第 1 周:设置移动设备并自定义 Gmail 和 Google 日历

想在单位或学校充分利用 Google 应用?不妨注册以享受免费 Google Workspace 试用
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屏幕上显示了自定义应用的各类设备欢迎使用 G Suite。请完成以下任务,开启您的第一周体验,为今后的使用打下基础。

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1. 在移动设备上添加 G Suite
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复选框移动设备概览

借助移动设备上的 G Suite 应用,您可以随时随地通过手机、笔记本电脑或平板电脑安全地开展工作。

在开始核对清单之前,请确保您的手机电量充足且操作系统 (OS) 为最新版本。

复选框在手机中添加您的 G Suite 帐号

请参阅移动设备培训和帮助,了解如何开始使用。

复选框创建 PIN 码
您可以设置屏幕锁定,进而为 Android 手机或平板电脑提供安全保护。每次打开设备或唤醒屏幕时,系统都会要求您解锁设备(常用方法是使用 PIN 码、解锁图案或密码)。

了解详情

复选框下载 G Suite 应用

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Gmail:电子邮件彰显专业形象

示例:
不在办公桌旁,也可以查看和发送电子邮件。

Google Play Android 版 Gmail

iOS App Store iOS 版 Gmail

浏览器中的 Meet 网页版 Gmail (mail.google.com) 灰色长条

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Google 日历:专为团队设计的在线日历

示例:
开会要迟到了?使用日历重新安排时间,或让其他人知道您正在路上。

Google Play Android 版 Google 日历

iOS App Store iOS 版 Google 日历

浏览器中的 Meet 网页版 Google 日历 (calendar.google.com)

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Cloud Search

Cloud Search:在各项 Google 产品中搜索公司内容

示例:
查找同事的联系信息。

Google Play Android 版 Cloud Search 

iOS App Store iOS 版 Cloud Search

浏览器中的 Meet 网页版 Cloud Search (cloudsearch.google.com)

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通讯录

Google 通讯录:在线地址簿

示例:
向常用联系人群组快速发送消息或日历邀请,无需逐一输入地址。

Google Play Android 版 Google 通讯录

浏览器中的 Meet 网页版 Gmail (mail.google.com)

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Chat

Google Chat:直接与同事聊天或与您的整个团队沟通

示例:
创建聊天室,与团队成员沟通,集思广益。

Google Play Android 版 Google Chat

iOS App Store iOS 版 Google Chat

浏览器中的 Meet 网页版 Google Chat (chat.google.com)

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Google Meet:与单位内外的人员一起召开视频会议

示例: 
点击可分享的网址,快速加入会议。

Google Play Android 版 Google Meet 

iOS App Store iOS 版 Google Meet

浏览器中的 Meet 网页版 Google Meet (meet.google.com)

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云端硬盘:在线文件存储空间

示例:
外出拜访客户时需要 PDF 或视频吗?只需将文件存储到云端硬盘,即可随时在移动设备上轻松调用。

Google Play Android 版云端硬盘

iOS App Store iOS 版云端硬盘

浏览器中的 Meet 网页版云端硬盘 (drive.google.com)

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Google 文档:在浏览器中创建和协同处理文档

示例:
轻松跟踪下次会议的谈话要点,随时随地进行记录,还可通过语音输入备注和提醒。

Google Play Android 版 Google 文档

iOS App Store iOS 版 Google 文档

浏览器中的 Meet 网页版 Google 文档 (docs.google.com)

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表单

Google 表单:在浏览器中创建和分析调查问卷及测验

示例:
管理活动报名、创建测验、分析回复等等。

浏览器中的 Meet 网页版 Google 表单 (forms.google.com)

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Google+

Currents:专为企业设计的在线社群

示例:
为您的项目团队或有共同兴趣爱好的同事创建社群。

Google Play Android 版 Currents

iOS App Store iOS 版 Currents

浏览器中的 Meet 网页版 Currents (currents.google.com)

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Google 网上论坛:管理和参与在线讨论

示例:
创建邮寄名单和论坛,只需一个地址就可与团队成员分享文件,还有更多其他功能。

浏览器中的 Meet 网页版 Google 网上论坛 (groups.google.com)

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Keep

Keep:创建、共享和协同处理记事和清单

示例:
创建待办事项列表和设置提醒,避免错过任何活动。

Google Play Android 版 Keep

iOS App Store iOS 版 Keep

浏览器中的 Meet 网页版 Keep (keep.google.com)

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Google 表格:在浏览器中创建和协同处理电子表格

示例:
与投资方开会之前,截止日期或重要资源恰好发生变化了吗?您可以随时随地更新您的共享项目方案。

Google Play Android 版 Google 表格

iOS App Store iOS 版 Google 表格

浏览器中的 Meet 网页版 Google 表格 (sheets.google.com)

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协作平台

Google 协作平台:创建富有影响力的网站和进行协作

示例:
无需任何 IT 人员的帮助,就能创建公开网站、内部项目中心和更多内容。

浏览器中的 Meet 网页版 Google 协作平台 (sites.google.com)

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幻灯片

Google 幻灯片:在浏览器中创建和协同处理演示文稿

示例:
即使计算机不在身边,也可以临时更改项目演示文稿。

Google Play Android 版 Google 幻灯片

iOS App Store iOS 版 Google 幻灯片

浏览器中的 Meet 网页版 Google 幻灯片 (slides.google.com)

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Voice:获取用来打电话、发短信、发送语音邮件的电话号码 - 只需一个应用即可搞定这一切,还可在各个设备上同步内容

示例:
使用免费电话号码发送短信、拨打电话以及查看语音邮件,只需一个应用即可管理和整理所有对话。

Google Play Android 版 Google Voice

iOS App Store iOS 版 Google Voice

浏览器中的 Meet 网页版 Voice (voice.google.com)

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了解详情

复选框为您的 G Suite 应用设置移动设备通知

通过 Android 设备接收 Gmail 通知:

  1. 打开 Gmail 应用。
  2. 点按顶部的“菜单”图标 "" 接着点击 设置 ""
  3. 选择您的帐号并勾选通知复选框。
  4. 点按收件箱提示音和振动,然后选择您的通知设置。
  5. (可选)要更改收件箱中某些标签的通知设置,请执行以下操作:
    1. 点按管理标签,然后点按一个标签。
    2. 依次点按同步邮件 接着点击 过去 30 天全部。如果您不同步邮件,则无法为该标签启用通知。
    3. 选择该标签的通知设置。
    4. 为其他标签重复上述操作以更改其通知设置。

注意:Android 设备的通知设置与 Gmail 应用的通知设置不同。

通过 iOS 设备接收 Gmail 通知:

  1. 打开 Gmail 应用。
  2. 点按顶部的“菜单”图标 "" 接着点击 设置
  3. 点按您的帐号。
  4. 通知部分,点按所有新电子邮件
  5. 您在设备上看到通知时,向左滑动即可进行“回复”或“归档”。

接收 Google Chat 通知:

  1. 在 Chat 应用中,点按“菜单”图标 菜单 接着点击 设置
  2. 点按移动设备上的通知,然后选择一个选项:
  • 所有消息
  • 新话题、我关注的话题和直接消息
  • 我关注的话题和直接消息
  • 仅限用“@”提及我的消息和直接消息
  • 关闭

通过 Android 设备接收云端硬盘通知:

  1. 打开 Google 云端硬盘应用。
  2. 点按左上角的“菜单”图标 菜单 然后 设置
  3. 点按通知设置
  4. 选择要更改的设置。

注意:如果您在 Google 文档、表格或幻灯片应用中更改这些设置,则 Google 云端硬盘中的这些设置也会相应发生更改。

通过 iOS 设备接收云端硬盘通知:

  1. 打开 Google 云端硬盘应用。
  2. 点按左上角的“菜单”图标 菜单
  3. 点按“设置”图标 设置
  4. 点按通知
  5. 开启或关闭通知已启用

通过 Android 和 iOS 设备接收日历通知:

您可以更改单个活动或所有活动的通知设置。要详细了解如何在移动设备上设置通知,请参阅更改或关闭日历通知

2. 自定义 Gmail
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复选框更改收件箱中电子邮件的显示密度
  1. 打开 Gmail
  2. 请点击右上角的“设置”图标 设置 然后点击 显示密度
  3. 选择相应选项:
    • 默认
    • 标准
    • 紧凑
  4. 点击确定

注意:如果您选择“默认”,则会在收件箱中看到附件预览。

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复选框为收件箱添加主题背景
  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上方的“设置”图标 ""
  3. 滚动到主题背景并选择一个主题背景。
  4. (可选)要更改主题背景,请点击查看全部,然后选择一个主题背景。
  5. (可选)要添加背景图片作为主题背景,请点击我的照片 接着点击 您要添加的图片 接着点击 保存

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复选框设置电子邮件的“不在办公室”设置
  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 查看所有设置
  3. 向下滚动到外出回复,然后选择启用外出回复停用外出回复
  4. 如果您启用了外出回复,请输入您要离开的日期并添加邮件内容。然后,选择向谁发送回复。
  5. 点击底部的保存更改

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复选框自定义电子邮件的发送方式

发送电子邮件后,系统自动将其归档:

  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 查看所有设置
  3. 滚动到发送并归档部分,然后选择在回复中显示“发送并归档”按钮
  4. 点击保存更改
  5. 打开您要回复的电子邮件,然后点击回复
  6. 撰写回复邮件,然后点击发送 + 归档

设置发送电子邮件的时间:

注意:您最多可有 100 封定时发送的电子邮件。

  1. 打开 Gmail,点击写邮件,然后输入邮件内容。
  2. 点击发送旁边的向下箭头图标 下拉箭头 然后 安排发送时间
  3. 选择默认时间,或选择其他日期和时间。
复选框(可选)启用离线邮件功能

在未连接互联网时阅读、回复及搜索您的 Gmail 邮件。系统会在重新连接互联网后发送这些邮件。

  1. 点击“设置”图标 "" 接着点击 设置
  2. 在“离线”标签中,勾选启用离线邮件功能复选框。
  3. (可选)在同步设置旁边,选择要离线存储过去多少天内的电子邮件。您也可以选择下载附件。
  4. 选择在设备上是保留还是移除离线数据。
  5. 点击底部的保存更改

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复选框使用预设回复创建多个签名和电子邮件模板

每次有人发送电子邮件询问相同的问题,您都需要输入相同的答案。您是否对此感到厌烦?您只需撰写一次回复,并将该电子邮件保存为模板。之后,您可以打开模板,经过几次点击后便可以再次发送该回复。

  1. Gmail 中点击写邮件
  2. 新邮件窗口中,输入您的签名并设置其格式。
  3. 点击“更多”图标 "" 接着点击 预设的电子邮件回复 接着点击 将草稿保存为模板 接着点击 另存为新模板
  4. 输入预设回复签名的名称,然后点击保存
  5. 继续撰写并发送邮件,或者关闭新邮件窗口,下次再使用您的签名。

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复选框添加星标和重要邮件标记,进而标记重要电子邮件

为重要邮件加注星标:

Gmail 中,点击收件箱或会话中电子邮件旁边的“星星”图标 Star。要查看所有已加星标的电子邮件,请点击左侧边栏的已加星标

添加不同颜色的星标:

  1. 点击“设置”"" 接着点击 设置
  2. 向下滚动到星标部分。
  3. 未使用已使用之间拖动星星符号。
  4. 点击保存更改

使用重要邮件标记:

点击收件箱中电子邮件旁边的“重要邮件”图标 重要邮件,进而标记重要邮件。

要查看所有重要电子邮件,请点击左侧边栏中的“重要邮件”图标 重要邮件

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复选框在 Gmail 中移动聊天窗口
  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 查看所有设置
  3. 点击 Chat
  4. 位置部分,选择在收件箱右侧
  5. 点击保存更改

了解详情

复选框将您的默认邮件客户端设置为 Gmail
  1. 打开 Chrome 浏览器,然后点击“更多”图标 "" 接着点击 设置
  2. 点击页面底部的高级
  3. 隐私设置和安全性部分,点击网站设置旁边的向右箭头 ""
  4. 在靠近底部的位置,点击更多权限旁边的“展开”图标 ""
  5. 点击处理程序旁边的向右箭头 ""
  6. 开启允许网站要求成为协议的默认处理程序(推荐)
  7. 在 Chrome 浏览器中打开 Gmail
  8. 在浏览器的地址栏中,点击“服务处理程序”图标 服务处理程序
  9. 点击允许 接着点击 完成

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复选框在电子邮件回复中修改主题
  1. 在“回复类型”图标 回复 旁边,点击向下箭头 下拉箭头 然后 修改主题
  2. 输入新主题。

了解详情

3. 自定义 Google 日历
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复选框自定义日历视图
  1. 在日历视图框的右上方,点击“向下箭头”图标 向下箭头 并选择一个选项:
    • 按日、周、月或年查看日历
    • 查看您的日程安排
    • 隐藏或显示周末
    • 隐藏或显示已拒绝的活动
  2. 要在日视图中并排查看多个日历,请选择视图,然后勾选您想查看的日历旁边的复选框。
  3. 要查看次日或前一天的日历,请点击今天旁边的“次日”图标 “下一步”箭头 或“前一天”图标 返回箭头

了解详情

复选框添加有趣的日历,例如节假日、生日和体育运动
  1. 打开日历
  2. 在左侧的我的日历下方,点击“添加”图标 添加 然后点击 浏览感兴趣的日历
  3. 找到节假日日历,然后勾选或取消选中旁边的复选框以将其添加或移除。

了解详情

复选框为日历活动添加颜色
  1. 右键点击相应活动。
  2. 选择一种新颜色。

注意:如果您更改了活动的颜色,系统会在该活动的左侧通过竖线显示原始颜色。

了解详情

复选框跨时区安排活动

向日历添加世界时钟:

  1. 在 Google 日历中,转到“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 滚动到世界时钟,然后勾选显示世界时钟复选框。
  3. 点击添加时区即可显示当前时区。
  4. 再次点击添加时区可添加更多时区。

向日历添加时区:

  1. 点击顶部的“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 在左侧,点击时区,然后勾选显示次要时区复选框。(主要时区是您居住的地方)。
  3. 点击次要时区字段,然后选择其他时区。
  4. (可选)要识别时区,请添加标签,例如“欧洲”

了解详情

复选框设置日历的“不在办公室”设置
  1. 在日历网格中,点击您外出的第一天。
  2. 点击不在办公室并选择时间段。
  3. (可选)要说明您不在办公室,请在拒绝消息部分输入一条消息。
  4. 公开部分,选择一个选项:
    • 公开
    • 默认的公开范围
    • 不公开
  5. 点击保存。系统会自动拒绝安排在此时间的新会议和已有会议。

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复选框自定义日历中的通知

管理活动通知:

  1. 在 Google 日历中,点击“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 在左侧的基本下方,点击活动设置。
  3. 点击通知,然后选择一个选项:
    • 关闭
    • 桌面通知
    • 提醒
  4. (可选)要为收到的通知设置提示音,请勾选播放通知提示音复选框。
  5. (可选)要管理您的通知,请在左侧点击您的日历 接着点击 一般通知
  6. 点击每个选项旁边的“向下箭头”图标 向下箭头,然后选择电子邮件

设置特定活动的通知:

  1. 转到提醒部分,然后选择电子邮件或提醒。
  2. 选择发送提醒的时间。
  3. (可选)要添加其他提醒,请点击添加提醒,然后重复第 1-2 步

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