ในหน้านี้
- สร้างไดรฟ์ที่แชร์สำหรับแต่ละโครงการหรือแต่ละทีม
- แชร์เนื้อหาอย่างมีความรับผิดชอบ
- จัดการการเป็นสมาชิกด้วย Groups
- ใช้แบบแผนการตั้งชื่อในไดรฟ์ที่แชร์
- ดูเฉพาะไดรฟ์ที่แชร์ที่คุณต้องการ
- เปลี่ยนธีมของไดรฟ์ที่แชร์
- ค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ตามเจ้าของ
สร้างไดรฟ์ที่แชร์สำหรับแต่ละโครงการหรือแต่ละทีม
กำหนดจุดโฟกัสหรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนให้กับไดรฟ์ที่แชร์แต่ละไดรฟ์ หากเป็นไฟล์สำหรับหลายโครงการหรือกระจายไปยังทีมต่างๆ หลายทีม ให้สร้างไดรฟ์ที่แชร์หลายๆ ไดรฟ์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณกำหนดสิทธิ์เข้าถึงของสมาชิกได้ตามวัตถุประสงค์ เช่น
- หากไดรฟ์ที่แชร์เป็นพื้นที่ที่ใช้งานอยู่สำหรับการทำงานร่วมกัน ให้มอบสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการเนื้อหาหรือผู้ร่วมให้ข้อมูลแก่สมาชิกเพื่อให้อัปเดตเนื้อหาได้
- หากไดรฟ์ที่แชร์เป็นที่เก็บสำหรับโครงการที่เสร็จสมบูรณ์แล้วหรือเนื้อหาขั้นสุดท้าย ให้มอบสิทธิ์ผู้แสดงความคิดเห็นหรือผู้มีสิทธิ์ดูแก่สมาชิกเพื่อไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา และคุณควรเปลี่ยนชื่อไดรฟ์ที่แชร์เพื่อระบุสถานะด้วย เช่น [เก็บถาวร] หรือ [ข้อมูลอ้างอิง]
หากมีข้อขัดแย้งเกี่ยวกับองค์กร อาจเป็นเพราะมีจำนวนโครงการและทีมที่ใช้ไดรฟ์ที่แชร์มากเกินไป ให้ลองจัดระเบียบไดรฟ์ที่แชร์ให้เป็นไดรฟ์ใหม่ 2-3 ไดรฟ์ ดังต่อไปนี้
- ไดรฟ์ที่แชร์ 1 ไดรฟ์มีเฉพาะเนื้อหาที่ “แชร์” สำหรับทีมโครงการข้ามแผนก
- ไดรฟ์ที่แชร์ (อย่างน้อย) 1 ไดรฟ์มีเนื้อหาเฉพาะสำหรับแต่ละแผนก
ดูวิธีการที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Google ไดรฟ์
แชร์เนื้อหาอย่างมีความรับผิดชอบ
สำหรับบุคคลหรือกลุ่มที่ต้องการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดในไดรฟ์ที่แชร์ ให้เพิ่มเป็นสมาชิกที่มีระดับการเข้าถึงที่เหมาะสม หากเป็นไปได้ ให้ผู้ทำงานร่วมกันมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการหรือผู้จัดการเนื้อหา เพื่อไม่ให้เกิดข้อจำกัดในการทำงานร่วมกันในไดรฟ์ที่แชร์
- สนับสนุนผู้ทำงานร่วมกันในGoogle ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป หากผู้ทำงานร่วมกันใช้ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป เพื่อเข้าถึงไฟล์ที่ไม่ใช่ของ Google (เช่น Adobe PDF หรือ ไฟล์ Microsoft Office) ให้มอบสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการเนื้อหา
หมายเหตุ: สมาชิกที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้ร่วมให้ข้อมูลจะยังคงสามารถแก้ไขแบบออฟไลน์ทางเดสก์ท็อปและอัปโหลดเวอร์ชั่นที่อัปเดตแล้วได้โดยไม่ต้องใช้ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป โปรดไปที่หัวข้อดูการเปลี่ยนแปลงในไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์
- ใช้ไดรฟ์ที่แชร์แยกต่างหากเพื่อควบคุมการเข้าถึง – ในบางกรณี คุณอาจต้องการใช้ไดรฟ์ที่แชร์มากกว่า 1 ไดรฟ์ในโครงการเดียวกัน หากคุณมีกลุ่มผู้ทำงานร่วมกันแต่ละกลุ่มที่ต้องการสิทธิ์เข้าถึงที่แตกต่างกัน เช่น หากกำลังทำโครงการร่วมกับหน่วยงานภายนอก ให้สร้างไดรฟ์ที่แชร์สำหรับสมาชิกของทีมภายในและไดรฟ์ที่แชร์แยกต่างหากสำหรับผู้ทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอก วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้สมาชิกภายนอกเข้าถึงเนื้อหาที่จำกัดไว้เฉพาะภายในได้
- ใช้การแชร์ไฟล์เพื่อให้สิทธิ์เข้าถึงแบบจำกัด - หากมีผู้ที่ต้องการเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์บางรายการในไดรฟ์ที่แชร์ คุณจะแชร์เฉพาะรายการนั้นแทนการเพิ่มบุคคลเข้าเป็นสมาชิกได้ เฉพาะผู้จัดการที่จะแชร์โฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้
เพิ่มสมาชิกและกำหนดระดับการเข้าถึง
ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการ
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- คลิกไดรฟ์ที่แชร์ในคอลัมน์ด้านซ้าย แล้วดับเบิลคลิกไดรฟ์ที่แชร์ 1 รายการ
- คลิกจัดการสมาชิกที่ด้านบน
- ใส่ชื่อ อีเมล หรือกลุ่มใน Google Groups
- สมาชิกใหม่จะเป็นผู้จัดการเนื้อหาตามค่าเริ่มต้น และจะอัปโหลด แก้ไข ย้าย หรือลบได้ทุกไฟล์
- หากต้องการเปลี่ยนบทบาทของสมาชิกใหม่ ให้เลือกบทบาทจากเมนูแบบเลื่อนลง
- หากต้องการเลือกแจ้งให้สมาชิกใหม่ทราบเกี่ยวกับสิทธิ์เข้าถึง ให้คลิกแจ้งเตือนบุคคลอื่น
- คลิกส่ง
แชร์ไฟล์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ป้อนอีเมลหรือกลุ่มใน Google Groups ที่ต้องการแชร์ด้วย
- หากต้องการกำหนดบทบาทในไฟล์ให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือผู้มิสิทธิ์แก้ไข
- หากบัญชีมีสิทธิ์ คุณจะสามารถเพิ่มวันที่หมดอายุของสิทธิ์เข้าถึงได้
- เลือกเพื่อแจ้งบุคคลที่แชร์
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลทราบว่าคุณแชร์ไฟล์ด้วย โปรดเลือกช่องถัดจาก "แจ้งบุคคลอื่น" ซึ่งหากคุณแจ้ง อีเมลของบุคคลที่คุณป้อนจะรวมอยู่ในอีเมลนี้ด้วย
- หากไม่ต้องการแจ้ง ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
- คลิกส่งหรือแชร์
จัดการการเป็นสมาชิกด้วย Groups
Groups ช่วยให้จัดการสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ได้ง่ายขึ้น เนื่องจากเมื่อเพิ่มบุคคลลงในกลุ่ม บุคคลนั้นๆ จะเข้าเป็นสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ที่กลุ่มนั้นเป็นสมาชิกอยู่ โดยวิธีนี้มีประโยชน์อยู่ 2 ข้อหลัก ดังนี้
- สมาชิกใหม่ในกลุ่มจะมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์เช่นเดียวกับสมาชิกกลุ่มที่มีอยู่ โดยไม่ต้องกังวลว่าบุคคลเหล่านั้นจะเข้าถึงไม่ได้
- ช่วยเพิ่มความจุการเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ หากเพิ่มสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์ทีละคน จะเพิ่มได้เพียง 600 คนเท่านั้น แต่เมื่อใช้กลุ่ม จะเพิ่มกลุ่มได้สูงสุดถึง 100 กลุ่มและเพิ่มบุคคลได้สูงสุดถึง 50,000 คน
ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการเพื่อเพิ่มสมาชิก
- เปิด Google ไดรฟ์
- ให้คลิกไดรฟ์ที่แชร์ทางด้านซ้าย
- คลิกใหม่
ที่ด้านบน
- ป้อนชื่อที่สื่อความหมายแล้วคลิกสร้าง
- ที่ด้านบน ให้คลิกชื่อไดรฟ์ที่แชร์
จัดการสมาชิก
- เพิ่มชื่อกลุ่ม Google แล้วเลือกสิทธิ์สำหรับสมาชิกทุกคน
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลอื่นทราบ ให้คลิกส่ง หรือยกเลิกการเลือกแจ้งเตือนบุคคลอื่น แล้วคลิกแชร์
ใช้แบบแผนการตั้งชื่อในไดรฟ์ที่แชร์
เพื่อหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งในการตั้งชื่อในไดรฟ์ที่แชร์ ให้สร้างแบบแผนการตั้งชื่อที่ยอมรับร่วมกันทั้งองค์กร เช่น
- บริษัทมีฝ่ายขายในภูมิภาคต่างๆ และคุณสร้างไดรฟ์ที่แชร์สำหรับฝ่ายขายแต่ละภูมิภาค ในการแยกความแตกต่างของไดรฟ์ที่แชร์ ให้ใส่คำนำหน้ากับภูมิภาคหรือตัวย่อของภูมิภาค
- คุณระบุสถานะได้โดยการเพิ่มคำนำหน้า เช่น [ที่เก็บถาวร] เป็นโครงการที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือ [กำลังดำเนินการ] สำหรับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่
- หากต้องการแยกความแตกต่างระหว่างไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งแชร์กับภายนอกและภายใน ให้เพิ่มคำนำหน้า [ภายนอก] หรือ [ภายใน]
สร้างและตั้งชื่อไดรฟ์ที่แชร์
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- ให้คลิกไดรฟ์ที่แชร์ทางด้านซ้าย
- คลิกใหม่ที่ด้านซ้ายบน
- ป้อนชื่อสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
- คลิกสร้าง
ดูเฉพาะไดรฟ์ที่แชร์ที่คุณต้องการ
เมื่อเวลาผ่านไปอาจมีการเพิ่มคุณในไดรฟ์ที่แชร์หลายไดรฟ์ คุณอาจซ่อนไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรเจ็กต์ที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว หรือซ่อนเพื่อให้เห็นเฉพาะไดรฟ์ที่แชร์อื่นๆ ที่สำคัญกว่าก็ได้ หากดำเนินการดังกล่าว คุณยังคงมีสิทธิ์เข้าถึงและสิทธิ์ของคุณจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ทั้งยังเลิกซ่อนไดรฟ์ที่แชร์ได้ทุกเมื่อด้วย
ตัวอย่าง
- คุณเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งสร้างขึ้นสำหรับโครงการหนึ่ง แต่หลังจากที่งานเสร็จแล้ว คุณไม่ต้องการเห็นไดรฟ์ที่แชร์นี้อีกต่อไป
- คุณถูกเพิ่มลงในไดรฟ์ที่แชร์หลายไดรฟ์ แต่คุณใช้งานเพียงบางไดรฟ์เท่านั้น คุณจึงต้องการทำให้ค้นหาไดรฟ์ได้ง่ายขึ้น
- คุณเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ แต่เนื้อหาไม่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ
- คุณซ่อนไดรฟ์ที่แชร์ไว้ซึ่งไม่ต้องการเห็นอีก แต่คุณต้องการดูไดรฟ์ดังกล่าวนั้นอีกครั้ง
- คุณต้องการค้นหาเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์หลังจากที่ซ่อนไดรฟ์ไปแล้ว
ซ่อนไดรฟ์ที่แชร์
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- คลิกไดรฟ์ที่แชร์ทางด้านซ้าย
- คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่แชร์ที่ต้องการซ่อน แล้วคลิกซ่อน
หากต้องการเลือกไดรฟ์ที่แชร์มากกว่า 1 รายการเพื่อซ่อน ให้กด Command (Mac) หรือ Ctrl (Windows) ค้างไว้ขณะคลิก
เลิกซ่อนไดรฟ์ที่แชร์
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- คลิกไดรฟ์ที่แชร์ทางด้านซ้าย
- คลิกไดรฟ์ที่แชร์ที่ซ่อนอยู่ทางด้านขวาบน
- คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่แชร์ที่ต้องการเลิกซ่อน แล้วคลิกเลิกซ่อน
หากต้องการเลือกไดรฟ์ที่แชร์มากกว่า 1 รายการเพื่อเลิกซ่อน ให้กด Command (Mac) หรือ Ctrl (Windows) ค้างไว้ขณะคลิก
หมายเหตุ: ระบบจะซ่อนไดรฟ์ที่แชร์ให้กับสมาชิกกลุ่มโดยอัตโนมัติเมื่อมีสมาชิกถึงจำนวนที่กำหนด เพื่อป้องกันการสแปมกลุ่มขนาดใหญ่ด้วยเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์ ซึ่งเกิดขึ้นได้ 2 แบบดังนี้
- หากมีการแชร์ไดรฟ์ที่แชร์กับกลุ่มที่มีสมาชิกมากกว่า 1,000 คนโดยตรง ตัวอย่างเช่น หากมีการแชร์ไดรฟ์ที่แชร์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ 1,200 คน ระบบก็จะซ่อนไดรฟ์ที่แชร์ให้กับสมาชิก 200 คนโดยค่าเริ่มต้น
- หากมีการแชร์ไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้มากกว่า 2,500 คนโดยอ้อม ตัวอย่างเช่น หากมีการแชร์ไดรฟ์ที่แชร์กับ 6 กลุ่มซึ่งแต่ละกลุ่มมีผู้ใช้ 500 คน ผู้ใช้ 2,500 คนแรกที่เพิ่ม (จาก 5 กลุ่มแรก กลุ่มละ 500 คน) จะเห็นไดรฟ์ที่แชร์ แต่หลังจากนั้น ระบบจะซ่อนไดรฟ์ให้กับกลุ่มสุดท้ายที่มีสมาชิก 500 คนเพราะเป็นจำนวนที่เพิ่มจนเกินขีดจำกัด 2,500 คนไปแล้ว
ขีดจำกัดของกลุ่มสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
โปรดทราบว่าคุณจะเพิ่มกลุ่มเป็นสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์ได้สูงสุด 100 กลุ่ม และแชร์ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์กับกลุ่มโดยตรงได้สูงสุด 100 กลุ่ม
เปลี่ยนธีมของไดรฟ์ที่แชร์
- ใน Google ไดรฟ์ ภายใต้ไดรฟ์ที่แชร์ ให้คลิกไดรฟ์ที่แชร์
- ที่ด้านบนถัดจากชื่อไดรฟ์ที่แชร์ ให้คลิกลูกศรลง
- คลิกรูปภาพของธีมที่ต้องการ หรือค้นหาแล้วคลิกรูปภาพที่กำหนดเอง
รูปภาพที่กำหนดเองควรมีขนาดอย่างน้อย 1280 x 144 พิกเซล
- คลิกเลือก
ค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ตามเจ้าของ
หากกำลังค้นหาไฟล์ที่คุณไม่ได้สร้างในไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีสมาชิกเป็นจำนวนมาก การค้นหาด้วยชื่อสมาชิกของทีมอาจใช้เวลาพอสมควร อย่างไรก็ตาม หากทราบว่าใครเป็นผู้สร้างไฟล์ดังกล่าว คุณจะค้นหาไฟล์ดังกล่าวได้อย่างง่ายดายโดยใช้ชื่อผู้สร้าง
- ในช่องค้นหาของไดรฟ์ที่แชร์ ให้ป้อนผู้สร้าง: แล้วตามด้วยอีเมลของบุคคลในองค์กรที่สร้างไฟล์ดังกล่าว เช่น ผู้สร้าง:yourcolleague@organization.com
- (ไม่บังคับ) หากต้องการปรับแต่งการค้นหา ให้เพิ่มข้อความค้นหาอื่นๆ ในช่องค้นหาหรือคลิกลูกศรลง
และเพิ่มโอเปอเรเตอร์การค้นหาอื่นๆ
- กด Enter
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง