Di halaman ini
- Membuat drive bersama untuk setiap project atau tim
- Berbagi konten dengan tepat dan cermat
- Mengelola keanggotaan dengan grup
- Menggunakan konvensi penamaan di drive bersama
- Melihat drive bersama yang diinginkan saja
- Mengubah tema drive bersama
- Mencari file di drive bersama berdasarkan pemilik
Membuat drive bersama untuk setiap project atau tim
Tentukan peruntukan atau tujuan yang jelas untuk setiap drive bersama. Jika file digunakan untuk berbagai project atau tersebar di beberapa tim yang berbeda, buat beberapa drive bersama. Cara ini juga membantu Anda menentukan akses anggota berdasarkan tujuan penggunaan drive bersama. Contoh:
- Jika drive bersama secara aktif digunakan untuk berkolaborasi, berikan akses Pengelola konten atau Kontributor kepada anggota agar mereka dapat memperbarui konten.
- Jika drive bersama merupakan repositori untuk project yang telah selesai atau konten yang sudah final, berikan akses Pemberi komentar atau Pelihat kepada anggota agar konten tidak dapat diubah. Anda juga dapat mengubah nama drive bersama untuk menunjukkan statusnya, seperti [Arsip] atau [Referensi].
Jika ada ketidakselarasan pada pengorganisasian konten, mungkin ada terlalu banyak project dan tim yang menggunakan drive bersama. Anda dapat mengatur ulang drive bersama menjadi 2–3 drive bersama baru:
- Satu drive bersama dikhususkan untuk konten “bersama”, yang mewakili tim project lintas-fungsional
- Satu (atau beberapa) drive bersama untuk konten spesifik bagi tiap tim fungsional
Pelajari caranya di Pusat Bantuan Google Drive
Berbagi konten dengan tepat dan cermat
Tambahkan orang atau grup sebagai anggota dengan tingkat akses yang sesuai jika mereka memerlukan akses ke semua file dan folder di drive bersama. Jika memungkinkan, berikan akses Pengelola atau Pengelola konten kepada kolaborator sehingga proses kolaborasi mereka di drive bersama tidak dibatasi.
- Mendukung kolaborator di Google Drive untuk desktop–Jika kolaborator Anda menggunakan Drive untuk desktop untuk mengakses file non-Google (seperti Adobe PDF atau Microsoft Office), beri mereka akses Pengelola konten.
Catatan: Anggota dengan akses Kontributor tetap dapat mengedit secara offline di desktop mereka dan kemudian mengupload versi yang diupdate tanpa Drive untuk desktop. Lihat Melihat perubahan pada file dan folder Drive.
- Gunakan drive bersama yang berbeda untuk mengontrol akses–Dalam beberapa kasus, Anda dapat memiliki lebih dari satu drive bersama untuk project yang sama jika memiliki grup kolaborator yang berbeda dengan kebutuhan akses yang berbeda. Misalnya, jika Anda mengerjakan project dengan agensi eksternal. Buat drive bersama untuk anggota tim internal dan drive bersama yang berbeda untuk kolaborator internal dan eksternal. Dengan cara ini, Anda dapat mencegah anggota eksternal mengakses konten khusus internal.
- Gunakan fitur berbagi file untuk memberikan akses terbatas–Jika seseorang hanya memerlukan akses ke file atau folder tertentu di drive bersama, Anda dapat membagikan item tersebut saja tanpa perlu menjadikannya anggota. Hanya Pengelola yang dapat membagikan folder di drive bersama.
Menambahkan anggota dan menetapkan tingkat aksesnya
Memerlukan akses Pengelola
- Di komputer Anda, buka drive.google.com.
- Di kolom sebelah kiri, klik Drive bersama, lalu klik dua kali salah satu drive bersama Anda.
- Di bagian atas, klik Kelola anggota.
- Tambahkan nama, alamat email, atau Google Grup.
- Secara default, anggota baru akan menjadi Pengelola konten. Mereka dapat mengupload, mengedit, memindahkan, atau menghapus semua file.
- Untuk mengubah peran bagi anggota baru, pilih peran dari dropdown.
- Untuk memilih memberi tahu anggota baru tentang akses mereka, klik Beri tahu orang.
- Klik Kirim.
Berbagi file
- Pilih file yang ingin Anda bagikan.
- Klik Bagikan atau Bagikan
.
- Masukkan alamat email atau grup Google yang ingin Anda ajak berbagi.
- Untuk menentukan peran orang lain pada file Anda, pilih Pelihat, Pengomentar, atau Editor.
- Jika akun Anda memenuhi syarat, Anda dapat menambahkan tanggal habis masa berlaku untuk akses.
- Pilih untuk memberi tahu orang lain.
- Jika Anda ingin memberi tahu orang lain bahwa Anda telah membagikan item kepada mereka, centang kotak di samping Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang lain, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
- Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang lain, hapus centang pada kotak.
- Klik Kirim atau Bagikan.
.
Mengelola keanggotaan dengan grup
Grup dapat mempermudah pengelolaan keanggotaan drive bersama. Saat seseorang ditambahkan ke grup, dia mendapatkan keanggotaan drive bersama tempat grup tersebut menjadi anggota. Cara ini memiliki 2 manfaat utama:
- Anggota grup baru mendapatkan akses yang sama ke file dan folder di drive bersama sebagaimana anggota grup lama. Anda tidak perlu khawatir apakah mereka memiliki akses atau tidak.
- Cara ini akan meningkatkan kapasitas keanggotaan drive bersama Anda. Jika menambahkan anggota drive bersama satu per satu, Anda hanya dapat menambahkan 600 orang. Dengan menggunakan grup, Anda dapat menambahkan hingga 100 grup dan maksimum 50.000 orang.
Memerlukan akses Pengelola untuk menambahkan anggota
- Buka Google Drive.
- Di sebelah kiri, klik Drive bersama.
- Di bagian atas, klik Baru
.
- Masukkan nama deskripsi, lalu klik Buat.
- Di bagian atas, klik nama drive bersama Anda
Kelola anggota.
- Tambahkan nama Google Grup dan pilih izin untuk semua anggota.
- Untuk mengirimkan pemberitahuan, klik Kirim. Atau, batalkan pilihan Kirimkan pemberitahuan dan klik Bagikan.
Menggunakan konvensi penamaan di drive bersama
Untuk membantu pengguna menemukan drive bersama dan menghindari konflik penamaan di drive bersama, gunakan konvensi penamaan di seluruh organisasi. Contoh:
- Perusahaan Anda memiliki divisi penjualan di berbagai wilayah dan Anda membuat drive bersama untuk setiap wilayah penjualan. Untuk membedakan drive bersama, awali penamaan drive bersama dengan nama wilayah atau singkatan nama wilayah.
- Anda dapat menunjukkan status dengan menambahkan awalan, seperti [Arsip] ke project yang sudah tidak aktif atau [Diproses] ke project yang aktif.
- Untuk membedakan antara drive bersama yang dibagikan secara eksternal dan internal, tambahkan awalan [Eksternal] atau [Internal].
Membuat dan memberi nama drive bersama
- Di komputer, buka drive.google.com.
- Di sebelah kiri, klik Drive bersama.
- Di kiri atas, klik Baru.
- Masukkan nama untuk drive bersama.
- Klik Buat.
Melihat drive bersama yang diinginkan saja
Seiring waktu, Anda mungkin ditambahkan ke beberapa drive bersama. Anda dapat menyembunyikan drive bersama yang merupakan bagian dari project yang telah selesai atau jika Anda ingin memprioritaskan drive bersama lainnya. Jika melakukannya, Anda masih memiliki akses ke drive tersebut dan izin Anda tidak berubah. Anda dapat menampilkan drive bersama kapan saja.
Contoh
- Anda adalah anggota drive bersama yang dibuat untuk sebuah project, namun pekerjaan telah selesai dan Anda tidak perlu melihat drive bersama lagi.
- Anda telah ditambahkan ke banyak drive bersama, namun Anda hanya menggunakan beberapa drive, sehingga ingin membuatnya lebih mudah ditemukan.
- Anda adalah anggota dari drive bersama, namun kontennya tidak relevan dengan pekerjaan Anda.
- Anda menyembunyikan drive bersama yang tidak diperlukan, tetapi Anda ingin dapat melihatnya lagi.
- Anda ingin menemukan konten di drive bersama setelah menyembunyikannya.
Menyembunyikan drive bersama
- Di komputer, buka drive.google.com.
- Di sebelah kiri, klik Drive bersama.
- Klik kanan drive bersama yang ingin Anda sembunyikan, lalu klik Sembunyikan.
Guna memilih lebih dari satu drive bersama untuk disembunyikan, tahan tombol Command (Mac) atau Ctrl (Windows) selagi Anda mengklik.
Memperlihatkan drive bersama
- Di komputer, buka drive.google.com.
- Di sebelah kiri, klik Drive bersama.
- Di kanan atas, klik Drive bersama yang disembunyikan.
- Klik kanan drive bersama yang ingin Anda perlihatkan, lalu klik Perlihatkan.
Guna memilih lebih dari satu drive bersama untuk diperlihatkan, tahan tombol Command (Mac) atau Ctrl (Windows) selagi Anda mengklik.
Catatan: Drive bersama disembunyikan secara otomatis untuk anggota grup setelah mencapai jumlah anggota tertentu. Hal ini untuk menghindari spamming ke grup besar dengan konten drive bersama. Hal ini terjadi melalui dua cara:
- Jika drive bersama dibagikan langsung dengan grup yang berisi lebih dari 1000 orang. Misalnya, jika drive bersama dibagikan dengan grup yang berisi 1200 pengguna, drive bersama akan disembunyikan secara default dari 200 pengguna di dalamnya.
- Jika drive bersama dibagikan secara tidak langsung dengan lebih dari 2500 orang. Misalnya, jika drive bersama dibagikan dengan 6 grup dan setiap grup berisi 500 orang, perilakunya adalah 2500 pengguna pertama yang ditambahkan (dari 5 grup pertama berisi 500 orang) akan melihat drive bersama tersebut. Namun, drive bersama akan disembunyikan dari grup terakhir yang berisi 500 orang karena mereka ditambahkan setelah mencapai batas 2500.
Batas grup untuk drive bersama
Perhatikan bahwa maksimum 100 grup dapat ditambahkan sebagai anggota untuk drive bersama yang ditentukan. File tertentu dalam drive bersama dapat dibagikan langsung dengan maksimum 100 grup.
Mengubah tema drive bersama
- Di Google Drive, di bagian Drive bersama, klik drive bersama.
- Di bagian atas, di samping nama drive bersama, klik Panah bawah
- Klik gambar tema yang diinginkan, atau buka dan klik gambar kustom.
Gambar kustom sebaiknya berukuran 1280x144 piksel.
- Klik Pilih.
Mencari file di drive bersama berdasarkan pemilik
Jika Anda mencari file yang tidak Anda buat di drive bersama yang memiliki banyak anggota, melakukan penelusuran berdasarkan anggota tim dapat memerlukan waktu yang lama. Namun, jika mengetahui pengguna yang membuat file, Anda dapat menelusuri berdasarkan pembuat untuk menemukannya dengan mudah.
- Di kotak penelusuran drive bersama, masukkan pembuat: diikuti dengan email pengguna di organisasi Anda yang membuat file tersebut. Misalnya, creator:rekananda@organisasi.com.
- (Opsional) Untuk mempersempit penelusuran, tambahkan istilah penelusuran lain di kotak penelusuran, atau klik Panah bawah
dan tambahkan lebih banyak operator penelusuran.
- Tekan Enter.
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.