På den här sidan
- Skapa en delad enhet för varje projekt eller team
- Dela innehåll på ett ansvarsfullt sätt
- Hantera medlemskap med grupper
- Använda namnkonventioner på delade enheter
- Se enbart de delade enheter du vill
- Ändra tema för delad enhet
- Hitta filer på en delad enhet per ägare
Skapa en delad enhet för varje projekt eller team
Ge varje delad enhet ett tydligt fokus eller syfte. Om filerna gäller en mängd olika projekt eller sprids över flera olika team skapar du flera delade enheter. Detta tillvägagångssätt hjälper dig också att definiera medlemsåtkomst baserat på detta syfte. Exempel:
- Om den delade enheten är ett aktivt rum för samarbete ger du medlemmarna åtkomst som Innehållshanterare eller Deltagare så att de kan uppdatera innehållet.
- Om den delade enheten är en lagringsplats för ett slutfört projekt eller ett slutgiltigt innehåll ger du medlemmarna åtkomst som Kommentator eller Läsbehörig så att innehållet inte kan ändras. Du kan också ändra namnet på den delade enheten för att ange dess status, till exempel [Arkiv] eller [Referens].
Om det finns en oenighet om organisationen kan det finnas för många projekt och team som använder den delade enheten. Du kan ordna om den delade enheten i två till tre nya:
- En delad enhet som enbart innehåller det delade innehållet och som representerar ett tvärfunktionellt projektteam
- En (eller flera) delade enheter för det specifika innehållet i vart och ett av de funktionella teamen
Läs mer om hur du gör i hjälpcentret för Google Drive
Dela innehåll på ett ansvarsfullt sätt
För personer eller grupper som behöver åtkomst till alla filer och mappar på en delad enhet lägger du till dem som medlemmar med lämplig åtkomstnivå. Om möjligt ger du redigeringsbehöriga åtkomst som Ansvarig eller Innehållshanterare så att de inte är begränsade i hur de samarbetar på den delade enheten.
- Stöd för redigeringsbehöriga på Google Drive för datorn – om användarna med skrivbehörighet använder Drive för datorn för att få åtkomst till filer som inte kommer från Google (till exempel en Adobe PDF eller Microsoft Office-fil), ge dem åtkomst som Innehållshanterare.
Obs! Medlemmar med åtkomst som Deltagare kan ändå göra ändringar offline på datorn och sedan ladda upp uppdaterade versioner utan Drive för datorn. Mer information finns i Se ändringar i Drive-filer och mappar.
- Använd separata delade enheter för att styra åtkomsten — i vissa fall vill du kanske ha fler än en delad enhet för samma projekt om du har separata grupper med redigeringsbehöriga med olika åtkomstbehov. Om du till exempel arbetar med ett projekt med en extern byrå. Skapa en delad enhet för interna teammedlemmar och en separat delad enhet för interna och externa samarbetspartner. På så vis kan du förhindra att externa medlemmar får tillgång till internt innehåll.
- Använd fildelning för begränsad åtkomst: om någon bara behöver få åtkomst till en viss fil eller mapp på en delad enhet kan du enbart dela objektet i stället för att göra hen till medlem. Nu kan Ansvariga dela filer på delade enheter
Lägg till en medlem och ställ in personens åtkomstnivå
Kräver åtkomst som ansvarig
- Besök drive.google.com på datorn.
- I den vänstra kolumnen klickar du på Delade enheter och dubbelklickar på en av dina delade enheter.
- Klicka på Hantera medlemmar högst upp.
- Lägg till namn, e-postadresser eller en Google-grupp.
- Som standard är nya medlemmar innehållshanterare. De kan ladda upp, redigera, flytta eller ta bort alla filer.
- Om du vill ändra rollen för en ny medlem väljer du en roll i rullgardinsmenyn.
- Om du vill välja att meddela nya medlemmar om deras åtkomst klickar du på Avisera personer.
- Klicka på Skicka.
Dela en fil
- Välj den fil du vill dela.
- Klicka på Dela eller Dela
.
- Ange den e-postadress eller Google-grupp som du vill dela med.
- Bestäm vilken roll personer ska ha i filen genom att välja Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
- Om ditt konto är kvalificerat kan du lägga till ett utgångsdatum för åtkomst.
- Välj att avisera personer.
- Om du vill informera personer om att du har delat ett dokument med dem markerar du rutan bredvid Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
- Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan.
- Klicka på Skicka eller Dela.
.
Hantera medlemskap med grupper
Grupper kan göra det enklare att hantera medlemskap på en delad enhet eftersom personer som läggs till i en grupp får medlemskap på de delade enheter som gruppen är medlem i. Den här metoden har två huvudsakliga fördelar:
- Nya gruppmedlemmar får samma åtkomst till filer och mappar på delade enheter som befintliga gruppmedlemmar. Du behöver inte oroa dig för om de har åtkomst eller inte.
- Det ökar medlemskapaciteten på din delade enhet. Om du lägger till medlemmar på en delad enhet individuellt kan du bara lägga till 600 personer. Med grupper kan du lägga till upp till 100 grupper och upp till 50 000 personer.
Kräver åtkomst som ansvarig för att lägga till medlemmar
- Öppna Google Drive.
- Till vänster klickar du på Delade enheter.
- Klicka på Ny högst upp
.
- Ange ett beskrivande namn och klicka på Skapa.
- Högst upp klickar du på namnet på din delade enhet
Hantera medlemmar.
- Lägg till namnet på Google-gruppen och välj en behörighet för alla medlemmar.
- Klicka på Skicka för att avisera personer. Eller avmarkera Avisera personer och klicka på Dela.
Använda namnkonventioner på delade enheter
Hjälp andra att hitta delade enheter och undvik namnkonflikter på delade enheter genom att godkänna namnkonventioner för hela organisationen. Exempel:
- Ditt företag har säljavdelningar i olika regioner och du skapar en delad enhet för varje försäljningsregion. Om du vill skilja på de delade enheterna lägger du till dem i regionen eller en förkortning av regionen.
- Du kan ange status genom att lägga till ett prefix, till exempel [Arkiv] i ett projekt som inte längre är aktivt eller [Pågår] i ett projekt som är aktivt.
- Om du vill skilja mellan delade enheter som delas externt och internt genom att lägga till prefixet [Externt] eller [Internt].
Skapa och namnge en delad enhet
- Besök drive.google.com på datorn.
- Till vänster klickar du på Delade enheter.
- Klicka på Nytt uppe till vänster.
- Ange ett namn på den delade enheten.
- Klicka på Skapa.
Se enbart de delade enheter som du vill ha
Med tiden kan du bli tillagd på flera delade enheter. Du kan dölja en delad enhet som ingår i ett avslutat projekt eller om du vill prioritera andra delade enheter. Om du gör det har du fortfarande åtkomst till den och dina behörigheter ändras inte. Du kan när som helst visa en delad enhet.
Exempel
- Du är medlem på en delad enhet som har skapats för ett projekt, men arbetet har slutförts och du behöver inte se den delade enheten längre.
- Du har lagts till på många delade enheter, men använder bara några av dem och vill därför göra dem lättare att hitta.
- Du är medlem på en delad enhet, men innehållet är inte relevant för ditt arbete.
- Du har dolt en delad enhet som du inte behöver, men vill kunna se den igen.
- Du vill hitta innehåll på en delad enhet när du har dolt den.
Dölja en delad enhet
- Besök drive.google.com på datorn.
- Klicka på delade enheter till vänster.
- Högerklicka på den delade enhet som du vill dölja och klicka på Dölj.
Om du vill välja fler än en delad enhet som ska döljas håller du ned Command (Mac) eller Ctrl (Windows) när du klickar.
Visa en delad enhet
- Besök drive.google.com på datorn.
- Klicka på delade enheter till vänster.
- Klicka på Dolda delade enheter uppe till höger.
- Högerklicka på den delade enhet som du vill visa och klicka på Visa.
Om du vill välja fler än en delad enhet som ska visas håller du ned Command (Mac) eller Ctrl (Windows) när du klickar.
Obs! Delade enheter döljs automatiskt för gruppmedlemmar när de når ett visst antal medlemmar. Detta görs för att undvika spam till stora grupper med innehåll från en delad enhet. Detta sker på två sätt:
- Om en delad enhet delas direkt med en grupp som har fler än 1 000 personer. Om en delad enhet till exempel delas med en grupp som har 1 200 användare döljs den delade enheten som standard för 200 av dem.
- Om en delad enhet delas indirekt med över 2 500 personer. Om den delade enheten till exempel delas med 6 grupper med 500 personer vardera ser de första 2 500 användarna som läggs till (från de första fem grupperna med 500 personer) den delade enheten, men därefter döljs den delade enheten för den sista gruppen på 500 personer eftersom de har lagts till utanför gränsen på 2 500.
Gränser för grupper på delade enheter
Observera att högst 100 grupper kan läggas till som medlemmar på en viss delad enhet. En viss fil på en delad enhet kan delas direkt med högst 100 grupper.
Ändra tema för delad enhet
- I Google Drive klickar du på en delad enhet under Delade enheter.
- Högst upp bredvid namnet på den delade enheten klickar du på nedåtpil
- Klicka på bilden av det tema du vill ha eller navigera och klicka på en anpassad bild.
Anpassade bilder ska vara minst 1 280 x 144 pixlar.
- Klicka på Välj.
Hitta filer på en delad enhet per ägare
Om du letar efter en fil som du inte har skapat i en delad enhet med många medlemmar kan det ta lite tid att söka per teammedlem. Om du vet vem som skapade filen kan du istället söka efter denna person och enkelt hitta filen.
- I sökrutan för delad enhet anger du creator: följt av e-postmeddelandet till personen i din organisation som skapade filen. Till exempel creator:dinkollega@organisation.com.
- (Valfritt) Förbättra sökningen genom att lägga till andra söktermer i sökrutan eller klicka på nedåtpil
och lägga till fler sökoperatorer.
- Tryck på Retur.
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.