第 1 週: ワークスペースのカスタマイズ

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カスタマイズしたアプリが表示されているさまざまなデバイスG Suite へようこそ。第 1 週目は、新しいワークスペースを設定するための作業を行います。

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1. モバイル デバイスに G Suite を追加する
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チェックボックスモバイル デバイスの概要

モバイル デバイスで G Suite を使用すると、どこにいてもスマートフォン、ノートパソコン、タブレットで安全に作業をすることができます。

このチェックリストを確認する前に、スマートフォンが充電済みで、オペレーティング システム(OS)が最新の状態であることを確認してください。

チェックボックスG Suite アカウントをスマートフォンに追加する

詳しくは、モバイルのトレーニングとヘルプをご覧ください。

チェックボックスPIN を作成する
画面ロックを設定して、Android 搭載のスマートフォンやタブレットのデータを保護しましょう。デバイスの電源を入れたり、画面を復帰させたりする際に、PIN、パターン、パスワードによるデバイスのロック解除が毎回必要になります。

詳細

チェックボックスG Suite アプリをダウンロードする

Gmail

Gmail: ビジネス用のメールを使用する。

例: 
デスクから離れていてもメールを読んだり送信したりできます。

Google Play Android 版 Gmail

iOS App Store iOS 版 Gmail

ブラウザの Meet Gmail をウェブブラウザで使用する(mail.google.com) グレーの線

Google カレンダー

カレンダー: チームで利用できるオンライン カレンダー。

例: 
ミーティングに遅れそうな場合には、カレンダーでスケジュールの変更を行ったり、他の参加者に遅れることを連絡したりできます。

Google Play Android 版カレンダー 

iOS App Store iOS 版カレンダー

ブラウザの Meet カレンダーをウェブブラウザで使用する(calendar.google.com)

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Google Cloud Search

Cloud Search: Google サービス全体で会社のコンテンツを検索する。

例: 
同僚の連絡先情報を検索できます。

Google Play Android 版 Cloud Search 

iOS App Store iOS 版 Cloud Search

ブラウザの Meet Cloud Search をウェブブラウザで使用する(cloudsearch.google.com)

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Google コンタクト

コンタクト: オンラインのアドレス帳。

例: 
メッセージを送信したり、カレンダーの予定に招待したりする際に、メールアドレスを個別に入力する必要がありません。

Google Play Android 版 コンタクト(連絡帳)

ブラウザの Meet Gmail をウェブブラウザで使用する(mail.google.com)

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Google Hangouts Chat

Hangouts Chat: 同僚とチャットしたり、チームの全員とコミュニケーション取ったりする。

例: 
チームでアイデアを出し合うためのチャットルームを作成できます。

Google Play Android 版 Hangouts Chat 

iOS App Store iOS 版 Hangouts Chat

ブラウザの Meet Hangouts Chat をウェブブラウザで使用する(chat.google.com)

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Google Hangouts Meet

Hangouts Meet: 社内外のユーザーとビデオ会議を行う。

タイトル: 

例: 
共有された URL をクリックすれば会議に簡単に参加できます。

Google Play Android 版 Hangouts Meet 

iOS App Store iOS 版 Hangouts Meet

ブラウザの Meet Hangouts Meet をウェブブラウザで使用する(meet.google.com)

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Google ドライブ

ドライブ: オンラインのファイル ストレージ。

: 外出先で PDF や動画が必要になっても、ファイルをドライブに保存しておけばモバイル デバイスからいつでも簡単にアクセスできます。

Google Play Android 版ドライブ 

iOS App Store iOS 版ドライブ

ブラウザの Meet ドライブをウェブブラウザで使用する(drive.google.com)

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Google ドキュメント

ドキュメント: ブラウザでドキュメントを作成、共同編集する。

 会議で話す内容を忘れてしまわないよう手早く入力しておけば、メモやリマインダーの代わりとして使用できます。

Google Play Android 版ドキュメント 

iOS App Store iOS 版ドキュメント

ブラウザの Meet ドキュメントをウェブブラウザで使用する(docs.google.com)

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Google フォーム

フォーム: ブラウザで広告アンケートやクイズを作成する。

例: 
イベントの登録状況の管理、テストの作成、回答の分析などを行うことができます。

ブラウザの Meet フォームをウェブブラウザで使用する(forms.google.com)

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Google+

Google+: ビジネス向けのオンライン コミュニティ。

例: 
プロジェクト チームまたは共通の関心事を持つ同僚同士のコミュニティを作成できます。

Google Play Android 版 Google+ 

iOS App Store iOS 版 Google+

ブラウザの Meet Google+ をウェブブラウザで使用する(plus.google.com)

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Google グループ

グループ: オンライン ディスカッションの管理と参加。

例: 
たとえば、メーリング リストやフォーラムを作成したり、1 つのアドレスを使用してチームメンバーとファイルを共有したりできます。

ブラウザの Meet グループをウェブブラウザで使用する(groups.google.com)

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Google Keep

Keep: メモやリストを作成、共有して共同作業をする。

例: 
計画や予定を忘れないように ToDo リストを作成して、リマインダーを設定できます。

Google Play Android 版 Keep 

iOS App Store iOS 版 Keep

ブラウザの Meet Keep をウェブブラウザで使用する(keep.google.com)

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Google スプレッドシート

スプレッドシート: ブラウザでスプレッドシートを作成、共同編集する。

例: 投資家との会議の直前に重要な納期や資料の変更があった場合でも、共有されたプロジェクト計画を外出先で更新できます。

Google Play Android 版スプレッドシート 

iOS App Store iOS 版スプレッドシート

ブラウザの Meet スプレッドシートをウェブブラウザで使用する(sheets.google.com)

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Google サイト

サイト: インパクトのあるウェブサイトを作成、共同編集する。

例: 
一般公開サイトや社内プロジェクトのハブサイトなどを IT スタッフの手を借りずに構築できます。

ブラウザの Meet サイトをウェブブラウザで使用する(sites.google.com)

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Google スライド

スライド: ブラウザでプレゼンテーションを作成、共同編集する。

例: 
パソコンがなくても、プロジェクトのプレゼンテーションを発表の直前に変更することができます。

Google Play Android 版スライド 

iOS App Store iOS 版スライド

ブラウザの Meet スライドをウェブブラウザで使用する(slides.google.com)

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Google Voice

Voice: 通話、テキスト メッセージ、ボイスメールができる電話番号を取得し、デバイス間で同期可能なアプリで使用する。

例: 
テキストの送信、ボイスメールの確認、すべての会話の管理や整理を 1 つのアプリで行うことができます。

Google Play Android 版 Google Voice 

iOS App Store iOS 版 Google Voice

ブラウザの Meet Voice をウェブブラウザで使用する(voice.google.com)

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詳細

チェックボックスG Suite アプリのモバイル通知を設定する

Android デバイスで Gmail の通知を受け取るには:

  1. Gmail アプリを開きます。
  2. 上部のメニュー アイコン メニュー 次に 設定アイコン設定をタップします。
  3. 自分のアカウントを選択し、[通知] チェックボックスをオンにします。
  4. [受信トレイの音とバイブレーション] をタップして通知設定を選択します。
  5. (省略可)受信トレイの特定のラベルの通知設定を変更するには、次の手順を行います。
    1. [ラベルの管理] をタップしてラベルをタップします。
    2. [メールの同期] 次に [過去 30 日間] または [すべて] をタップします。メールを同期しないと、そのラベルの通知はオンにできません。
    3. そのラベルの通知設定を選択します。
    4. 通知を設定するラベルごとに同じ手順を繰り返します。

注: Android デバイスには、Gmail アプリとは別の通知設定があります。

iOS デバイスで Gmail の通知を受け取るには:

  1. Gmail アプリを開きます。
  2. 上部のメニュー アイコン メニュー 次に [設定] をタップします。
  3. お使いのアカウントをタップします。
  4. [通知] セクションで [すべての新規メール] をタップします。
  5. デバイスに通知が表示されたら、左にスワイプして [返信] または [アーカイブ] をタップします。

Hangouts Chat の通知を受け取るには:

  1. Chat アプリで、メニュー アイコン メニュー 次に [設定] をタップします。
  2. [モバイル通知] をタップして、下記のいずれかを選択します。
  • すべてのメッセージ
  • 新しいスレッド、フォロー中のスレッド、ダイレクト メッセージ
  • フォロー中のスレッドとダイレクト メッセージ
  • 名前リンク付きメッセージとダイレクト メッセージのみ
  • オフ

Android デバイスでドライブの通知を受け取るには:

  1. Google ドライブ アプリを開きます。
  2. 左上のメニュー アイコン メニュー 次に [設定] をタップします。
  3. [通知設定] をタップします。
  4. 変更する設定を選択します。

注: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド アプリで通知設定を変更すると、Google ドライブにも適用されます。

iOS デバイスでドライブの通知を受け取るには:

  1. Google ドライブ アプリを開きます。
  2. 左上のメニュー アイコン メニュー をタップします。
  3. 設定アイコン 設定 をタップします。
  4. [通知] をタップします。
  5. [通知は有効になっています] をオンまたはオフにします。

Android デバイスや iOS デバイスでカレンダーの通知を受け取るには:

ある 1 つの予定、またはすべての予定の通知設定を変更できます。モバイル デバイスでの通知設定について詳しくは、カレンダーの通知を変更またはオフにするをご覧ください。

2. カレンダーのワークスペースをカスタマイズする
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チェックボックスカレンダー ビューをカスタマイズする
  1. 右上にあるビューの切り替えボックスで、下矢印 下矢印 をクリックして設定を選択します。
    • 日、週、月、年の単位でカレンダーを表示する
    • スケジュールを表示する
    • 週末を表示する、または非表示にする
    • 辞退した予定を表示する、または非表示にする
  2. 日ビューで複数のカレンダーを並べて表示するには - [] ビューを選択し、表示するカレンダーの横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. 次の日または前の日のカレンダーを表示するには - [今日] の横にある次へアイコン 次への矢印 または前へアイコン 戻る矢印 をクリックします。

詳細

チェックボックス休日、誕生日、スポーツなど興味のあるカレンダーを追加する
  1. カレンダーを開きます。
  2. 左側の [他のカレンダー] の横にある追加アイコン 追加 次に [関心のあるカレンダーを探す] をクリックします。
  3. 追加または削除する祝日カレンダーを見つけ、その横のチェックボックスをオンにして追加するか、オフにして削除します。

詳細

チェックボックスカレンダーの予定の色を変更する
  1. 予定を右クリックします。
  2. 新しい色を選択します。

注: 予定の色を変更すると、予定の左側に垂直の線で元の色が表示されます。

詳細

チェックボックス複数のタイムゾーンにまたがる予定のスケジュールを立てる

カレンダーに世界時計を追加するには:

  1. Google カレンダーで、設定アイコン 設定 次に [設定] に移動します。
  2. [世界時計] までスクロールし、[世界時計を表示する] チェックボックスをオンにします。
  3. [タイムゾーンを追加] をクリックすると、現在のタイムゾーンが表示されます。
  4. [タイムゾーンを追加] を再びクリックすると、さらにタイムゾーンを追加できます。

カレンダーにタイムゾーンを追加するには:

  1. 上部にある設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. 左側で [タイムゾーン] をクリックし、[セカンダリ タイムゾーンを表示する] チェックボックスをオンにします(メインのタイムゾーンは、拠点とされている地域のものに設定されています)。
  3. [セカンダリ タイムゾーン] をクリックし、別のタイムゾーンを選択します。
  4. (省略可)タイムゾーンを指定するには、[ヨーロッパ] などのラベルを追加します。

詳細

チェックボックスカレンダーで不在時の設定をする
  1. カレンダー グリッドで、不在になる最初の日付をクリックします。
  2. [不在] をクリックし、期間を選択します。
  3. (省略可)不在であることを説明するには、[辞退メッセージ] にメッセージを入力します。
  4. [公開設定] で、下記のいずれかのオプションを選択します。
    • 公開
    • デフォルトの公開設定
    • 非公開
  5. [保存] をクリックします。不在期間中にスケジュール設定されている会議への招待は、自動的にすべて辞退されます。

詳細

チェックボックスカレンダーの通知をカスタマイズする

予定の通知を管理するには:

  1. Google カレンダーを開き、設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. 左側の [全般] で、[予定の設定] をクリックします。
  3. [通知] をクリックし、オプションを選択します。
    • OFF
    • デスクトップ通知
    • アラート
  4. (省略可)通知を受信するときに音が鳴るようにするには、[通知音を鳴らす] チェックボックスをオンにします。
  5. 左側でカレンダーを選択し、[一般的な通知] をクリックして通知を受ける予定の種類を管理します。
  6. 各項目の横にある下矢印 下矢印 をクリックすると、通知をオンにするかオフにするかを選択できます。

ある予定にだけ通知を設定するには:

  1. 予定をクリックし、編集アイコン 編集 をクリックします。
  2. 通知アイコン 通知なし の横にある、[メール] または [通知] を選択します。
  3. 通知の期間を選択します。
  4. (省略可)別の通知を追加するには、[通知を追加] をクリックして手順 2~3 を繰り返します。

詳細

3. Gmail のワークスペースをカスタマイズする
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チェックボックス受信トレイのメールの表示間隔を変更する
  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン 設定 次に [表示間隔] をクリックします。
  3. 必要に応じて次の操作を行います。
    • デフォルト
    • 標準
    • 最小

    注: [デフォルト] を選択すると、受信トレイで添付ファイルのプレビューを見ることができます。

  4. [OK] をクリックします。

詳細

チェックボックス受信トレイのテーマを追加する
  1. Gmail で、設定アイコン 設定 次に [テーマ] をクリックします。
  2. テーマを選択するか、[マイフォト] をクリックしてテーマをギャラリーに追加します。
  3. [保存] をクリックします。

詳細

チェックボックスメールで不在時の設定をする
  1. Gmail の右上にある設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [不在通知] までスクロールし、[不在通知 ON] または [不在通知 OFF] を選択します。
  3. 不在通知をオンにした場合は、不在になる日付を入力してメッセージを追加します。次に、不在通知を受け取る相手を選択します。
  4. 下部にある [変更を保存] をクリックします。

詳細

チェックボックスメールの送信方法をカスタマイズする

送信後にメールを自動的にアーカイブするには:

  1. Gmail を開いて設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [送信&アーカイブ] までスクロールし、[返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示する] を選択します。
  3. [変更を保存] をクリックします。
  4. 返信するメールを開いて [返信] をクリックします。
  5. メッセージを入力して [送信と アーカイブ] をクリックします。

メールを送信する日時を設定するには:

注: 最多 100 件のメールに送信日時を設定できます。

  1. Gmail を開いて [作成] をクリックし、メッセージを入力します。
  2. [送信] の横にある下矢印 下矢印 次に [送信日時を指定] をクリックします。
  3. デフォルトの時間を選択するか、別の日時を選択します。
チェックボックス(省略可)オフライン メールを有効にする

インターネットに接続されていないときでも、Gmail のメールの閲覧、返信、検索を行うことができます。作成したメールは、オンラインに戻ったときに送信されます。

  1. 設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [オフライン] タブで、[オフライン メールを有効にする] チェックボックスをオンにします。
  3. (省略可)メールをオフラインで保存する日数を指定するには、[同期設定] の横で日数を選択します。添付ファイルをダウンロードするかどうかも選択できます。
  4. デバイス上のオフライン データを保持するか削除するかを選択します。
  5. 下部にある [変更を保存] をクリックします。

詳細

チェックボックス返信定型文を使用して複数の署名およびメール テンプレートを作成する

似たような問い合わせをメールで受けるたびに同じ内容を入力するのが面倒な場合は、このような場合は、作成した返信文をテンプレートとして保存できます。そうすれば、後でそのテンプレートを開いて数回クリックするだけで、同じ内容のメールを何度でも送信できます。

  1. Gmail で [作成] をクリックします。
  2. [新規メッセージ] ウィンドウで、署名を入力して書式を設定します。
  3. その他アイコン その他アイコン 次に [返信定型文] 次に [下書きをテンプレートとして保存] 次に [新しいテンプレートとして保存] をクリックします。
  4. 返信定型文の署名の名前を入力し、[保存] をクリックします。
  5. メールの作成を続行して送信します。送信せずに作成ウィンドウを閉じても、別の機会にその署名を使用できます。

詳細

チェックボックス重要なメールをスターおよび重要マークでフラグ付けする

重要なメールにスターを付けるには:

Gmail で、受信トレイまたはスレッド内のメールの横にあるスターアイコン Star をクリックします。スター付きのメールをすべて表示するには、左のサイドバーで [スター付き] をクリックします。

別の色のスターを追加するには:

  1. 設定アイコン 設定 次に [設定] をクリックします。
  2. [スター] までスクロールします。
  3. [未使用] と [使用中] の間でスターをドラッグします。
  4. [変更を保存] をクリックします。

重要マークを使用するには:

重要なメールにマークを付けるには、受信トレイでメールの横にある重要アイコン 重要 をクリックします。

重要なメールをすべて表示するには、左のサイドバーで重要アイコン 重要 をクリックします。

詳細

チェックボックスGmail でチャット ウィンドウを移動する
  1. Gmail を開いて 設定アイコン 設定 次に [設定] 次に [詳細設定] をクリックします。
  2. [右側のチャット] までスクロールし、[有効にする] を選択します。
  3. [変更を保存] をクリックします。

詳細

チェックボックスデフォルトのメール クライアントを Gmail に設定する
  1. Chrome ブラウザを開き、その他アイコン その他アイコン 次に [設定] をクリックします。
  2. ページ下部にある [詳細設定] をクリックします。
  3. [プライバシーとセキュリティ] で、[サイトの設定] の横にある右矢印 右矢印 をクリックします。
  4. 下部の [ハンドラ] の横にある右矢印 右矢印 をクリックします。
  5. [サイトからのプロトコルのデフォルト ハンドラとしての登録要求を許可する(推奨)] をオンにします。
  6. Chrome ブラウザで Gmail を開きます。
  7. ブラウザのアドレスバーで、サービス ハンドラ アイコン サービス ハンドラ をクリックします。
  8. [許可] 次に [完了] をクリックします。

詳細

チェックボックスメールを返信する際に件名を編集する
  1. 返信の種類アイコン 返信 の横にある下矢印 下矢印 次に [件名を編集] をクリックします。
  2. 新しい件名を入力します。

詳細

 

次のステップ

さっそく G Suite を使用して、生産性を向上させましょう。第 2 週目のチェックリストをご覧ください。

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