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Google Workspace 實務應用:整理資料的 10 大祕訣

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各種資料分析工具,例如畫面上顯示圖表的平板電腦和一把直尺

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使用表單自動輸入資料藍色分隔線

只要使用 Google 表單,您就不必在試算表中手動輸入問卷調查的回覆內容。透過表單建立問卷調查,系統會將收到的回覆即時輸入 Google 試算表。這份試算表會連結到您的問卷,因此新的回覆會即時顯示在試算表中。

瞭解操作方式

如何使用表單建立問卷調查:

如要建立問卷調查,請參閱開始使用 Google 表單

如何將問卷調查回覆傳送到新試算表:

  1. Google 表單中,依序按一下「回覆」分頁上的「更多」圖示 "" 接下來 [選取回應目的地]
  2. 按一下 [建立新試算表]
  3. (選用) 如要變更試算表名稱,可以輸入新名稱。
  4. 按一下 [建立]。

如何將問卷調查回覆傳送到現有試算表:

  1. Google 表單中,依序按一下「回覆」分頁上的「更多」圖示 "" 接下來 [選取回應目的地]
  2. 選取 [選取現有的試算表] 接下來 [選取]。
  3. 選取您要的試算表並按一下 [選取]

選取回應目的地

如要在 Google 表單中開啟試算表,請按一下「在 Google 試算表中查看回應」圖示 試算表,系統會隨即在新視窗中開啟試算表。如要再次查看表單,請依序按一下 [表單] 接下來 [顯示回覆內容摘要],或返回原本開啟表單的視窗。

 

2

運用清單限制資料輸入項目藍色分隔線

限制試算表中可以運用的選項,藉此降低資料輸入錯誤的機率。舉例來說,您可以為試算表中的狀態欄設定「完成」、「處理中」或「尚未開始」等選項。您可以指定選項,這些選項會以下拉式清單的形式顯示在資料欄的各儲存格中。

瞭解操作方式
  1. Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選取您要新增選項的資料欄。
  3. 依序按一下 [資料] > [驗證資料]。
  4. 選取「條件」旁邊的 [項目清單]。
  5. 輸入有效選項,並以半形逗號分隔。
  6. 請確認您已勾選 [在儲存格中顯示下拉式清單]
  7. 選取 [顯示警告] 或 [拒絕輸入內容],以指定使用者輸入無效選項時,系統應如何反應。
  8. (選用) 如要顯示協助驗證的相關訊息,請勾選 [顯示驗證說明文字] 方塊,並輸入訊息內容。例如:請輸入有效的值 (「完成」、「進行中」、「尚未開始」)。
  9. 按一下 [儲存]
  10. (選用) 如要查看選項,請在該欄任一儲存格上點選箭頭。
On a sheet, by Criteria under Data validation, enter List of items, status choices like Done, and check the box

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驗證電子郵件地址藍色分隔線

如果您的資料需要使用者輸入電子郵件地址,請在試算表中驗證電子郵件格式,以減少輸入錯誤。

瞭解操作方式
  1. Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選取要包含電子郵件地址的資料欄。
  3. 依序按一下 [資料] 下一步 [資料驗證]。
  4. 選取「條件」旁的 [文字] 下一步 [包含]。
  5. 在 [包含] 旁的文字方塊中輸入 @。
  6. 選取 [顯示警告] 或 [拒絕輸入內容],以指定使用者輸入無效選項時,系統應如何反應。
  7. (選用) 如要顯示協助驗證的相關訊息,請選取 [顯示驗證說明文字],並輸入訊息內容。例如:請輸入有效的電子郵件地址 (例如 xxx@xxx.xxx)。
  8. 按一下 [儲存]
Enter Text, contains, and @ by Criteria under Data validation on a sheet

4

將多個試算表中的資料合併成同一份試算表藍色分隔線

如果您將資料分別儲存在不同的試算表,可以將試算表的部分資料複製到其他試算表中。舉例來說,您某一項產品的季度銷售資料,可能分區分列在不同試算表中。如要合併所有季度銷售資料,您可以將各區域試算表中的資料複製到 Google 試算表中的同一份試算表。

瞭解操作方式
  1. Google 試算表中開啟試算表。
  2. 在空白儲存格中輸入「=IMPORTRANGE」
  3. 在括號中加入下列詳細資料 (以半形引號標註並以半形逗號分隔):
    • 要匯入資料的 Google 試算表網址。
    • 要匯入的工作表名稱 (選用) 和儲存格範圍。
  4. 按下 Enter 鍵。
  5. 按一下 [允許存取],完成兩個試算表的連結程序。

例如:

如要匯入「abcd123abcd123」試算表中工作表 1 的 A1 到 C10 儲存格資料,請輸入:=IMPORTRANGE("abcd123abcd123", "sheet1!A1:C10")

5

搜尋及更新資料藍色分隔線

搜尋及更新資料不必如此費時。您可以在試算表中快速尋找並更新文字或數字。

瞭解操作方式
  1. Google 試算表中開啟試算表,然後依序按一下 [編輯] 接下來 [尋找與取代]

  2. 在 [尋找] 旁邊輸入您要尋找的文字或數字。
  3. 在 [取代為] 旁邊輸入新資料。
  4. 在「搜尋」 旁邊選擇您要搜尋的工作表。
  5. (選用) 如要修正搜尋結果,請選取其他所需選項。
    您可以將搜尋條件設定為大小寫需相符、整個儲存格內容需相符、使用規則運算式進行搜尋或同時在公式中搜尋。
  6. 選擇以下其中一種做法來取代資料:
    • 如要逐項取代資料,請依序點選 [尋找] 接下來 [取代]。
    • 如要一次取代所有項目,請按一下 [全部取代]
在 [檔案] 之下的選單中找到 [尋找與取代]

6

將資料分隔成不同欄藍色分隔線

您可以將定義明確的資料 (例如以逗號分隔的文字) 各自分隔成試算表中的一欄。舉例來說,您可以將包含「姓氏」和「名字」資料的單一資料欄分隔成 2 欄:「姓氏」和「名字」。

瞭解操作方式

如何貼上及分隔資料:

  1. In Sheets, open a spreadsheet and paste the data that you want to split into columns.
  2. Next to the cell where you pasted the data, click Paste formatting 貼上接下來Split text to columns.
  3. If you want Sheets to detect when a file is formatted using fixed-width, select Detect automatically.

如何分隔現有資料:

  1. In Sheets, select the column that contains the data that you want to split.
  2. Click Data接下來Split text to columns.
  3. If you want Sheets to detect when a file is formatted using fixed-width, select Detect automatically.

7

對調資料列和資料欄藍色分隔線

您可以使用試算表中的 TRANSPOSE 函式,將欄與列中的資料對調。例如將欄標題與列標題對調。

瞭解操作方式
  1. Google 試算表中開啟試算表。
  2. 在空白儲存格中輸入「=TRANSPOSE」
  3. 確認您要轉置的列和欄,在半形括號中輸入這些資料列/欄的參照值。
  4. 按下 Enter 鍵。

8

移除重複的資料藍色分隔線

資料重複是一種常見錯誤,這類問題可能須花費高額成本解決,並且相當容易遺漏 (在大數據中尤甚)。使用試算表移除任何不需要的重複資料。只要儲存格中的值相同,系統就會視其為重複的資料,即使字母大小寫、格式或公式不同亦然。

瞭解操作方式
  1. Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選取待移除重複資料所在的資料範圍。
  3. 依序按一下 [資料] 接下來 [移除重複內容]。
  4. 選取要納入的欄,以及相關資料是否包含標題。
  5. 按一下 [移除重複內容]
  6. 在狀態視窗中按一下 [確定]
On a sheet, click Data, then Remove duplicates. Select cells, then click Remove duplicates

9

移除多餘空格藍色分隔線

複製貼上資料時,有時會不小心貼上多餘的空格。這些多餘的空格可能會在您搜尋資料字串時產生問題。在試算表中移除多餘的句首空格、句末空格或其他多餘空格。

瞭解操作方式
  1. Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選取您要移除多餘空格的資料範圍。
  3. 按一下 [資料] 接下來 [裁減空格]。
    系統不會移除不分行空格。

10

使用鍵盤快速鍵加快整理資料的速度藍色分隔線

只要善用鍵盤快速鍵,就能達到比透過滑鼠操作更高的效率。舉例來說,您可以快速選取、分組、隱藏資料列或資料欄,或是設定儲存格的資料格式。

操作說明

試算表

Google 試算表鍵盤快速鍵

注意:如要在 Google 試算表中開啟鍵盤快速鍵的完整清單,請按下 Ctrl + / (Windows、Chrome 作業系統) 或 ⌘ + / (Mac)。
Mac 請使用 ⌘ 鍵WindowsChrome 作業系統請使用 Ctrl 鍵

" "
常用操作 鍵盤快速鍵
選取欄 Ctrl + 空格鍵
選取列 Shift + 空格鍵
插入連結 ⌘/Ctrl + K
開啟「探索」 Alt + Shift + X
插入新工作表 Shift + F11
" "
設定儲存格格式 鍵盤快速鍵
粗體 ⌘/Ctrl + B
底線 ⌘/Ctrl + U
斜體 ⌘/Ctrl + I
套用右框線 Option + Shift + 4
套用上框線 Option + Shift + 1
清除格式 ⌘/Ctrl + \
置中對齊 ⌘/Ctrl + Shift + E
靠右對齊 ⌘/Ctrl + Shift + R
靠左對齊 ⌘/Ctrl + Shift + L
套用左框線 Option + Shift + 2
套用下框線 Option + Shift + 3
" "
變更資料列和資料欄 鍵盤快速鍵
隱藏列 ⌘/Ctrl + Alt + 9
將列或欄分組 Alt + Shift + 向右鍵
取消隱藏列 ⌘/Ctrl + Shift + 9
將列或欄取消分組 Alt + Shift + 向左鍵
" "
新增附註和註解 鍵盤快速鍵
插入/編輯附註 Shift + F2
插入註解 ⌘/Ctrl + Alt + M
開啟註解討論串 ⌘/Ctrl + Alt + Shift + A
 
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