Содержание
- Создайте для каждого проекта отдельный общий диск
- Подходите к предоставлению доступа ответственно
- Управляйте участием с помощью групп
- Определите правила именования общих дисков
- Как скрыть ненужные общие диски
- Как изменить тему общего диска
- Как искать файлы на общем диске по имени автора
Создайте для каждого проекта отдельный общий диск
Создавайте общие диски с определенным предназначением. Если файлы относятся к разным проектам или используются несколькими командами, создайте несколько общих дисков. Так вам будет легче определить уровень доступа участников в зависимости от предназначения диска. Например:
- Если общий диск – это платформа для совместной работы, предоставьте участникам права менеджера контента или соавтора, чтобы они могли редактировать файлы.
- Если общий диск – это хранилище данных завершенного проекта или окончательных версий файлов, предоставьте участникам права комментатора или читателя, чтобы они не могли изменять контент. Вы также можете указать предназначение диска в его названии, например [Архив] или [Справочная информация].
При неправильной организации работы общим диском может пользоваться слишком много команд или на нем может содержаться информация для слишком большого количества проектов. Рекомендуем реорганизовать этот общий диск, создав несколько новых:
- Один общий диск для общих файлов межфункциональной проектной команды.
- По одному диску (или более) для материалов каждой функциональной команды.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Подходите к предоставлению доступа ответственно
Если пользователям или группам нужно работать со всеми файлами и папками на общем диске, добавьте их как участников с подходящим уровнем доступа. По возможности предоставьте соавторам права менеджера или менеджера контента, чтобы не ограничивать их совместную работу на общем диске.
- Способствуйте совместной работе с использованием приложения "Google Диск для компьютеров". Если ваши коллеги используют Диск для компьютеров для работы с файлами других форматов (например, Adobe PDF или Microsoft Office), предоставьте им права менеджера контента.
Примечание. Участники с правами соавтора могут редактировать файлы офлайн и загружать обновленные версии без помощи приложения "Диск для компьютеров". Узнайте, как отследить изменения в файлах и папках на Google Диске.
- Используйте несколько общих дисков, чтобы лучше контролировать доступ. Если над одним проектом работает несколько отдельных групп или соавторов, которым нужны разные уровни доступа, создайте для них несколько общих дисков. Например, если вы готовите проект вместе с внешним агентством, создайте один общий диск для только внутренней команды, а другой – для совместной работы ваших сотрудников с внешними подрядчиками, чтобы материалы компании не попались на глаза тем, для кого они не предназначены.
- При необходимости предоставляйте доступ только к отдельным файлам. Если кому-то нужно работать только с определенным файлом или папкой на общем диске, вы можете дать этому пользователю доступ только к нужному файлу, не добавляя его как участника. Только менеджеры могут предоставлять доступ к папкам на общих дисках.
Как добавить участника и настроить его уровень доступа
Для выполнения указанных ниже действий требуются права менеджера.
- Откройте на компьютере сайт drive.google.com.
- Слева на экране выберите Общие диски и дважды нажмите на нужный диск.
- В верхней части страницы нажмите на стрелку вниз рядом с названием диска и выберите Настроить доступ.
- Укажите имена, адреса электронной почты или название группы Google.
- По умолчанию новые пользователи общего диска становятся менеджерами контента. Они могут загружать, редактировать, перемещать и удалять любые файлы.
- Чтобы назначить новым пользователям другую роль, выберите ее из раскрывающегося списка.
- Чтобы сообщить новым пользователям о том, какой уровень доступа им предоставлен, нажмите Уведомить пользователей.
- Нажмите Отправить.
Как предоставить доступ к файлу
- Выберите нужный файл.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок добавления пользователей
.
- Введите адрес электронной почты нужного пользователя или название группы Google.
- Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Вы можете добавить срок действия совместного доступа, если у вашего аккаунта есть разрешение на это.
- Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
- Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок "Уведомить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
- Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
- Выберите Отправить или Открыть доступ.
.Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Управляйте участием с помощью групп
Группы упрощают управление участниками общих дисков, потому что при добавлении пользователя в группу он автоматически становится участником всех общих дисков, в которые входит группа. У этого подхода два основных преимущества:
- Новые участники получают такой же уровень доступа к файлам и папкам на общих дисках, что и существующие участники группы. Вам не нужно проверять, получили они доступ или нет.
- На общий диск можно добавить больше участников. Если вы добавляете участников по отдельности, то их может быть не более 600. Если вы используете группы, то можно добавить до 100 групп и до 50 000 пользователей.
Чтобы добавлять участников, необходимы права менеджера.
- Откройте Google Диск.
- Слева на странице нажмите Общие диски.
- В верхней части страницы нажмите "Создать"
.
- Введите название общего диска и выберите Создать.
- В верхней части экрана нажмите на название общего диска
Настроить доступ.
- Добавьте название группы Google и выберите разрешение для всех участников.
- Чтобы уведомить пользователей, нажмите Отправить. Вы также можете снять флажок Уведомить пользователей и нажать Поделиться.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Определите правила именования общих дисков
Чтобы названия общих дисков не повторялись, а пользователям было проще их найти, договоритесь о правилах их именования. Пример:
- Отделы продаж вашей компании действуют в нескольких регионах. Создавая для них общие диски, добавьте к названию каждого из них префикс, обозначающий регион.
- Также можно использовать префиксы для обозначения статуса – например, [Завершено] для готовых проектов или [В процессе] для тех, над которыми вы ещё работаете.
- Чтобы быстро различать общие диски с материалами для внутреннего и внешнего использования, добавляйте соответствующие префиксы.
Как создать общий диск и присвоить ему название
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Слева на странице нажмите Общие диски.
- В левом верхнем углу экрана нажмите Создать.
- Введите название общего диска.
- Нажмите Создать.
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Как скрыть ненужные общие диски
Если общих дисков, участником которых вы являетесь, стало слишком много, вы можете скрыть некоторые из них (например, посвященные уже завершенному проекту), чтобы видеть только нужные. Это никак не повлияет на ваши права доступа, и вы сможете в любой момент отменить это действие.
Примеры
- Проект, для которого создавался общий диск, уже завершен, и хранящиеся на нем материалы вам больше не требуются.
- Вас добавили на множество общих дисков, но вы пользуетесь лишь несколькими и хотите видеть только их.
- Вас добавили на общий диск, но его контент не имеет отношения к вашей работе.
- Вы скрыли общий диск, который был вам не нужен, но теперь он снова понадобился.
- Вам нужно найти что-то на общем диске, который вы скрыли.
Как скрыть общий диск
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Слева выберите Общие диски.
- Нажмите правой кнопкой мыши на название общего диска и выберите Скрыть.
Чтобы скрыть сразу несколько общих дисков, выберите их, удерживая клавишу Command (macOS) или Ctrl (Windows).
Как показать общий диск
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Слева выберите Общие диски.
- В правом верхнем углу экрана нажмите "Скрытые общие диски".
- Нажмите правой кнопкой мыши на название общего диска и выберите Восстановить.
Чтобы показать сразу несколько общих дисков, выберите их, удерживая клавишу Command (macOS) или Ctrl (Windows).
Примечание. Как только число участников групп достигает определенного предела, общие диски автоматически становятся скрытыми для новых участников. Это делается для того, чтобы не отвлекать внимание участников больших групп содержимым на общих дисках. Ограничение действует в следующих двух случаях:
- Если число участников группы, которая имеет непосредственный доступ к общему диску, превышает 1000 человек. Например, если доступ к общему диску имеет группа из 1200 участников, то для 200 из них общий диск будет скрыт по умолчанию.
- Если число пользователей, имеющих косвенный доступ к общему диску, превышает 2500 человек. Например, если доступ к общему диску имеют 6 групп с 500 участниками каждая, то 2500 пользователей, которые были добавлены первыми (из первых 5 групп по 500 участников), будут видеть общий диск, а для оставшейся группы с 500 участниками он будет скрыт, поскольку она превышает ограничение в 2500 пользователей.
Ограничение на доступ групп к общим дискам
Обратите внимание, что доступ к общему диску могут иметь максимум 100 групп. Непосредственный доступ к файлу на общем диске можно предоставить максимум 100 группам.
Как изменить тему общего диска
- На Google Диске в разделе Общие диски нажмите на общий диск.
- В верхней части страницы рядом с названием общего диска нажмите на стрелку вниз
- Нажмите на изображение нужной темы или найдите собственное изображение и выберите его.
Минимальный размер пользовательских изображений: 1280 x 144 пикс.
- Нажмите Выбрать.
Как искать файлы на общем диске по имени автора
Поиск документа, созданного одним из коллег, на общем диске с большим количеством участников может занять много времени. Но если вы знаете имя автора файла, задача значительно упрощается.
- В окне поиска на общем диске введите creator: и добавьте адрес электронной почты коллеги, который создал файл. Пример: creator:ivan.petrov@vashakompaniya.com.
- Чтобы уточнить результаты поиска, добавьте другие ключевые слова или нажмите на стрелку вниз
и укажите дополнительные операторы поиска.
- Нажмите Ввод.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.