4. Compartir y colaborar en unidades compartidas

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Los archivos que coloques en una unidad compartida se comparten automáticamente con los miembros de esa unidad. Cualquier miembro podrá compartir archivos de dicha unidad con personas que no formen parte de ella, a menos que restrinjas el uso compartido.

En esta sección, aprenderás a hacer lo siguiente: 4.1 Compartir archivos y carpetas  4.2 Dejar de compartir archivos o carpetas 4.3 Proteger archivos o carpetas 4.4 Ver miembros o enviarles correos electrónicos

4.1 Compartir archivos y carpetas

Debes tener al menos acceso de colaborador para compartir archivos y de administrador para compartir carpetas.

Al igual que en Drive, tienes distintas opciones para compartir archivos y carpetas con personas que no sean miembros de la unidad compartida.

Nota: Es posible que tu organización limite tus opciones para compartir archivos. Puedes pedir más información a tu administrador.

Compartir archivos y carpetas con usuarios o grupos:

1. Selecciona el archivo o la carpeta que quieras compartir.
   Para compartir varios archivos o carpetas, mantén pulsada la tecla Mayús en el teclado y selecciona los archivos o carpetas que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. 
4. Para cambiar lo que los usuarios pueden hacer con un elemento compartido, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo   Lector, Comentador o Editor si se trata de un archivo, o en Lector, Comentador, Colaborador o Gestor de contenido si se trata de una carpeta.
5. Decide si quieres notificar a los usuarios.
   • Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir un enlace:

Si quieres que todo el mundo pueda acceder a un archivo o una carpeta sin tener que gestionar los permisos de acceso en tu organización, puedes compartir ese elemento mediante un enlace. Cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace podrá acceder al archivo o a la carpeta. Si quieres, también puedes permitir que otros usuarios compartan el enlace con personas que no forman parte de tu organización.

1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo o la carpeta que quieras compartir.
   Para compartir enlaces a varios archivos o carpetas, mantén pulsada la tecla Mayús en el teclado y selecciona los archivos o carpetas que quieras compartir.
2. Arriba, haz clic en Compartir .
3. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo o carpeta cuando los compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
   • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Lector, Comentador o Editor si se trata de un archivo, o selecciona Lector, Comentador, Colaborador o Gestor de contenido si se trata de una carpeta.
   • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo Público.

     Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

4. Haz clic en Copiar enlace.
5. Haz clic en Listo.
6. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

4.2 Dejar de compartir archivos o carpetas

Dejar de compartir archivos o carpetas con tu organización:

1. En una unidad compartida, elige una opción:
   • Selecciona un archivo o una carpeta que quieras compartir.
   • Mantén pulsada la tecla Mayús y selecciona varios archivos o carpetas que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir .
3. En Obtener enlace, haz clic en Cambiar.
4. Junto al nombre de tu organización, haz clic en la flecha hacia abajo Restringido.
5. Haz clic en Listo.

Dejar de compartir archivos o carpetas con usuarios concretos:

1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo o la carpeta que quieras dejar de compartir.
   Para dejar de compartir varios archivos o carpetas, mantén pulsada la tecla Mayús en el teclado y selecciona los archivos o carpetas que quieras dejar de compartir.
2. Haz clic en Compartir .
3. Junto a la persona, haz clic en la flecha hacia abajo   Quitar.
4. Haz clic en Listo.

Nota: La configuración del grupo puede anular ajustes concretos. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo o una carpeta con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso a ese elemento, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo o a la carpeta.

4.3 Proteger archivos o carpetas

Proteger todos los archivos o carpetas de una unidad compartida:

Requiere acceso de administrador

1. A la izquierda, haz clic en la unidad compartida que contiene los archivos que quieres proteger.
2. En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo   Configuración de la unidad compartida.
3. Haz clic en Editar para definir cualquiera de estos permisos:
   • Compartir archivos con personas ajenas a tu organización.
   • Compartir archivos con personas de tu organización que no sean miembros de la unidad compartida.
   • Permitir que los usuarios con acceso de lector y comentador puedan descargar, copiar o imprimir archivos.
4. Después de elegir una opción, haz clic en Aplicar.
5. Haz clic en Listo.

Impedir que los usuarios descarguen, impriman o copien archivos:

Requiere acceso de administrador

1. Haz clic en el archivo que quieras proteger.
2. Arriba, haz clic en Compartir .
3. En la parte inferior, haz clic en Quién tiene acceso.
4. Haz clic en Más  , marca la casilla Restringir las acciones de descarga, impresión y copia de este archivo a lectores y personas que añaden comentarios.
5. Haz clic en Listo.

Nota: Puedes restringir cómo comparten, imprimen, descargan o copian contenido los usuarios en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, pero no puedes impedir que compartan el contenido de un archivo de alguna otra forma.

4.4 Ver miembros o enviarles correos electrónicos

Ver los miembros de unidades compartidas:

1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
2. Debajo del nombre de la unidad compartida, haz clic en el número de miembros.

Enviar correos electrónicos a los miembros de una unidad compartida:

1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
2. Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo   Enviar correo electrónico a los miembros.
3. Cambia el asunto y escribe un mensaje.
4. (Opcional) Para enviar el correo electrónico solo a miembros con determinados niveles de acceso o para enviarte una copia, marca las casillas correspondientes.
5. Haz clic en Enviar.

En el mensaje se incluirá un enlace a la unidad compartida.