Auf dieser Seite
- Geteilte Ablagen für jedes Projekt oder Team erstellen
- Inhalte verantwortungsvoll freigeben
- Mitgliedschaft mithilfe von Gruppen verwalten
- Namenskonventionen in geteilten Ablagen
- Nur die gewünschten geteilten Ablagen ansehen
- Design einer geteilten Ablage ändern
- In einer geteilten Ablage nach Dateien bestimmter Eigentümer suchen
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Geteilte Ablagen für jedes Projekt oder Team erstellen
Jede geteilte Ablage sollte einem bestimmten Zweck dienen. Wenn sich die Dateien auf mehrere Projekte beziehen oder auf verschiedene Teams verteilt sind, sollten Sie mehrere geteilte Ablagen erstellen. Mit diesem Ansatz können Sie auch den Zugriff der Mitglieder auf Basis dieses Zwecks definieren. Beispiel:
- Wenn die geteilte Ablage ein aktiver Bereich für die Zusammenarbeit ist, haben Sie die Möglichkeit, den Mitgliedern die Zugriffsebene Content-Manager oder Beitragender zu erteilen, damit sie Inhalte aktualisieren können.
- Wenn die geteilte Ablage ein Repository für abgeschlossene Projekte oder endgültige Inhalte ist, sollten Sie den Mitgliedern nur die Zugriffsebene Kommentator oder Betrachter gewähren, damit Inhalte nicht geändert werden können. Sie können auch den Namen der geteilten Ablage ändern, um ihren Status anzuzeigen, z. B. [Archiv] oder [Referenz].
Wenn es zu Unstimmigkeiten in der Organisation kommt, gibt es möglicherweise zu viele Projekte und Teams, die die geteilte Ablage verwenden. Sie können Inhalte einer geteilten Ablage auch in zwei oder drei neue Ablagen verschieben:
- Eine davon gehört einem funktionsübergreifenden Projektteam und enthält nur Inhalte, die für alle freigegeben wurden.
- Eine (oder mehrere) werden für die spezifischen Inhalte jedes Teams mit einer bestimmten Funktion erstellt.
Weitere Informationen finden Sie in der Google Drive-Hilfe.
Inhalte verantwortungsvoll freigeben
Fügen Sie Personen oder Gruppen, die Zugriff auf alle Dateien und Ordner in einer geteilten Ablage benötigen, als Mitglieder mit der entsprechenden Zugriffsebene hinzu. Wenn möglich, weisen Sie Mitbearbeitern die Zugriffsebene Administrator oder Content-Manager zu, damit sie uneingeschränkt in der geteilten Ablage arbeiten können.
- Unterstützung für Mitbearbeiter in Google Drive für den Desktop: Wenn Ihre Mitbearbeiter Drive for Desktop für den Zugriff auf Dateien verwenden, die nicht zu Google gehören, z. B. Adobe PDF- oder Microsoft Office-Datei, geben Sie ihnen die Zugriffsberechtigung Content-Manager.
Hinweis: Mitglieder mit der Berechtigung Beitragender können Dateien weiterhin offline bearbeiten und dann ohne Drive for Desktop hochladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Änderungen an Drive-Dateien und -Ordnern anzeigen.
- Zugriff auf separate geteilte Ablagen verwalten: Wenn Sie verschiedene Gruppen von Mitbearbeitern mit unterschiedlichen Zugriffsanforderungen haben, ist es oft sinnvoll, mehrere geteilte Ablagen für dasselbe Projekt einzurichten. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie mit einer externen Agentur an einem Projekt arbeiten. Dann erstellen Sie eine geteilte Ablage für die internen Teammitglieder und eine weitere für interne und externe Mitbearbeiter. So verhindern Sie, dass Externe auf Inhalte zugreifen, die nicht für sie bestimmt sind.
- Dateifreigabe für eingeschränkten Zugriff verwenden: Wenn jemand nur auf eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner in einer geteilten Ablage zugreifen muss, können Sie nur diese Datei (oder diesen Ordner) freigeben, anstatt diese Person zum Mitglied zu machen. Nur Administratoren können Ordner in geteilten Ablagen freigeben.
Mitglied hinzufügen und Zugriffsebene festlegen
Zugriffsebene Administrator erforderlich
- Öffnen Sie drive.google.com auf dem Computer.
- Klicken Sie in der linken Spalte auf Geteilte Ablagen und dann doppelt auf eine geteilte Ablage.
- Klicken Sie oben auf Mitglieder verwalten.
- Geben Sie Namen, E-Mail-Adressen oder eine Google-Gruppe ein.
- Neue Mitglieder sind standardmäßig Content-Manager. Sie können alle Dateien hochladen, bearbeiten, verschieben oder löschen.
- Wenn Sie die Rolle für ein neues Mitglied ändern möchten, wählen Sie im Drop-down-Menü die gewünschte Rolle aus.
- Klicken Sie auf Personen benachrichtigen, um neue Mitglieder über ihre Zugriffsmöglichkeiten zu informieren.
- Klicken Sie auf Senden.
Datei teilen
- Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf das Symbol „Freigeben“
.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Google-Gruppe ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.
- Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
- Wenn Ihr Konto die Voraussetzungen erfüllt, können Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff hinzufügen.
- Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
- Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, dass Sie ein Element für sie freigegeben haben, setzen Sie das Häkchen für „Personen benachrichtigen“. Wenn die Option aktiviert ist, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
- Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen.
- Klicken Sie auf Senden oder Freigeben.
.
Mitgliedschaft mit Gruppen verwalten
Gruppen können das Verwalten einer geteilten Ablage vereinfachen, da neue Mitglieder einer Gruppe die Mitgliedschaft der geteilten Ablagen erhalten, zu denen die Gruppe gehört. Dieser Ansatz hat zwei Hauptvorteile:
- Neue Gruppenmitglieder erhalten den gleichen Zugriff auf Dateien und Ordner in geteilten Ablagen wie bestehende Gruppenmitglieder. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob sie Zugriff haben oder nicht.
- Dadurch erhöht sich die Mitgliederkapazität der geteilten Ablage. Wenn Sie Mitglieder einer geteilten Ablage einzeln hinzufügen, ist dies für maximal 600 Personen möglich. Mit Google Groups können Sie bis zu 100 Gruppen und bis zu 50.000 Personen hinzufügen.
Administratorzugriff erforderlich, um Mitglieder hinzuzufügen
- Öffnen Sie Google Drive.
- Klicken Sie links auf Geteilte Ablagen.
- Klicken Sie oben auf „Neu“
.
- Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.
- Klicken Sie oben auf den Namen der geteilten Ablage
Mitglieder verwalten.
- Fügen Sie den Namen der Google-Gruppe hinzu und wählen Sie eine Berechtigung für alle Mitglieder aus.
- Klicken Sie auf Senden, um andere zu benachrichtigen. Sie können auch das Häkchen bei Personen benachrichtigen entfernen und auf Freigeben klicken.
Namenskonventionen in geteilten Ablagen verwenden
Damit die Nutzer geteilte Ablagen leichter finden und Namenskonflikte in geteilten Ablagen vermieden werden, sollten Sie organisationsweite Namenskonventionen einhalten. Beispiel:
- Ihr Unternehmen hat verschiedene Vertriebsabteilungen in verschiedenen Regionen und erstellt eine geteilte Ablage pro Vertriebsregion. Um die Regionen zu unterscheiden, stellen Sie einer Region ein bestimmtes Präfix oder eine Abkürzung voran.
- Sie können auch den Status durch ein Präfix angeben. Beispiel: Ein nicht mehr aktives Projekt erhält das Präfix [Archiv] oder ein aktives Projekt das Präfix [In Bearbeitung].
- Um extern und intern freigegebene Ablagen zu unterscheiden, können Sie [Extern] oder [Intern] hinzufügen.
Geteilte Ablagen erstellen und benennen
- Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
- Klicken Sie links auf Geteilte Ablagen.
- Klicken Sie links oben auf Neu.
- Geben Sie einen Namen für die geteilte Ablage ein.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Nur die gewünschten geteilten Ablagen ansehen
Im Laufe der Zeit werden Sie möglicherweise mehreren geteilten Ablagen hinzugefügt. Sie können einige davon ausblenden, z. B. wenn eine Teil eines abgeschlossenen Projekts ist oder Sie andere geteilte Ablagen priorisieren möchten. Sie behalten weiterhin Zugriff darauf und Ihre Berechtigungen bleiben unverändert. Natürlich können Sie solche geteilten Ablagen jederzeit wieder einblenden.
Beispiele
- Sie sind Mitglied einer geteilten Ablage, die für ein Projekt erstellt wurde, das aber inzwischen abgeschlossen ist. Deshalb brauchen Sie sie nicht mehr.
- Sie wurden vielen geteilten Ablagen hinzugefügt, von denen Sie aber nur einige nutzen. Über diese möchten Sie einen besseren Überblick haben.
- Sie sind Mitglied einer geteilten Ablage, aber deren Inhalt ist für Ihre Arbeit nicht relevant.
- Sie haben eine geteilte Ablage ausgeblendet, die Sie nicht benötigen. Jetzt möchten Sie sie aber wieder sehen können.
- Sie möchten Inhalte in einer geteilten Ablage finden, nachdem Sie sie ausgeblendet haben.
Geteilte Ablagen ausblenden
- Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
- Klicken Sie links auf Geteilte Ablagen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Ablage und dann auf Ausblenden.
Um mehrere geteilte Ablagen auszuwählen, klicken Sie bei gedrückt gehaltener Befehlstaste (Mac) oder Strg-Taste (Windows) auf die gewünschten Ablagen.
Geteilte Ablagen einblenden
- Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
- Klicken Sie links auf Geteilte Ablagen.
- Klicken Sie rechts oben auf „Ausgeblendete geteilte Ablagen“.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Ablage und dann auf Einblenden.
Um mehrere geteilte Ablagen auszuwählen, klicken Sie bei gedrückt gehaltener Befehlstaste (Mac) oder Strg-Taste (Windows) auf die gewünschten Ablagen.
Hinweis: Geteilte Ablagen werden für Gruppenmitglieder automatisch ausgeblendet, sobald sie eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern erreicht haben. So wird das Spamming großer Gruppen mit Inhalten aus geteilten Ablagen vermieden. Das geschieht auf zwei Arten:
- Wenn eine geteilte Ablage direkt für eine Gruppe mit mehr als 1.000 Personen freigegeben wird. Wird eine geteilte Ablage beispielsweise für eine Gruppe mit 1.200 Nutzern freigegeben, wird sie standardmäßig für 200 Nutzer ausgeblendet.
- Wenn eine geteilte Ablage indirekt für mehr als 2.500 Personen freigegeben wird. Wird die geteilte Ablage beispielsweise für 6 Gruppen mit jeweils 500 Personen freigegeben, ist sie für die ersten 2.500 hinzugefügten Nutzer (aus den ersten fünf Gruppen mit je 500 Personen) sichtbar. Für die letzte Gruppe mit 500 Personen wird die geteilte Ablage aber dann ausgeblendet, da die Grenze von 2.500 überschritten ist.
Google Groups-Beschränkungen für geteilte Ablagen
Beachten Sie, dass einer geteilten Ablage maximal 100 Gruppen als Mitglieder hinzugefügt werden können. Eine bestimmte Datei in einer geteilten Ablage kann direkt für maximal 100 Gruppen freigegeben werden.
Design einer geteilten Ablage ändern
- Klicken Sie in Google Drive unter Geteilte Ablagen auf eine geteilte Ablage.
- Klicken Sie oben neben dem Namen der Ablage auf den Drop-down-Pfeil
- Klicken Sie auf das Bild des gewünschten Designs oder suchen Sie ein benutzerdefiniertes Bild und klicken Sie darauf.
Benutzerdefinierte Bilder sollten mindestens 1.280 x 144 Pixel groß sein.
- Klicken Sie auf Auswählen.
In einer geteilten Ablage nach Dateien bestimmter Eigentümer suchen
Deshalb kann es bei vielen Mitgliedern lange dauern, wenn Sie darin nach einer von einer bestimmten Person verfassten Datei suchen, die Sie nicht selbst erstellt haben. Wenn Sie aber wissen, wer die Datei erstellt hat, können Sie ganz einfach nach dieser Person suchen.
- Geben Sie im Suchfeld für die geteilte Ablage creator: und dann die E-Mail-Adresse der Person in Ihrer Organisation ein, die die Datei erstellt hat. Beispiel: creator:yourcolleague@organization.com.
- Optional: Um die Suche zu verfeinern, fügen Sie weitere Suchbegriffe in das Suchfeld ein oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil
und fügen Sie weitere Suchoperatoren hinzu.
- Drücken Sie die Eingabetaste.
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