目次
- プロジェクトまたはチームごとに共有ドライブを作成する
- 責任を持ってコンテンツを共有する
- グループでメンバーシップを管理する
- 共有ドライブで命名規則を使用する
- 必要な共有ドライブのみを表示する
- 共有ドライブのテーマを変更する
- 共有ドライブ内のファイルをオーナーで検索する
- フォルダを特定のメンバーに制限する
プロジェクトまたはチームごとに共有ドライブを作成する
各共有ドライブの目的や用途が明確になります。ファイルが多岐のプロジェクトにわたるものである場合や、複数の異なるチームに散在している場合は、複数の共有ドライブを作成します。このアプローチは、目的に基づいてメンバー アクセスを定義する場合にも役立ちます。次に例を示します。
- 共有ドライブが共同編集のためのアクティブ スペースである場合 - メンバーには、コンテンツを更新できるようにコンテンツ管理者または投稿者のアクセスレベルを設定します。
- 共有ドライブが完了済みプロジェクトや最終版コンテンツのリポジトリである場合 - メンバーには、コンテンツを変更できないように閲覧者（コメント可）または閲覧者のアクセスレベルを設定します。共有ドライブの名前にステータスがわかるような語句（[アーカイブ] や [参照用] など）を付けるのもおすすめです。
整理方法について意見がまとまらない場合は、共有ドライブを使用しているプロジェクトやチームが多すぎる可能性があります。共有ドライブを 2～3 個の新しい共有ドライブに分けて再編成するのも一案です。
- 部門をまたぐプロジェクト チームの「共有」コンテンツのみを保存する 1 つの共有ドライブ
- 各部門チーム固有のコンテンツを保存する共有ドライブ（1 つまたは複数）
責任を持ってコンテンツを共有する
共有ドライブ内のすべてのファイルとフォルダにアクセスする必要があるユーザーまたはグループについては、適切なアクセスレベルを持つメンバーとして追加します。可能であれば、共有ドライブでの共同編集が制限されないように、そのようなユーザーやグループには管理者または コンテンツ管理者のアクセスレベルを設定します。
- パソコン版 Google ドライブを使用している共同編集者のサポート - 共同編集者がパソコン版ドライブを使用して Google 以外のファイル（Adobe PDF ファイル、Microsoft Office ファイルなど）にアクセスする場合は、共同編集者にコンテンツ管理者のアクセス権限を付与します。
注: 投稿者のアクセス権限があるメンバーは、パソコン上でオフライン編集を行い、更新したファイルをパソコン版ドライブを使用せずにアップロードすることができます。ドライブのファイルやフォルダの変更を表示するをご覧ください。
- 個別の共有ドライブを使用してアクセスを制御する - 共同編集者のグループによって必要なアクセスが異なる場合、同じプロジェクトに複数の共有ドライブを用意することもできます。たとえば、社外の代理店と一緒にプロジェクトに取り組む場合は、社内のチームメンバー用の共有ドライブとは別に、社内外の協力者用に共有ドライブを作成します。これにより、外部メンバーが社内専用のコンテンツにアクセスできないようにすることができます。
- アクセスを制限してファイルを共有する - 共有ドライブ内の一部のファイルやフォルダにのみアクセスする必要がある相手については、メンバーにするのではなく必要なファイルやフォルダのみを共有します。共有ドライブ内のフォルダを共有できるのは、そのドライブの管理者に限られます。
をクリックします。
グループでメンバーシップを管理する
グループを使用すると、ユーザーをグループに追加するだけで、そのユーザーはグループがメンバーになっている共有ドライブのメンバーシップを取得できます。これにより、共有ドライブのメンバーシップを簡単に管理できます。このアプローチには主に次の 2 つのメリットがあります。
- 新しいグループ メンバーには既存のグループ メンバーと同じ共有ドライブ内のファイルとフォルダへのアクセス権が付与されるので、アクセス権があるかどうかを心配する必要がありません。
- 共有ドライブのメンバーシップ数が増えます。共有ドライブのメンバーを個別に追加する場合は、600 人までしか追加できません。グループを使用すると、最大 100 個のグループで 50,000 人まで追加できます。
共有ドライブで命名規則を使用する
共有ドライブが見つかりやすく、かつ共有ドライブ間で名前が競合しないようにするには、組織共通の命名規則を定めます。例:
- 各地域の営業部のために、営業地域ごとに共有ドライブを作成する。その際、それぞれの共有ドライブを識別できるよう、先頭に地域名やその略称を付ける。
- もう動いていないプロジェクトには [アーカイブ]、現在動いているプロジェクトには [進行中] などの接頭辞を付けることで、ステータスを示す。
- 社外用と社内用の共有ドライブを区別するために、[社外]、[社内] といった接頭辞を付ける。
必要な共有ドライブのみを表示する
長く使っていると、複数の共有ドライブのメンバーになっていることがあります。完了したプロジェクトの共有ドライブ、または他よりも優先順位が低い共有ドライブは、非表示にすることができます。非表示の共有ドライブにも引き続きアクセスでき、権限に変更はありません。なお、共有ドライブはいつでも再表示可能です。
例
- プロジェクト用に作成された共有ドライブのメンバーであるものの、作業は完了しており、共有ドライブを表示する必要がなくなった。
- 多くの共有ドライブのメンバーになっているが、使用しているのはその一部のみであるため、目的の共有ドライブを見つけやすくしたい。
- 共有ドライブのメンバーではあるものの、コンテンツは自分の仕事と関連性がない。
- 共有ドライブを非表示にしたが、もう一度表示したい。
- 非表示にした共有ドライブ内のコンテンツを検索したい。
共有ドライブのテーマを変更する
共有ドライブ内のファイルをオーナーで検索する
メンバー数の多い共有ドライブの場合、自分が作成していないファイルを探すには時間がかかることがありますが、 ただし、ファイルの作成者がわかっている場合は、簡単に見つけることができます。
フォルダを特定のメンバーに制限する
機密情報を非公開にするには、共有ドライブのアクセス制限付きフォルダを使用して、フォルダ内のコンテンツを表示できるユーザーを制御します。アクセスが制限されているフォルダを開いてコンテンツにアクセスできるのは、共有ドライブの管理者権限を持つユーザーと、そのフォルダに直接追加したユーザーのみです。共有ドライブの他のメンバーにはフォルダ名は表示されますが、アクセス権がない限り開くことはできません。