Nesta página
- Criar um drive compartilhado para cada projeto ou equipe
- Compartilhar conteúdo com responsabilidade
- Gerenciar a associação com grupos
- Usar convenções de nomenclatura em drives compartilhados
- Ver apenas os drives compartilhados que você quer
- Alterar o tema do seu drive compartilhado
- Encontrar arquivos em um drive compartilhado pelo proprietário
- Restringir pastas a membros específicos
Criar um drive compartilhado para cada projeto ou equipe
Dê foco ou propósito claro a cada drive compartilhado. Se os arquivos forem para vários projetos ou estiverem distribuídos em várias equipes, crie vários drives compartilhados. Essa abordagem também ajuda você a definir o acesso dos participantes com base nessa finalidade. Por exemplo:
- Se o drive compartilhado for um espaço ativo de colaboração, conceda acesso de Administrador de conteúdo ou de Colaborador para os participantes atualizarem o conteúdo.
- Se o drive compartilhado for um repositório de um projeto concluído ou do conteúdo final, conceda o acesso de Comentador ou Leitor aos participantes para que o conteúdo não possa ser alterado. Você também pode alterar o nome do drive compartilhado para indicar o status, como [Arquivo] ou [Referência].
Se houver discordância sobre a organização, talvez haja muitos projetos e equipes usando o drive compartilhado. Você pode reorganizar o drive compartilhado em dois a três novos drives compartilhados:
- Um drive compartilhado contendo apenas o conteúdo "compartilhado" com a equipe de um projeto multidisciplinar
- Um ou mais drives compartilhados para o conteúdo de cada uma das equipes de um departamento
Veja como fazer isso na Central de Ajuda do Google Drive
Compartilhar conteúdo com responsabilidade
Para pessoas ou grupos que precisam de acesso a todos os arquivos e pastas em um drive compartilhado, adicione-os como participantes com o nível de acesso apropriado. Se possível, conceda acesso de Administrador ou Administrador de conteúdo aos colaboradores para que eles não sejam limitados na forma como trabalham juntos no drive compartilhado.
- Suporte para colaboradores no Google Drive para computador: se os colaboradores usarem o Drive para computador para acessar arquivos que não são do Google (como um PDF da Adobe ou Microsoft Office), conceda acesso de Administrador de conteúdo.
Observação: os participantes com o acesso de Colaborador ainda podem fazer edições off-line no computador e depois fazer o upload das versões atualizadas sem usar o Drive para computador. Consulte Ver alterações em arquivos e pastas do Drive.
- Use drives compartilhados separados para controlar o acesso: em alguns casos, você pode ter mais de um drive compartilhado para o mesmo projeto se tiver diferentes grupos de colaboradores com diferentes necessidades de acesso. Por exemplo, se você estiver trabalhando em um projeto com uma agência externa. Crie um drive compartilhado para os membros da equipe interna e outro para colaboradores internos e externos. Dessa forma, você evita que os membros externos acessem conteúdo confidencial.
- Usar o compartilhamento de arquivos para acesso limitado: se alguém precisar acessar apenas um determinado arquivo ou pasta em um drive compartilhado, compartilhe o item em vez de torná-lo um participante. Apenas os Administradores podem compartilhar pastas nos drives compartilhados.
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Gerenciar a associação com grupos
Os grupos podem facilitar o gerenciamento dos participantes dos drives compartilhados, porque, quando uma pessoa é adicionada a um grupo, ela pode se tornar participante dos drives compartilhados de que o grupo participa. Essa abordagem tem dois benefícios principais:
- Os novos participantes do grupo têm o mesmo acesso aos arquivos e pastas em drives compartilhados que os participantes atuais. Você não precisa se preocupar se eles têm acesso ou não.
- Ela aumenta a capacidade de associação ao seu drive compartilhado. Se você adicionar participantes aos drives compartilhados individualmente, poderá incluir apenas 600 pessoas. É possível adicionar até 100 grupos e até 50.000 pessoas.
Usar convenções de nomenclatura em drives compartilhados
Para ajudar as pessoas a encontrar drives compartilhados e evitar conflitos de nomenclatura, defina convenções de nomenclatura para toda a organização. Por exemplo:
- Sua empresa tem divisões de vendas em diferentes regiões, e você cria um drive compartilhado para cada região. Para diferenciar os drives compartilhados, adicione um prefixo à região ou uma abreviação da região.
- É possível indicar o status adicionando um prefixo, como [Arquivo] a um projeto que não está mais ativo ou [Em andamento] a um projeto ativo.
- Para diferenciar entre drives que são compartilhados externamente e internamente, adicione o prefixo [Externo] ou [Interno].
Ver apenas os drives compartilhados que você quer
Com o tempo, é possível que você participe de vários drives compartilhados. Você pode ocultar um drive compartilhado que faz parte de um projeto concluído ou para priorizar outros drives compartilhados. O acesso ao drive compartilhado é mantido, e suas permissões não são alteradas. Você pode reexibir o drive compartilhado a qualquer momento.
Exemplos
- Você participa de um drive compartilhado criado para um projeto, mas o trabalho foi concluído, e o drive compartilhado não é mais necessário.
- Você participa de muitos drives compartilhados, mas só usa alguns e quer acessá-los rapidamente.
- Você participa de um drive compartilhado, mas o conteúdo não é relevante para seu trabalho.
- Você ocultou um drive compartilhado que não era necessário, mas quer vê-lo novamente.
- Você quer encontrar conteúdo em um drive compartilhado que foi ocultado.
Alterar o tema do seu drive compartilhado
Encontrar arquivos em um drive compartilhado pelo proprietário
Se você estiver procurando um arquivo criado por outra pessoa em um drive compartilhado com muitos participantes, pesquisar por cada um deles pode levar algum tempo. Mas se você souber quem criou o arquivo, poderá pesquisar pelo criador para encontrá-lo facilmente.
Restringir pastas a membros específicos
Se você quiser manter algumas informações sensíveis em sigilo, use pastas com acesso limitado em drives compartilhados para controlar quem pode acessar o conteúdo. Com acesso limitado, apenas as pessoas com acesso de Administrador ao drive compartilhado e as pessoas que você adicionar diretamente à pasta podem abrir e acessar o conteúdo dela. Outros membros do drive compartilhado podem ver o nome da pasta, mas não podem abri-la a menos que tenham acesso.
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