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Google Workspace 效率提升指南

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篩選試算表中的資料

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當您與其他使用者在 Google 試算表中處理試算表時,可以建立篩選器檢視畫面,只變更自己的檢視畫面。或者,您也可以建立篩選器供協作者使用。

您可以儲存多個篩選器檢視畫面並加以命名,日後便能快速存取及分類資料;您也可以與他人共用這些檢視畫面,讓使用者快速查看關聯性最高的資訊。

  • 將各個篩選器檢視畫面的連結傳送給個別使用者,讓大家都能查看與自身最相關的資訊。
  • 儲存及命名多個篩選器檢視畫面,有助日後快速存取及分類資料。
  • 建立檢視畫面的副本,或另外建立具有類似規則的檢視畫面。
  • 如果沒有試算表的編輯權限,但仍想篩選或排序資料,則可建立臨時的篩選器檢視畫面。
操作說明

建立只有自己能查看的篩選器檢視畫面

你可以在電腦上篩選資料,讓篩選過的資料僅套用到你的試算表檢視畫面。系統會自動儲存篩選器檢視畫面的變更。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 依序按一下 [資料] 下一步 [篩選器檢視畫面] 下一步 [建立新的篩選器檢視畫面]
  3. 排序並篩選出所需資料。
  4. 如要儲存篩選器檢視畫面,請點按右上方的「儲存檢視畫面」
  5. 按一下「儲存」

建立協作者可以查看的篩選器

重要事項:新增篩選器後,所有能夠存取試算表的使用者都會看到這個篩選器,擁有試算表編輯權限的使用者也可以變更篩選器。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選擇下列任一做法以建立篩選器:
    • 選取目標儲存格範圍,然後依序按一下「資料」下一步「建立篩選器」
    • 在目標儲存格或儲存格範圍上按一下滑鼠右鍵,然後點選「建立篩選器」
  3. 按一下儲存格範圍頂端的「篩選器」圖示 篩選清單,查看篩選器選項。
    • 依條件篩選:選擇你要的條件,或自行撰寫公式。

      自訂公式範例

      尋找某資料範圍中不重複的值
      • 選取「自訂公式:」
      • 輸入 =COUNTIF(data_range, data_range)=1
      尋找某資料範圍中是否有符合「Good」或「Great」的文字
      • 選取「自訂公式:」
      • 輸入 =OR(REGEXMATCH(data_range, "Good"), REGEXMATCH(data_range, "Great"))
    • 依值篩選:如要隱藏資料點,請取消勾選資料點旁邊的方塊,然後按一下「確定」
      • 如要建立篩選器並依儲存格值篩選資料,請在目標儲存格上按一下滑鼠右鍵,然後點選「依儲存格值篩選」
    • 搜尋:在搜尋框中輸入你要找的資料點,即可找出特定資料點。
    • 依顏色篩選:選擇要篩選的文字顏色或填滿顏色。你可以依條件式顏色格式設定篩選,但無法將交替顏色設為篩選條件。
  4. 如要移除篩選器,請選擇下列任一做法:
    • 依序按一下「資料」下一步「移除篩選器」
    • 在任何儲存格上按一下滑鼠右鍵,然後點選「移除篩選器」。

篩選完成後,畫面右下方會顯示該資料表的總列數和篩選出的列數。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

將資料轉換為表格

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只需使用 Google 試算表的表格功能,讓系統自動對指定範圍內的資料套用格式與結構,即可輕鬆建立資料,減少重覆設定格式、輸入內容及更新資料的次數。

表格非常適合用來追蹤及整理資訊。舉例來說,表格可用於:

  • 專案追蹤
  • 活動企劃
  • 庫存管理

表格的使用包含 3 個主要部分:

  • 你可以為表格的每一欄設定合適的資料類型,確保在欄中輸入的所有資料都有一致的類型。
  • 你可以使用整合式選單來管理表格層級的設定,也可以透過該選單執行多項操作,例如為表格建立篩選器檢視畫面。
  • 你可以插入已預設結構和格式的構成元素。
操作說明

將現有資料轉換為表格

  1. 使用電腦開啟工作表。
  2. 選取儲存格範圍 (空白或有資料皆可)。
  3. 在選單列中,依序點選「格式」下一步「轉換為表格」
  4. 為每一欄選取合適的資料類型。

使用表格檢視畫面

你可以使用檢視畫面查看所需資料,且不會影響他人看到的工作表內容。只需利用檢視畫面顯示或隱藏特定資料列,以及套用其他設定,即可控管資料的呈現方式。

每個檢視畫面都能有專屬的篩選和排序設定。

  • 如要建立新的檢視畫面,請按一下「表格選單」圖示 ,然後選取下列其中一個選項:
    • 建立「分組依據」檢視畫面
      • 這個選項可讓你查看依據所選欄位分組的列。
    • 建立篩選器檢視畫面

注意:重新整理試算表後,臨時檢視畫面就會消失。

  • 如要套用現有的檢視畫面,請依序按一下「表格選單」 下一步 現有的檢視畫面。

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使用資料透視表彙整資料

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試算表中的資料透視表可協助您彙整資料、找出資料模式及整理資訊。可以根據 Google 試算表中的建議新增資料透視表,或自行手動建立。建立資料透視表後,就能夠新增及移動資料、新增篩選器、細查計算內容與分類資料等。

  • 彙總數千個資料欄,例如以地區來劃分的每年銷售資料。
  • 細查資料以對區域進行分析。使用資料透視表可查看個別地區的銷售總數。接著取得該區域的個別和銷售詳細資料。
  • 立即試用:資料透視表範本
操作說明
  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選取包含您所需資料的儲存格。重要事項:請為每一欄都設定標頭。
  3. 在頂端的選單中,依序按一下 [插入] 下一步 [資料透視表]。如果系統未開啟資料透視表工作表,請按一下該工作表。
  4. 在側邊面板中按一下「列」或「欄」旁邊的「新增」,然後選擇所需的值。
    • 在某些情況下,系統會根據所選資料顯示建議的資料透視表。在「建議使用」下方選擇所需的資料範圍,即可新增資料透視表。
    • 建立資料透視表時,系統會自動插入強烈建議的資料範圍。
    • 如要關閉資料透視表建議功能,請依照下列步驟操作:
      1. 依序按一下頂端的「工具」下一步「自動完成」
      2. 關閉「啟用資料透視表建議」
  5. 在側邊面板中,按一下「值」旁邊的「新增」,然後選擇要在列或欄中顯示的值。
  6. 你可以變更資料的顯示方式、排序依據、摘要方式或篩選條件,只需在想要變更的項目旁邊點選向下箭頭 向下箭頭 即可。

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使用圖表呈現資料

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使用圖表彙整試算表中的資料。

  • 以視覺化方式呈現資料,讓其他人能夠快速理解。
  • 根據您的資料製作圖表,方便您用在報告和簡報中。

操作說明

建立圖表

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 選取製作圖表所需的儲存格。
  3. 依序按一下「插入」下一步「圖表」

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在簡報中插入圖表

  1. 在電腦上使用 Google 文件開啟文件,或使用 Google 簡報開啟簡報。
  2. 依序按一下 [插入] 下一步 [圖表] 下一步 [使用試算表資料]
  3. 按一下您要插入的圖表所屬的試算表,然後按一下 [選取]
  4. 按一下您要插入的圖表。
    • 如果您希望插入的圖表能與來源試算表中斷連結,請取消勾選 [連結至試算表]。
  5. 按一下 [匯入]

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透過連結瀏覽資料

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試算表中新增連結,即可輕鬆瀏覽資料。只要按一下連結,就能直接前往特定的儲存格範圍。舉例來說,您可以將銷售表摘要連結至要醒目顯示的相關財務資料。

操作說明

連結至儲存格範圍

  1. Google 試算表中開啟一份試算表。
  2. 選取您要連結的儲存格。
  3. 依序按一下 [插入] 下一步 [連結]。
  4. 按一下 [選取要連結的儲存格範圍] Grid
  5. 選取您要連結的儲存格範圍。
  6. 按一下 [確定]。
  7. 按一下 [套用]

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使用 QUERY 搜尋大型資料集

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當您的試算表中有大量的資料時,找到想要的資料可能會有一定難度。這時您可以使用試算表中的 QUERY 函式篩選、排序、新增及驗證資料中的數值。

操作說明
  1. In Sheets, open a spreadsheet.
  2. In an empty cell, type =QUERY.
  3. In parenthesis, add the following specifications separated by a comma:
    • Cell range, separated by a colon, to perform the query on.
    • Specific query to perform (using Google Visualization API Query Language).
    • (Optional) Type a digit for the number of header rows at the top of the data.
  4. Press Enter.

 

使用公式快速得到計算結果

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想要得知資料集的平均值、最大值或最小值嗎?只要使用試算表中的函式功能,即可立即計算這些數值。在財務分析方面,您可以追蹤特定股價、查看股價變化,也可以運用 GOOGLEFINANCE 函式預測未來股票趨勢。

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在捲動畫面時凍結標題

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您正在與小組協作編輯詳盡的專案計畫,或是正在為帳戶輸入大量資料嗎?您可以在試算表中固定欄標題的位置,方便您在查看資料的過程中隨時掌握資料所代表的內容。

選項 1 到 5 在工作表上的位置示意圖。

如需相關說明,請參閱「開始使用 Google Workspace 試算表

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