Crea il primo flusso in Google Workspace Studio

Puoi utilizzare Google Workspace Studio solo se la tua organizzazione lo supporta. Per utilizzare le funzionalità di AI generativa, il tuo Account Google deve essere autorizzato a utilizzare Gemini.

Se hai eseguito l'accesso con un account scolastico e hai meno di 18 anni, non puoi utilizzare le funzionalità di AI in Workspace Studio. Se un flusso contenente passaggi AI viene condiviso con te, questi passaggi verranno rimossi quando apri il flusso.

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In questa pagina

• Componenti di base del flusso
• Crea un flusso con l'AI
• Iniziare con un modello
• Crea un flusso personalizzato manualmente

Componenti di base del flusso

In Workspace Studio, puoi automatizzare le attività di routine quotidiane nei servizi Google Workspace creando flussi. I flussi iniziano in base a un evento o a una pianificazione e poi eseguono automaticamente una serie di azioni. Un flusso è composto da tre parti principali:

• Iniziale: questo è l'evento o la pianificazione che avvia il flusso. Ad esempio, quando ricevi un messaggio email da persone specifiche o ogni lunedì alle 9:00.
• Passaggi: le azioni che l'agente esegue dopo l'avvio. La maggior parte dei flussi ha diversi passaggi. Ad esempio, chiedi a Gemini di estrarre attività da svolgere, creare una bozza di risposta o aggiungere contenuti a un documento.
• Variabili: ogni passaggio ha variabili, che sono segnaposto dinamici per le informazioni che puoi utilizzare nei passaggi successivi. Ad esempio, la risposta di Gemini al prompt, il mittente del messaggio che ha avviato il flusso, una risposta al modulo e altro ancora. Scopri di più sulle variabili nel Centro assistenza Workspace Studio.

Crea un flusso con l'AI

Puoi utilizzare l'AI per generare un flusso in Workspace Studio. Basta inserire cosa vuoi che faccia il flusso e quando. Gemini crea l'inizio e i passaggi giusti e redige i contenuti. Poi puoi modificare tutto prima di attivarlo.

1. Sul computer, vai a https://studio.workspace.google.com.
2. Nella casella "Descrivi un'attività per Gemini", inserisci una descrizione dettagliata di ciò che vuoi che faccia il flusso.
   • Esempio valido: "Inviami una notifica in Google Chat ogni volta che ricevo un'email da [e-mail]"
   • Esempio errato: "Gestisci le email di [e-mail]".
3. Fai clic su Crea.
   • Gemini genera i passaggi del flusso.
     • Controlla ogni passaggio per assicurarti che sia corretto.
     • Puoi modificare, riordinare, eliminare o aggiungere nuovi passaggi.
4. Se un passaggio richiede informazioni di un passaggio precedente, ad esempio l'oggetto di un'email, aggiungi una variabile. Scopri come utilizzare le variabili per trasferire i dati nel flusso.
5. (Facoltativo) Prima di attivare il flusso, per assicurarti che funzioni correttamente, fai clic su Test Avvia.
   • In questo modo il flusso viene eseguito immediatamente, così puoi verificare l'output.
   • Se tutto funziona correttamente, viene visualizzato il messaggio "Esecuzione completata".
6. Dopo aver completato le modifiche, fai clic su Attiva.

Inizia con un modello

Un modello è un flusso già creato per un'attività comune. La maggior parte richiede il tuo intervento per ottenere i dettagli corretti. Puoi aggiungere o rimuovere passaggi in base alle tue esigenze.

1. Sul computer, vai a https://studio.workspace.google.com.
2. Nella pagina "Scopri", controlla i modelli disponibili. Puoi filtrarli in base agli obiettivi.
3. Fai clic sul tipo di sommario che vuoi utilizzare.
   • Si apre l'editor di flusso con tutti i passaggi già creati per te.
4. Per configurare l'avvio del flusso, fai clic sul passaggio in Starter.
5. Il modello include anche i passaggi, ovvero le attività eseguite dal flusso.
   • Per rivedere e personalizzare le impostazioni, fai clic su ogni passaggio. Spesso devi scegliere una cartella o un documento specifico oppure aggiungere informazioni dall'elemento iniziale tramite una variabile. Scopri come utilizzare le variabili per trasferire i dati nel flusso.
   • Se trovi un passaggio con un punto rosso, significa che mancano alcune informazioni obbligatorie. Per inserire i dettagli mancanti, fai clic sul passaggio.
   • Per un elenco completo di tutti gli starter e i passaggi disponibili, consulta la Guida agli starter e ai passaggi in Workspace Studio.
6. Per personalizzare ulteriormente il flusso, puoi aggiungere, eliminare o riordinare i passaggi.
   • Per riordinare un passaggio:
     1. Fai clic su Altro in corrispondenza del passaggio.
     2. Per spostarlo, utilizza le frecce Sposta in alto o Sposta in basso.
7. (Facoltativo) Prima di attivare il flusso, per assicurarti che funzioni correttamente, fai clic su Test Avvia.
   • In questo modo il flusso viene eseguito immediatamente, così puoi verificare l'output.
   • Se tutto funziona correttamente, viene visualizzato il messaggio "Esecuzione completata".
8. Dopo aver completato le modifiche, fai clic su Attiva.

Crea manualmente un flusso personalizzato

Per creare un flusso da zero, puoi selezionare i passaggi e il comando iniziale che preferisci.

1. Sul computer, vai su https://studio.workspace.google.com e fai clic su Nuovo flusso.
2. Fai clic su Iniziale per scegliere l'evento o la pianificazione che avvierà il flusso.
3. Fai clic su Scegli un passaggio e seleziona l'attività che il flusso eseguirà.
4. Nella parte superiore della pagina, fai clic sulla matita per assegnare un nome al flusso.
5. (Facoltativo) Prima di attivare il flusso, per assicurarti che funzioni correttamente, fai clic su Test Avvia.
   • In questo modo il flusso viene eseguito immediatamente, così puoi verificare l'output.
   • Se tutto funziona correttamente, viene visualizzato il messaggio "Esecuzione completata".
6. Dopo aver completato le modifiche, fai clic su Attiva.

Per scoprire di più, visita il Centro assistenza Studio