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¿Qué son las unidades compartidas?

Guía de productividad de Google Workspace

Las unidades compartidas son carpetas especiales de Google Drive que te permiten almacenar, buscar y acceder a archivos en un espacio compartido por un equipo. Los archivos de unidades compartidas pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto. De esta forma, aunque alguien deje el equipo, los archivos permanecerán en la unidad compartida para que los demás puedan seguir compartiendo información y trabajando desde cualquier lugar y dispositivo.

 

Funciones principales de las unidades compartidas

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  • Los archivos y las carpetas permanecen después de que alguien se vaya

    Los archivos de una unidad compartida pertenecen a la organización, no a una persona. Cuando un usuario deja la organización y un administrador elimina su cuenta, se conservan los archivos que ha añadido o creado en unidades compartidas.

  • Opción de compartir flexible

    Para acceder a los archivos y las carpetas de unidades compartidas, tienes dos opciones: 1) añadir usuarios o grupos a la unidad compartida, y 2) compartir archivos y carpetas con usuarios que no sean miembros.

    1. Opciones para compartir de forma fácil y coherente para los miembros. Todos los miembros de una unidad compartida ven el mismo contenido para que no tengas que dedicar tiempo a gestionar las solicitudes para compartir. Puedes añadir un grupo como miembro de una unidad compartida. De esta forma, cuando se añada un usuario al grupo, Grupos de Google lo añadirá automáticamente a todas las unidades compartidas que incluyan ese grupo. A los miembros se les asignan niveles de acceso, que controlan lo que pueden hacer con los archivos y la unidad compartida.
    2. Uso compartido personalizado para usuarios que no son miembros. Si se permite, los miembros de una unidad compartida pueden compartir archivos y carpetas concretos con usuarios que no sean miembros de ella. Con esta opción, solo puedes compartir la información a la que necesita acceder un usuario que no sea miembro, sin tener que compartir todo el contenido de la unidad compartida.
  • Los usuarios externos pueden trabajar en tus unidades compartidas (si tu organización lo permite)

    Si tu organización lo permite, puedes añadir usuarios externos a una unidad compartida siempre que tengan una dirección de correo asociada a una cuenta de Google. Cualquier contribución de los usuarios externos (por ejemplo, editar, crear o subir archivos) en una unidad compartida que haya creado un miembro de tu organización se transferirá a tu propiedad y será propiedad de ella.

    Si los usuarios no tienen unidades compartidas en su edición de Google Workspace, solo puedes añadirlos con el acceso de lector. Sin embargo, según los permisos de la carpeta, quizás puedas darles acceso para comentar o editar archivos concretos de la unidad compartida. Cómo compartir una carpeta de una unidad compartida

  • Sincronizar unidades compartidas con el ordenador

    Puedes acceder a las unidades compartidas desde tu ordenador con Google Drive para ordenadores.

Comparación entre las unidades compartidas y Mi unidad

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Mi unidad

Unidades compartidas

¿Quién puede añadir archivos?

La persona a la que pertenece Mi unidad.

Cualquier miembro con acceso de Colaborador o de niveles superiores.

¿Quién es el propietario de los archivos y las carpetas?

A la persona que los ha creado.

Al equipo.

¿Puedo mover archivos y carpetas?

Sí, puedes mover archivos y carpetas a distintas ubicaciones dentro de Mi unidad.

  • Si tienes permiso de acceso de Colaborador o de niveles superiores, podrás mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida.
  • Si tienes permiso de acceso de Gestor de contenido o de niveles superiores, podrás mover archivos y carpetas dentro de una unidad compartida.
  • Si tienes acceso de Administrador, puedes sacar archivos de una unidad compartida o moverlos de una a otra. También puedes mover carpetas de Mi unidad a una unidad compartida.

¿Puedo sincronizar archivos con mi ordenador?

Sí, con Google Drive para ordenadores.

Para obtener más información, consulta el artículo Qué se puede hacer con Drive para ordenadores.

Sí, con Google Drive para ordenadores.

¿Cómo funciona el uso compartido?

Puede que los usuarios vean diferentes archivos en una carpeta, dependiendo del tipo de acceso que tengan a cada archivo.

Todos los miembros de la unidad compartida pueden ver todos los archivos.

¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino?

Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días. También puedes eliminar archivos a la papelera seleccionando Eliminar definitivamente.

Cada unidad compartida tiene su propia papelera.

  • Los miembros con acceso de Gestor de contenido o de niveles superiores pueden enviar archivos a la papelera.
  • Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días.
  • Los miembros con acceso de Administrador pueden eliminarlos definitivamente antes de que acabe ese plazo.

¿Puedo restaurar archivos?

Sí, si el archivo en cuestión te pertenece.

Sí, si tienes como mínimo acceso de Colaborador.

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