공유 드라이브 권장사항 및 도움말

이 페이지의 내용

• 프로젝트 또는 팀별로 공유 드라이브 만들기
• 신중하게 콘텐츠 공유하기
• 그룹으로 멤버십 관리하기
• 공유 드라이브에서 이름 지정 규칙 사용하기
• 원하는 공유 드라이브만 표시하기
• 공유 드라이브 테마 변경하기
• 공유 드라이브에서 소유자로 파일 찾기

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프로젝트 또는 팀별로 공유 드라이브 만들기

각 공유 드라이브에 명확한 주안점 또는 목적을 부여합니다. 다양한 프로젝트와 관련되거나 여러 팀에 분산되어 있는 파일이 있는 경우 공유 드라이브를 여러 개 만듭니다. 이 방법은 해당 목적에 따라 멤버 액세스 권한을 정의하는 데에도 도움이 됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 공유 드라이브가 공동작업용 활성 공간인 경우: 콘텐츠를 업데이트할 수 있도록 멤버에게 콘텐츠 관리자 또는 참여자 액세스 권한을 부여합니다.
• 공유 드라이브가 완료된 프로젝트 또는 최종 콘텐츠의 저장소인 경우: 콘텐츠를 변경할 수 없도록 멤버에게 댓글 작성자 또는 뷰어 액세스 권한을 부여합니다. 또한 공유 드라이브 이름을 변경하여 [보관] 또는 [참조]와 같은 상태를 표시할 수도 있습니다.

공유 드라이브 구성 방식에 이견이 있는 경우 해당 공유 드라이브를 사용하는 프로젝트와 팀이 지나치게 많기 때문일 수 있습니다. 이 경우 공유 드라이브를 다음과 같이 2~3개의 새로운 공유 드라이브로 재구성할 수 있습니다.

• 부서 간 협업팀용으로 '공유' 콘텐츠만 포함하는 공유 드라이브 하나
• 각 업무 부서마다 부서 내 개별 콘텐츠를 위한 공유 드라이브 하나 이상

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신중하게 콘텐츠 공유하기

공유 드라이브의 모든 파일 및 폴더에 액세스해야 하는 사용자 또는 그룹의 경우 적절한 액세스 수준을 가진 멤버로 추가하세요. 가능한 경우 공동작업자에게 관리자 또는 콘텐츠 관리자 액세스 권한을 부여하여 공유 드라이브에서 공동작업 시 제한이 없도록 합니다.

• 데스크톱용 Google Drive에서 공동작업자 지원: 공동작업자가 데스크톱용 Drive를 사용하여 Google 형식이 아닌 파일(예: Adobe PDF 또는 Microsoft Office 파일)에 액세스하는 경우, 해당 공동작업자에게 콘텐츠 관리자 액세스 권한을 부여합니다.

  참고: 참여자 액세스 권한이 있는 멤버는 데스크톱용 Drive를 사용하지 않고도 데스크톱에서 오프라인으로 수정한 후에 업데이트된 버전을 업로드할 수 있습니다. Drive 파일 및 폴더의 변경사항 보기를 참고하세요.

• 별도의 공유 드라이브를 사용하여 액세스 관리: 액세스 권한이 다른 별도의 공동작업자 그룹이 있는 경우 동일한 프로젝트에 공유 드라이브를 두 개 이상 사용하는 것이 좋을 수도 있습니다. 예를 들어 외부 대행사와 함께 프로젝트를 진행하는 경우 내부 팀원용 공유 드라이브와 내부 및 외부 공동작업자를 위한 공유 드라이브를 별도로 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 외부 사용자가 내부 전용 콘텐츠에 액세스하지 못하게 할 수 있습니다.
• 제한된 액세스로 파일 공유 사용: 공유 드라이브의 특정 파일이나 폴더에만 액세스해야 하는 경우 멤버로 지정하는 대신 해당 항목만 공유할 수 있습니다. 관리자만 공유 드라이브의 폴더를 공유할 수 있습니다.

방법 알아보기

멤버 추가 및 해당 멤버의 액세스 수준 설정하기

관리자 액세스 권한 필요

1. 컴퓨터에서 drive.google.com으로 이동합니다.
2. 왼쪽 열에서 공유 드라이브를 클릭하고 공유 드라이브 중 하나를 더블클릭합니다.
3. 상단에서 멤버 관리를 클릭합니다.
4. 이름, 이메일 주소 또는 Google 그룹을 추가합니다.
   • 새 멤버는 기본적으로 콘텐츠 관리자가 되며, 모든 파일을 업로드, 수정, 이동 또는 삭제할 수 있습니다.
5. 새 멤버의 역할을 변경하려면 드롭다운에서 역할을 선택합니다.
6. 새 멤버에게 액세스 권한을 알리려면 사용자에게 알림을 클릭합니다.
7. 보내기를 클릭합니다.

공유 드라이브 간에 폴더를 이동하려면 관리자에게 문의하세요.

파일 공유하기

1. 공유하려는 파일을 선택합니다.
2. 공유 또는 공유 를 클릭합니다.
3. 공유하려는 이메일 주소 또는 Google 그룹을 입력합니다.
4. 파일에서 사용자가 할 수 있는 역할을 결정하려면 뷰어, 댓글 작성자 또는 편집자를 선택합니다.
5. 계정이 자격요건에 부합하는 경우 액세스 만료일을 추가할 수 있습니다.
6. 사용자에게 알림을 보낼지 선택합니다.
   • 사용자에게 항목을 공유했다는 걸 알리려면 '사용자에게 알림' 옆의 체크박스를 선택합니다. 사용자에게 알리도록 선택하면 이메일 목록에 입력한 모든 사용자에게 알림이 전송됩니다.
   • 사용자에게 알리고 싶지 않다면 체크박스를 선택 해제합니다.
7. 보내기 또는 공유를 클릭합니다.

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그룹으로 멤버십 관리하기

그룹을 사용하면 공유 드라이브 멤버십을 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 특정 공유 드라이브의 멤버인 그룹에 사용자를 추가하면 사용자는 해당 공유 드라이브의 멤버십을 갖게 되기 때문입니다. 이 방법에는 두 가지 주요 이점이 있습니다.

• 새 그룹 회원에게는 기존 그룹 회원과 같은 공유 드라이브의 파일 및 폴더에 대한 액세스 권한이 부여되므로 새 그룹 회원에게 액세스 권한이 있는지에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
• 공유 드라이브 멤버십 용량이 늘어납니다. 공유 드라이브 멤버를 개별적으로 추가하면 600명까지만 추가할 수 있지만 그룹을 사용하면 최대 100개의 그룹과 최대 50,000명의 사용자를 추가할 수 있습니다.

방법 알아보기

멤버를 추가하려면 관리자 액세스 권한 필요

1. Google Drive를 엽니다.
2. 왼쪽에서 공유 드라이브를 클릭합니다.
3. 상단에서 새로 만들기 를 클릭합니다.
4. 구체적인 이름을 입력하고 만들기를 클릭합니다.
5. 상단에서 공유 드라이브 이름멤버 관리를 클릭합니다.
6. Google 그룹 이름을 추가하고 모든 멤버에게 적용할 권한을 선택합니다.
7. 사용자에게 알림을 보내려면 보내기를 클릭합니다. 또는 사용자에게 알림을 선택 해제하고 공유를 클릭합니다.

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공유 드라이브에서 이름 지정 규칙 사용하기

사용자가 공유 드라이브를 찾기 쉽게 하고 공유 드라이브 이름이 충돌하지 않게 하려면 조직 전체가 합의하여 이름 지정 규칙을 마련해야 합니다. 예:

• 회사가 여러 지역에 영업 부서를 둔 경우 영업 지역별로 공유 드라이브를 만듭니다. 공유 드라이브를 구분하려면 공유 드라이브 이름 앞에 지역 이름이나 지역의 약어를 붙입니다.
• 더 이상 활성 상태가 아닌 프로젝트에는 [보관]을, 활성 프로젝트에는 [진행 중]을 프로젝트 이름 앞에 붙여 상태를 나타냅니다.
• 외부 또는 내부에서 공유되는 공유 드라이브를 구분하기 위해 이름 앞에 [외부] 또는 [내부]를 붙입니다.

방법 알아보기

공유 드라이브 만들기 및 이름 지정하기

1. 컴퓨터에서 drive.google.com으로 이동합니다.
2. 왼쪽에서 공유 드라이브를 클릭합니다.
3. 왼쪽 상단에서 새로 만들기를 클릭합니다.
4. 공유 드라이브의 이름을 입력합니다.
5. 만들기를 클릭합니다.

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원하는 공유 드라이브만 표시하기

시간이 지남에 따라 여러 공유 드라이브에 멤버로 추가될 수 있습니다. 완료된 프로젝트의 일부인 공유 드라이브를 숨기거나 다른 공유 드라이브를 우선으로 처리하기 위해 공유 드라이브를 숨길 수 있습니다. 드라이브를 숨기더라도 액세스할 수 있으며, 내 권한이 변경되지 않습니다. 언제든지 공유 드라이브를 숨기기 해제할 수 있습니다.

예

• 프로젝트용으로 만든 공유 드라이브의 멤버이지만 작업이 완료되어 공유 드라이브를 더 이상 볼 필요가 없습니다. 
• 다수의 공유 드라이브에 멤버로 추가되었지만 이 드라이브 중 일부만 사용하기 때문에 보다 쉽게 찾을 수 있게 만들고 싶습니다.
• 공유 드라이브의 멤버이지만, 콘텐츠가 내 업무와 관련이 없습니다.
• 필요 없는 공유 드라이브를 숨겼지만 다시 볼 수 있기를 원합니다.
• 공유 드라이브를 숨긴 후에 이 드라이브에서 콘텐츠를 찾고 싶습니다.

방법 알아보기

공유 드라이브 숨기기

1. 컴퓨터에서 drive.google.com으로 이동합니다.
2. 왼쪽에서 공유 드라이브를 클릭합니다.
3. 숨기려는 공유 드라이브를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 숨기기를 클릭합니다.

숨길 공유 드라이브를 두 개 이상 선택하려면 Command(Mac) 키 또는 Ctrl(Windows) 키를 길게 누르면서 클릭하세요.

공유 드라이브 숨기기 해제하기

1. 컴퓨터에서 drive.google.com으로 이동합니다.
2. 왼쪽에서 공유 드라이브를 클릭합니다.
3. 오른쪽 상단에서 숨겨진 공유 드라이브를 클릭합니다.
4. 숨기기 해제할 공유 드라이브를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 숨기기 해제를 클릭합니다.

숨기기 해제할 공유 드라이브를 두 개 이상 선택하려면 Command 키(Mac) 또는 Ctrl 키(Windows)를 길게 누르면서 클릭하세요. 

참고: 공유 드라이브는 그룹 회원이 특정 수에 도달하면 자동으로 숨겨집니다. 이는 공유 드라이브 콘텐츠가 포함된 대규모 그룹에 불필요한 메일을 보내지 않기 위한 것으로, 다음 두 가지 방법으로 행해집니다.

• 사용자가 1,000명 이상인 그룹에 공유 드라이브가 직접 공유되는 경우. 예를 들어 사용자가 1,200명인 그룹에 공유 드라이브가 공유되는 경우, 사용자 200명에게 공유 드라이브가 기본적으로 숨겨집니다.
• 2,500명 이상인 사용자에게 공유 드라이브가 간접적으로공유되는 경우. 예를 들어 각각 사용자가 500명인 6개의 그룹에 공유 드라이브가 공유되는 경우, 처음 추가된 2,500명의 사용자(처음 5개의 500명씩의 그룹)는 공유 드라이브를 볼 수 있지만, 마지막 그룹에 있는 500명의 사용자에게는 사용자가 2,500명 한도를 초과하여 추가되었으므로 공유 드라이브가 숨겨집니다.

공유 드라이브의 그룹 한도

하나의 공유 드라이브에 최대 100개의 그룹을 회원으로 추가할 수 있습니다. 공유 드라이브 내의 파일은 각각 최대 100개의 그룹에 직접 공유될 수 있습니다.

 

 

공유 드라이브 테마 변경하기

 

사진 또는 색상을 사용하여 공유 드라이브를 맞춤설정하면 현재 사용 중인 공유 드라이브를 쉽게 알 수 있습니다.

 

방법 알아보기

관리자 액세스 권한 필요

1. Google Drive의 공유 드라이브에서 공유 드라이브를 클릭합니다.
2. 상단의 공유 드라이브 이름 옆에 있는 아래쪽 화살표 테마 변경 갤러리에서 선택 또는 맞춤 테마 만들기를 클릭합니다.
3. 원하는 테마의 사진을 클릭하거나 맞춤 이미지를 탐색하여 클릭합니다.

   맞춤 이미지는 크기가 최소 1280x144픽셀이어야 합니다.

4. 선택을 클릭합니다.

 

 

공유 드라이브에서 소유자로 파일 찾기

멤버가 많은 공유 드라이브에서 내가 작성하지 않은 파일을 찾고 있는 경우 팀 멤버를 기준으로 검색하면 상당한 시간이 걸릴 수 있습니다. 하지만 파일을 만든 사용자를 알고 있다면 작성자를 기준으로 검색하여 쉽게 파일을 찾을 수 있습니다.

방법 알아보기

1. 공유 드라이브의 검색창에 creator:를 입력한 다음 파일을 만든 조직 내 사용자의 이메일 주소를 입력합니다. 예: creator:[e-mail]
2. (선택사항) 상세검색을 하려면 검색창에 다른 검색어를 추가하거나 아래쪽 화살표를 클릭한 후 검색 연산자를 추가합니다.
3. Enter를 누릅니다.

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