撰写和发送电子邮件

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在 Outlook 和 Gmail 中，新的邮件窗口中都有相应控件。您可以右键点击收件箱中的邮件以查看选项。Gmail 会自动采用名为“草稿”的标签来保存您正在处理的邮件。

本页内容

• 打开您的电子邮件
• 撰写电子邮件并设置格式
• 将您发送的电子邮件标为重要邮件
• 将电子邮件转发或附加到其他邮件
• 选择递送选项
• 撤销发送

注意：这些说明主要适用于网页版服务。 获取针对移动设备的改用说明。

               

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打开您的电子邮件

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• 在 Outlook 中：在计算机上打开 Outlook。
• 在 Gmail 中：在浏览器中前往 gmail.com。

 

了解操作方法

打开 Gmail

从以下位置打开 Gmail：

• 任意网络浏览器 - 转到 mail.google.com。
• 大部分 Google 页面 - 点击右上角的“应用启动器”图标 ，然后选择 Gmail。
• Android 设备 - 安装并打开 Android 版应用。
• iOS 设备 - 安装并打开 iOS 版应用。

提示：为 Gmail 创建浏览器书签

1. 在 Chrome 浏览器中，转到您想日后再次访问的网站，例如：
   • mail.google.com (Gmail)
   • calendar.google.com（Google 日历）
2. 点击地址栏右侧的星形图标 “添加书签”。
3. 选择一个选项：
   • 要退出设置，请点击“关闭”图标 。
   • 要重命名您的书签或通过其他文件夹访问书签，请选择相应选项，然后点击完成。

提示：将 Gmail 快捷方式添加到桌面

1. 转到您的桌面，然后点击右键。
2. 选择新建 快捷方式。
3. 在位置字段中键入相应的网址。例如：
   • Gmail 的网址：https://mail.google.com
   • Google 日历的网址：https://calendar.google.com
4. （可选）为快捷方式命名。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

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撰写电子邮件并设置格式

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电子邮件草稿

• 在 Outlook 中：点击首页 新电子邮件，然后点击保存。
• 在 Gmail 中：点击写邮件。系统会自动保存草稿。 要查找草稿，请转到名为“草稿”的标签。

 

了解操作方法

在 Gmail 弹出式窗口中的撰写邮件

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 点击左上方的“写邮件”图标 。
3. 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人：
   • 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
   • 撰写邮件时，在正文中输入“+”或“@”，然后在相应符号后添加联系人姓名。
4. 添加主题。
5. 撰写邮件。
6. 点击页面底部的发送。

提示：若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组，请点击收件人：。

在 Gmail 新窗口中撰写邮件

1. 点击左侧的“写邮件”。
2. （可选）通过右上角的按钮选择窗口大小：

   • 全屏模式
   • 退出全屏模式
   • 在新窗口中打开（按 Shift + ）

3. 添加主题和收件人（收件人、抄送或密送）。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

获取撰写建议

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击右上角的“设置”图标 查看所有设置。
3. 在“常规”下方，向下滚动到“智能撰写”。
4. 选择启用撰写建议或停用撰写建议。

注意：智能撰写功能目前支持英语、西班牙语、法语、意大利语和葡萄牙语。智能撰写功能并不能提供答案，而且预测的信息也不保证一定准确。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情 

 

获取写作提示

• 在 Outlook 中：使用语法和拼写检查工具。
• 在 Gmail 中：获取语法、拼写和个性化的写作建议。

了解操作方法

启用或停用语法和拼写工具

1. 在计算机上打开 Google Gmail。
2. 点击“设置”图标   设置。
3. 点击顶部的常规。
4. 启用或停用以下工具：

• 语法
• 拼写
• 自动纠正

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

启用或停用撰写建议功能

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击右上角的“设置”图标 查看所有设置。
3. 在“常规”下方，向下滚动到“智能撰写”。
4. 选择启用撰写建议或停用撰写建议。

注意：智能撰写功能目前支持英语、西班牙语、法语、意大利语和葡萄牙语。智能撰写功能并不能提供答案，而且预测的信息也不保证一定准确。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情 

设置电子邮件格式

• 在 Outlook 中：在邮件窗口中应用格式。
• 在 Gmail 中：在邮件窗口中应用常用文本格式。对于采用高级格式设置的选项或表格，请通过 Google 文档编辑和发送电子邮件。

了解操作方法

设置电子邮件格式

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击写邮件。
3. 点击邮件底部的“格式设置选项”图标 。

更改默认的文本样式

您可以创建文本样式，应用到撰写的所有新电子邮件。

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击右上方的“设置”图标 查看所有设置。
3. 向下滚动到“默认文本样式”部分。
4. 将框中的文本更改为您要应用到电子邮件的样式。
5. 点击页面底部的保存更改。

Google 文档中的草稿电子邮件

1. 在计算机上，打开 Google 文档。
2. 点击左上角的插入 > 要素 > 电子邮件草稿。
   • 您也可以在文档中输入“@email”，然后按 Enter 键。
3. 要在“收件人”字段中添加收件人，请输入“@”并搜索联系人，或者直接输入电子邮件地址。
4. 您可以添加主题行，在电子邮件正文中撰写内容，并设置草稿格式。
   • 提示：您可以与文档中的其他人协作，撰写电子邮件草稿。详细了解如何与他人共享您的文档。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

设置电子邮件签名

• 在 Outlook 中：在邮件窗口中，点击邮件 签名。
• 在 Gmail 中。在邮件窗口中，点击“插入签名”图标 。

了解操作方法

创建签名

1. 打开 Gmail。
2. 点击右上角的“设置”图标  查看所有设置。
3. 在常规标签页中，滚动到签名，然后点击新建。
4. 为您的签名命名，然后点击创建。
   此名称不是您的实际签名，而是签名模板的名称。
5. 在右侧的文本框中，添加您的签名文本。
6. 使用格式栏设置文本颜色、添加链接和图片。
7. 点击底部的保存更改。

让您的徽标和签名并排显示

1. 在计算机上，打开所需 Google 文档。
2. 点击插入表格，创建一个 2x1 的表格。
3. 在左侧单元格中，插入您的徽标。
4. 在右侧单元格中，输入您的签名。
5. 右键点击表格，然后选择表格属性。
6. 点击颜色，将表格边框更改为白色。
7. 点击修改全选。
8. 点击修改复制。
9. 打开 Gmail，找到您创建的签名。
10. 右键点击并粘贴您的徽标和签名。
11. 滚动到底部，然后点击保存更改。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情 

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将您发送的电子邮件标为重要邮件

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• 在 Outlook 中：将重要邮件标记设置为高。重要邮件标记不会显示在发送到 Gmail 账号的邮件中。
• 在 Gmail 中：在主题字段中突出显示邮件的重要性。

了解操作方法

1. 打开 Gmail。
2. 点击“写邮件”。
3. 添加收件人。
4. 在主题字段，添加描述文字，如：
   • [URGENT]（紧急）
   • [REPLY BY DEC 1]（需在 12 月 1 日之前回复）
   • [APPROVAL NEEDED]（需要审批）
     注意：您可以在描述文字前粘贴红色感叹号 ，以此将您发送的电子邮件标为重要邮件。
5. 撰写邮件，然后点击发送。

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将电子邮件转发或附加到其他邮件

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• 在 Outlook 中：在邮件窗口中，插入 Outlook 内容，或者拖放相应内容。
• 在 Gmail 中：以附件形式转发，或采用拖放操作。

了解操作方法

将一封电子邮件作为附件转发

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 选择您想转发的电子邮件。
3. 点击更多图标  作为附件转发。
4. 在“收件人”字段中，添加收件人。您也可以在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
5. 添加主题。
6. 撰写邮件。
7. 点击底部的发送。

注意：您还可以通过以下方式将邮件作为附件转发：右键点击要作为附件转发的邮件，或者将该邮件拖放到您的邮件正文中。

将多封电子邮件作为附件转发

1. 打开 Gmail。
2. 点击写邮件。
3. 勾选要附加的邮件旁边的复选框，并将其拖动到新邮件的窗口。
4. 输入收件人、主题和任何邮件文本。
5. 点击发送。

回复电子邮件时附加其他邮件

1. 在计算机上，转到 Gmail。
2. 打开电子邮件  点击回复。
3. 点击电子邮件右上方的弹出图标 。
4. 从您的收件箱中，选择您要附加的电子邮件。
5. 将相应电子邮件拖到您的邮件中。
6. 点击底部的发送。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

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选择递送选项

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立即发送

• 在 Outlook 中：在邮件窗口中，点击发送。然后点击发送/接收 全部发送。
• 在 Gmail 中：在邮件窗口中，点击发送。

了解操作方法

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 点击左上方的“写邮件”图标 。
3. 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人：
   • 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
   • 撰写邮件时，在正文中输入“+”或“@”，然后在相应符号后添加联系人姓名。
4. 添加主题。
5. 撰写邮件。
6. 点击页面底部的发送。

提示：若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组，请点击收件人：。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

稍后发送

• 在 Outlook 中：在邮件窗口中，选择选项Delay Delivery（延迟递送）。  
• 在 Gmail 中：在邮件窗口中，点击“发送”旁边的向下箭头，然后点击定时发送。

了解操作方法

1. 在计算机上，前往 Gmail 。
2. 点击左上方的“写邮件”图标 。
3. 创建电子邮件。
4. 点击左下方“发送”旁边的下拉箭头 。
5. 点击安排发送时间。

注意：您最多可有 100 封定时发送的电子邮件。

 访问 Gmail 帮助中心，了解详情

向群组发送电子邮件

• 在 Outlook 中：使用联系人列表或邮件合并功能。
• 在 Gmail 中：使用联系人列表、群组或邮件合并功能。

 

了解操作方法

通过 Gmail 向联系人或联系人群组发送电子邮件：

1. 在 Gmail 中点击写邮件。
2. 在收件人字段中，输入相应联系人或联系人群组的地址。在您输入时，系统会显示匹配的地址列表。
3. 点击所需地址。对于联系人群组，每位群组成员都会被添加到收件人列表。如果您不希望将邮件发送给联系人群组中的某些人，请点击相应联系人姓名旁边的“移除”图标 。

注意：要想在自动填充列表中看到某个群组邮寄名单地址，您可能需要向该邮寄名单发送一次邮件。

使用邮件合并功能发送个性化电子邮件

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击左上方的写邮件。
   • 您也可以打开现有草稿。
3. 在“收件人：”行中添加收件人。
4. 在“收件人：”行的右侧，点击“使用邮件合并功能”图标 。
5. 开启邮件合并。
6. 在邮件中输入 @。
7. 选择一个合并标签：
   • @名字
   • @姓氏
   • @全名
   • @电子邮件
8. 如需插入合并标签，请按 Enter 键。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情 

增强邮件安全性

• 在 Outlook 中：在邮件窗口中，选择选项加密。
• 在 Gmail 中：在邮件窗口中，开启机密模式。

了解操作方法

重要提示：如果您通过单位或学校帐号使用 Gmail，请与管理员联系以确保您可以使用机密模式。

1. 在计算机上，转到 Gmail。
2. 点击“写邮件”图标 。
3. 在窗口右下方，点击“启用机密模式”图标 。
   提示：如果您已为某封电子邮件启用机密模式，请转到该电子邮件底部，然后点击修改。
4. 设置到期日期和验证码。这些设置会同时影响邮件内容和所有附件。 
   • 如果您选择“停用短信验证码”，那么使用 Gmail 应用的收件人就可直接打开电子邮件。不使用 Gmail 的收件人会通过电子邮件获得验证码。
   • 如果您选择“短信验证码”，那么收件人会通过短信获得验证码。请务必输入收件人的电话号码，而不是您自己的号码。
5. 点击保存。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

了解他人何时打开了您的电子邮件

• 在 Outlook 中：在邮件窗口中，点击选项Delivery receipt（递送回执）。
• 在 Gmail 中：在邮件窗口底部，请求发送已读回执。

了解操作方法

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击写邮件。
3. 像平常一样撰写电子邮件。
4. 点击右下方的“更多选项”图标   请求发送已读回执。
5. 发送邮件。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情 

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撤销发送

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• 在 Outlook 中：在邮件窗口中，依次点击文件邮件重新发送和撤回。
• 在 Gmail 中：在“邮件已发送”通知中，点击撤消（仅限于取消期内）。

了解操作方法

使用“撤消发送”撤回电子邮件

1. 左下方会显示“邮件已发送”以及“撤销”或“查看邮件”的选项。
2. 点击撤消。

选择邮件撤回时间

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 点击右上角的“设置”图标 查看所有设置。
3. 在“撤消发送”旁边，选择“发送取消时间”：“5 秒”“10 秒”“20 秒”或“30 秒”。
4. 点击底部的保存更改。

访问 Gmail 帮助中心，了解详情

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