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为每个项目或团队创建共享云端硬盘
为每个共享云端硬盘确定明确的焦点或用途。如果文件涉及不同的项目，或分散在多个不同的团队中，请创建多个共享云端硬盘。此方法还可帮助您基于此目的确定成员访问权限。例如：
- 如果将共享云端硬盘用作有效的协作空间，请授予成员内容管理员权限或贡献者权限，以便他们更新内容。
- 如果共享云端硬盘是已完成的项目或最终内容的存储库，请授予成员评论者或查看者权限，以确保他们无法更改内容。您可能还需要更改共享云端硬盘的名称，以指明其状态，例如 [归档] 或 [参考]。
如果整理方式有异议，可能是因为使用共享云端硬盘的项目和团队过多。您可以将共享云端硬盘重新整理成 2 - 3 个新的共享云端硬盘：
- 一个共享云端硬盘只包含“共享的”内容，供跨职能项目团队使用
- 一个（或多个）共享云端硬盘分别包含每个职能团队专用的内容
以负责任的方式共享内容
对于需要访问共享云端硬盘中所有文件和文件夹的用户或群组，请将其添加为成员并授予适当的访问权限级别。如有可能，请向协作者授予管理员或内容管理员权限，以便他们不受限制地在共享云端硬盘中展开协作。
- 为使用桌面版 Google 云端硬盘的协作者提供支持 - 如果您的协作者使用桌面版云端硬盘来访问非 Google 文件（如 Adobe PDF 或 Microsoft Office 文件），请向其授予内容管理员权限。
注意：拥有贡献者权限的成员仍可在其桌面设备上进行离线编辑，然后上传更新过的版本，而无需使用 桌面版云端硬盘。请参阅查看云端硬盘文件和文件夹中的更改。
- 使用单独的共享云端硬盘控制访问权限 - 在某些情况下，如果不同的协作者群组明确拥有不同的访问权限需求，您可以为同一项目创建多个共享云端硬盘。例如，您要与外部机构合作完成一个项目。请为内部团队成员创建一个共享云端硬盘，并为内外部协作者创建一个单独的共享云端硬盘。这样可以防止外部成员访问仅供内部使用的内容。
- 使用文件共享以限制访问 - 如果有人只需访问共享云端硬盘中的某个文件或文件夹，则您可以仅共享相应内容，而无需授予其成员权限。只有管理员可以共享共享云端硬盘中的文件夹。
添加成员并设置其访问权限级别
要求拥有管理员权限
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左列的共享云端硬盘，然后双击您的某个共享云端硬盘。
- 点击顶部的管理成员。
- 添加名称、电子邮件地址或 Google 群组。
- 默认情况下，新成员将成为内容管理员，可以上传、编辑、移动或删除所有文件。
- 如需更改新成员的角色，请从下拉列表中选择一个角色。
- 要选择向新成员发送其访问权限的通知，请点击通知对方。
- 点击发送。
共享文件
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
- 选择查看者、评论者或编辑者，指定共享对象对文件所具备的角色。
- 如果您的帐号符合条件，您可以添加访问权限的到期日期。
- 选择是否通知共享对象。
- 如果您想通知对方您与其共享了内容，请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方，则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
- 如果您不想通知对方，请取消选中该复选框。
- 点击发送或共享。
。
管理群组成员资格
群组可让共享云端硬盘成员资格更易于管理，因为将用户添加到群组中后，他们就会获得该群组所属的共享云端硬盘的成员资格。这种方法有两大优势：
- 新的群组成员获取的对共享云端硬盘中的文件和文件夹的访问权限与现有群组成员相同。您不必担心他们是否拥有访问权限。
- 这会提高您的共享云端硬盘成员资格的数量。如果您逐个添加共享云端硬盘成员，则只能添加 600 人。如果使用群组，您最多可以添加 100 个群组，人数可达 5 万。
需具备管理员权限才能添加成员
- 打开 Google 云端硬盘。
- 点击左侧的共享云端硬盘。
- 点击顶部的“新建”图标
。
- 输入一个描述性名称，然后点击创建。
- 点击顶部的共享云端硬盘名称
管理成员。
- 添加 Google 群组名称并选择所有成员的权限。
- 要通知用户，请点击发送。或者，取消选择通知用户，然后点击分享。
在共享云端硬盘中使用命名惯例
要帮助用户查找共享云端硬盘，并避免共享云端硬盘中的命名冲突，请统一整个组织的命名惯例。例如：
- 您的公司在不同地区都有销售部门，您可以为各个销售地区分别创建共享云端硬盘。要区分这些共享云端硬盘，请将地区或地区缩写作为它们的前缀。
- 您可以通过添加前缀来指示状态，例如向已完成的项目添加 [归档]，或向正在进行的项目添加 [进行中]。
- 要区分与外部人员和内部人员共享的共享云端硬盘，请添加前缀 [外部] 或 [内部]。
仅查看所需的共享云端硬盘
随着时间的推移，您可能会被添加到多个共享云端硬盘中。您可以隐藏已完成项目对应的共享云端硬盘，或者通过隐藏来优先查看其他共享云端硬盘。隐藏共享云端硬盘后，您仍然可以访问该共享云端硬盘，且您的权限不会变化。您随时可以取消隐藏共享云端硬盘。
示例
- 您所在的共享云端硬盘是为某个项目创建的，且该项目已完成，您无需再查看该共享云端硬盘。
- 您被添加到大量共享云端硬盘中，但您只使用其中的一部分，因此希望可以快速找到它们。
- 您是某个共享云端硬盘的成员，但其中的内容与您的工作无关。
- 您隐藏了一个不需要的共享云端硬盘，但希望能够再次查看它。
- 您隐藏某个共享云端硬盘后，想查找其中的内容。
隐藏共享云端硬盘
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的共享云端硬盘。
- 右键点击要隐藏的共享云端硬盘，然后点击隐藏。
如需选择多个要隐藏的共享云端硬盘，请在点击共享云端硬盘的同时按住 Command (Mac) 或 Ctrl (Windows)。
取消隐藏共享云端硬盘
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的共享云端硬盘。
- 点击右上角的“隐藏的共享云端硬盘”。
- 右键点击要取消隐藏的共享云端硬盘，然后点击取消隐藏。
如需选择多个要取消隐藏的共享云端硬盘，请在点击共享云端硬盘的同时按住 Command (Mac) 或 Ctrl (Windows)。
注意：在群组成员达到特定数量后，共享云端硬盘会针对之后添加的成员自动隐藏。这是为了避免有人向大型群组滥发共享云端硬盘内容。以下两种共享方式适用上述情形：
- 将共享云端硬盘直接与成员数超过 1000 的群组共享。例如，如果将共享云端硬盘与用户数为 1200 的群组共享，则默认情况下，共享云端硬盘会针对之后添加的 200 名用户隐藏。
- 将共享云端硬盘间接与超过 2500 人共享。例如，如果将共享云端硬盘与 6 个群组（每个群组均包含 500 人）共享，则运作方式为共享云端硬盘会针对最先添加的 2500 名用户（前 5 组的 2500 人）显示，而针对最后一组的 500 人隐藏，因为添加最后一组用户时，用户数超出了 2500 的人员上限。
共享云端硬盘的群组数上限
请注意，您最多可以将 100 个群组作为成员添加到指定的共享云端硬盘。共享云端硬盘中的指定文件最多可直接与 100 个群组共享。
更改共享云端硬盘的主题背景
- 在 Google 云端硬盘中的共享云端硬盘下方，点击一个共享云端硬盘。
- 在共享云端硬盘名称旁边，点击顶部的向下箭头
- 点击您想要的主题背景图片，或者浏览并点击自定义图片。
自定义图片的像素大小至少应为 1280 x 144 像素。
- 点击选择。
在共享云端硬盘中按所有者查找文件
如果您要查找的文件不是在共享云端硬盘中创建的，且该共享云端硬盘的成员数量众多，那么按团队成员搜索可能需要花费较长时间。 不过，如果您知道文件的创建者，则可以按创建者搜索以轻松找到文件。
- 在共享云端硬盘搜索框中，输入 creator: 并在后面添加您单位中创建了相应文件的人员的电子邮件地址，例如 creator:<您的同事>@<您的单位>.com。
- （可选）要细化搜索，请在搜索框中添加其他搜索字词，或点击向下箭头
，然后添加更多搜索运算符。
- 按 Enter 键。
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