Top 10 tips om gegevens op te schonen

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

1	Formulieren gebruiken om gegevens automatisch in te voeren In plaats van antwoorden op enquêtes handmatig in te voeren in een spreadsheet, kunt u Formulieren gebruiken. Maak de enquête in Formulieren en laat de antwoorden meteen doorsturen naar een spreadsheet in Spreadsheets. De spreadsheet is gekoppeld aan de enquête, dus nieuwe antwoorden worden in realtime weergegeven. Meer informatie Een enquête maken in Formulieren: Zie Aan de slag met Formulieren om een enquête te maken in Formulieren. Antwoorden op een enquête naar een nieuwe spreadsheet verzenden: Klik in Formulieren, op het tabblad Antwoorden, op Meer Bestemming voor antwoorden selecteren. Klik op Een nieuwe spreadsheet maken. (Optioneel) Als u de naam wilt wijzigen, voert u een nieuwe naam in. Klik op Maken. Antwoorden op een enquête naar een bestaande spreadsheet verzenden: Klik Formulieren, op het tabblad Antwoorden, op Meer Bestemming voor antwoorden selecteren. Klik op Bestaande spreadsheet selecterenSelecteren. Selecteer de spreadsheet en klik op Selecteren. Als u de spreadsheet vanuit Formulieren wilt openen, klikt u op Antwoorden weergeven in Spreadsheets . De spreadsheet wordt geopend in een nieuw venster. Als u wilt terugkeren naar Formulieren, klikt u op FormulierOverzicht van antwoorden weergeven of gaat u terug naar het venster met Formulieren.
2	Gegevensinvoer beperken met lijsten U loopt minder risico op fouten bij het invoeren van gegevens door de keuzes te beperken in Spreadsheets. Als u bijvoorbeeld een kolom heeft waarin een status moet worden ingevoerd, kunt u keuzes geven, zoals 'Gereed', 'In uitvoering' en 'Niet gestart'. U geeft de opties op. Ze worden dan weergegeven in een dropdownmenu in elke cel in de kolom. Meer informatie Open een spreadsheet in Spreadsheets. Selecteer de kolom waaraan u de opties wilt toevoegen. Klik op Gegevens > Gegevensvalidatie. Selecteer Lijst met items naast Criteria. Voer de geldige opties in en scheid deze door komma's. Zorg dat het vakje is aangevinkt voor Dropdownmenu in cel weergeven. Selecteer Waarschuwing weergeven of Invoer weigeren om op te geven wat er moet gebeuren als iemand een ongeldige optie invoert. (Optioneel) Als u een bericht wilt weergeven om te helpen bij de validatie, vinkt u het vakje aan voor Help-tekst voor validatie weergeven en voert u een bericht in. Bijvoorbeeld: Voer een geldige waarde in (Gereed, In behandeling, Niet gestart). Klik op Opslaan. (Optioneel) Als u de keuzes wilt bekijken, klikt u op de pijl in een cel in de kolom.
3	E-mailadressen valideren Als u e-mailadressen moet invoeren, kunt u fouten voorkomen door de e-mailindeling te valideren in Spreadsheets. Meer informatie Open een spreadsheet in Spreadsheets. Selecteer de kolom waarin u de e-mailadressen wilt zetten. Klik op Gegevens Gegevensvalidatie. Selecteer naast Criteria de optie Tekstbevat. Typ @ in het tekstvak naast bevat. Selecteer Waarschuwing weergeven of Invoer weigeren om op te geven wat er moet gebeuren als iemand een ongeldige optie invoert. (Optioneel) Als u een bericht wilt weergeven om te helpen bij de validatie, selecteert u Help-tekst voor validatie weergeven en voert u een bericht in. Bijvoorbeeld: Voer een geldig e-mailadres in, zoals [e-mail]. Klik op Opslaan.
4	Gegevens van meerdere bladen combineren in één blad Als u gegevens in verschillende spreadsheets heeft staan, kunt u een gegevensbereik van de ene spreadsheet naar de andere kopiëren. Stel dat u de kwartaalomzetgegevens voor een product bijhoudt in een aparte spreadsheet voor elke regio. Als u alle kwartaalomzetgegevens wilt combineren, kopieert u de gegevens uit de spreadsheet van elke regio naar één spreadsheet in Spreadsheets. Meer informatie Open een spreadsheet in Spreadsheets. Typ =IMPORTRANGE in een lege cel. Voeg tussen haakjes de volgende specificaties tussen aanhalingstekens toe, gescheiden door komma's: De URL van de spreadsheet in Spreadsheets. De naam van het werkblad (optioneel) en het celbereik dat u wilt importeren. Druk op Enter. Klik op Toegang toestaan om de twee spreadsheets te verbinden. Voorbeeld: Als u cel A1 tot en met C10 uit blad 1 van de spreadsheet abcd123abcd123 wilt importeren, typt u: =IMPORTRANGE("abcd123abcd123", "sheet1!A1:C10")
5	Gegevens zoeken en updaten Gegevens zoeken en updaten hoeft niet veel tijd te kosten. U kunt snel tekst en getallen vinden en updaten in Spreadsheets. Meer informatie Open een spreadsheet in Spreadsheets. Klik op BewerkenZoeken en vervangen. Voer naast Zoeken de tekst of getallen in die u wilt vinden. Voer de nieuwe gegevens in naast Vervangen door. Kies naast Zoeken de bladen waarin u wilt zoeken. (Optioneel) Selecteer aanvullende opties om de zoekopdracht te verfijnen. U kunt hoofdlettergevoelig zoeken, exacte overeenkomsten zoeken, reguliere expressies gebruiken of zoeken in formules. Kies een optie om de gegevens te vervangen: Als u instanties een voor een wilt vervangen, klikt u op ZoekenVervangen. Als u alle instanties wilt vervangen, klikt u op Alles vervangen.
6	Gegevens opsplitsen in kolommen U kunt duidelijk gedefinieerde gegevens, zoals door komma's gescheiden tekst, opsplitsen in aparte kolommen in Spreadsheets. Als u bijvoorbeeld de gegevens 'Achternaam, Voornaam' in 1 kolom heeft staan, kunt u deze opsplitsen in 2 kolommen: Achternaam en Voornaam. Meer informatie Gegevens plakken en opsplitsen: Open in Spreadsheets een spreadsheet en plak de gegevens die u in kolommen wilt splitsen. Klik naast de cel waarin u de gegevens heeft geplakt op Opmaak plakken Tekst opsplitsen in kolommen. Als u wilt dat Spreadsheets het detecteert wanneer een bestand is opgemaakt met een vaste breedte, selecteert u Automatisch detecteren. Bestaande gegevens opsplitsen: Selecteer in Spreadsheets de kolom met de gegevens die u wilt splitsen. Klik op Gegevens Tekst opsplitsen in kolommen. Als u wilt dat Spreadsheets het detecteert wanneer een bestand is opgemaakt met een vaste breedte, selecteert u Automatisch detecteren.
7	Rijen en kolommen omruilen U kunt gegevens in kolommen roteren zodat deze in rijen staan en andersom met de functie TRANSPOSE in Spreadsheets. U kunt bijvoorbeeld kolomkoppen en rijkoppen omruilen. Meer informatie Open een spreadsheet in Spreadsheets. Typ =TRANSPOSE in een lege cel. Voer tussen haakjes de verwijzingen in naar de rijen of kolommen die u wilt transponeren. Druk op Enter.
8	Dubbele gegevens verwijderen Duplicatiefouten zijn een veelvoorkomend probleem. Ze kunnen veel tijd en geld kosten en worden makkelijk over het hoofd gezien, vooral in big data. Gebruik Spreadsheets om ongewenste dubbele gegevens te verwijderen. Cellen met identieke waarden maar verschillende hoofdletters/kleine letters, opmaak of formules worden ook beschouwd als duplicaat. Meer informatie Open een spreadsheet in Spreadsheets. Selecteer het gegevensbereik waarbinnen u dubbele gegevens wilt verwijderen. Klik op GegevensDuplicaten verwijderen. Selecteer welke kolommen u wilt meenemen en of de gegevens kopteksten bevatten. Klik op Duplicaten verwijderen. Klik in het statusvenster op OK.
9	Extra spaties verwijderen Als u gegevens kopieert en plakt, worden er soms extra spaties geplakt. Extra spaties kunnen problemen veroorzaken wanneer u zoekt naar gegevens. Verwijder extra spaties aan het begin, aan het einde of dubbele spaties uit gegevens in Spreadsheets. Meer informatie Open een spreadsheet in Spreadsheets. Selecteer het gegevensbereik waarbinnen u extra spaties wilt verwijderen. Klik op GegevensWitruimte bijsnijden. Harde spaties worden niet verwijderd.
10	Gegevens sneller opschonen met sneltoetsen In plaats van de muis te gebruiken, kunt u sneller werken met sneltoetsen. U kunt bijvoorbeeld snel rijen of kolommen selecteren, groeperen of verbergen of gegevens in cellen opmaken. Meer informatie Sneltoetsen voor Spreadsheets Opmerking: Als u de volledige lijst met sneltoetsen wilt bekijken, opent u Google Spreadsheets en drukt u op Ctrl + / (Windows, Chrome OS) of ⌘ + / (Mac). Gebruik ⌘ op een Mac of Ctrl in Windows, Chrome OS. Veelgebruikte acties Sneltoets Kolom selecteren Ctrl + Spatie Rij selecteren Shift + Spatie Een link invoegen ⌘/Ctrl + k 'Verkennen' openen Alt + Shift + x Nieuw blad invoegen Shift + F11 Cellen opmaken Sneltoets Vet ⌘/Ctrl + b Onderstrepen ⌘/Ctrl + u Cursief ⌘/Ctrl + i Rechterrand toepassen Optie + Shift + 4 Bovenrand toepassen Optie + Shift + 1 Opmaak wissen  ⌘/Ctrl + \ Centreren  ⌘/Ctrl + Shift + e Rechts uitlijnen ⌘/Ctrl + Shift + r Links uitlijnen ⌘/Ctrl + Shift + l Linkerrand toepassen Optie + Shift + 2 Onderrand toepassen Optie + Shift + 3 Rijen en kolommen wijzigen Sneltoets Rij verbergen  ⌘/Ctrl + Alt + 9 Rijen of kolommen groeperen Alt + Shift + Pijl naar rechts Rij zichtbaar maken ⌘/Ctrl + Shift + 9 Groepering van rijen of kolommen opheffen Alt + Shift + Pijl naar links Notities en reacties toevoegen Sneltoets Notitie invoegen/bewerken Shift + F2 Reactie invoegen  ⌘/Ctrl + Alt + m Gesprek van een opmerking openen ⌘/Ctrl + Alt + Shift + a   Terug naar boven

Gerelateerde onderwerpen

• Tips om gegevens te analyseren
• Tips voor financiën