目次
- プロジェクトまたはチームごとに共有ドライブを作成する
- 責任を持ってコンテンツを共有する
- グループでメンバーシップを管理する
- 共有ドライブで命名規則を使用する
- 目的の共有ドライブのみを表示する
- 共有ドライブのテーマを変更する
- 共有ドライブ内のファイルをオーナーで検索する
プロジェクトまたはチームごとに共有ドライブを作成する
各共有ドライブの目的や用途が明確になります。ファイルが多岐のプロジェクトにわたるものである場合や、複数の異なるチームに散在している場合は、複数の共有ドライブを作成します。このアプローチは、目的に基づいてメンバー アクセスを定義する場合にも役立ちます。次のような部分です。
- 共有ドライブが共同編集のためのアクティブ スペースである場合 - メンバーには、コンテンツを更新できるようにコンテンツ管理者または投稿者のアクセスレベルを設定します。
- 共有ドライブが完了済みプロジェクトや最終版コンテンツのリポジトリである場合 - メンバーには、コンテンツを変更できないように閲覧者（コメント可）または閲覧者のアクセスレベルを設定します。共有ドライブの名前にステータスがわかるような語句（[アーカイブ] や [参照用] など）を付けるのもおすすめです。
組織で意見が分かれる場合は、共有ドライブを使用しているプロジェクトやチームが多すぎる可能性があります。共有ドライブを 2～3 個に編成しなおします。
- 部門をまたぐプロジェクト チームの「共有」コンテンツのみを保存する 1 つの共有ドライブ
- 各部門チーム固有のコンテンツを保存する共有ドライブ（1 つまたは複数）
詳しくは、Google ドライブ ヘルプセンターをご覧ください。
責任を持ってコンテンツを共有する
共有ドライブ内のすべてのファイルとフォルダにアクセスする必要があるユーザーまたはグループについては、適切なアクセスレベルを持つメンバーとして追加します。可能であれば、共有ドライブでの共同編集が制限されないように、そのようなユーザーやグループには管理者または コンテンツ管理者のアクセスレベルを設定します。
- パソコン版 Google ドライブを使用している共同編集者のサポート - 共同編集者がパソコン版ドライブを使用して Google 以外のファイル（Adobe PDF ファイル、Microsoft Office ファイルなど）にアクセスする場合は、共同編集者にコンテンツ管理者のアクセス権限を付与します。
注: 投稿者のアクセス権限があるメンバーは、パソコン上でオフライン編集を行い、更新したファイルをパソコン版ドライブを使用せずにアップロードすることができます。ドライブのファイルやフォルダの変更を表示するをご覧ください。
- 別の共有ドライブを使用してアクセスを制御する - アクセスのニーズが異なる共同編集者のグループがある場合は、同じプロジェクトに複数の共有ドライブが必要になることがあります。たとえば、外部の代理店とプロジェクトに取り組む場合です。社内のチームメンバー用の共有ドライブとは別に、社内外の協力者用に共有ドライブを作成します。これにより、外部メンバーが社内専用のコンテンツにアクセスできないようにすることができます。
- アクセスを制限してファイルを共有する - 共有ドライブ内の一部のファイルやフォルダにのみアクセスする必要がある相手については、メンバーにするのではなく必要なファイルやフォルダのみを共有します。共有ドライブ内のフォルダを共有できるのは、そのドライブの管理者に限られます。
メンバーを追加してアクセスレベルを設定する
管理者のアクセス権限が必要です。
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 左側の列で [共有ドライブ] をクリックし、設定を変更する共有ドライブをダブルクリックします。
- 上部の [メンバーを管理] をクリックします。
- 名前、メールアドレス、Google グループのいずれかを追加します。
- 新しいメンバーはデフォルトでコンテンツ管理者になります。すべてのファイルのアップロード、編集、移動、削除を行えます。
- 新しいメンバーのロールを変更するには、プルダウンからロールを選択します。
- 新しいメンバーに、アクセス権に関する通知を送信するかどうかを指定するには、[通知] をクリックします。
- [送信] をクリックします。
ファイルを共有する
- 共有するファイルを選択します。
- [共有] または共有アイコン
をクリックします。
- 共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
- ファイルに対する共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] のいずれかを選択します。
- アカウントに利用資格がある場合は、共有アクセスの有効期限を追加できます。
- 通知を送信するかどうかを選択します。
- アイテムを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛てに通知メールが送信されます。
- 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
- [送信] または [共有] をクリックします。
をクリックします。詳しくは、Google ドライブ ヘルプセンターをご覧ください。
グループでメンバーシップを管理する
グループを使うと共有ドライブのメンバーシップを管理しやすくなります。メンバーをグループに追加すると、そのメンバーはグループがメンバーとなっている共有ドライブのメンバーになるためです。このアプローチには次の 2 つのメリットがあります。
- 新しいグループ メンバーには既存のグループ メンバーと同じ共有ドライブ内のファイルとフォルダへのアクセス権が付与されるので、アクセス権の有無を心配する必要はありません。
- 共有ドライブのメンバーシップ数が増えます。共有ドライブのメンバーを個別に追加する場合は、600 人までしか追加できません。グループを使用すると、最大 100 個のグループで 50,000 人まで追加できます。
メンバーを追加するには管理者のアクセス権が必要です
- Google ドライブを開きます。
- 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
- 上部の新規アイコン
をクリックします。
- わかりやすい名前を入力して [作成] をクリックします。
- 上部で共有ドライブ名
[メンバーを管理] をクリックします。
- Google グループ名を追加し、すべてのメンバーの権限を選択します。
- 他のユーザーに通知するには、[送信] をクリックします。または、[通知] をオフにして [共有] をクリックします。
詳しくは、Google ドライブ ヘルプセンターをご覧ください。
共有ドライブで命名規則を使用する
共有ドライブが見つかりやすく、かつ共有ドライブ間で名前が競合しないようにするには、組織共通の命名規則を定めます。例:
- 各地域の営業部のために、営業地域ごとに共有ドライブを作成する。その際、それぞれの共有ドライブを識別できるよう、先頭に地域名やその略称を付ける。
- もう動いていないプロジェクトには [アーカイブ]、現在動いているプロジェクトには [進行中] などの接頭辞を付けることで、ステータスを示す。
- 社外用と社内用の共有ドライブを区別するために、[社外]、[社内] といった接頭辞を付ける。
共有ドライブを作成して名前を付ける
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
- 左上の [新規] をクリックします。
- 共有ドライブの名前を入力します。
- [Create（作成）] をクリックします。
詳しくは、Google ドライブ ヘルプセンターをご覧ください。
目的の共有ドライブのみを表示する
長く使っていると、複数の共有ドライブのメンバーになっていることがあります。完了したプロジェクトの共有ドライブ、または他よりも優先順位が低い共有ドライブは、非表示にすることができます。非表示の共有ドライブにも引き続きアクセスでき、権限に変更はありません。なお、共有ドライブはいつでも再表示可能です。
例
- プロジェクト用に作成された共有ドライブのメンバーであるものの、作業は完了しており、共有ドライブを表示する必要がなくなった。
- 多くの共有ドライブのメンバーになっているが、使用しているのはその一部のみであるため、目的の共有ドライブを見つけやすくしたい。
- 共有ドライブのメンバーではあるものの、コンテンツは自分の仕事と関連性がない。
- 共有ドライブを非表示にしたが、もう一度表示したい。
- 非表示にした共有ドライブ内のコンテンツを検索したい。
共有ドライブを非表示にする
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 左側の [共有ドライブ] をクリックします。
- 非表示にする共有ドライブを右クリックして、[非表示] をクリックします。
非表示にする共有ドライブを複数選択するには、command キー（Mac）または Ctrl キー（Windows）を押したままクリックします。
共有ドライブを再表示する
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 左側の [共有ドライブ] をクリックします。
- 右上の [非表示の共有ドライブ] をクリックします。
- 再表示する共有ドライブを右クリックして、[再表示] をクリックします。
再表示する共有ドライブを複数選択するには、command キー（Mac）または Ctrl キー（Windows）を押したままクリックします。
注: 一定のメンバー数に達すると、共有ドライブはグループのメンバーに対して自動的に非表示になります。これは、共有ドライブのコンテンツを利用する大規模なグループへのスパム行為を防ぐためです。次の 2 つの場合に非表示になります。
- 共有ドライブが 1,000 人を超えるグループと直接共有されている場合。たとえば、ユーザー数 1,200 人のグループと共有ドライブを共有すると、グループ内の 200 人に対して共有ドライブがデフォルトで非表示になります。
- 共有ドライブが 2,500 人を超えるユーザーと間接的に共有されている場合。たとえば、それぞれ 500 人のユーザーを含む 6 グループと共有ドライブを共有すると、最初の 2,500 人のユーザー（最初に追加された 500 人のユーザーを含む 5 グループ）に対しては共有ドライブが表示されますが、2,500 人の上限を超えるため最後に追加された 500 人のグループに対しては非表示になります。
共有ドライブのグループ制限
1 つの共有ドライブに、最多 100 グループをメンバーとして追加できます。共有ドライブ内の 1 個のファイルは、最多 100 グループと直接共有できます。
共有ドライブのテーマを変更する
- Google ドライブの [共有ドライブ] で、任意の共有ドライブをクリックします。
- 画面上部の共有ドライブ名の隣にある下矢印
- 目的のテーマの画像をクリックするか、カスタム画像の場所まで移動してクリックします。
カスタム画像のサイズは 1,280 x 144 ピクセル以上である必要があります。
- [選択] をクリックします。
共有ドライブ内のファイルをオーナーで検索する
メンバー数の多い共有ドライブの場合、自分が作成していないファイルを探すには時間がかかることがありますが、 ただし、ファイルの作成者がわかっている場合は、簡単に見つけることができます。
- 共有ドライブの検索ボックスで、「creator:」に続けてファイルを作成したユーザーのメールアドレスを入力します（例: creator:[同僚名]@[組織名].com）。
- （省略可）検索を絞り込むには、検索ボックスに他の検索キーワードを追加するか、
をクリックして検索演算子を追加します。
- Enter キーを押します。
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