10 conseils G Suite pour nettoyer les données

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Effectuer la saisie automatique des données à l'aide de Forms" "

Au lieu de saisir manuellement les réponses aux enquêtes dans une feuille de calcul, utilisez Forms. Créez votre enquête dans Forms et envoyez instantanément les réponses dans une feuille de calcul dans Sheets. La feuille de calcul est alors liée à votre enquête, et les nouvelles réponses y apparaissent en temps réel.

En savoir plus

Créer une enquête dans Forms :

Pour savoir comment créer une enquête, consultez l'article Premiers pas avec Forms.

Envoyer les réponses vers une nouvelle feuille de calcul :

  1. Dans Forms, accédez à l'onglet "Réponses", puis cliquez sur Plus "" puis Sélectionner la destination des réponses.
  2. Cliquez sur Créer une feuille de calcul.
  3. (Facultatif) Saisissez un autre nom pour la feuille de calcul.
  4. Cliquez sur Créer.

Envoyer les réponses vers une feuille de calcul existante :

  1. Dans Forms, accédez à l'onglet "Réponses", puis cliquez sur Plus "" puis Sélectionner la destination des réponses.
  2. Cliquez sur Sélectionner une feuille de calcul existante puis Sélectionner.
  3. Sélectionnez votre feuille de calcul et cliquez sur Sélectionner.

Sélectionner la destination des réponses

Pour ouvrir votre feuille de calcul à partir de Forms, cliquez sur Afficher les réponses dans Sheets Sheets. La feuille de calcul s'affiche dans une nouvelle fenêtre. Pour revenir à Forms, cliquez sur Formulaire puis Afficher le résumé des réponses ou revenez à la fenêtre Forms.

 

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Limiter la saisie de données à l'aide de listes" "

Réduisez le risque d'erreurs de saisie en limitant les choix dans Sheets. Par exemple, si vous possédez une colonne "État", vous pouvez indiquer différentes options, comme "Terminé", "En cours" ou "Non démarré". Il vous appartient de préciser les options qui apparaissent dans la liste déroulante de chaque cellule de la colonne.

En savoir plus
  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
  2. Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter des options.
  3. Cliquez sur Données > Validation des données.
  4. À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
  5. Saisissez des options valides en les séparant par une virgule.
  6. Assurez-vous que l'option Afficher la liste déroulante dans la cellule est bien cochée. 
  7. Sélectionnez Afficher un avertissement ou Refuser la saisie pour indiquer l'action à appliquer si un utilisateur saisit une option non valide.
  8. (Facultatif) Pour afficher un message d'aide à la validation, cochez l'option Afficher le texte d'aide à la validation, puis saisissez un message, par exemple : "Veuillez saisir une valeur valide (Terminé, En cours, Pas commencé)".
  9. Cliquez sur Enregistrer.
  10. (Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.
On a sheet, by Criteria under Data validation, enter List of items, status choices like Done, and check the box

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Valider les adresses e-mail" "

Si vos données impliquent la saisie d'adresses e-mail, réduisez le nombre d'erreurs de saisie en validant le format de l'adresse e-mail dans Sheets.

En savoir plus
  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
  2. Sélectionnez la colonne qui contiendra les adresses e-mail.
  3. Cliquez sur Données puis Validation des données .
  4. À côté de "Critères", sélectionnez Texte puis contient.
  5. Dans la zone de texte située à côté de contient, saisissez @.
  6. Sélectionnez Afficher un avertissement ou Refuser la saisie pour indiquer l'action à appliquer si un utilisateur saisit une option non valide.
  7. (Facultatif) Pour afficher un message d'aide à la validation, sélectionnez Afficher le texte d'aide à la validation, puis saisissez un message, Par exemple : Veuillez saisir une adresse e-mail valide telle que xxx@xxx.xxx.
  8. Cliquez sur Enregistrer.
Enter Text, contains, and @ by Criteria under Data validation on a sheet

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Associer les données de plusieurs feuilles dans une seule" "

Si des données se trouvent dans des feuilles de calcul distinctes, vous pouvez copier une plage de données de l'une à l'autre. Par exemple, vous pouvez effectuer le suivi des ventes trimestrielles d'un produit dans différentes feuilles de calcul, chacune correspondant à une zone géographique spécifique. Pour associer toutes les données de ventes trimestrielles, copiez celles de la feuille de calcul de chaque région dans une seule dans Sheets.

En savoir plus
  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
  2. Dans une cellule vide, saisissez =IMPORTRANGE.
  3. À l'intérieur de parenthèses, ajoutez les spécifications suivantes (entre guillemets et séparées par une virgule) :
    • L'URL de la feuille de calcul dans Sheets
    • Le nom de la feuille (facultatif) et la plage de cellules à importer
  4. Appuyez sur Entrée.
  5. Cliquez sur Autoriser l'accès pour lier les deux feuilles de calcul.

Exemple :

Pour importer les cellules A1 à C10 de la feuille 1 vers la feuille de calcul abcd123abcd123, saisissez : =IMPORTRANGE("abcd123abcd123", "sheet1!A1:C10").

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Rechercher des données et les mettre à jour" "

Rechercher des données et les mettre à jour ne prend pas nécessairement beaucoup de temps. Vous pouvez rapidement rechercher et mettre à jour du texte ou des chiffres dans Sheets.

En savoir plus
  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul et cliquez sur Modifier puis Rechercher et remplacer.

  2. À côté de Rechercher, saisissez le texte ou les chiffres que vous souhaitez rechercher.
  3. À côté de Remplacer par, saisissez les nouvelles données.
  4. À côté de Rechercher, sélectionnez les feuilles à rechercher.
  5. (Facultatif) Pour affiner votre recherche, sélectionnez des options supplémentaires.
    Vous pouvez rendre votre recherche sensible à la casse, trouver des correspondances exactes, utiliser des expressions régulières ou effectuer des recherches dans les formules.
  6. Choisissez une option pour remplacer les données :
    • Pour remplacer les occurrences une par une, cliquez sur Rechercher puis Remplacer.
    • Pour remplacer toutes les occurrences, cliquez sur Tout remplacer.
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6

Scinder des données en colonnes" "

Vous pouvez scinder des données clairement définies, comme du texte séparé par une virgule, dans des colonnes distinctes dans Sheets. Par exemple, une colonne unique contenant "Nom, Prénom" peut être scindée en deux colonnes : "Nom" et "Prénom".

En savoir plus

Coller et scinder des données :

  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul et collez les données que vous voulez scinder en plusieurs colonnes.
  2. À côté de la cellule dans laquelle vous avez collé les données, cliquez sur Coller la mise en forme Coller puis Scinder le texte en colonnes.
  3. Si vous souhaitez que Sheets détecte automatiquement les fichiers formatés avec une largeur fixe, sélectionnez l'option Détecter automatiquement.

Scinder des données existantes :

  1. Dans Sheets, sélectionnez la colonne contenant les données à scinder.
  2. Cliquez sur Données puis Scinder le texte en colonnes.
  3. Si vous souhaitez que Sheets détecte automatiquement les fichiers formatés avec une largeur fixe, sélectionnez l'option Détecter automatiquement.

7

Intervertir des lignes et des colonnes" "

Si vous souhaitez faire pivoter les données des lignes et des colonnes, ou inversement, vous pouvez utiliser la fonction TRANSPOSE dans Sheets. Vous pouvez par exemple remplacer les en-têtes de colonne par des en-têtes de ligne.

En savoir plus
  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
  2. Dans une cellule vide, saisissez =TRANSPOSE.
  3. Entre parenthèses, saisissez les références des lignes ou colonnes que vous souhaitez transposer.
  4. Appuyez sur Entrée.

8

Supprimer les données en double" "

Les erreurs de duplication sont courantes et peuvent s'avérer coûteuses. Elles sont cependant faciles à éviter, en particulier dans le cas du big data. Supprimez les données en double indésirables à l'aide de Sheets. Les cellules dont les valeurs sont identiques, mais dont la casse, la mise en forme ou les formules sont différentes, sont considérées comme des doublons.

En savoir plus
  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
  2. Sélectionnez la plage de données dans laquelle vous souhaitez supprimer les données en double.
  3. Cliquez sur Données puis Supprimer les doublons.
  4. Sélectionnez les colonnes à inclure et choisissez si les données doivent contenir des en-têtes.
  5. Cliquez sur Supprimer les doublons.
  6. Dans la fenêtre d'état, cliquez sur OK.
On a sheet, click Data, then Remove duplicates. Select cells, then click Remove duplicates

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Supprimer les espaces superflues" "

Lorsque vous copiez et collez des données, il arrive que des espaces superflues soient collées accidentellement. Elles peuvent causer des problèmes lors de la recherche de chaînes de données. Supprimez ces espaces superflues dans Sheets.

En savoir plus
  1. Dans Sheets, ouvrez une feuille de calcul.
  2. Sélectionnez la plage de données dans laquelle vous souhaitez supprimer les espaces en trop.
  3. Cliquez sur Données puis Supprimer les espaces vides.
    Les espaces insécables ne sont pas supprimées.

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Nettoyer vos données plus rapidement grâce aux raccourcis clavier" "

Travaillez plus rapidement en utilisant des raccourcis clavier plutôt que votre souris. Par exemple, vous pouvez rapidement sélectionner, regrouper ou masquer des lignes ou des colonnes, ou mettre en forme des données dans des cellules.

En savoir plus

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