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¿Qué son las unidades compartidas?

Las unidades compartidas son carpetas especiales de Google Drive que te permiten almacenar, buscar y acceder a archivos en un espacio compartido por un equipo. Los archivos de unidades compartidas pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto. De esta forma, aunque alguien deje el equipo, los archivos permanecerán en la unidad compartida para que los demás puedan seguir compartiendo información y trabajando desde cualquier lugar y dispositivo.

Funciones principales de las unidades compartidas

  • Los archivos y las carpetas permanecen después de que alguien se vaya

    Los archivos de una unidad compartida pertenecen a la organización, no a una persona. Cuando un usuario deja la organización y un administrador elimina su cuenta, se conservan los archivos que ha añadido o creado en unidades compartidas.

  • Opción de compartir flexible

    Para acceder a los archivos y las carpetas de unidades compartidas, tienes dos opciones: 1) añadir usuarios o grupos a la unidad compartida, y 2) compartir archivos y carpetas con usuarios que no sean miembros.

    1. Opciones para compartir de forma fácil y coherente para los miembros. Todos los miembros de una unidad compartida ven el mismo contenido para que no tengas que dedicar tiempo a gestionar las solicitudes para compartir. Puedes añadir un grupo como miembro de una unidad compartida. De esta forma, cuando se añada un usuario al grupo, Grupos de Google lo añadirá automáticamente a todas las unidades compartidas que incluyan ese grupo. A los miembros se les asignan niveles de acceso, que controlan lo que pueden hacer con los archivos y la unidad compartida.
    2. Uso compartido personalizado para usuarios que no son miembros. Si se permite, los miembros de una unidad compartida pueden compartir archivos y carpetas concretos con usuarios que no sean miembros de ella. Con esta opción, solo puedes compartir la información a la que necesita acceder un usuario que no sea miembro, sin tener que compartir todo el contenido de la unidad compartida.
  • Los usuarios externos pueden trabajar en tus unidades compartidas (si tu organización lo permite)

    Puedes añadir personas ajenas a tu organización a una unidad compartida, siempre que tengan una dirección de correo asociada a una cuenta de Google. Cualquier contribución de los usuarios externos (por ejemplo, editar, crear o subir archivos) en una unidad compartida que haya creado un miembro de tu organización se transferirá a tu propiedad y será propiedad de ella.

  • Sincronizar unidades compartidas con el ordenador

    Puedes acceder a las unidades compartidas desde tu ordenador con Google Drive para ordenadores.

Comparación entre las unidades compartidas y Mi unidad

 

Mi unidad

Unidades compartidas

¿Quién puede añadir archivos?

La persona a la que pertenece Mi unidad.

Cualquier miembro con acceso de Colaborador o de niveles superiores.

¿Quién es el propietario de los archivos y las carpetas?

A la persona que los ha creado.

Al equipo.

¿Puedo mover archivos y carpetas?

Sí, puedes mover archivos y carpetas a distintas ubicaciones dentro de Mi unidad.

  • Si tienes permiso de acceso de Colaborador o de niveles superiores, podrás mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida.
  • Si tienes permiso de acceso de Gestor de contenido o de niveles superiores, podrás mover archivos y carpetas dentro de una unidad compartida.
  • Si tienes acceso de Administrador, puedes sacar archivos de una unidad compartida o moverlos de una a otra.
  • Si quieres mover carpetas de Mi unidad a una unidad compartida, ponte en contacto con tu administrador.

¿Puedo sincronizar archivos con mi ordenador?

Sí, con Google Drive para ordenadores.

Para obtener más información, consulta el artículo Qué se puede hacer con Drive para ordenadores.

Sí, con Google Drive para ordenadores.

¿Cómo funciona el uso compartido?

Puede que los usuarios vean diferentes archivos en una carpeta, dependiendo del tipo de acceso que tengan a cada archivo.

Todos los miembros de la unidad compartida pueden ver todos los archivos.

¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino?

Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días. También puedes eliminar archivos a la papelera seleccionando Eliminar definitivamente.

Cada unidad compartida tiene su propia papelera.

  • Los miembros con acceso de Gestor de contenido o de niveles superiores pueden enviar archivos a la papelera.
  • Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días.
  • Los miembros con acceso de Administrador pueden eliminarlos definitivamente antes de que acabe ese plazo.

¿Puedo restaurar archivos?

Sí, si el archivo en cuestión te pertenece.

Sí, si tienes como mínimo acceso de Colaborador.

Usos habituales de las unidades compartidas

  • Proyectos: casos en los que distintas personas van a colaborar en un mismo proyecto.
  • Eventos: casos en los que distintas personas van a trabajar durante un periodo de tiempo determinado en un evento o en una entrega.
  • Plantillas: para compartir archivos que se pueden copiar y reutilizar.
  • Archivos de toda la organización: para compartir archivos a los que todos los usuarios necesitan acceder, como archivos de recursos de formación.
  • Archivos sensibles: para almacenar archivos extremadamente sensibles a los que se quiere añadir un nivel extra de seguridad para limitar el acceso.

Prácticas recomendadas sobre unidades compartidas

1. Incluye archivos de referencia o de colaboración en unidades compartidas para evitar la pérdida de datos

Utilizar unidades compartidas para el contenido dirigido a toda la organización o para el equipo, como planes de proyecto, resultados de investigaciones o notas de reuniones de equipo. En Mi unidad, puedes guardar archivos personales y privados, como notas de reuniones, evaluaciones de rendimiento y planes de desarrollo profesional.

Este enfoque ayuda a proteger la privacidad de tu contenido personal y ayuda a evitar que se pierdan datos en tu organización. Como tu organización es la propietaria de los archivos de unidades compartidas, no de una persona concreta, esos archivos se conservan si la persona abandona la organización.

Si te preocupa que los miembros eliminen archivos de una unidad compartida, asegúrate de que solo tengan acceso de Colaborador, de Comentador o de Lector. Estos miembros no pueden eliminar archivos.

2. Da a cada unidad compartida un objetivo claro

Crea una unidad compartida para cada proyecto. Si los archivos son de distintos proyectos, crea varias unidades compartidas. Este método también te permite definir el acceso de los miembros según esta finalidad.

Por ejemplo:

  • Si la unidad compartida es un espacio activo de colaboración, dales acceso de Gestor de contenidos o de Colaborador para que puedan modificar el contenido. Los gestores de contenido pueden mover archivos y carpetas dentro de unidades compartidas, así como enviar archivos a la papelera, pero no eliminarlos permanentemente.
  • Si la unidad compartida es un repositorio de un proyecto o contenido final completado, dales acceso de Comentador o Lector; de este modo, no podrán modificar el contenido. También es posible que quieras cambiar el nombre de la unidad compartida para indicar su estado, por ejemplo, [Archivo] o [Referencia].

No añadas demasiados miembros. Ten en cuenta que, a medida que aumenta el número de proyectos y de equipos, puede ser más difícil gestionar el contenido de una misma unidad compartida. Si una unidad compartida se vuelve difícil de usar porque se han añadido demasiados archivos o carpetas, puedes reorganizar el contenido en diferentes unidades compartidas que representen proyectos individuales y equipos funcionales (o multifuncionales).

Si no hay desacuerdo sobre la organización, es posible que haya demasiados proyectos y equipos que utilicen la unidad compartida. Puedes reorganizar la unidad compartida en 2 o 3 unidades nuevas:

  • Una unidad compartida que solo incluya el contenido "compartido" y que represente un equipo de proyecto multifuncional
  • Una unidad compartida (o varias) que incluya el contenido específico de cada equipo funcional

3. Usar la función Grupos de Google para miembros

Los grupos pueden simplificar la gestión de la pertenencia a una unidad compartida porque, cuando alguien se añade a un grupo, se convierte en miembro de esa unidad compartida. Este enfoque tiene dos ventajas principales:

  1. Los nuevos miembros del grupo obtienen el mismo acceso a los archivos y las carpetas de las unidades compartidas que los miembros actuales del grupo. No tienes que preocuparte por si tienen acceso o no.
  2. Aumenta la capacidad de pertenencia a unidades compartidas. Si añades miembros de una unidad compartida de forma individual, solo podrás añadir a 600 usuarios. Con los grupos, puedes añadir hasta 100 grupos y hasta 50.000 personas.

4. Compartir contenido de forma responsable

En el caso de las personas o los grupos que necesiten acceder a todos los archivos y carpetas de una unidad compartida, añádelos como miembros con el nivel de acceso adecuado. Si es posible, dales acceso de Administrador o de Gestor de contenidos para que no se limiten el modo en que colaboran en la unidad compartida.

  • Ayudar a los colaboradores con Google Drive para ordenadores: si tus colaboradores usan Google Drive para ordenadores para acceder a archivos que no son de Google (por ejemplo, archivos de Adobe PDF o Microsoft Office), concédeles el Gestor de contenido. Nota: Los miembros con acceso de Colaborador aún podrán editar los archivos sin conexión en su ordenador y, a continuación, subir las versiones actualizadas sin File Stream de Drive. Ve al artículo Consultar o recuperar versiones anteriores de archivos.
  • Usa unidades compartidas independientes para controlar el acceso: en algunos casos, es posible que quieras tener más de una unidad compartida para el mismo proyecto si tienes distintos grupos de colaboradores con necesidades de acceso diferentes. Por ejemplo, si trabajas en un proyecto con una agencia externa. Crea una unidad compartida para los miembros del equipo interno y otra diferente para los colaboradores internos y externos. De este modo, evitarás que los miembros externos tengan acceso al contenido que es exclusivamente de uso interno.
  • Compartir archivos con acceso limitado: si alguien necesita acceder solo a un archivo o una carpeta concretos de una unidad compartida, puedes compartir solo ese elemento en lugar de convertirlo en miembro. Ahora los administradores pueden compartir carpetas en unidades compartidas

5. Organiza las carpetas compartidas según el acceso

Las unidades compartidas están diseñadas para gestionar el acceso de manera sencilla y flexible. Cuando crees una unidad compartida con carpetas en su interior, intenta que el nivel de acceso de cada usuario sea adecuado para todas las carpetas de dicha unidad. Si no puedes, considera la posibilidad de reorganizar algunas carpetas en sus propias unidades compartidas.

6. Utiliza convenciones de nomenclatura

Para ayudar a los usuarios a encontrar unidades compartidas y evitar conflictos de nomenclatura en ellas, acuerda con las convenciones de nomenclatura de toda la organización. Por ejemplo:

  • Tu empresa tiene divisiones de ventas en diferentes regiones y creas una unidad compartida para cada región de ventas. Para diferenciar las unidades compartidas, añade un prefijo a la región o a la abreviatura de la región.
  • Puedes indicar un estado añadiendo un prefijo, como [Archivado] a un proyecto que ya no esté activo, o [En curso] a un proyecto que esté activo.
  • Para distinguir las unidades compartidas que se comparten de forma externa o interna, añade los prefijos [Externo] o [Interno].

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