z ankietą, dzięki czemu nowe odpowiedzi pojawiają się w czasie rzeczywistym. Więcej informacji Utwórz ankietę w Formularzach: Aby utworzyć ankietę, zobacz Pierwsze kroki z Formularzami. Wysyłanie odpowiedzi na ankietę do nowego arkusza kalkulacyjnego: W Formularzach na karcie Odpowiedzi kliknij Więcej   Wybierz miejsce zapisywania odpowiedzi. Kliknij Utwórz nowy arkusz kalkulacyjny. (Opcjonalnie) Aby zmienić nazwę, wpisz nową. Kliknij Utwórz. Wysyłanie odpowiedzi na ankietę do istniejącego arkusza kalkulacyjnego: W Formularzach na karcie Odpowiedzi kliknij Więcej   Wybierz miejsce zapisywania odpowiedzi. Kliknij Wybierz istniejący arkusz kalkulacyjny  Wybierz. Wskaż arkusz kalkulacyjny i kliknij Wybierz. Aby otworzyć arkusz kalkulacyjny w Formularzach, kliknij Zobacz odpowiedzi w Arkuszach . Arkusz kalkulacyjny otworzy się w nowym oknie. Aby wrócić do Formularzy, kliknij Formularz  Pokaż podsumowanie odpowiedzi lub wróć do okna Formularze.
2	Ograniczanie możliwości wprowadzania danych za pomocą list Możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo wprowadzenia nieprawidłowych danych przez ograniczenie opcji wyboru w Arkuszach. Jeśli na przykład masz kolumnę stanu, możesz pozwolić na wybranie opcji Gotowe, W toku i Nierozpoczęte. Ty określasz dostępne opcje, a one pojawiają się na liście w każdej komórce kolumny. Więcej informacji W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny. Wybierz kolumnę, w której chcesz dodać opcje. Kliknij Dane > Sprawdzanie poprawności danych. Obok pozycji Kryteria wybierz Lista elementów. Wpisz prawidłowe opcje rozdzielone przecinkami. Upewnij się, że jest zaznaczone pole Pokaż listę rozwijaną w komórce.  Wybierz Pokaż ostrzeżenie lub Odrzuć wprowadzone dane, aby określić, co się stanie, gdy ktoś wpisze nieprawidłową opcję. (Opcjonalnie) Aby wyświetlał się komunikat dotyczący sprawdzania poprawności, zaznacz pole Pokaż tekst pomocy związanej ze sprawdzaniem poprawności danych i wpisz tekst komunikatu. Przykład: Wpisz prawidłową wartość (Gotowe, W toku, Nie rozpoczęto). Kliknij Zapisz. (Opcjonalnie) Aby wyświetlić dostępne opcje, kliknij strzałkę w komórce pod kolumną.
3	Weryfikowanie adresów e-mail Jeśli dane obejmują adresy e-mail, możesz zmniejszyć liczbę błędnie wpisanych adresów przez weryfikowanie ich formatu w Arkuszach. Więcej informacji W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny. Wybierz kolumnę, która będzie zawierać adresy e-mail. Kliknij Dane  Sprawdzanie poprawności danych. Obok pozycji Kryteria wybierz Tekst  zawiera. W polu tekstowym obok opcji zawiera wpisz @. Wybierz Pokaż ostrzeżenie lub Odrzuć wprowadzone dane, aby określić, co się stanie, gdy ktoś wpisze nieprawidłową opcję. (Opcjonalnie) Aby wyświetlał się komunikat dotyczący sprawdzania poprawności, zaznacz Pokaż tekst pomocy związanej ze sprawdzaniem poprawności danych i wpisz tekst komunikatu. Przykład: „Wpisz prawidłowy adres e-mail w formacie [e-mail]”. Kliknij Zapisz.
4	Łączenie danych z kilku arkuszy w jeden arkusz Jeśli masz dane w osobnych arkuszach kalkulacyjnych, możesz skopiować zakres danych z jednego arkusza kalkulacyjnego do innego. Dane kwartalne dotyczące sprzedaży produktu możesz na przykład śledzić w osobnych arkuszach kalkulacyjnych przeznaczonych dla różnych regionów. Aby połączyć wszystkie dane kwartalne dotyczące sprzedaży, skopiuj dane z arkuszy kalkulacyjnych poszczególnych regionów do jednego arkusza kalkulacyjnego w Arkuszach. Więcej informacji W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny. W pustej komórce wpisz =IMPORTRANGE. W nawiasie umieść te specyfikacje w cudzysłowach, rozdzielając je średnikami*: URL arkusza kalkulacyjnego w Arkuszach. Skopiuj i wklej adres URL z arkusza kalkulacyjnego zawierającego dane, które chcesz zaimportować. Nazwa arkusza (opcjonalnie) i zakres komórek do zaimportowania. * Uwaga: w przypadku języka polskiego jako separatora używa się średnika, ale w niektórych językach rolę tę spełnia przecinek. Naciśnij Enter. Kliknij Zezwalaj na dostęp, aby połączyć 2 arkusze kalkulacyjne.
5	Znajdowanie i aktualizowanie danych Wyszukiwanie i aktualizowanie danych nie musi być czasochłonne. W Arkuszach możesz szybko znajdować i aktualizować tekst oraz liczby. Więcej informacji W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny i kliknij Edycja  Znajdź i zamień. Obok Znajdź wpisz tekst lub liczby, które chcesz wyszukać. Obok Zamień na wpisz nowe dane. Obok Wyszukaj wybierz arkusze kalkulacyjne, w których chcesz wyszukać dane. (Opcjonalnie) Aby zawęzić wyszukiwanie, wybierz dodatkowe opcje. Możesz włączyć uwzględnianie wielkości liter, dopasowanie ścisłe, używanie wyrażeń regularnych i wyszukiwanie w formułach. Wybierz opcję zamiany danych: Aby zamienić wystąpienia pojedynczo, kliknij Znajdź  Zamień. Aby zamienić wszystkie wystąpienia, kliknij Zamień wszystko.
6	Dzielenie danych na kolumny Jasno zdefiniowane dane, na przykład tekst rozdzielony przecinkami, możesz w Arkuszach podzielić na osobne kolumny. Na przykład pojedynczą kolumnę z danymi w formacie „Nazwisko, Imię” możesz podzielić na 2 kolumny: Nazwisko i Imię. Więcej informacji Wklejanie i dzielenie danych: W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny i wklej dane, które chcesz podzielić na kolumny. Obok komórki z wklejonymi danymi kliknij Wklej formatowanie Podziel tekst na kolumny. Jeśli chcesz, by Arkusze wykrywały formatowanie przy użyciu stałej szerokości, wybierz Wykryj automatycznie. Dzielenie istniejących danych: W Arkuszach wybierz kolumnę zawierającą dane, które chcesz podzielić. Kliknij Dane Podziel tekst na kolumny. Jeśli chcesz, by Arkusze wykrywały formatowanie przy użyciu stałej szerokości, wybierz Wykryj automatycznie.
7	Zmiana wierszy i kolumn Jeśli chcesz zamienić kolumnę na wiersz lub odwrotnie, możesz to zrobić w Arkuszach za pomocą funkcji TRANSPONUJ. Możesz na przykład zamienić nagłówki kolumn na nagłówki wierszy. Więcej informacji W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny. W pustej komórce wpisz =TRANSPONUJ. W nawiasach wpisz odwołania do wierszy lub kolumn, które chcesz przetransponować. Naciśnij Enter.
8	Usuwanie duplikatów danych Błędy dotyczące duplikatów są częstym problemem, który może być kosztowny i łatwy do przeoczenia, szczególnie w przypadku dużych zbiorów danych. Za pomocą Arkuszy możesz usunąć niechciane duplikaty danych. Komórki z identycznymi wartościami, ale różną wielkością liter, formatowaniem lub formułami są uznawane za duplikaty. Więcej informacji W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny. Wybierz zakres danych, z którego chcesz usunąć zduplikowane dane. Kliknij Dane Usuń duplikaty. Wybierz kolumny, które chcesz uwzględnić, oraz określ, czy dane zawierają nagłówki. Kliknij Usuń duplikaty. W oknie stanu kliknij OK.
9	Usuwanie dodatkowych spacji Gdy kopiujesz i wklejasz dane, czasami przypadkowo wklejane są dodatkowe spacje. Dodatkowe spacje mogą powodować problemy podczas wyszukiwania ciągów danych. W Arkuszach możesz usunąć z danych zbędne spacje znajdujące się na początku, na końcu lub wewnątrz tekstu. Więcej informacji W Arkuszach otwórz arkusz kalkulacyjny. Wybierz zakres danych, w którym chcesz usunąć niepotrzebne spacje. Kliknij Dane  Usuń spacje. Spacje niełamiące nie zostaną usunięte.
10	Szybsze czyszczenie danych dzięki skrótom klawiszowym Zamiast korzystać z myszy, możesz pracować szybciej przy użyciu skrótów klawiszowych. Możesz na przykład szybko zaznaczać, grupować i ukrywać wiersze lub kolumny oraz formatować dane w komórkach. Więcej informacji Skróty klawiszowe w Arkuszach Uwaga: aby wyświetlić pełną listę skrótów klawiszowych, otwórz Arkusze Google i naciśnij Ctrl + / (Windows, Chrome OS) lub ⌘ + / (Mac). Na Macu używaj klawisza ⌘, a na urządzeniach z systemem Windows lub Chrome OS używaj klawisza Ctrl. Typowe działania Skrót klawiszowy Wybierz kolumnę Ctrl + Spacja Wybierz wiersz Shift + Spacja Wstaw link ⌘/Ctrl + K Otwórz panel Przeglądaj Alt + Shift + X Wstaw nowy arkusz Shift + F11 Formatowanie komórek Skrót klawiszowy Pogrubienie ⌘/Ctrl + B Podkreślenie ⌘/Ctrl + U Kursywa ⌘/Ctrl + I Zastosuj obramowanie z prawej strony Option/Alt + Shift + 4 Zastosuj obramowanie górne Option/Alt + Shift + 1 Wyczyść formatowanie ⌘/Ctrl + \ Wyrównanie do środka ⌘/Ctrl + Shift + E Wyrównanie do prawej ⌘/Ctrl + Shift + R Wyrównanie do lewej ⌘/Ctrl + Shift + L Zastosuj obramowanie z lewej strony Option/Alt + Shift + 2 Zastosuj obramowanie dolne Option/Alt + Shift + 3 Zmiana wierszy i kolumn Skrót klawiszowy Ukryj wiersz ⌘/Ctrl + Alt + 9 Grupuj wiersze lub kolumny Alt + Shift + strzałka w prawo Pokaż wiersz ⌘/Ctrl + Shift + 9 Rozgrupuj wiersze lub kolumny Alt + Shift + strzałka w lewo Dodawanie notatek i komentarzy Skrót klawiszowy Wstaw/edytuj notatkę Shift + F2 Wstaw komentarz ⌘/Ctrl + Alt + M Otwórz wątek dyskusji w komentarzach ⌘/Ctrl + Alt + Shift + A   Powrót do góry

Powiązane artykuły

• 10 najlepszych sposobów na analizowanie danych przy użyciu Google Workspace
• 10 wskazówek dotyczących usprawnienia pracy w organizacjach finansowych z wykorzystaniem Google Workspace