共有ドライブは Google ドライブの特別なフォルダであり、これを使用してチームでファイルを保存、検索、アクセスできます。共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームが所有します。メンバーがチームを去ってもファイルは共有ドライブ内に残るため、チームで引き続き情報を共有してどこにいてもどのデバイスからでも仕事を進めることができます。
共有ドライブの主な機能
- チームを去るメンバーがいてもファイルやフォルダは残る
ファイルは個人ではなくチームや組織が所有します。メンバーがチームを去り、そのメンバーのアカウントが管理者によって削除されても、そのメンバーが共有ドライブに追加または作成していたファイルは残ります。
- 柔軟に共有できる
共有ドライブ内のファイルやフォルダに対するアクセス権を付与するには、1）ユーザーやグループを共有ドライブのメンバーとして追加する、2）メンバーがファイルやフォルダをメンバーではない相手と共有する、の 2 通りの方法があります。
- メンバーに対する簡単で継続的な共有。共有ドライブのメンバー全員が同じコンテンツを閲覧できるため、共有リクエストへの対応に時間を割く必要がなくなります。共有ドライブのメンバーとしてグループを追加できます。そのため、ユーザーがグループに追加されると、Google グループにより、そのユーザーがそのグループ内のすべての共有ドライブに自動的に追加されます。メンバーにはアクセスレベルが割り当てられます。アクセスレベルにより、ファイルと共有ドライブに対して行える操作が管理されます。
- メンバー以外のユーザーへの適宜の共有 外部共有が許可されている場合、共有ドライブのメンバーは、個々のファイルやフォルダをメンバーではない相手と共有できます。この方法では、共有ドライブ内のすべてを共有することなく、メンバー以外のユーザーがアクセスする必要がある情報のみを共有できます。
- 外部ユーザーが共有ドライブで作業できる（組織で許可されている場合）
組織で許可されている場合は、外部ユーザーを共有ドライブに追加できます。ただし、その外部ユーザーが Google アカウントに関連付けられたメールアドレスを持っている場合に限ります。組織内のユーザーが作成した共有ドライブ内での、外部ユーザーによる作業（ファイルの編集、作成、アップロードなど）は、組織に移管され、組織が所有します。
使用している Google Workspace エディションに共有ドライブが含まれていないユーザーに対しては、[閲覧者] のアクセス権のみ追加できます。ただし、フォルダの権限によっては、共有ドライブ内の特定のファイルに対するコメントや編集権限を付与できる場合があります。詳しくは、共有ドライブ内のフォルダの共有の仕組みをご覧ください。
- 共有ドライブをデスクトップに同期する
パソコン版 Google ドライブを使用すると、パソコン上で共有ドライブにアクセスできます。
共有ドライブとマイドライブの比較
|
マイドライブ |
共有ドライブ |
|
|---|---|---|
|
ファイルを追加できるユーザー |
マイドライブを所有するユーザー。 |
投稿者アクセス以上の権限を持つすべてのメンバー。 |
|
ファイルやフォルダのオーナー |
ファイルまたはフォルダを作成したユーザー。 |
チーム。 |
|
ファイルとフォルダの移動 |
可能。マイドライブ内でファイルやフォルダを移動できます。 |
|
|
パソコンとのファイル同期 |
可能。パソコン版 Google ドライブを使用します。 詳しくは、パソコン版ドライブでできることをご覧ください。 |
可能。パソコン版 Google ドライブを使用します。 |
|
共有の仕組み |
個々のファイルへのアクセス権限に応じて、フォルダに表示されるファイルはユーザーごとに異なることがあります。 |
共有ドライブのすべてのメンバーにすべてのファイルが表示されます。 |
|
ゴミ箱に移動したファイルの保持期間 |
ゴミ箱内にあるファイルとフォルダは 30 日後に完全に削除されます。[完全に削除] を選択して、ゴミ箱内のファイルを削除することもできます。 |
各共有ドライブに、それぞれゴミ箱があります。
|
|
ファイルの復元 |
可能。ファイルのオーナーであれば復元できます。 |
可能。投稿者アクセス以上の権限があれば復元できます。 |