Informacje dostępne na tej stronie
- Tworzenie dysku współdzielonego dla poszczególnych projektów lub zespołów
- Udostępniaj treści w odpowiedzialny sposób
- Zarządzanie członkostwem w grupach
- Używanie konwencji nazewnictwa na dyskach współdzielonych
- Wyświetlanie tylko wybranych dysków współdzielonych
- Zmienianie motywu na dysku współdzielonym
- Wyszukiwanie plików na dysku współdzielonym według ich właściciela
- Ograniczanie dostępu do folderów do określonych użytkowników
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko
Tworzenie dysku współdzielonego dla poszczególnych projektów lub zespołów
Wyraźnie określ cel każdego dysku współdzielonego. Jeśli pliki dotyczą różnych projektów lub należą do kilku różnych zespołów, utwórz wiele dysków współdzielonych. Takie podejście pomaga też w definiowaniu dostępu użytkowników na podstawie określonego celu. Na przykład:
- Jeśli dysk współdzielony jest aktywną przestrzenią do współpracy, przyznaj członkom grupy uprawnienia menedżera treści lub współtwórcy, aby mogli aktualizować treści.
- Jeśli dysk współdzielony to repozytorium zakończonego projektu lub ostatecznej wersji materiałów, przyznaj członkom uprawnienia komentującego lub przeglądającego, aby nie mogli wprowadzać zmian w treści. Możesz też zmienić nazwę dysku współdzielonego, aby określić jego stan, na przykład [Archiwum] lub [Materiały referencyjne].
Jeśli występują niezgodności dotyczące organizacji, może to oznaczać, że zbyt dużo projektów i zespołów korzysta z danego dysku współdzielonego. Możesz podzielić dysk współdzielony na 2–3 nowe:
- jeden zawierający tylko treść współużytkowaną, przeznaczoną dla zespołu działającego w różnych projektach,
- inne przeznaczone na materiały używane przez poszczególne zespoły.
Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Dysku Google
Udostępniaj treści w odpowiedzialny sposób
W przypadku osób lub grup, które potrzebują dostępu do wszystkich plików i folderów na dysku współdzielonym, dodaj je jako użytkowników z odpowiednim poziomem dostępu. Jeśli to możliwe, przyznaj współpracownikom uprawnienia menedżera lub menedżera treści, aby ich współpraca na dysku współdzielonym nie była ograniczona.
- Wspieraj współpracowników, którzy wybrali Dysk Google na komputer – jeśli Dysk na komputer jest narzędziem, którego Twoi współpracownicy używają do uzyskiwania dostęp do plików w formatach innych niż formaty Google (np. plików PDF lub Microsoft Office), przyznaj im uprawnienia menedżera treści.
Uwaga: użytkownicy z uprawnieniami współtwórcy mogą wprowadzać zmiany w trybie offline na komputerze, a następnie przesyłać zaktualizowane wersje bez korzystania z aplikacji Dysk na komputer. Więcej informacji znajdziesz w artykule Wyświetlanie zmian w plikach i folderach na Dysku.
- Używaj oddzielnych dysków współdzielonych do kontrolowania dostępu – w niektórych przypadkach, przy oddzielnych grupach współpracowników wymagających różnych poziomów dostępu, dla tego samego projektu możesz potrzebować więcej niż jednego dysku współdzielonego. Jest tak na przykład, gdy pracujesz nad projektem z agencją zewnętrzną. Utwórz dysk współdzielony na potrzeby wewnętrznych członków zespołu, a drugi na potrzeby współpracowników wewnętrznych i zewnętrznych. W ten sposób uniemożliwisz użytkownikom zewnętrznym dostęp do treści przeznaczonych tylko do użytku wewnętrznego.
- Udzielanie dostępu do określonych elementów – jeśli ktoś potrzebuje dostępu do określonego pliku lub folderu na dysku współdzielonym, nie musisz dodawać tej osoby do grupy. Wystarczy, że udostępnisz jej tylko ten element. Tylko menedżerowie mogą udostępniać foldery na dyskach współdzielonych.
.
Zarządzanie członkostwem w grupach
Grupy ułatwiają zarządzanie członkostwem na dyskach współdzielonych, ponieważ osoby dodane do grupy otrzymują uprawnienia do korzystania z dysków współdzielonych, do których należy dana grupa. Ta metoda ma 2 główne zalety:
- Nowi członkowie grupy otrzymują te same uprawnienia dostępu do plików i folderów na dyskach współdzielonych. Nie musisz przejmować się kwestią dostępu użytkowników.
- Zwiększa liczbę użytkowników dysku współdzielonego. Jeśli dodajesz użytkowników dysku współdzielonego pojedynczo, może to być maksymalnie 600 osób. Za pomocą grup możesz dodać do 100 grup i do 50 tys. osób.
Używanie konwencji nazewnictwa na dyskach współdzielonych
Aby ułatwić użytkownikom znajdowanie dysków współdzielonych i unikanie konfliktów związanych z nazwami na dyskach współdzielonych, uzgodnij obowiązujące w całej organizacji konwencje nazewnictwa. Na przykład:
- Twoja firma ma działy sprzedaży w różnych regionach, a Ty tworzysz dysk współdzielony dla każdego z nich. Aby odróżnić od siebie dyski współdzielone, poprzedź je nazwą regionu lub jej skrótem.
- Możesz wskazać stan, dodając prefiks, na przykład [Archiwum] do nazwy projektu, który nie jest już aktywny, lub [W toku] do nazwy projektu aktywnego.
- Aby odróżnić dyski współdzielone udostępnione użytkownikom spoza organizacji od tych udostępnionych użytkownikom wewnętrznym, dodaj przedrostek [Zewnętrzny] lub [Wewnętrzny].
Wyświetlanie tylko wybranych dysków współdzielonych
Być może z czasem będziesz korzystać z kilku dysków współdzielonych. Możesz ukryć te, które zostały utworzone na potrzeby już zakończonego projektu lub które nie są tak ważne, jak inne dyski współdzielone. Jeśli to zrobisz, nadal będziesz mieć do nich dostęp, a Twoje uprawnienia się nie zmienią. Ukryty dysk możesz w każdej chwili odkryć.
Przykłady
- Jesteś użytkownikiem dysku współdzielonego utworzonego na potrzeby projektu, który został już ukończony, więc nie musisz go już widzieć.
- Dodano Cię do wielu dysków współdzielonych, ale używasz tylko niektórych z nich i chcesz mieć do nich łatwiejszy dostęp.
- Jesteś użytkownikiem dysku współdzielonego, ale jego zawartość nie przydaje się w Twojej pracy.
- Chcesz ponownie zobaczyć dysk współdzielony, który został ukryty, bo nie był potrzebny w danym momencie.
- Chcesz znaleźć treści na ukrytym dysku współdzielonym.
Zmienianie motywu na dysku współdzielonym
Wyszukiwanie plików na dysku współdzielonym według ich właściciela
Jeśli szukasz pliku utworzonego przez kogoś innego na dysku współdzielonym, z którego korzysta wielu użytkowników, wyszukiwanie według członków zespołu może trochę potrwać. Jeśli jednak wiesz, kto utworzył dany plik, możesz wyszukać dokument według twórcy.
Ograniczanie dostępu do folderów do określonych użytkowników
Jeśli chcesz zachować prywatność niektórych informacji poufnych, możesz korzystać z folderów z ograniczonym dostępem na dyskach współdzielonych, aby kontrolować, kto może zobaczyć zawartość folderu. W przypadku ograniczonego dostępu tylko osoby z uprawnieniami menedżera dysku współdzielonego oraz osoby bezpośrednio dodane do folderu mogą go otworzyć i uzyskać dostęp do jego zawartości. Inni użytkownicy dysku współdzielonego mogą zobaczyć nazwę folderu, ale nie mogą go otworzyć, chyba że uzyskają do niego dostęp.
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.