Semaine 1 : Configurer des appareils mobiles et personnaliser Gmail et Agenda

Au cours de la première semaine, continuez à affiner votre nouvel environnement de travail.

• Ajouter Google Workspace sur vos appareils mobiles
• Personnaliser Gmail selon votre façon de travailler
• Personnaliser votre agenda

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Ajouter Google Workspace sur votre appareil mobile

Aperçu des appareils mobiles

Avec les applications Google Workspace sur vos appareils mobiles, vous pouvez travailler en toute sécurité, où que vous soyez, depuis votre téléphone, votre ordinateur portable ou votre tablette.

Avant de passer en revue cette checklist, assurez-vous que votre téléphone est chargé et que votre système d'exploitation est à jour.

Ajouter votre compte Google Workspace sur votre téléphone

Pour vous lancer, consultez Supports de formation et articles d'aide pour mobile.

Créer un code

Vous pouvez sécuriser votre téléphone ou votre tablette Android en définissant un verrouillage de l'écran. Chaque fois que vous allumez votre appareil ou réactivez l'écran, vous êtes invité à déverrouiller l'appareil, généralement à l'aide d'un code, d'un schéma ou d'un mot de passe.

En savoir plus

Télécharger des applications Google Workspace

Gmail : envoyez des e-mails professionnels

Exemple :
Consultez et envoyez vos e-mails quand vous n'êtes pas au bureau.

Gmail pour Android

Gmail pour iOS

Gmail dans votre navigateur Web (mail.google.com)

Agenda : des agendas en ligne conçus pour le travail en équipe

Exemple :
Vous êtes en retard à une réunion ? Agenda vous permet de la reporter ou de prévenir les participants que vous êtes en route.

 Agenda pour Android 

 Agenda pour iOS

 Agenda dans votre navigateur Web (calendar.google.com)

Cloud Search : recherchez du contenu lié à l'entreprise dans vos produits Google

Exemple :
Recherchez les coordonnées de vos collaborateurs.

 Cloud Search pour Android

 Cloud Search pour iOS

 Cloud Search dans votre navigateur Web (cloudsearch.google.com)

 Contacts : carnet d'adresses en ligne

Exemple :
Envoyez rapidement des messages ou des invitations d'agenda aux groupes de personnes que vous contactez le plus souvent, sans avoir à saisir leur adresse individuellement.

 Contacts pour Android

 Gmail dans votre navigateur Web (mail.google.com)

 Google Chat : discutez directement avec un collaborateur ou communiquez avec tous les membres de votre équipe à la fois

Exemple :

Créez un espace pour échanger des idées avec votre équipe.

 Google Chat pour Android

 Google Chat pour iOS

 Google Chat dans votre navigateur Web (chat.google.com)

 Google Meet : organisez des visioconférences avec des personnes internes ou externes à votre organisation

Exemple :
Rejoignez rapidement une réunion en cliquant sur l'URL partageable.

 Google Meet pour Android 

 Google Meet pour iOS

 Google Meet dans votre navigateur Web (meet.google.com)

 Drive : stockage de fichiers en ligne

Exemple :

Vous rendez visite à un client à l'extérieur et avez besoin d'un fichier PDF ou d'une vidéo ? Les fichiers que vous stockez dans Drive sont accessibles à tout moment depuis votre appareil mobile.

 Drive pour Android 

 Drive pour iOS

 Drive dans votre navigateur Web (drive.google.com)

 Docs : créez et modifiez des documents en mode collaboratif dans votre navigateur

Exemple :

Ne perdez jamais le fil des points de discussion de votre prochaine réunion et consignez vos idées lors de vos déplacements. Vous pouvez même dicter vos notes et vos rappels, si vous le souhaitez.

 Docs pour Android 

 Docs pour iOS

 Docs dans votre navigateur Web (docs.google.com)

 Forms : créez et analysez des enquêtes et des questionnaires dans votre navigateur Web

Exemple :
Gérez les inscriptions à un événement, créez des questionnaires, analysez les réponses, et plus encore.

 Forms dans votre navigateur Web (forms.google.com)

 Groupes : gérez des groupes de discussion en ligne et participez aux conversations

Exemple :
Créez des listes de diffusion et des forums, partagez des fichiers avec les membres de votre équipe en utilisant une seule adresse, et bien plus encore.

 Groupes dans votre navigateur Web (groups.google.com)

 

 Sheets : créez des feuilles de calcul et travaillez en collaboration dans votre navigateur

Exemple :
Un délai ou une ressource importants ont été modifiés juste avant une réunion avec des investisseurs ? Actualisez le plan de votre projet en chemin.

 Sheets pour Android 

 Sheets pour iOS

 Sheets dans votre navigateur Web (sheets.google.com)

 Sites : créez des sites Web efficaces, en mode collaboratif

Exemple :
Créez des sites publics, des plates-formes pour des projets internes, et bien plus, sans faire appel au service informatique.

 Sites dans votre navigateur Web (sites.google.com)

 Slides : créez des présentations et travaillez en collaboration dans votre navigateur

Exemple :
Apportez des modifications de dernière minute à la présentation de votre projet, même si vous n'avez pas votre ordinateur avec vous.

 Slides pour Android 

 Slides pour iOS

 Slides dans votre navigateur Web (slides.google.com)

 Voice : bénéficiez d'un numéro de téléphone pour passer des appels, envoyer des SMS et laisser des messages vocaux, le tout via une seule application synchronisée sur tous vos appareils

Exemple :

Grâce à votre numéro de téléphone gratuit, vous pouvez envoyer des SMS, passer des appels et consulter votre messagerie vocale, ainsi que gérer et organiser toutes vos conversations depuis une seule application.

 Google Voice pour Android 

 Google Voice pour iOS

 Voice dans votre navigateur Web (voice.google.com)

En savoir plus

Configurer des notifications mobiles pour vos applications Google Workspace

Recevoir des notifications Gmail sur votre appareil Android

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. En haut de l'écran, appuyez sur Menu Paramètres .
3. Sélectionnez votre compte, puis faites défiler la page jusqu'à la section Notifications.
4. Appuyez sur Notifications de la boîte de réception et sélectionnez les paramètres de notification souhaités.
5. (Facultatif) Pour modifier les paramètres de notification associés à certains libellés de votre boîte de réception :
   1. Appuyez sur Gérer les libellésappuyez sur un libellé, par exemple Important.
   2. Appuyez sur Synchroniser les messagesLes 30 derniers jours ou Tout. Vous devez synchroniser les messages pour pouvoir activer les notifications pour ce libellé.
   3. Choisissez les paramètres de notification pour ce libellé.
   4. Répétez la procédure pour tous les autres libellés pour lesquels vous souhaitez recevoir des notifications.

Remarque : Des paramètres de notification distincts de ceux de Gmail sont également disponibles sur votre appareil Android.

Recevoir des notifications Gmail sur votre appareil iOS

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. En haut de l'écran, appuyez sur Menu   Paramètres .
3. Appuyez sur votre compte.
4. Dans la section Notifications, appuyez sur Tous.
5. Lorsqu'une notification s'affiche sur votre appareil, faites-la glisser vers la gauche pour y répondre ou l'archiver.

Recevoir des notifications Google Chat

1. Dans l'application Chat, appuyez sur Menu Paramètres.
2. Appuyez sur Notifications mobiles et choisissez une option :

• Tous les messages
• Nouveaux fils de discussion, fils de discussion auxquels je suis abonné et messages privés
• Fils de discussion auxquels je suis abonné et messages privés
• @mentions et messages privés uniquement
• Désactivé

Recevoir des notifications Drive sur votre appareil Android

1. Ouvrez l'application Google Drive.
2. En haut à gauche, appuyez sur Menu Paramètres.
3. Appuyez sur Paramètres de notification.
4. Choisissez les paramètres que vous souhaitez modifier.

Remarque : Si vous modifiez ces paramètres dans les applications Google Docs, Sheets ou Slides, ils sont également modifiés dans Google Drive.

Recevoir des notifications Drive sur votre appareil iOS

1. Ouvrez l'application Google Drive.
2. En haut à gauche, appuyez sur Menu .
3. Appuyez sur Paramètres .
4. Appuyez sur Notifications.
5. Activez ou désactivez l'option Notifications activées.

Recevoir des notifications Agenda sur vos appareils Android et iOS

Vous pouvez modifier les paramètres de notification d'un ou de tous vos événements. Pour en savoir plus sur la configuration des notifications sur vos appareils mobiles, consultez l'article Modifier ou désactiver les notifications dans Google Agenda.

Personnaliser Gmail selon votre façon de travailler

Modifier la densité d'affichage des e-mails dans votre boîte de réception

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Densité d'affichage.
3. Sélectionnez une option :
   • Par défaut
   • Normal
   • Compact

   Remarque : Si vous sélectionnez l'option "Par défaut", un aperçu de vos pièces jointes s'affiche dans votre boîte de réception.

4. Cliquez sur OK.

Ajouter un thème d'arrière-plan à la boîte de réception

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres .
3. Dans le menu "Configuration rapide", accédez à la section "Thème".
4. À côté de "Thème", cliquez sur Tout afficher.
5. Dans la fenêtre des thèmes, sélectionnez un thème.
   • Pour activer le thème par défaut, sélectionnez Par défaut.
   • Pour activer le thème sombre, sélectionnez Sombre.
   • Pour activer un thème préimporté, sélectionnez n'importe lequel de ces thèmes.
6. Facultatif : Vous pouvez modifier le thème en bas de la fenêtre des thèmes, si disponible.
   • Pour modifier l'arrière-plan du texte, cliquez sur Arrière-plan du texte .
   • Pour assombrir les angles, cliquez sur Appliquer l'effet vignetage .
   • Pour flouter le thème d'arrière-plan, cliquez sur Flouter .
7. Cliquez sur Enregistrer.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Configurer les paramètres d'absence du bureau de votre messagerie

Remarque : Pour pouvoir utiliser la réponse automatique, vous devez avoir créé votre compte depuis au moins 24 heures.

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
4. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates de votre absence, puis ajoutez un message. Indiquez ensuite les utilisateurs à qui cette réponse doit être envoyée.
5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Configurer la messagerie hors connexion

Lisez et recherchez les messages Gmail, et répondez-y lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet. Vos messages seront envoyés lorsque vous serez de nouveau en ligne.

Vérifiez que vous avez bien téléchargé Chrome sur votre ordinateur. Vous pouvez uniquement utiliser Gmail hors connexion dans une fenêtre du navigateur Chrome où le mode navigation privée n'est pas activé.

1. Dans les paramètres de Gmail, accédez à la section Hors connexion.
2. Cochez l'option "Activer la messagerie hors connexion".
3. Sélectionnez les paramètres de votre choix (nombre de jours à synchroniser, par exemple).
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Cette fonctionnalité doit être activée sur chaque appareil à partir duquel vous souhaitez accéder à Gmail hors connexion.

Utiliser des modèles d'e-mail

Vous en avez assez de répondre toujours aux mêmes questions par e-mail ? Il vous suffit de rédiger une fois pour toutes votre réponse et d'enregistrer le message en tant que modèle. Vous pourrez ensuite ouvrir le modèle et réutiliser le message en seulement quelques clics.

Activer les modèles

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. En haut de la page, cliquez sur Paramètres avancés.
4. Dans la section Modèles, sélectionnez Activer.
5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Créer ou modifier un modèle

1. Ouvrez Gmail, puis cliquez sur Nouveau message.
2. Dans la fenêtre Nouveau message, saisissez le texte de votre modèle.
3. Cliquez sur Autres options Modèles.
4. Sélectionnez une option :
   • Pour créer un modèle, cliquez sur Enregistrer en tant que modèleEnregistrer nouveau modèle.
   • Pour modifier une réponse déjà enregistrée, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle. Sous Remplacer le modèle, sélectionnez un modèle, puis cliquez sur Enregistrer pour le remplacer.
5. (Facultatif) Pour envoyer un e-mail, rédigez votre message, puis cliquez sur Envoyer.

Insérer un modèle

1. Ouvrez Gmail, puis cliquez sur Nouveau message.
2. Cliquez sur Autres options Modèles.
3. Pour insérer un modèle, sous Insérer un modèle, sélectionnez un modèle enregistré à insérer dans votre e-mail.
4. Rédigez le reste de votre message, puis cliquez sur Envoyer.

Astuce : Si vous êtes abonné à Workspace Individual, vous pouvez créer un e-mail à l'image de votre marque et l'envoyer à plusieurs destinataires simultanément. Pour en savoir plus, consultez le Centre d'aide Gmail.

Déplacer la fenêtre de chat dans Gmail

Vous pouvez déplacer le panneau Discussions vers la droite ou la gauche de votre boîte de réception Gmail.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Afficher tous les paramètres.
3. En haut de la page, cliquez sur Chat et Meet.
4. À côté de Emplacement des discussions, sélectionnez À gauche de la boîte de réception ou À droite de la boîte de réception.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus

Modifier un objet dans une réponse par e-mail

1. À côté de Type de réponse , cliquez sur la flèche vers le bas   Modifier l'objet
2. Saisissez un nouvel objet.

Personnaliser votre agenda

Personnaliser votre semaine de travail (et d'autres paramètres)

Vous pouvez choisir le nombre de jours qui s'affichent dans la grille de votre agenda. Sélectionnez simplement l'option qui vous convient le mieux en haut de l'agenda.

Une fois que vous avez choisi une nouvelle vue, elle devient votre vue par défaut jusqu'à ce que vous la modifiiez.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, sélectionnez une vue : Jour, Semaine, Mois, Année, Planning ou 4 jours.

Ajouter des agendas spécialisés (vacances, anniversaires et sports, par exemple)

Modifier la couleur d'un événement d'agenda

1. Faites un clic droit sur un événement.
2. Sélectionnez une nouvelle couleur.

Remarque : Si vous modifiez la couleur d'un événement, la couleur d'origine est représentée par une ligne verticale sur la gauche de l'événement.

Planifier des événements sur plusieurs fuseaux horaires

Ajouter des horloges d'autres fuseaux horaires dans Agenda

Affichez l'heure actuelle dans les fuseaux horaires de votre choix à gauche de votre agenda :

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans "Horloge mondiale", cliquez sur Afficher l'horloge mondiale.
4. Cliquez sur Ajouter un fuseau horaire  sélectionnez les fuseaux horaires que vous souhaitez afficher.

Pour ajouter un fuseau horaire à votre agenda

Affichez les fuseaux horaires sous forme de colonnes dans votre agenda pour planifier plus facilement les événements sur plusieurs fuseaux horaires.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans la section "Fuseau horaire", cliquez sur Afficher le fuseau horaire secondaire.
4. Cliquez sur Fuseau horaire secondaire choisissez un fuseau horaire.

Modifier le fuseau horaire de tous vos agendas

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Dans "Fuseau horaire", cliquez sur Fuseau horaire principal choisissez un fuseau horaire.

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Personnaliser les notifications d'événements dans Agenda

Définir des préférences pour tous vos agendas

1. Dans Agenda, cliquez sur Paramètres Paramètres.
2. Sur la gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de notification.
3. Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :
   • Désactivé
   • Notifications de bureau
   • Alertes
4. (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez l'option Activer les notifications sonores.
5. (Facultatif) Pour gérer vos notifications, sur la gauche, cliquez sur votre agenda Autres notifications.
6. À côté de chaque type de notification, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez Aucune ou E-mail.

Personnaliser les préférences pour un agenda

Vous pouvez modifier les préférences de notification pour un de vos agendas en particulier.

1. Ouvrez Google Agenda. 
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
3. À gauche, sous "Paramètres de mes agendas", cliquez sur l'agenda que vous souhaitez modifier Paramètres de l'agenda.
4. Sous "Notifications relatives à un événement" et "Notifications des événements Toute la journée" :
   • Pour modifier vos notifications, indiquez si vous souhaitez recevoir une notification ou un e-mail. Vous pouvez modifier la fréquence des alertes préalables.
   • Pour ajouter un autre type de notification, cliquez sur Ajouter une notification.
   • Pour supprimer une notification, cliquez sur Supprimer la notification .

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Étapes suivantes

Semaine 2 : Communiquer efficacement avec votre équipe

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