Semaine 1 : Configurer des appareils mobiles et personnaliser Gmail et Agenda

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Bienvenue dans Google Workspace. Pour commencer la première semaine, réalisez les tâches ci-dessous.

1. Ajouter Google Workspace sur vos appareils mobiles

2. Personnaliser Gmail

3. Personnaliser Agenda

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1. Ajouter Google Workspace sur vos appareils mobiles

Aperçu des appareils mobiles

Avec les applications Google Workspace sur vos appareils mobiles, vous pouvez travailler en toute sécurité, où que vous soyez, depuis votre téléphone, votre ordinateur portable ou votre tablette.

Avant de passer en revue cette checklist, assurez-vous que votre téléphone est chargé et que votre système d'exploitation est à jour.

Ajouter votre compte Google Workspace sur votre téléphone

Pour vous lancer, consultez Supports de formation et articles d'aide pour mobile.

Créer un code

Vous pouvez sécuriser votre téléphone ou votre tablette Android en définissant un verrouillage de l'écran. Chaque fois que vous allumez votre appareil ou réactivez l'écran, vous êtes invité à déverrouiller l'appareil, généralement à l'aide d'un code, d'un schéma ou d'un mot de passe.

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Télécharger des applications Google Workspace

Gmail : envoyez des e-mails professionnels

Exemple :
Consultez et envoyez vos e-mails quand vous n'êtes pas au bureau.

Gmail pour Android

Gmail pour iOS

Gmail dans votre navigateur Web (mail.google.com)

Agenda : des agendas en ligne conçus pour le travail en équipe

Exemple :
Vous êtes en retard à une réunion ? Agenda vous permet de la reporter ou de prévenir les participants que vous êtes en route.

 Agenda pour Android 

 Agenda pour iOS

 Agenda dans votre navigateur Web (calendar.google.com)

Cloud Search : recherchez du contenu lié à l'entreprise dans vos produits Google

Exemple :
Recherchez les coordonnées de vos collaborateurs.

 Cloud Search pour Android

 Cloud Search pour iOS

 Cloud Search dans votre navigateur Web (cloudsearch.google.com)

 Contacts : carnet d'adresses en ligne

Exemple :
Envoyez rapidement des messages ou des invitations d'agenda aux groupes de personnes que vous contactez le plus souvent, sans avoir à saisir leur adresse individuellement.

 Contacts pour Android

 Gmail dans votre navigateur Web (mail.google.com)

 Google Chat : discutez directement avec un collaborateur ou communiquez avec tous les membres de votre équipe à la fois

Exemple :

Créez un espace pour échanger des idées avec votre équipe.

 Google Chat pour Android

 Google Chat pour iOS

 Google Chat dans votre navigateur Web (chat.google.com)

 Google Meet : organisez des visioconférences avec des personnes internes ou externes à votre organisation

Exemple :
Rejoignez rapidement une réunion en cliquant sur l'URL partageable.

 Google Meet pour Android

 Google Meet pour iOS

 Google Meet dans votre navigateur Web (meet.google.com)

 Drive : stockage de fichiers en ligne

Exemple :

Vous rendez visite à un client à l'extérieur et avez besoin d'un fichier PDF ou d'une vidéo ? Les fichiers que vous stockez dans Drive sont accessibles à tout moment depuis votre appareil mobile.

 Drive pour Android 

 Drive pour iOS

 Drive dans votre navigateur Web (drive.google.com)

 Docs : créez et modifiez des documents en mode collaboratif dans votre navigateur

Exemple :

Ne perdez jamais le fil des points de discussion de votre prochaine réunion et consignez vos idées lors de vos déplacements. Vous pouvez même dicter vos notes et vos rappels, si vous le souhaitez.

 Docs pour Android 

 Docs pour iOS

 Docs dans votre navigateur Web (docs.google.com)

 Forms : créez et analysez des enquêtes et des questionnaires dans votre navigateur Web

Exemple :
Gérez les inscriptions à un événement, créez des questionnaires, analysez les réponses, et plus encore.

 Forms dans votre navigateur Web (forms.google.com)

 Currents : communautés en ligne conçues pour les entreprises

Exemple :
Créez des communautés pour vos équipes de projets ou pour des collaborateurs ayant des intérêts communs.

 Currents pour Android

 Currents pour iOS

 Currents dans votre navigateur Web (currents.google.com)

 Groupes : gérez des groupes de discussion en ligne et participez aux conversations

Exemple :
Créez des listes de diffusion et des forums, partagez des fichiers avec les membres de votre équipe en utilisant une seule adresse, et bien plus encore.

 Groupes dans votre navigateur Web (groups.google.com)

 

 Sheets : créez des feuilles de calcul et travaillez en collaboration dans votre navigateur

Exemple :
Un délai ou une ressource importants ont été modifiés juste avant une réunion avec des investisseurs ? Actualisez le plan de votre projet en chemin.

 Sheets pour Android 

 Sheets pour iOS

 Sheets dans votre navigateur Web (sheets.google.com)

 Sites : créez des sites Web efficaces, en mode collaboratif

Exemple :
Créez des sites publics, des plates-formes pour des projets internes, et bien plus, sans faire appel au service informatique.

 Sites dans votre navigateur Web (sites.google.com)

 Slides : créez des présentations et travaillez en collaboration dans votre navigateur

Exemple :
Apportez des modifications de dernière minute à la présentation de votre projet, même si vous n'avez pas votre ordinateur avec vous.

 Slides pour Android 

 Slides pour iOS

 Slides dans votre navigateur Web (slides.google.com)

 Voice : bénéficiez d'un numéro de téléphone pour passer des appels, envoyer des SMS et laisser des messages vocaux, le tout via une seule application synchronisée sur tous vos appareils

Exemple :

Grâce à votre numéro de téléphone gratuit, vous pouvez envoyer des SMS, passer des appels et consulter votre messagerie vocale, ainsi que gérer et organiser toutes vos conversations depuis une seule application.

 Google Voice pour Android 

 Google Voice pour iOS

 Voice dans votre navigateur Web (voice.google.com)

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Configurer des notifications mobiles pour vos applications Google Workspace

Recevoir des notifications Gmail sur votre appareil Android :

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. En haut de l'écran, appuyez sur Menu Paramètres .
3. Sélectionnez votre compte, puis faites défiler la page jusqu'à la section Notifications.
4. Appuyez sur Notifications de la boîte de réception et sélectionnez les paramètres de notification souhaités.
5. (Facultatif) Pour modifier les paramètres de notification associés à certains libellés de votre boîte de réception :
   1. Appuyez sur Gérer les libellésappuyez sur un libellé, par exemple Important.
   2. Appuyez sur Synchroniser les messagesLes 30 derniers jours ou Tout. Vous devez synchroniser les messages pour pouvoir activer les notifications pour ce libellé.
   3. Choisissez les paramètres de notification pour ce libellé.
   4. Répétez la procédure pour tous les autres libellés pour lesquels vous souhaitez recevoir des notifications.

Remarque : Des paramètres de notification distincts de ceux de Gmail sont également disponibles sur votre appareil Android.

Recevoir des notifications Gmail sur votre appareil iOS :

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. En haut de l'écran, appuyez sur Menu   Paramètres .
3. Appuyez sur votre compte.
4. Dans la section Notifications, appuyez sur Tous.
5. Lorsqu'une notification s'affiche sur votre appareil, faites-la glisser vers la gauche pour y répondre ou l'archiver.

Recevoir des notifications Google Chat :

1. Dans l'application Chat, appuyez sur Menu   Paramètres.
2. Appuyez sur Notifications mobiles et choisissez une option :

• Tous les messages
• Nouveaux fils de discussion, fils de discussion auxquels je suis abonné et messages privés
• Fils de discussion auxquels je suis abonné et messages privés
• @mentions et messages privés uniquement
• Désactivé

Recevoir des notifications Drive sur votre appareil Android :

1. Ouvrez l'application Google Drive.
2. En haut à gauche de l'écran, appuyez sur Menu   Paramètres.
3. Appuyez sur Paramètres de notification.
4. Choisissez les paramètres que vous souhaitez modifier.

Remarque : Si vous modifiez ces paramètres dans les applications Google Docs, Sheets ou Slides, ils sont également modifiés dans Google Drive.

Recevoir des notifications Drive sur votre appareil iOS :

1. Ouvrez l'application Google Drive.
2. En haut à gauche, appuyez sur Menu .
3. Appuyez sur Paramètres .
4. Appuyez sur Notifications.
5. Activez ou désactivez l'option Notifications activées.

Recevoir des notifications Agenda sur vos appareils Android et iOS :

Vous pouvez modifier les paramètres de notification d'un ou de tous vos événements. Pour en savoir plus sur la configuration des notifications sur vos appareils mobiles, consultez l'article Modifier ou désactiver les notifications dans Google Agenda.

2. Personnaliser Gmail

Modifier la densité d'affichage des e-mails dans votre boîte de réception

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Densité d'affichage.
3. Sélectionnez une option :
   • Par défaut
   • Normal
   • Compact

   Remarque : Si vous sélectionnez l'option "Par défaut", un aperçu de vos pièces jointes s'affiche dans votre boîte de réception.

4. Cliquez sur OK.

En savoir plus

Ajouter un thème à votre boîte de réception

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres .
3. Faites défiler la page jusqu'à l'option Thèmes, puis sélectionnez un thème.
4. (Facultatif) Pour changer de thème, cliquez sur Tout afficher, puis choisissez un thème.
5. (Facultatif) Pour ajouter une image d'arrière-plan en tant que thème, cliquez sur Mes photos  l'image souhaitée  Enregistrer.

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Configurer les paramètres d'absence du bureau de votre messagerie

Remarque : Pour pouvoir utiliser la réponse automatique, vous devez avoir créé votre compte depuis au moins 24 heures.

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
4. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates de votre absence, puis ajoutez un message. Indiquez ensuite les utilisateurs à qui cette réponse doit être envoyée.
5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Personnaliser l'envoi des e-mails

Archiver automatiquement les e-mails après leur envoi :

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section Envoyer et archiver, puis sélectionnez l'option Afficher le bouton "Envoyer et archiver" dans la réponse.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
5. Ouvrez un e-mail auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre.
6. Rédigez votre message et cliquez sur Envoyer .

Planifier l'horaire d'envoi d'un e-mail :

Remarque : Vous pouvez programmer jusqu'à 100 e-mails.

1. Ouvrez Gmail, cliquez sur Nouveau message, puis saisissez votre message.
2. À côté de l'option Envoyer, cliquez sur la flèche vers le bas   Programmer l'envoi.
3. Sélectionnez une date et une heure par défaut, ou choisissez-les par vous-même.

(Facultatif) Activer la messagerie hors connexion

Lisez et recherchez les messages Gmail, et répondez-y lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet. Vos messages seront envoyés lorsque vous serez de nouveau en ligne.

1. Cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Dans l'onglet "Hors connexion", cochez l'option Activer la messagerie hors connexion.
3. (Facultatif) À côté de Paramètres de synchronisation, choisissez la durée en jours pendant laquelle vous souhaitez stocker vos e-mails hors connexion. Vous pouvez également choisir de télécharger des pièces jointes.
4. Indiquez si vous souhaitez conserver les données hors connexion sur votre appareil ou les supprimer.
5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

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Utiliser des modèles d'e-mail

Vous en avez assez de répondre toujours aux mêmes questions par e-mail ? Il vous suffit de rédiger une fois pour toutes votre réponse et d'enregistrer le message en tant que modèle. Vous pourrez ensuite ouvrir le modèle et réutiliser le message en seulement quelques clics.

1. Dans Gmail, cliquez sur Nouveau message.
2. Dans la fenêtre Nouveau message, saisissez votre signature et mettez-la en forme.
3. Cliquez sur Plus   Réponses standardisées  Enregistrer en tant que modèle  Enregistrer nouveau modèle.
4. Attribuez un nom à la signature enregistrée sous forme de réponse standardisée, puis cliquez sur Enregistrer.
5. Poursuivez la rédaction de votre message et envoyez-le, ou fermez la fenêtre Nouveau message pour enregistrer la signature et l'utiliser dans d'autres messages.

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Activer le suivi et ajouter des marqueurs d'importance pour signaler les e-mails importants

Activer le suivi des e-mails importants :

Dans Gmail, cliquez sur l'icône de suivi  à côté d'un e-mail dans votre boîte de réception ou dans une conversation. Pour afficher tous vos e-mails suivis, cliquez sur Messages suivis dans la barre latérale gauche.

Ajouter d'autres couleurs d'icônes de suivi :

1. Cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Faites défiler la page jusqu'à la section Icônes de suivi personnalisées.
3. Faites passer les icônes de Non utilisées à Utilisées, ou inversement.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Utiliser des marqueurs d'importance :

Cliquez sur Important  à côté d'un e-mail dans votre boîte de réception pour marquer un message comme important.

Pour retrouver tous vos e-mails importants, cliquez sur Important  dans la barre latérale gauche.

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Déplacer la fenêtre de chat dans Gmail

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Cliquez sur Chat.
4. Dans la section Emplacement, sélectionnez À droite de la boîte de réception.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

En savoir plus

Définir Gmail comme client de messagerie par défaut

1. Ouvrez le navigateur Chrome, puis cliquez sur Plus Paramètres.
2. Accédez à la section Confidentialité et sécurité.
3. À côté de Paramètres des sites, cliquez sur la flèche vers la droite .
4. Faites défiler la page jusqu'à l'option Autorisations supplémentaires, puis cliquez sur Développer .
5. À côté de Gestionnaires, cliquez sur la flèche vers la droite .
6. En haut de l'écran, assurez-vous que l'option Permettre aux sites de demander l'autorisation de devenir gestionnaires par défaut des protocoles (recommandé) est activée.

   Remarque : Faites défiler l'écran jusqu'à la section Bloqué et vérifiez que mail.google.com n'apparaît pas dans cette liste.

7. Dans la barre d'adresse du navigateur Chrome, saisissez mail.google.com.
8. Cliquez sur Gestionnaire de service .
9. Cliquez sur AutoriserOK.

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Modifier un objet dans une réponse par e-mail

1. À côté de Type de réponse , cliquez sur la flèche vers le bas   Modifier l'objet
2. Saisissez un nouvel objet.

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3. Personnaliser Calendar

Personnaliser la vue de votre agenda

1. En haut à droite, cliquez sur le bouton de sélection de la vue comportant une flèche vers le bas  et choisissez une option :

   • Afficher l'agenda par jour, semaine, mois ou année
   • Consulter votre planning
   • Masquer ou afficher les week-ends
   • Masquer ou afficher les événements refusés

2. Pour afficher plusieurs agendas côte à côte dans la vue "Jour", sélectionnez Jour et cochez les cases correspondant aux agendas que vous souhaitez afficher.
3. Pour afficher le jour précédent ou suivant de l'agenda, à côté de Aujourd'hui, cliquez sur Jour suivant  ou sur Jour précédent .

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Ajouter des agendas intéressants tels que des jours fériés, des anniversaires et des événements sportifs

1. Ouvrez Agenda.
2. Sur la gauche, au-dessus de Mes agendas, cliquez sur Ajouter   Parcourir les agendas susceptibles de vous intéresser.
3. Localisez un agenda de jours fériés, puis cochez ou décochez la case correspondante pour ajouter ou supprimer cet agenda.

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Ajouter des couleurs aux événements d'agenda

1. Faites un clic droit sur un événement.
2. Sélectionnez une nouvelle couleur.

Remarque : Si vous modifiez la couleur d'un événement, la couleur d'origine est représentée par une ligne verticale sur la gauche de l'événement.

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Planifier des événements sur plusieurs fuseaux horaires

Ajouter des horloges internationales dans Agenda :

1. Dans Google Agenda, accédez à Paramètres   Paramètres.
2. Faites défiler la page jusqu'à Horloge mondiale et sélectionnez l'option Afficher l'horloge mondiale.
3. Cliquez sur Ajouter le fuseau horaire pour afficher votre fuseau horaire actuel.
4. Cliquez de nouveau sur Ajouter le fuseau horaire pour en ajouter d'autres.

Ajouter un fuseau horaire à votre agenda :

1. En haut de la page, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. Sur la gauche, cliquez sur Fuseau horaire, puis sélectionnez l'option Afficher le fuseau horaire secondaire (le fuseau horaire principal correspond à votre lieu de résidence).
3. Cliquez sur le champ Fuseau horaire secondaire, puis sélectionnez un autre fuseau horaire.
4. (Facultatif) Pour identifier facilement le fuseau horaire, ajoutez un libellé, par exemple Europe.

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Configurer les paramètres d'absence du bureau dans Agenda

1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur votre premier jour d'absence du bureau.
2. Cliquez sur Absent du bureau, puis sélectionnez une période.
3. (Facultatif) Pour expliquer la raison de votre absence, saisissez un message dans la section Message de refus.
4. Dans la section Visibilité, sélectionnez une option :

   • Public
   • Visibilité par défaut
   • Privé

5. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les réunions existantes et les nouvelles seront automatiquement refusées.

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Personnaliser les notifications dans Agenda

Gérer les notifications d'événements :

1. Dans Agenda, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. À gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres des événements.
3. Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :

   • Désactivé
   • Notifications de bureau
   • Alertes

4. (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez l'option Activer les notifications sonores.
5. (Facultatif) Pour gérer vos notifications, sur la gauche, cliquez sur votre agenda  Notifications générales.
6. À côté de chaque type de notification, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez Aucune ou E-mail.

Pour définir des notifications spécifiques à un événement :

1. Dans le menu déroulant Notifications, sélectionnez E-mail ou Notification.
2. Indiquez le délai d'envoi de la notification (avant l'événement).
3. (Facultatif) Pour ajouter une autre notification, cliquez sur Ajouter une notification, puis répétez les étapes 1 et 2.

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Étapes suivantes

Vous souhaitez améliorer vos performances dans Google Workspace ? Consultez la checklist de la semaine 2.