Tworzenie pierwszego przepływu w Google Workspace Studio

Z Google Workspace Studio możesz korzystać tylko wtedy, gdy ta usługa jest obsługiwana przez Twoją organizację. Aby korzystać z funkcji opartych na generatywnej AI, Twoje konto Google musi mieć dostęp do usługi Gemini.

• If you're signed in with a school account and are under 18, you can’t use any AI features in Workspace Studio. If a flow containing AI steps is shared with you, those steps will be removed when you open the flow.
• When someone copies your shared flow, any steps that require approval will prompt the new owner when their flow runs. Learn how approvals work when you share a flow.

Chcesz korzystać z zaawansowanych funkcji Google Workspace w swojej firmie?

Wypróbuj Google Workspace już dziś

Informacje dostępne na tej stronie

• Elementy składowe przepływu
• Tworzenie przepływu za pomocą AI
• Zaczynanie z użyciem szablonu
• Ręczne tworzenie przepływu niestandardowego

Elementy składowe przepływu

W Workspace Studio możesz zautomatyzować codzienne, rutynowe zadania w usługach Google Workspace, tworząc przepływy. Przepływy rozpoczynają się na podstawie zdarzenia lub harmonogramu, a następnie automatycznie wykonują zestaw działań. Przepływ składa się z następujących 3 głównych części:

• Polecenie inicjujące: to zdarzenie lub harmonogram, który uruchamia przepływ. Na przykład gdy otrzymasz e-maila od określonych osób lub w każdy poniedziałek o 9:00.
• Działania: działania, które przepływ wykonuje po uruchomieniu. Większość przepływów zawiera kilka działań. Możesz na przykład poprosić Gemini o wyodrębnienie działań, utworzenie wersji roboczej odpowiedzi lub dodanie treści do dokumentu.
• Zmienne: każde działanie ma zmienne, które są dynamicznymi obiektami zastępczymi informacji, których możesz użyć w późniejszych krokach. Może to być np. odpowiedź Gemini na prompta, nadawca wiadomości, która rozpoczęła przepływ, odpowiedź na formularz itp. Więcej informacji o zmiennych znajdziesz w Centrum pomocy Workspace Studio.

Tworzenie przepływu za pomocą AI

Za pomocą AI możesz generować przepływy w Workspace Studio. Wystarczy, że wpiszesz czynności, które ma wykonać przepływ i określisz, kiedy ma to zrobić. Gemini przygotowuje odpowiednie polecenie inicjujące i działania oraz tworzy wersję roboczą treści. Następnie możesz zmodyfikować ustawienia przed włączeniem tej funkcji.

1. Na komputerze otwórz https://studio.workspace.google.com.
2. W polu „Describe a task for Gemini" („Opisz zadanie dla Gemini”) wpisz szczegółowy opis czynności, które ma wykonać przepływ.
   • Dobry przykład: „Powiadom mnie w Google Chat, gdy otrzymam e-maila od [e-mail]”.
   • Zły przykład: „Obsługuj e-maile od [e-mail]”.
3. Kliknij Utwórz.
   • Gemini wygeneruje kroki przepływu.
     • Sprawdź każdy krok, aby upewnić się, że jest prawidłowy.
     • Możesz edytować, usuwać, dodawać nowe działania i zmieniać ich kolejność.
4. Jeśli krok wymaga informacji z poprzedniego kroku, np. tematu e-maila, dodaj zmienną. Dowiedz się, jak używać zmiennych do przekazywania danych w przepływie
5. Opcjonalnie: zanim włączysz przepływ, sprawdź, czy działa prawidłowo, klikając Test run (Test) Start (Rozpocznij).
   • Spowoduje to natychmiastowe uruchomienie przepływu, dzięki czemu możesz sprawdzić jego wynik.
   • Jeśli wszystko działa prawidłowo, zobaczysz komunikat „Run Completed” („Uruchomiono”).
6. Po wprowadzeniu zmian kliknij Włącz.

Zaczynanie z użyciem szablonu

Szablon to przepływ utworzony z myślą o wykonywaniu typowych zadań. W większości przypadków musisz podać pewne informacje, aby uzyskać prawidłowe dane. Możesz dodawać i usuwać kroki, aby dostosować proces do swoich potrzeb.

1. Na komputerze otwórz https://studio.workspace.google.com.
2. Na stronie „Discover” („Odkrywaj”) sprawdź dostępne szablony. Możesz je filtrować według celów.
3. Kliknij szablon, którego chcesz użyć.
   • Otworzy się edytor przepływu ze wszystkimi krokami, które zostały już utworzone.
4. Aby skonfigurować moment rozpoczęcia przepływu, kliknij krok w sekcji Polecenie inicjujące.
5. Szablon zawiera też kroki, czyli zadania wykonywane przez przepływ.
   • Aby sprawdzić i dostosować ustawienia, kliknij poszczególne kroki. Często musisz wybrać konkretny folder lub dokument albo dodać informacje z polecenie inicjującego za pomocą zmiennej. Dowiedz się, jak używać zmiennych do przekazywania danych w przepływie
   • Jeśli zobaczysz krok z czerwoną kropką, oznacza to, że brakuje w nim wymaganych informacji. Aby podać brakujące informacje, kliknij krok.
   • Pełną listę wszystkich dostępnych poleceń inicjujących i kroków znajdziesz w przewodniku po poleceniach inicjujących i krokach w Workspace Studio.
6. Aby jeszcze bardziej dostosować przepływ, możesz dodawać, usuwać i zmieniać kolejność działań.
   • Aby zmienić kolejność kroku:
     1. Przy wybranym kroku kliknij Więcej .
     2. Aby przenieść element, użyj strzałek Przenieś w górę lub Przenieś w dół.
7. Opcjonalnie: zanim włączysz przepływ, sprawdź, czy działa prawidłowo, klikając Test run (Test) Start (Rozpocznij).
   • Spowoduje to natychmiastowe uruchomienie przepływu, dzięki czemu możesz sprawdzić jego wynik.
   • Jeśli wszystko działa prawidłowo, zobaczysz komunikat „Run Completed” („Uruchomiono”).
8. Po wprowadzeniu zmian kliknij Włącz.

Ręczne tworzenie przepływu niestandardowego

Aby utworzyć przepływ od podstaw, możesz wybrać własne polecenie inicjujące i działania.

1. Na komputerze otwórz https://studio.workspace.google.com i kliknij New flow (Nowy przepływ) .
2. Kliknij Polecenie inicjujące, aby wybrać zdarzenie lub harmonogram, który uruchomi przepływ.
3. Kliknij Choose a step (Wybierz krok) i wybierz zadanie, które ma wykonać przepływ.
4. U góry strony kliknij ołówek , aby nazwać przepływ.
5. Opcjonalnie: zanim włączysz przepływ, sprawdź, czy działa prawidłowo, klikając Test run (Test) Start (Rozpocznij).
   • Spowoduje to natychmiastowe uruchomienie przepływu, dzięki czemu możesz sprawdzić jego wynik.
   • Jeśli wszystko działa prawidłowo, zobaczysz komunikat „Run Completed” („Uruchomiono”).
6. Po wprowadzeniu zmian kliknij Włącz.

Dowiedz się więcej w Centrum pomocy Studio