本頁面提供下列資源說明：
為每個專案或團隊建立共用雲端硬碟
清楚標明每個共用雲端硬碟的目的及用途如果檔案內容涵蓋多項專案，或是會由不同團隊處理，請建立多個共用雲端硬碟。您也可以透過這項做法根據上述需求定義成員存取權。例如：
- 如果共用雲端硬碟是開放協作的空間，您可以授予成員內容管理員或協作者權限，方便他們更新內容。
- 如果共用雲端硬碟是已完成專案或最終內容的存放區，請授予成員加註者或檢視者權限，防止使用者變更內容。您也可以變更共用雲端硬碟的名稱，用來表示共用雲端硬碟的狀態，例如 [封存] 或 [參考資料]。
如果機構有所分歧，可能會有過多專案或團隊使用相同的共用雲端硬碟。建議您將共用雲端硬碟分成 2 到 3 個新共用雲端硬碟：
- 其中一個共用雲端硬碟只包含「共用」內容，供跨部門專案團隊使用
- 另一個 (或多個) 共用雲端硬碟則用來存放各部門團隊專屬的特定內容
根據成員責任共用內容
對於需要存取共用雲端硬碟中所有檔案和資料夾的使用者或群組，請將他們新增為具有適當存取層級的成員。如果可以的話，請授予協作者管理員或內容管理員存取權，這樣對方就不會限制他們在共用雲端硬碟中協作的方式。
- 支援Google 雲端硬碟電腦版的協作者：如果協作者是透過雲端硬碟電腦版存取非 Google 檔案 (例如 Adobe PDF 或 Microsoft Office 檔案)，請授予對方內容管理員存取權。
注意：就算不使用雲端硬碟電腦版，具備協作者權限的成員還是可以先透過電腦離線編輯檔案，再上傳經過修改的版本。請參閱「查看雲端硬碟檔案和資料夾的異動」。
- 使用另外的共用雲端硬碟控管存取權：在某些情況下，如果您有不同群組的協作者，而他們具備不同的存取權需求，您可能會想針對相同專案建立多個共用雲端硬碟。舉例來說，如果您與外部代理商合作處理專案，您可以建立一個內部團隊成員專屬的共用雲端硬碟，以及另一個可供內部和外部協作者使用的共用雲端硬碟。這種做法可以防止外部成員存取僅供內部使用的內容。
- 針對有限的存取權使用檔案共用功能：如果使用者只需在共用雲端硬碟中存取特定檔案或資料夾，您可以單獨共用該項目，不必將使用者設為成員。只有管理員可以在共用雲端硬碟中共用資料夾。
新增成員並設定他們的存取層級
您必須具備「管理員」權限才能執行下列操作
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左欄中的「共用雲端硬碟」，然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
- 按一下頂端的「管理成員」。
- 新增名稱、電子郵件地址或 Google 群組。
- 根據預設，新成員會具備內容管理員身分，可以上傳、編輯、移動或刪除所有檔案。
- 如要變更新成員的角色，請在下拉式選單中選取任一角色。
- 如選擇通知新成員關於這項存取權，請按一下「通知邀請對象」。
- 按一下「傳送」。
共用檔案
- 選取你要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示
。
- 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色，指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
- 如果你的帳戶符合資格，就可以新增存取權的到期日。
- 選擇是否要通知共用對象。
- 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目，請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象，你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
- 如果不想通知共用對象，請取消勾選這個方塊。
- 按一下「傳送」或「共用」。
。
透過群組管理成員資格
網路論壇可讓共用雲端硬碟更方便管理，因為將使用者加入群組後，他們就能成為該群組所屬共用雲端硬碟的成員。這種做法有 2 項主要優點：
- 新群組成員對於共用雲端硬碟中檔案和資料夾的存取權與現有群組成員相同，您不必擔心他們是否具備存取權。
- 這麼做可以提高共用雲端硬碟的成員數。如果您個別新增共用雲端硬碟成員，只能新增 600 位使用者。如果使用群組，您最多可以新增 100 個群組與 50,000 位使用者。
必須具備管理員權限才能新增成員
- 開啟 Google 雲端硬碟。
- 按一下左側的「共用雲端硬碟」。
- 按一下頂端的「新增」圖示
。
- 輸入聊天室名稱，然後按一下「建立」。
- 依序按一下頂端的共用雲端硬碟名稱
「管理成員」。
- 新增 Google 群組名稱，並為所有成員選擇權限。
- 如要通知使用者，請按一下「傳送」。您也可以取消選取「通知使用者」，然後按一下「分享」。
在共用雲端硬碟中使用命名慣例
為了方便使用者尋找共用雲端硬碟，並避免共用雲端硬碟中的命名衝突，請遵守全機構的命名慣例。例如：
- 貴公司在許多不同地區都設有銷售部門，且您需要為各個銷售地區建立共用雲端硬碟。如要區分共用雲端硬碟，可以為共用雲端硬碟加上前置詞，如地區或地區的縮寫。
- 您可以加上前置詞來指出專案狀態，例如為已不再進行的專案加上 [封存]，或為進行中的專案加上 [處理中]。
- 如要區分內部和外部的共用雲端硬碟，則可添加 [外部] 或 [內部] 前置詞。
僅顯示所需共用雲端硬碟
使用了一陣子之後，您可能會成為許多共用雲端硬碟的成員。您可以將已完成專案的共用雲端硬碟隱藏起來；如要優先顯示其他共用雲端硬碟，也可以採取這個做法。您仍然可以存取隱藏的共用雲端硬碟，權限也不會因此改變。此外，您隨時都可以取消隱藏共用雲端硬碟。
範例
- 您是某共用雲端硬碟的成員，但該雲端硬碟所處理的專案已經完成，因此您不再需要看到這個共用雲端硬碟。
- 您有許多共用雲端硬碟，卻只有使用到其中一部分，因此希望能更快速找到所需共用雲端硬碟。
- 您是某共用雲端硬碟的成員，但其中的內容與您的工作無關。
- 您曾隱藏了一個不需要使用的共用雲端硬碟，但希望它能再次顯示在雲端硬碟中。
- 您想要尋找隱藏共用雲端硬碟中的內容。
隱藏共用雲端硬碟
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的「共用雲端硬碟」。
- 在要隱藏的共用雲端硬碟上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏」。
如要選取多個要隱藏的共用雲端硬碟，請在點選時同時按住 Command 鍵 (Mac) 或 Ctrl 鍵 (Windows)。
取消隱藏共用雲端硬碟
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的「共用雲端硬碟」。
- 按一下右上方的「隱藏的共用雲端硬碟」。
- 在你要取消隱藏的共用雲端硬碟上按一下滑鼠右鍵，然後點選「取消隱藏」。
如要選取多個要取消隱藏的共用雲端硬碟，請在點選時同時按住 Command 鍵 (Mac) 或 Ctrl 鍵 (Windows)。
注意：群組成員如超過特定人數，系統就會自動對超出人數上限的成員隱藏共用雲端硬碟，以免有人蓄意對大型群組濫發共用雲端硬碟內容。有兩種情況會觸發這個動作：
- 將共用雲端硬碟與成員數超過 1000 人的群組直接共用：舉例來說，如果您將共用雲端硬碟與包含 1200 位成員的群組共用，那麼根據預設，系統將對其中 200 位成員隱藏該共用雲端硬碟。
- 共用雲端硬碟的「間接」共用對象超過 2500 人：舉例來說，如果您將共用雲端硬碟與 6 個各包含 500 位成員的群組共用，那麼系統會對最先加入的 2500 位共用對象 (來自前 5 個成員數為 500 人的群組) 顯示共用雲端硬碟，但後續加入的 500 位共用對象 (來自第 6 個群組) 則看不到該雲端硬碟，因為他們已超出 2500 人的上限。
共用雲端硬碟的共用群組數量上限
請注意，一個共用雲端硬碟的成員最多只能包含 100 個群組，共用雲端硬碟中的每個檔案最多也只能與 100 個群組直接共用。
變更共用雲端硬碟主題
- 在 Google 雲端硬碟中，按一下「共用雲端硬碟」下方的共用雲端硬碟。
- 找到畫面頂端的共用雲端硬碟名稱，然後依序按一下旁邊的向下箭頭
- 按一下所需主題圖片，或者瀏覽並點選自訂圖片。
自訂圖片大小必須為 1280 x 144 像素以上。
- 按一下 [選取]。
在共用雲端硬碟中，搜尋檔案擁有者來找出檔案
如果想在成員眾多的共用雲端硬碟中找出他人建立的檔案，那麼依團隊成員進行搜尋可能會需要一些時間。 不過，如果您知道誰是檔案的建立者，就可以依此搜尋並輕鬆找到所需檔案。
- 在共用雲端硬碟的搜尋框中輸入 creator:，後面加上貴機構檔案建立者的電子郵件地址。例如：creator:<同事名稱>@<貴機構網域>.com。
- (選用) 如要修正搜尋範圍，請在搜尋框中加入其他搜尋字詞，或者點選向下箭頭
- 按 Enter 鍵。
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