Sur cette page
- Créer un Drive partagé pour chaque projet ou équipe
- Partager le contenu de manière responsable
- Gérer les membres grâce aux groupes
- Utiliser des conventions d'attribution de noms dans les Drive partagés
- Afficher uniquement les Drive partagés de votre choix
- Modifier le thème de votre Drive partagé
- Rechercher des fichiers par propriétaire dans un Drive partagé
- Limiter l'accès aux dossiers à des membres spécifiques
Créer un Drive partagé pour chaque projet ou équipe
Donnez une fonction précise à chaque Drive partagé. Si les fichiers couvrent divers projets ou sont répartis entre plusieurs équipes, créez plusieurs Drive partagés. Cette approche vous aide également à définir l'accès des membres selon cette fonction. Exemple :
- Si le Drive partagé est un espace de collaboration active, accordez aux membres un droit d'accès Gestionnaire de contenu ou Contributeur de sorte qu'ils puissent en modifier le contenu.
- Si le Drive partagé sert de référentiel pour un projet terminé ou un contenu final, accordez aux membres un droit d'accès Commentateur ou Lecteur pour que le contenu ne puisse pas être modifié. Nous vous conseillons également de modifier le nom du Drive partagé pour indiquer son état, par exemple [Archive] ou [Référence].
En cas de désaccord sur l'organisation du contenu, il est possible qu'un trop grand nombre de projets et d'équipes utilisent le Drive partagé. Vous pouvez réorganiser le Drive partagé en deux ou trois Drive partagés :
- Un Drive partagé n'hébergeant que du contenu partagé représentant une équipe de projet plurifonctionnelle
- Un ou plusieurs Drive partagés pour le contenu propre à chacune des équipes fonctionnelles
Consultez le Centre d'aide Google Drive pour en savoir plus
Partager le contenu de manière responsable
Si des personnes ou des groupes ont besoin d'accéder à tous les fichiers et dossiers d'un Drive partagé, ajoutez-les en tant que membres avec le niveau d'accès approprié. Si possible, accordez aux collaborateurs un accès Administrateur ou Gestionnaire de contenu afin qu'ils ne soient pas limités dans leur collaboration via le Drive partagé.
- Facilitez le travail de vos collaborateurs sur Google Drive pour ordinateur : si vos collaborateurs utilisent Drive pour ordinateur pour accéder à des fichiers autres que Google (par exemple, fichier Microsoft Office ou PDF Adobe), accordez-leur le droit d'accès Gestionnaire de contenu.
Remarque : Les membres de votre équipe disposant du droit d'accès Contributeur peuvent continuer à apporter des modifications hors connexion sur leur ordinateur, puis importer les versions modifiées sans Drive pour ordinateur. Voir Consulter les modifications apportées à vos fichiers et dossiers Drive.
- Contrôlez l'accès à l'aide de Drive partagés distincts : dans certains cas, vous pouvez créer plusieurs Drive partagés pour un même projet si vous avez des groupes de collaborateurs distincts ayant des besoins d'accès différents (si vous travaillez sur un projet avec une agence externe, par exemple). Créez un Drive partagé pour les membres de l'équipe interne et un autre Drive partagé pour les collaborateurs internes et externes. De cette façon, vous empêchez les membres externes d'accéder au contenu réservé aux utilisateurs internes.
- Utilisez le partage de fichiers pour un accès limité : si un utilisateur a besoin d'accéder à un fichier ou un dossier spécifique dans un Drive partagé, vous pouvez simplement partager cet élément plutôt que d'ajouter l'utilisateur comme membre. Les administrateurs peuvent désormais partager des dossiers dans les Drive partagés
.
Gérer les membres grâce aux groupes
Les groupes peuvent faciliter la gestion des membres de Drive partagés, car lorsqu'une personne est ajoutée à un groupe, elle devient membre des Drive partagés dont le groupe est membre. Cette approche présente deux avantages principaux :
- Les nouveaux membres d'un groupe disposent des mêmes droits d'accès aux fichiers et aux dossiers des Drive partagés que les membres existants du groupe. Vous n'avez pas à vous soucier de savoir s'ils y ont accès ou non.
- Elle permet d'augmenter le nombre de membres de votre Drive partagé. Si vous ajoutez des membres à un Drive partagé individuellement, vous ne pouvez ajouter que 600 personnes. Avec les groupes, vous pouvez ajouter jusqu'à 100 groupes et jusqu'à 50 000 personnes.
Utiliser des conventions d'attribution de noms dans les Drive partagés
Pour aider les utilisateurs à trouver des Drive partagés et éviter les conflits de noms au sein de ces Drive, adoptez des conventions pour l'ensemble de l'organisation. Exemples :
- Votre société a des services commerciaux dans différentes régions, et vous créez un Drive partagé pour chacune d'elles. Pour différencier les Drive partagés, ajoutez en préfixe la région ou l'abréviation de la région.
- Vous pouvez indiquer l'état de votre projet en ajoutant un préfixe tel que [Archive] à un projet inactif ou [En cours] à un projet actif.
- Pour distinguer des Drive partagés qui sont partagés en externe et en interne, ajoutez le préfixe [Externe] ou [Interne].
Afficher uniquement les Drive partagés de votre choix
Au fil du temps, votre compte est susceptible d'être ajouté à plusieurs Drive partagés. Vous pouvez masquer un Drive partagé faisant partie d'un projet terminé ou si vous souhaitez donner la priorité à d'autres Drive partagés. Si vous masquez un Drive partagé, vous y avez toujours accès et vos autorisations restent inchangées. Vous pouvez afficher à nouveau un Drive partagé à tout moment.
Exemples
- Vous êtes membre d'un Drive partagé qui a été créé pour un projet, mais le projet est terminé et vous n'avez plus besoin de le voir.
- Vous avez été ajouté à de nombreux Drive partagés, mais vous n'en utilisez que quelques-uns. Vous devez donc les rendre plus faciles à trouver.
- Vous êtes membre d'un Drive partagé, mais le contenu n'est pas pertinent pour votre travail.
- Vous avez masqué un Drive partagé dont vous n'avez pas besoin, mais vous souhaitez pouvoir le consulter à nouveau.
- Vous souhaitez trouver du contenu dans un Drive partagé après l'avoir masqué.
Modifier le thème de votre Drive partagé
Rechercher des fichiers par propriétaire dans un Drive partagé
Si vous recherchez un fichier que vous n'avez pas créé sur un Drive partagé contenant un grand nombre de membres, la recherche par membre de l'équipe peut prendre un certain temps. Toutefois, si vous savez qui a créé le fichier, vous pouvez effectuer une recherche par créateur afin de le retrouver facilement.
Limiter l'accès aux dossiers à des membres spécifiques
Si vous souhaitez garder certaines informations sensibles privées, vous pouvez utiliser des dossiers en accès limité dans les Drive partagés pour contrôler qui peut voir leur contenu. Avec un accès limité, seuls les utilisateurs disposant d'un accès Administrateur au Drive partagé et les personnes que vous ajoutez directement au dossier peuvent l'ouvrir et accéder à son contenu. Les autres membres du Drive partagé peuvent voir le nom du dossier, mais ils ne peuvent pas l'ouvrir à moins d'y avoir accès.
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