In questa pagina
- Creare un Drive condiviso per ogni progetto o team
- Condividere i contenuti in modo responsabile
- Gestire l'appartenenza con i gruppi
- Utilizzare le convenzioni di denominazione nei Drive condivisi
- Visualizzare solo i Drive condivisi che ti interessano
- Cambiare il tema di un Drive condiviso
- Trovare file in un Drive condiviso in base al proprietario
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Creare un Drive condiviso per ogni progetto o team
Dai a ogni Drive condiviso un obiettivo o uno scopo chiaro. Se i file riguardano diversi progetti o sono distribuiti su più team diversi, crea più Drive condivisi. Questo approccio ti aiuta anche a definire l'accesso dei membri in base allo scopo. Ad esempio:
- Se il Drive condiviso è uno spazio attivo per la collaborazione, concedi ai membri l'accesso come Gestore dei contenuti o Collaboratore in modo che possano aggiornare i contenuti.
- Se il Drive condiviso è un repository per un progetto completo o per contenuti finali, concedi ai membri l'accesso come Commentatore o Visualizzatore affinché i contenuti non possano essere modificati. Puoi anche modificare il nome del Drive condiviso per indicarne lo stato, ad esempio [Archivio] o [Riferimento].
Se ci sono discrepanze nell'organizzazione, è possibile il Drive condiviso sia utilizzato da un numero troppo elevato di progetti e team. Puoi riorganizzare il Drive condiviso in 2-3 nuovi:
- Uno che contenga esclusivamente i contenuti "condivisi" e rappresenti un team di progetto interfunzionale
- Uno (o più) per i contenuti specifici di ciascun team funzionale
Scopri come fare nel Centro assistenza Google Drive
Condividere i contenuti in modo responsabile
Aggiungi le persone o i gruppi che hanno bisogno di accedere a tutti i file e alle cartelle di un Drive condiviso con il livello di accesso appropriato. Se possibile, concedi l'accesso come Gestore o Gestore dei contenuti ai collaboratori, in modo che non abbiano limitazioni riguardo al modo in cui collaborano nel Drive condiviso.
- Supportare i collaboratori su Google Drive per desktop: se i tuoi collaboratori utilizzano Drive per desktop per accedere a file non Google (ad esempio, file PDF di Adobe o file Microsoft Office), concedi l'accesso come Gestore dei contenuti.
Nota: i membri con accesso come Collaboratore possono comunque apportare modifiche offline sul proprio desktop e caricare le versioni aggiornate senza Drive per desktop. Vedi Visualizzare le modifiche apportate a file e cartelle su Drive.
- Utilizza Drive condivisi separati per controllare gli accessi: in alcuni casi potresti voler avere più di un Drive condiviso per lo stesso progetto, se hai gruppi distinti di collaboratori con esigenze di accesso diverse, ad esempio se lavori a un progetto con un'agenzia esterna. Crea un Drive condiviso per i membri interni del team e un Drive condiviso separato per i collaboratori interni ed esterni. In questo modo, puoi impedire ai membri esterni di accedere ai contenuti solo a uso interno.
- Utilizza la condivisione file per un accesso limitato: se un utente deve accedere solo a una determinata cartella o file di un Drive condiviso, puoi condividere solo quell'elemento anziché farlo diventare un membro. Solo i gestori possono condividere le cartelle nei Drive condivisi.
Aggiungere un membro e impostare il relativo livello di accesso
Richiede il livello di accesso come Responsabile
- Sul computer, vai all'indirizzo drive.google.com.
- Nella colonna sinistra, fai clic su Drive condivisi, quindi fai doppio clic su uno dei tuoi Drive condivisi.
- In alto, fai clic su Gestisci membri.
- Aggiungi nomi, indirizzi email o un gruppo Google.
- Per impostazione predefinita, i nuovi membri saranno Gestori dei contenuti e potranno caricare, modificare, spostare o eliminare tutti i file.
- Per cambiare il ruolo di un nuovo membro, seleziona un ruolo dal menu a discesa.
- Per informare i nuovi membri del loro accesso, fai clic su Invia notifiche.
- Fai clic su Invia.
Condividere un file
- Seleziona il file che vuoi condividere.
- Fai clic su Condividi o Condividi
.
- Digita l'indirizzo email o il gruppo Google con cui vuoi condividere l'elemento.
- Per decidere quale ruolo avranno le persone rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
- Se il tuo account è idoneo, puoi aggiungere una data di scadenza per l'accesso.
- Scegli se inviare notifiche ai destinatari della condivisione.
- Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un elemento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi inseriti riceveranno l'email.
- Se non vuoi inviare una notifica agli utenti, deseleziona la casella.
- Fai clic su Invia o Condividi.
.
Gestire l'appartenenza con i gruppi
I gruppi possono semplificare la gestione dell'appartenenza ai Drive condivisi perché, se un utente viene aggiunto a un gruppo, viene incluso nei Drive condivisi di cui il gruppo fa parte. Questo approccio ha due vantaggi principali:
- I nuovi membri del gruppo avranno lo stesso accesso ai file e alle cartelle dei Drive condivisi dei membri del gruppo esistenti. Non devi preoccuparti se hanno accesso o meno.
- Aumenta la capacità di appartenenza a Drive condivisi. Se aggiungi singolarmente i membri del Drive condiviso, puoi aggiungere solo 600 persone. Con i gruppi puoi aggiungere fino a 100 gruppi e fino a 50.000 persone.
Per aggiungere membri è necessario l'accesso come Gestore
- Apri Google Drive.
- A sinistra, fai clic su Drive condivisi.
- In alto, fai clic su Nuovo
.
- Inserisci un nome descrittivo e fai clic su Crea.
- In alto, fai clic sul nome del Drive condiviso
Gestisci membri.
- Aggiungi il nome del gruppo Google e scegli un'autorizzazione per tutti i membri.
- Per inviare notifiche agli utenti, fai clic su Invia. In alternativa, deseleziona Invia notifiche e fai clic su Condividi.
Utilizzare le convenzioni di denominazione nei Drive condivisi
Per aiutare le persone a trovare i Drive condivisi ed evitare conflitti di denominazione nei Drive condivisi, definisci convenzioni di denominazione a livello di organizzazione. Ad esempio:
- La tua azienda ha reparti di vendita in diverse regioni e crei un Drive condiviso per ogni regione di vendita. Per differenziare i Drive condivisi, aggiungi la regione o un'abbreviazione come prefisso.
- Puoi indicare lo stato aggiungendo un prefisso, ad esempio [Archivio] a un progetto non più attivo, o [In corso] a un progetto attivo.
- Per distinguere i Drive condivisi esternamente da quelli condivisi esternamente, aggiungi il prefisso [Esterno] o [Interno].
Creare e assegnare un nome a un Drive condiviso
- Sul computer, vai all'indirizzo drive.google.com.
- A sinistra, fai clic su Drive condivisi.
- Fai clic su Nuovo in alto a sinistra.
- Inserisci un nome per il Drive condiviso.
- Fai clic su Crea.
Visualizzare solo i Drive condivisi che ti interessano
Può succedere che, con il passare del tempo, altri utenti ti aggiungano a diversi Drive condivisi. Puoi nascondere un Drive condiviso che fa parte di un progetto completato oppure se vuoi dare la priorità ad altri Drive condivisi. Potrai comunque accedervi e le tue autorizzazioni non subiranno modifiche. Puoi visualizzare il Drive condiviso in qualsiasi momento.
Esempi
- Sei membro di un Drive condiviso creato per un progetto, ma il lavoro è stato completato e non hai più necessità di visualizzare quel Drive condiviso.
- Ti hanno aggiunto a molti Drive condivisi, ma ne utilizzi solo alcuni, quindi vuoi poterli trovare con maggiore facilità.
- Sei membro di un Drive condiviso, ma i suoi contenuti non sono rilevanti per il tuo lavoro.
- Hai nascosto un Drive condiviso che non ti serviva, ma vuoi poterlo visualizzare di nuovo.
- Vuoi trovare contenuti in un Drive condiviso dopo averlo nascosto.
Nascondere un Drive condiviso
- Sul computer, vai all'indirizzo drive.google.com.
- A sinistra, fai clic su Drive condivisi.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sul Drive condiviso che vuoi nascondere, quindi fai clic su Nascondi.
Per selezionare più Drive condivisi da nascondere, fai clic tenendo premuto Comando (Mac) o Ctrl (Windows).
Mostrare un Drive condiviso
- Sul computer, vai all'indirizzo drive.google.com.
- A sinistra, fai clic su Drive condivisi.
- In alto a destra, fai clic su Drive condivisi nascosti.
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sul Drive condiviso che vuoi mostrare, quindi fai clic su Mostra.
Per selezionare più Drive condivisi da mostrare, fai clic tenendo premuto Comando (Mac) o Ctrl (Windows).
Nota: i Drive condivisi vengono nascosti automaticamente ai membri del gruppo quando raggiungono un determinato numero di membri. Lo scopo è di evitare l'invio di spam con contenuti di Drive condivisi a gruppi di grandi dimensioni. Gli scenari possibili sono due:
- Un Drive è condiviso direttamente con un gruppo che contiene più di 1000 persone. Ad esempio, se un Drive è condiviso con un gruppo che include 1200 utenti, per 200 di questi il Drive condiviso verrà nascosto per impostazione predefinita.
- Un Drive è condivisoindirettamente con oltre 2500 persone. Ad esempio, se il Drive è condiviso con sei gruppi di 500 persone ciascuno, i primi 2500 utenti aggiunti (dai primi cinque gruppi di 500 persone) vedranno il Drive condiviso, che sarà invece nascosto per l'ultimo gruppo di 500 persone perché è stato superato il limite di 2500 persone aggiunte.
Limiti relativi ai gruppi per i Drive condivisi
Tieni presente che è possibile aggiungere fino a 100 gruppi come membri di un determinato Drive condiviso. Un dato file all'interno di un Drive condiviso può essere condiviso direttamente con un massimo di 100 gruppi.
Cambiare il tema di un Drive condiviso
- Su Google Drive, nella sezione Drive condivisi, fai clic su un Drive condiviso.
- In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla Freccia giù
- Fai clic sull'immagine del tema che vuoi utilizzare oppure individua un'immagine personalizzata e selezionala.
Le immagini personalizzate devono avere una dimensione minima di 1280 x 144 pixel.
- Fai clic su Seleziona.
Trovare file in un Drive condiviso in base al proprietario
Se cerchi un file che non è stato creato da te all'interno di un Drive condiviso con molti membri, la ricerca in base al membro del team potrebbe richiedere molto tempo. Tuttavia, se sai chi ha creato il file, puoi effettuare una ricerca in base all'autore per trovarlo facilmente.
- Nella casella di ricerca del Drive condiviso, inserisci creator: seguito dall'indirizzo email della persona della tua organizzazione che ha creato il file. Ad esempio, creator:collega@organizzazione.com.
- (Facoltativo) Per perfezionare la ricerca, aggiungi altri termini nella casella di ricerca oppure fai clic sulla Freccia giù
e aggiungi altri operatori.
- Premi Invio.
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