关于设置数据格式和清理数据的提示

在此页面上

• 将您的徽标添加到账单中
• 在电子表格中添加复选框
• 用颜色标识标签页
• 用颜色标识数据更新
• 使用列表对数据条目进行标准化处理
• 验证电子邮件地址
• 将数据分列
• 交换行和列
• 均分分隔行和列
• 移除重复条目和空格
• 设置货币格式

               

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将您的徽标添加到账单中

将您组织的徽标添加到账单顶部，让您的电子表格保持一致，并且看起来具有专业水准。只需将图片添加到顶行即可。将该行设置为“冻结”，以便该行在您滚动时保持可见状态。

了解操作方法

在电子表格中添加图片

1. 在电脑上使用 Google 表格打开一个电子表格。
2. 点击您要添加图片的单元格。
3. 点击插入  图片。
4. 选择要将图片放入单元格内，还是放在单元格上方。单元格内不得同时包含图片和文字。
5. 选择一张图片或拍摄快照。
6. 点击打开或选择。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

在电子表格中添加复选框

使用复选框增加 Google 表格的互动性。您可以将复选框与图表、过滤器、数据透视表和公式搭配使用。

• 勾除待办事项列表中的内容
• 跟踪项目任务
• 记录出席情况
• 创建动态图表

了解操作方法

1. 在电脑上使用 Google 表格打开一个电子表格。
2. 选择要添加复选框的单元格。
3. 在顶部的菜单中，点击插入 复选框。
4. 如要移除复选框，请选中要移除的复选框，然后按 Delete 键。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

 

用颜色标识标签页

如果您在电子表格文件中创建了多个工作表，可以更改每个工作表的标签页的颜色，以便快速进行区分。

了解操作方法

1. 点击工作表标签上的向下箭头 。
2. 点击更改颜色，然后选择颜色。
3. （可选）要选择自定义颜色，请点击自定义，然后使用滑块或输入颜色编号来选择颜色。

 

用颜色标识数据更新

创建一个选项列表，用于在单元格或单元格范围中输入数据。然后，为每个选项分配一种颜色，以便您快速直观地进行查看。

• 如果您的销售团队在电子表格中跟踪其收入，则可以设置规则，让系统在他们达到销售目标时更改单元格颜色。
• 向项目跟踪器添加状态标记。例如，如果某个任务被标记为“已完成”，则相应背景颜色会自动变为绿色。
• 为团队中的每个人分配一种颜色，以便他们快速查看分配给自己的所有任务。

了解操作方法

使用条件格式

1. 在 Google 表格中，突出显示要添加选项列表的单元格或单元格范围。
2. 点击数据图标 数据验证。
3. 点击添加规则。
4. 在“条件”下，选择下拉菜单。
5. 输入您的选项。
6. （可选）要分配颜色，请在左侧为每个选项选择颜色。
7. （可选）要添加更多选项，请点击添加其他项。
8. 点击完成。

 

使用列表对数据条目进行标准化处理

通过限制 Google 表格中的选项，可以降低数据输入错误的几率。例如，如果您添加了状态列，则可以提供“完成”、“正在进行”和“尚未开始”等选项。您指定选项后，这些选项会以下拉列表的形式显示在相应列的每个单元格中。

了解操作方法

创建数据验证列表

1. 在表格中打开电子表格。
2. 选择要添加选项的列。
3. 点击数据 > 数据验证。
4. 在条件旁边，选择项列表。
5. 输入有效选项并以英文逗号分隔。
6. 确保已选中在单元格内显示下拉列表复选框。
7. 选择显示警告或拒绝输入，指定有人输入无效选项时系统会执行的操作。
8. （可选）要显示验证帮助消息，请选中显示验证帮助文本复选框，并输入相关消息。例如：请输入有效的值（已完成、进行中、未开始）。
9. 点击保存。
10. （可选）要查看选项，请点击列下方的单元格中的箭头。

 

验证电子邮件地址

如果您的数据收集涉及到电子邮件地址输入，则可以通过 Google 表格中的验证电子邮件地址功能来减少输入错误。

了解操作方法

对电子邮件地址使用数据验证

1. 在表格中打开电子表格。
2. 选择包含电子邮件地址的列。
3. 点击数据图标 数据验证。
4. 选择“条件”旁边的文本图标 包含。
5. 在包含旁边的文本框输入 @。
6. 选择显示警告或拒绝输入，指定有人输入无效选项时系统会执行的操作。
7. （可选）要显示验证帮助消息，请勾选显示验证帮助文本并输入相关消息。例如：请输入有效的电子邮件地址（例如 [e-mail]）。
8. 点击保存。

 

将数据分列

您可以在 Google 表格中将明确界定好的数据（例如以英文逗号分隔的文本）拆分成多个单独的列。例如，包含姓氏和名字的单列数据可以分拆成 2 列，分别为“姓氏”和“名字”。

了解操作方法

1. 在电脑上使用 Google 表格打开一个电子表格。

• 如果数据已经在工作表中，请选择要拆分的单元格。
• 如果数据不在工作表中，请粘贴相应数据。

2. 点击顶部的数据 将文本分列。
3. 要更改 Google 表格用于拆分数据的字符，请点击“分隔符”旁边的下拉菜单。
4. 拆分文本后，如要修正列的拆分方式，请点击“分隔符”旁边的菜单  自动检测。

注意：粘贴数据后，您可以点击“粘贴格式”图标 将文本分列。

 

交换行和列

如果您想将行和列的内容互换，则可以使用 Google 表格中的 TRANSPOSE 函数。例如，您可能想将列标题和行标题互换。

了解操作方法

1. 在表格中打开电子表格。
2. 在空白单元格中输入 =TRANSPOSE。
3. 在括号中引用您要转置的行或列。
4. 按 Enter 键。

 

均匀分隔行和列

在 Google 表格中，您可以调整所有行或所有列的大小，使各行/各列都保持相同的间距。

了解操作方法

均匀分隔行和列

1. 使用计算机在 Google 表格中打开一个电子表格。
2. 选择要调整大小的行或列。
   提示：要选择工作表中的所有行和列，请点击工作表左上角的按钮。
3. 要调整行高，请按以下步骤操作：
   1. 将光标指向编号所在方框的行边框。光标会变成垂直箭头。
   2. 拖动方框的行边框，即可调整所选行的行高。
4. 要调整列宽，请按以下步骤操作：
   1. 将光标指向列标题所在方框的列边框。光标会变为水平箭头。
   2. 拖动标题方框的列边框，即可调整所选列的列宽。

自动展开单元格以显示内容

在 Google 表格中，您可以将单元格格式设置为自动展开以显示内容。您还可以将内容设置为在相邻的空白单元格中显示，而不扩大单元格。

1. 使用计算机在 Google 表格中打开一个电子表格。
2. 选择要设置格式的单元格。
3. 点击格式 换行，然后选择一个选项：
   • 溢出 - 允许在相邻的空白单元格中显示内容。“溢出”可节省垂直空间，并显示尽可能多的内容。
   • 自动换行 - 自动展开单元格以显示所有内容。自动换行可让您查看所选单元格中的所有内容。
   • 截短 - 隐藏现有单元格内显示不下的内容。“截短”仅显示单元格能显示下的内容。

 

移除重复的数据和空格

数据重复和空格是一种常见问题，这种问题可能会造成严重损失，并且容易被人们所忽视，尤其是在大数据中。

• 移除不需要的重复数据。包含相同值但字母大小写、格式或公式不同的单元格均被视为重复。
• 从数据中移除多余的开头空格、结尾空格或其他多余空格。这有助于减少搜索数据字符串时遇到的问题。

了解操作方法

移除重复的数据

1. 在表格中打开电子表格。
2. 选择要在哪个数据范围中移除重复数据。
3. 点击数据 移除重复内容。
4. 选择要处理的列以及数据是否包含标题。
5. 点击移除重复内容。
6. 在状态窗口中，点击确定。

去除多余的空格

1. 在表格中打开电子表格。
2. 选择要从中移除多余空格的数据范围。
3. 点击数据 去除多余空格。
   但系统不会去除不间断空格。

 

设置电子表格中的货币格式

如果您与国际团队或客户合作，则可以在 Google 表格中向您的财务电子表格添加国际货币。

了解操作方法

1. 在电脑上使用 Google 表格打开一个电子表格。
2. 选中要设置格式的数据。
3. 点击格式 数字。
4. 点击自定义货币。
5. 在菜单的文本框中搜索以选择某种格式。您也可以将您的自定义货币格式添加到该文本框中。
6. 点击应用。

您还可以更改该货币格式的几项属性（例如，要显示的小数位数），只需点击输入框右下角的下拉菜单，然后选择所需的选项即可。

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