Как систематизировать и искать письма

 

Содержание

• Как использовать ярлыки вместо папок
• Как создавать правила, чтобы фильтровать письма
• Как помечать важные письма
• Поиск сообщений
• Как архивировать письма вместо удаления
• Как удалять письма навсегда 

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

Как использовать ярлыки вместо папок

Возможно, в других почтовых клиентах вы сортировали письма по папкам. В Gmail для классификации почты используются ярлыки. Ярлыки – это своего рода папки, но с одним преимуществом: вы можете применить несколько ярлыков к одному письму, чтобы потом его было проще найти, нажав на любой из них. Вы также можете выполнять поиск по ярлыкам.

Какие задачи помогают выполнять ярлыки

• Отслеживать статус задач пользователей. Например, создайте ярлыки Ира: в процессе и Ира: готово, чтобы пометить письма, которые находятся в работе или уже завершены.
• Упорядочить письма с помощью вложенных ярлыков, используя их подобно подпапкам. Например, создайте ярлык Задачи. Создайте вложенные ярлыки для каждого сотрудника.
• Помечать письма, требующие действий.
• Помечать письма, которые можно посмотреть позже.

Как создать ярлык

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Слева, в разделе "Ярлыки" нажмите на значок "Создать ярлык" .
3. Введите название ярлыка.
4. При необходимости вы можете вложить один ярлык в другой, установив флажок "Разместить ярлык под".
5. Нажмите Создать.

Как назначать ярлыки входящим письмам

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Установите флажок рядом с письмом, к которому хотите добавить ярлык.
3. Нажмите на значок "Ярлыки" на панели сверху.
4. Выберите ярлык, который нужно добавить.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Как создавать правила, чтобы фильтровать письма

Вы можете управлять входящими письмами, используя фильтры Gmail, например, чтобы назначать письмам ярлыки или автоматически архивировать, удалять или помечать входящую почту.

1. Откройте Gmail.
2. Вверху страницы в строке поиска нажмите на значок "Показать параметры поиска" .
3. Укажите критерии. Чтобы проверить выбранные параметры фильтрации, выполните пробный поиск, нажав Поиск.
4. Внизу окна поиска нажмите Создать фильтр.
5. Выберите действия фильтра.
6. Нажмите кнопку Создать фильтр.

Примечание. Фильтр пересылки писем начинает действовать только с момента создания. Если кто-то ответит на письмо, которое было отфильтровано, ответ будет отфильтрован только в том случае, если он соответствует критериям фильтра.

Совет. Попробуйте эти фильтры Gmail для работы и учебы.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Как помечать важные письма

В Gmail наиболее важные письма можно помечать звездочками и другими значками. Пометка поможет вам не забыть о важном деле и легко найти нужное сообщение.

Как пометить письмо

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В списке сообщений нажмите на значок слева от нужного письма. Или откройте сообщение и нажмите Ещё Добавить пометку.
3. Если у вас включено несколько типов пометок, последовательно нажимайте на значок, пока не отобразится нужный тип пометки.

Как посмотреть помеченные письма

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левой части страницы нажмите Помеченные. Если этого пункта нет, нажмите Ещё.

Совет. Чтобы найти помеченные письма, можно воспользоваться операторами поиска в Gmail.

• Чтобы найти все помеченные письма, введите is:starred.
• Чтобы найти письма с определенной пометкой, введите has: и название пометки. Названия соответствуют используемым звездам.
  • has:yellow-star
  • has:orange-star
  • has:red-star
  • has:purple-star
  • has:blue-star
  • has:green-star
  • has:red-bang
  • has:orange-guillemet
  • has:yellow-bang
  • has:green-check
  • has:blue-info
  • has:purple-question

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Поиск сообщений

Как искать письма, чаты и чат-группы

1. Откройте Gmail.
2. Введите запрос в окне поиска в верхней части страницы.
3. Нажмите Ввод.
4. Выберите, где выполнить поиск: Почта, Сообщения или Чат-группы (только в Gmail с включенным Chat):
   • Почта – поиск по вашему ящику электронной почты.
   • Сообщения – поиск по сообщениям в чатах и чат-группах.
   • Чат-группы – поиск по названиям чат-групп, к которым вы присоединились или можете присоединиться.

Как сузить область поиска писем

В верхней части папки "Входящие" можно выполнять поиск по одному или нескольким ключевым словам, упоминаемым в теме письма, в самом сообщении или в имени отправителя.

Если вы ищете определенные данные, нажмите на значок "Показать параметры поиска" и воспользуйтесь расширенным поиском.

Пример. Можно выполнять поиск по следующим категориям:

• Отправители, например from:([e-mail])
• Диапазоны дат, например after:2019/3/29 before:2019/4/5
• Ключевые слова, например Конфиденциальная информация
• Атрибуты сообщений, такие как прикрепленные файлы, например has:attachment

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Как архивировать письма вместо удаления

Когда вы архивируете письмо, оно пропадает из списка входящих, но сохраняется в разделе Вся почта.

Как переносить письма в архив

Важно! Если кто-то ответит на ваше письмо, которое вы отправили в архив, оно вернется во Входящие.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Установите флажок напротив письма.
3. Нажмите на значок "Архивировать" в верхней части страницы.

Совет. Чтобы отправить письмо в архив с помощью быстрых клавиш:

1. Установите флажок напротив письма.
2. Нажмите клавишу E.

Подробнее о быстрых клавишах…

Поиск архивированных писем

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Слева нажмите Ещё Вся почта.

Совет. Чтобы найти письма в архиве:

1. Вверху страницы Gmail нажмите на строку поиска.
2. Введите in:archive.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Как удалять письма навсегда

Удаленные письма хранятся в корзине 30 дней, после чего удаляются без возможности их восстановить.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Слева от каждого сообщения, которое нужно удалить, установите флажок.
3. Нажмите на значок "Удалить" в верхней части страницы.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}