Sur cette page
- Créer un Drive partagé pour chaque projet ou équipe
- Partager le contenu de manière responsable
- Gérer l'appartenance à un groupe
- Utiliser des conventions d'attribution de noms dans les Drive partagés
- Afficher uniquement les Drive partagés de votre choix
- Modifier le thème de votre Drive partagé
- Rechercher des fichiers par propriétaire dans un Drive partagé
Créer un Drive partagé pour chaque projet ou équipe
Donnez une fonction précise à chaque Drive partagé. Si les fichiers couvrent divers projets ou sont répartis entre plusieurs équipes, créez plusieurs Drive partagés. Cette approche vous aide également à définir l'accès des membres selon cette fonction. Exemple :
- Si le Drive partagé est un espace de collaboration active, accordez aux membres un droit d'accès Gestionnaire de contenu ou Contributeur de sorte qu'ils puissent en modifier le contenu.
- Si le Drive partagé sert de référentiel pour un projet terminé ou un contenu final, accordez aux membres un droit d'accès Commentateur ou Lecteur pour que le contenu ne puisse pas être modifié. Nous vous conseillons également de modifier le nom du Drive partagé pour indiquer son état, par exemple [Archive] ou [Référence].
En cas de désaccord sur l'organisation du contenu, il est possible qu'un trop grand nombre de projets et d'équipes utilisent le Drive partagé. Vous pouvez réorganiser le Drive partagé en deux ou trois Drive partagés :
- Un Drive partagé n'hébergeant que du contenu partagé représentant une équipe de projet plurifonctionnelle
- Un ou plusieurs Drive partagés pour le contenu propre à chacune des équipes fonctionnelles
Consultez le Centre d'aide Google Drive pour en savoir plus
Partager le contenu de manière responsable
Si des personnes ou des groupes ont besoin d'accéder à tous les fichiers et dossiers d'un Drive partagé, ajoutez-les en tant que membres avec le niveau d'accès approprié. Si possible, accordez aux collaborateurs un accès Administrateur ou Gestionnaire de contenu afin qu'ils ne soient pas limités dans leur collaboration via le Drive partagé.
- Facilitez le travail de vos collaborateurs sur Google Drive pour ordinateur : si vos collaborateurs utilisent Drive pour ordinateur pour accéder à des fichiers autres que Google (par exemple, fichier Microsoft Office ou PDF Adobe), accordez-leur le droit d'accès Gestionnaire de contenu.
Remarque : Les membres de votre équipe disposant du droit d'accès Contributeur peuvent continuer à apporter des modifications hors connexion sur leur ordinateur, puis importer les versions modifiées sans Drive pour ordinateur. Voir Consulter les modifications apportées à vos fichiers et dossiers Drive.
- Contrôlez l'accès à l'aide de Drive partagés distincts : dans certains cas, il peut être utile d'avoir plusieurs Drive partagés pour un même projet, si vous avez des groupes de collaborateurs distincts ayant des besoins d'accès différents. Par exemple, si vous travaillez sur un projet avec une agence externe. Créez un Drive partagé pour les membres de l'équipe interne et un autre Drive partagé pour les collaborateurs internes et externes. De cette façon, vous empêchez les membres externes d'accéder au contenu réservé aux utilisateurs internes.
- Utilisez le partage de fichiers pour un accès limité : si un utilisateur a besoin d'accéder à un fichier ou un dossier spécifique dans un Drive partagé, vous pouvez simplement partager cet élément plutôt que d'ajouter l'utilisateur comme membre. Les administrateurs peuvent désormais partager des dossiers dans les Drive partagés
Ajouter un membre et définir son niveau d'accès
Nécessite un accès de type Administrateur
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- Dans la colonne de gauche, cliquez sur Drive partagés et double-cliquez ensuite sur le Drive partagé de votre choix.
- En haut de la page, cliquez sur Gérer les membres.
- Ajoutez des noms, des adresses e-mail ou un groupe Google.
- Par défaut, les nouveaux membres sont gestionnaires de contenu. Ils peuvent importer, modifier, déplacer et supprimer l'ensemble des fichiers.
- Pour modifier le rôle d'un nouveau membre, sélectionnez ce rôle dans la liste déroulante.
- Pour choisir d'informer les nouveaux membres de leur accès, cliquez sur Envoyer une notification.
- Cliquez sur Envoyer.
Partager un fichier
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager ou sur Partager
.
- Saisissez l'adresse e-mail ou le groupe Google avec lesquels vous souhaitez partager le fichier.
- Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
- Si votre compte est éligible, vous pouvez ajouter une date d'expiration de l'accès.
- Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
- Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un élément avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
- Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
- Cliquez sur Envoyer ou sur Partager.
.Pour en savoir plus, consultez le Centre d'aide Google Drive.
Gérer l'appartenance à un groupe
Les groupes peuvent faciliter la gestion des membres de Drive partagés, car lorsqu'une personne est ajoutée à un groupe, elle devient membre des Drive partagés dont le groupe est membre. Cette approche présente deux avantages principaux :
- Les nouveaux membres d'un groupe disposent du même accès aux fichiers et dossiers des Drive partagés que les membres existants du groupe. Vous n'avez pas à vous soucier de leur accès.
- Elle permet d'augmenter le nombre de membres de votre Drive partagé. Si vous ajoutez des membres à un Drive partagé individuellement, vous ne pouvez ajouter que 600 personnes. Avec les groupes, vous pouvez ajouter jusqu'à 100 groupes et jusqu'à 50 000 personnes.
Nécessite un accès Administrateur pour ajouter des membres
- Ouvrez Google Drive.
- Sur la gauche, cliquez sur Drive partagés.
- En haut, cliquez sur Nouveau
.
- Saisissez un nom descriptif, puis cliquez sur Créer.
- En haut de l'écran, cliquez sur le nom de votre Drive partagé
Gérer les membres.
- Ajoutez le nom du groupe Google et choisissez une autorisation pour tous les membres.
- Pour envoyer une notification aux personnes concernées, cliquez sur Envoyer. Vous pouvez également désélectionner Notifier les utilisateurs et cliquer sur Partager.
Pour en savoir plus, consultez le Centre d'aide Google Drive.
Utiliser des conventions d'attribution de noms dans les Drive partagés
Pour aider les utilisateurs à trouver des Drive partagés et éviter les conflits de noms au sein de ces Drive, adoptez des conventions pour l'ensemble de l'organisation. Exemple :
- Votre société a des services commerciaux dans différentes régions, et vous créez un Drive partagé pour chacune d'elles. Pour différencier les Drive partagés, ajoutez en préfixe la région ou l'abréviation de la région.
- Vous pouvez indiquer l'état de votre projet en ajoutant un préfixe tel que [Archive] à un projet inactif ou [En cours] à un projet actif.
- Pour distinguer des Drive partagés qui sont partagés en externe et en interne, ajoutez le préfixe [Externe] ou [Interne].
Créer et nommer un Drive partagé
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- Sur la gauche, cliquez sur Drive partagés.
- En haut à gauche, cliquez sur Nouveau.
- Saisissez le nom du Drive partagé.
- Cliquez sur Créer.
Pour en savoir plus, consultez le Centre d'aide Google Drive.
Afficher uniquement les Drive partagés de votre choix
Au fil du temps, votre compte est susceptible d'être ajouté à plusieurs Drive partagés. Vous pouvez masquer un Drive partagé faisant partie d'un projet terminé ou si vous souhaitez donner la priorité à d'autres Drive partagés. Si vous masquez un Drive partagé, vous y avez toujours accès et vos autorisations restent inchangées. Vous pouvez afficher à nouveau un Drive partagé à tout moment.
Exemples
- Vous êtes membre d'un Drive partagé qui a été créé pour un projet, mais le projet est terminé et vous n'avez plus besoin de le voir.
- Vous avez été ajouté à de nombreux Drive partagés, mais vous n'en utilisez que quelques-uns. Vous devez donc les rendre plus faciles à trouver.
- Vous êtes membre d'un Drive partagé, mais le contenu n'est pas pertinent pour votre travail.
- Vous avez masqué un Drive partagé dont vous n'avez pas besoin, mais vous souhaitez pouvoir le consulter à nouveau.
- Vous souhaitez trouver du contenu dans un Drive partagé après l'avoir masqué.
Masquer un Drive partagé
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- À gauche, cliquez sur Drive partagés.
- Faites un clic droit sur le Drive partagé que vous souhaitez masquer, puis cliquez sur Masquer.
Pour sélectionner plusieurs Drive partagés à masquer, cliquez sur chacun tout en maintenant la touche Commande (Mac) ou Ctrl (Windows) enfoncée.
Afficher un Drive partagé
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- À gauche, cliquez sur Drive partagés.
- En haut à droite, cliquez sur Drive partagés masqués.
- Faites un clic droit sur le Drive partagé que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur Afficher.
Pour sélectionner plusieurs Drive partagés à afficher, cliquez sur chacun tout en maintenant la touche Commande (Mac) ou Ctrl (Windows) enfoncée.
Remarque : Les Drive partagés sont automatiquement masqués pour les membres du groupe lorsqu'ils atteignent un certain nombre de membres. Cela permet d'éviter de spammer des groupes volumineux avec le contenu de Drive partagés. Deux cas de figure sont possibles :
- Si un Drive partagé est partagé directement avec un groupe de plus de 1 000 personnes : par exemple, si un Drive partagé est partagé avec un groupe de 1 200 utilisateurs, il est masqué par défaut pour 200 d'entre eux.
- Si un Drive partagé est partagé indirectement avec plus de 2 500 personnes : par exemple, si le Drive partagé est partagé avec 6 groupes contenant chacun 500 personnes, les 2 500 premiers utilisateurs ajoutés (provenant des 5 premiers groupes de 500 personnes) verront le Drive partagé, mais celui-ci sera masqué pour le dernier groupe de 500 personnes, car elles ont été ajoutées au-delà de la limite de 2 500.
Nombre maximal de groupes pour les Drive partagés
Notez qu'un maximum de 100 groupes peuvent être ajoutés en tant que membres à un Drive partagé. Un fichier dans un Drive partagé peut être partagé directement avec un maximum de 100 groupes.
Modifier le thème de votre Drive partagé
- Dans Google Drive, sous Drive partagés, cliquez sur un Drive partagé.
- En haut de l'écran, à côté du nom du Drive partagé, cliquez sur la flèche vers le bas
- Cliquez sur l'image du thème voulu, ou recherchez une image personnalisée et cliquez dessus.
La taille des images personnalisées doit être d'au moins 1280 x 144 pixels.
- Cliquez sur Sélectionner.
Rechercher des fichiers par propriétaire dans un Drive partagé
Si vous recherchez un fichier que vous n'avez pas créé sur un Drive partagé contenant un grand nombre de membres, la recherche par membre de l'équipe peut prendre un certain temps. Toutefois, si vous savez qui a créé le fichier, vous pouvez effectuer une recherche par créateur afin de le retrouver facilement.
- Dans le champ de recherche du Drive partagé, saisissez creator: suivi de l'adresse e-mail de la personne de votre organisation qui a créé le fichier. par exemple creator:votrecollègue@organisation.com.
- (Facultatif) Pour affiner votre recherche, ajoutez d'autres termes de recherche dans le champ de recherche, ou cliquez sur la flèche vers le bas
et ajoutez d'autres opérateurs de recherche.
- Appuyez sur Entrée.
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