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Filtrar datos en hojas de cálculo

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Si estás trabajando en un documento de Hojas de cálculo con otros usuarios, puedes crear una vista de filtro que solo cambie cómo ves tú los datos. Otra opción es crear filtros que tus colaboradores también puedan utilizar.

Puedes guardar varias vistas de filtro y asignarles nombres para acceder a ellas rápidamente y ordenar los datos más adelante. También puedes compartir las vistas para que los usuarios puedan ver de inmediato la información más importante.

  • Comparte enlaces a diferentes vistas de filtro con otros usuarios para que todos puedan ver la información más relevante.
  • Guarda varias vistas de filtro y asígnales nombres para acceder a ellas y ordenar los datos rápidamente la próxima vez.
  • Realiza una copia de la vista o crea otra con reglas similares.
  • ¿No tienes autorización para editar una hoja de cálculo, pero quieres filtrar u ordenar sus datos? Crea una vista de filtro temporal.
Más información

Crear una vista de filtro que solo tú puedas ver

En un ordenador, puedes filtrar los datos para que solo se muestren en tu vista de la hoja de cálculo. Los cambios de la vista de filtro se guardan automáticamente.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Vistas de filtro y luego Crear una nueva vista de filtro.
  3. Ordena y filtra los datos.
  4. Para guardar la vista de filtro, haz clic en Guardar vista arriba a la derecha.
  5. Haz clic en Guardar.

Crear un filtro que puedan ver los colaboradores

Importante: Si añades un filtro, cualquiera que tenga acceso a tu hoja de cálculo podrá verlo. Cualquier persona que tenga el permiso para editarla podrá cambiar el filtro.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Para crear un filtro, selecciona una opción:
    • Selecciona un intervalo de celdas y haz clic en Datos y luego Crear un filtro
    • Haz clic con el botón derecho en una celda o un intervalo de celdas y, a continuación, haz clic en Crear un filtro.
  3. Para ver las opciones de filtro, ve a la parte superior del intervalo y haz clic en Filtro Filtrar lista.
    • Filtrar por condición: elige condiciones o escribe tus propias fórmulas.

      Ejemplos de fórmulas personalizadas

      Buscar valores únicos en un intervalo de datos
      • Selecciona La fórmula personalizada es
      • Escribe =COUNTIF(data_range, data_range)=1
      Buscar texto que coincida con "Bueno" o "Excelente" en un intervalo de datos
      • Selecciona La fórmula personalizada es
      • Escribe =OR(REGEXMATCH(data_range, "Bueno"), REGEXMATCH(data_range, "Excelente"))
    • Filtrar por valores: para ocultar un dato, desmarca la casilla situada junto a él y haz clic en Aceptar.
      • Para crear un filtro y filtrar por valor de celda, haz clic con el botón derecho en una celda y, a continuación, haz clic en Filtrar por valor de celda.
    • Buscar: escribe en este cuadro para buscar datos.
    • Filtrar por color: elige el color de texto o de relleno por el que quieras filtrar. Puedes filtrar contenido por colores de formato condicional, pero no por colores alternativos.
  4. Para quitar el filtro, selecciona una opción:
    • Haz clic en Datos y luego Quitar filtro.
    • Haz clic con el botón derecho en cualquier celda y, a continuación, haz clic en Quitar filtro.

Una vez quitado el filtro, en la parte inferior derecha los usuarios podrán ver el número de filas del total de filas de la tabla.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Convertir datos en tablas

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En Hojas de cálculo de Google, las tablas pueden simplificar la creación de datos y reducir la necesidad de darles formato, introducirlos y actualizarlos repetidamente al aplicar de forma automática un formato y una estructura a los intervalos de datos.

Las tablas son una buena opción para monitorizar y organizar información como la siguiente:

  • Seguimiento de proyectos
  • Organización de eventos
  • Gestión de inventario

Una tabla consta de tres partes principales:

  • Puedes definir el tipo de columna adecuado para cada columna. La tabla asegura que todos los datos que introduzcas coincidan.
  • Tienes acceso a un menú unificado. Puedes gestionar la configuración a nivel de tabla desde el menú y realizar acciones como crear una vista de filtro para tu tabla.
  • Puedes insertar elementos de creación preestructurados y con formato.
Más información

Convertir datos en una tabla

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo.
  2. Selecciona un intervalo de celdas, ya sea vacío o con datos.
  3. En la barra de menú, haz clic en Formatoy luegoConvertir a tabla.
  4. Selecciona el tipo de columna adecuado para cada columna.

Usar vistas de tabla

Gracias a las vistas, puedes encontrar los datos que te interesan sin influir en lo que ven los demás usuarios en la hoja. Puedes usar las vistas para mostrar u ocultar filas concretas, así como para aplicar otras configuraciones que te permitan gestionar la visualización de datos.

Cada vista puede tener sus propias configuraciones para filtrar y ordenar los resultados.

  • Para crear vistas, haz clic en el menú Tabla y, a continuación, selecciona una de las siguientes opciones:
    • Crear vista de agrupación
      • De esta forma, podrás ver las filas agrupadas según el campo que elijas.
    • Crear vista de filtro

Nota: Las vistas temporales desaparecen después de actualizar la hoja de cálculo.

  • Para aplicar las vistas ya creadas, haz clic en Menú de tabla   y luego Nombre de la vista actual.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Resumir datos con tablas dinámicas

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Las tablas dinámicas de Hojas de cálculo te permiten resumir datos, encontrar patrones y reorganizar información. Puedes añadir tablas dinámicas según las sugerencias de Hojas de cálculo o crearlas manualmente. Una vez hayas creado una tabla dinámica, puedes añadir y mover datos, añadir un filtro, desglosar la información para ver detalles sobre un cálculo, agrupar datos y mucho más.

  • Resume miles de filas de datos, como las ventas anuales segmentadas por región.
  • Desglosa los datos para analizar una región. Usa una tabla dinámica para ver el total de ventas de cada región. A continuación, obtén un desglose individual y sus ventas para esa región.
  • Pruébalo ya: plantilla de tablas dinámicas.
Más información
  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas con los datos de origen que quieras usar. Importante: Se debe introducir un encabezado en cada columna.
  3. En el menú de arriba, haz clic en Insertar y luego Tabla dinámica. Haz clic en la hoja de la tabla dinámica, si aún no está abierta.
  4. En el panel lateral, junto a "Filas" o "Columnas", haz clic en Añadir y elige un valor.
    • A veces, te aparecerán tablas dinámicas recomendadas en función de los datos que elijas. Para añadir una tabla dinámica, elígela en "Sugerencias".
    • Las sugerencias fiables de tablas dinámicas se insertarán automáticamente al crearlas.
    • Para desactivar las sugerencias de tablas dinámicas, sigue estos pasos:
      1. En la parte superior, haz clic en Herramientas y luego Autocompletar.
      2. Desactiva Habilitar sugerencias de tablas dinámicas.
  5. En el panel lateral, junto a "Valores", haz clic en Añadir y elige el valor que quieras ver en tus filas o columnas.
  6. Puedes cambiar la forma en la que se muestran, ordenan, suman o filtran tus datos. Haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo situada junto al elemento que quieras cambiar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Visualizar datos con gráficos

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Resume los datos de tu hoja de cálculo con un gráfico.

  • Muestra datos mediante gráficos para que otros usuarios los entiendan rápidamente.
  • Crea gráficos basados en datos, que podrás utilizar en informes y presentaciones.

Más información

Crear un gráfico

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas que quieras incluir en el gráfico.
  3. Haz clic en Insertar y luego Gráfico.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

Insertar un gráfico en una presentación

  1. En un ordenador, abre un documento o una presentación en Documentos o en Presentaciones de Google.
  2. Haz clic en Insertar y luego Gráfico y luego De Hojas de cálculo.
  3. Haz clic en la hoja de cálculo que contenga el gráfico que quieras añadir y, después, haz clic en Seleccionar.
  4. Haz clic en el gráfico que quieras añadir.
    • Si no quieres que el gráfico esté enlazado con la hoja de cálculo, desmarca "Enlazar con la hoja de cálculo".
  5. Haz clic en Importar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Desplazarse por los datos con enlaces

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Añade enlaces en tus hojas de cálculo para desplazarte fácilmente por los datos. Al hacer clic en el enlace, se puede acceder directamente a un intervalo de celdas específico. Por ejemplo, podrías vincular un resumen de la tabla de ventas a los datos financieros correspondientes que quiera destacar.

Más información

Enlazar a un intervalo de celdas

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona la celda que quieras enlazar.
  3. Haz clic en Insertar y luego Enlace.
  4. Haz clic en Selecciona un intervalo de celdas para enlazarlo Grid
  5. Selecciona el intervalo de celdas con el que quieras enlazar la celda.
  6. Haz clic en Aceptar.
  7. Haz clic en Aplicar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Hacer búsquedas en conjuntos de datos grandes con QUERY

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Cuando tienes una gran cantidad de datos en una hoja de cálculo, puede resultar difícil encontrar lo que buscas. Filtra, ordena, añade y verifica valores en tus datos con la función QUERY de Hojas de cálculo.

Más información
  1. En Hojas de cálculo, abre una hoja de cálculo.
  2. En una celda vacía, escribe =QUERY.
  3. Entre paréntesis, añade estas especificaciones separadas por una coma:
    • El intervalo de celdas, separadas por dos puntos, en el que se realizará la consulta.
    • La consulta concreta que se va a realizar (mediante el lenguaje de consultas de la API de visualización de Google).
    • (Opcional) Escribe la cifra correspondiente al número de filas de encabezado encima de los datos.
  4. Pulsa Intro.

 

Hacer cálculos rápidos con fórmulas

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¿Quieres buscar los valores medios, máximos y mínimos de un conjunto de datos? Puedes conseguirlos al instante con una función de Hojas de cálculo. En los análisis financieros, lleva un control de la evolución de cotizaciones concretas y examina sus cambios. También puedes predecir las tendencias futuras de cotizaciones con la función GOOGLEFINANCE.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Inmovilizar encabezados al desplazarse

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¿Estás trabajando en un plan de proyecto detallado con tu equipo o introduciendo una gran cantidad de datos de tus cuentas? Mantén los encabezados de columna fijos en Hojas de cálculo para saber siempre qué datos estás viendo.

Las opciones 1 a 5 asignadas en una hoja.

Consulta cómo empezar a usar Hojas de cálculo en Google Workspace.

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