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Los archivos que coloques en una unidad compartida se comparten automáticamente con los miembros de esa unidad. Cualquier miembro podrá compartir archivos de dicha unidad con personas que no formen parte de ella, a menos que restrinjas el uso compartido.
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En esta sección, aprenderás a hacer lo siguiente:
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4.1 Compartir archivos
Debes tener al menos acceso de Colaborador
Al igual que en Drive, tienes distintas opciones para compartir archivos con personas que no sean miembros de la unidad compartida.
Nota: Las carpetas de las unidades compartidas no se pueden compartir. Además, es posible que tu organización limite tus opciones para compartir archivos. Para obtener más información, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.
Compartir archivos con usuarios o grupos:
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
.
- En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.
- Importante: Si compartes el archivo con una dirección de correo que no pertenezca a una cuenta de Google, estos usuarios solo podrán verlo.
- Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
Lector, Comentador o Editor.
- Elige que quieres notificar a las personas.
- Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
- Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
- Haz clic en Compartir o en Enviar.
.
Lector, Comentador o Editor.
Compartir un enlace:
Si quieres que todo el mundo pueda acceder a un archivo sin tener que gestionar los permisos de acceso en tu organización, puedes compartirlo mediante un enlace. Cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace podrá acceder al archivo. Si quieres, también puedes permitir que otros usuarios compartan el enlace con personas que no forman parte de tu organización.
- En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieras compartir.
- Arriba, haz clic en Compartir
.
- (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
- Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
y selecciona Lector, Comentarista o Editor.
- Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo
Público.
Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.
- Haz clic en Copiar enlace.
- Haz clic en Listo.
- Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.
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4.2 Dejar de compartir archivos
Dejar de compartir archivos con tu organización:
- En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieras dejar de compartir.
- Haz clic en Compartir
.
- Haz clic en Quién tiene acceso.
- Junto a Compartir mediante enlace, haz clic en Desactivar
.
- Haz clic en Listo.
Dejar de compartir archivos con usuarios concretos:
- En una unidad compartida, haz clic en el archivo que quieras dejar de compartir.
- Haz clic en Compartir
- Junto a la persona, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Listo.
Nota: La configuración del grupo puede anular ajustes concretos. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso a él, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo.
4.3 Proteger archivos
Proteger todos los archivos de una unidad compartida:
Requiere acceso de administrador
- A la izquierda, haz clic en la unidad compartida que contiene los archivos que quieres proteger.
- En la parte superior, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Editar para definir cualquiera de estos permisos:
- Compartir archivos con personas ajenas a tu organización.
- Compartir archivos con personas de tu organización que no sean miembros de la unidad compartida.
- Permitir que los usuarios con acceso de lector y comentador puedan descargar, copiar o imprimir archivos.
- Después de elegir una opción, haz clic en Aplicar.
- Haz clic en Listo.
Impedir que los usuarios descarguen, impriman o copien archivos:
Requiere acceso de administrador
- Haz clic en el archivo que quieras proteger.
- Arriba, haz clic en Compartir
- En la parte inferior, haz clic en Quién tiene acceso.
- Haz clic en Más
- Haz clic en Listo.
Nota: Puedes restringir cómo comparten, imprimen, descargan o copian contenido los usuarios en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, pero no puedes impedir que compartan el contenido de un archivo de alguna otra forma.
4.4 Ver miembros o enviarles correos electrónicos
Ver los miembros de unidades compartidas:
- A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
- Debajo del nombre de la unidad compartida, haz clic en el número de miembros.
Enviar correos electrónicos a los miembros de una unidad compartida:
- A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
- Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo
- Cambia el asunto y escribe un mensaje.
- (Opcional) Para enviar el correo electrónico solo a miembros con determinados niveles de acceso o para enviarte una copia, marca las casillas correspondientes.
- Haz clic en Enviar.
En el mensaje se incluirá un enlace a la unidad compartida.
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