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在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

ファイルへのアクセスと検索に関するヒント

Google Workspace 生産性向上ガイド

目次

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Microsoft Office ファイルでの作業

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Google Workspace では、Microsoft Office がインストールされていなくても Office ファイルを扱うことができます。

次のことが可能です。

  • Google ドライブに Office ファイルを追加する。
  • Office のアンインストール後も、ファイルを Microsoft 形式のまま維持する。
  • Office ドキュメントおよび Adobe PDF ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドに変換する。
  • ファイルを Office で編集して変更をドライブに保存する。
  • ドライブのプレビューで Office ファイルにコメントを付ける。
  • ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルのコピーを Microsoft 形式でメール送信する。
  • Office ファイル内に埋め込まれている別の Office ファイルをプレビューまたはダウンロードする。

 

 

ドライブのファイルにラベルを追加する

ラベルを使用すると、Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドでアイテムの整理、検索、ポリシーの適用が行いやすくなります。各ファイルには最大 5 つのラベルを付けることができます。

 

 

ファイルの同期ステータスを確認する

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ドキュメントを Google ドライブに保存しておくと、どこにいてもパソコン、スマートフォン、タブレットなどからアクセスできます。ドキュメントに加えた変更は、自動的に同期されます。そのため、同じドキュメントを別のデバイスで開いても、変更がすべて反映されています。

 

 

重要なファイルにマークを付けて優先順位を付ける

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重要なファイルやよく使うファイルにすばやくアクセスできるようにするには、次のような操作が可能です。

  • ドライブのワークスペースにファイルを追加する
  • ファイルにスターを付ける
  • フォルダを色分けする

注: ワークスペースにファイルを追加しても、ファイルの保管場所および権限は変わりません。あくまでもワークスペースはファイルを効率よく見つけるためにまとめておくためのスペースです。

 

 

ショートカットを使用してファイルやフォルダにアクセスする

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ショートカットを使用すると、Google ドライブ内のファイルとフォルダを簡単に見つけて整理できます。ショートカットは元のファイルまたはフォルダを参照するリンクで、マイドライブまたは共有ドライブで使用できます。

ショートカットは、ファイル、フォルダ、共有ドライブにアクセスできるすべてのユーザーに表示されます。ただし、ショートカットが表示されていても、それを開くことができるとは限りません。ショートカットを開くことができるようにするには、ショートカットではなく、元のファイルへのアクセス権を付与する必要があります。

  • 頻繁に使用するファイルまたはフォルダがドライブ階層内深くに置かれている場合は、ショートカットを作成して最上位に配置することで、すぐにアクセスできるようになります。
  • チームが複数のフォルダで作業していて、複数のフォルダから同じファイルにアクセスしたい場合は、そのファイルのショートカットを各フォルダ内に作成します。

 

 

説明で画像を検索する

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Google ドライブに保存した画像を、画像に含まれているアイテムの名称または説明から検索できます。ドライブに保存した PDF および画像に含まれるテキストも検索可能です。

たとえば、「エベレスト」と検索すると、ドライブに保存されているエベレスト山のすべての写真と、エベレスト山に関するテキストを含むすべてのドキュメントが表示されます。ファイル名と画像が一致している必要はありません。

 

 

ドライブ内のファイルへのオフライン アクセスを設定する

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Chrome と Microsoft Edge ブラウザのみ

インターネットに接続していないときにファイルを表示、編集するには、オフライン アクセスを設定します。この操作は、オフラインになったり、インターネットにアクセスできなくなったりする前に行う必要があります。

  • 外出先でインターネットに接続できないときでも作業を継続できます。
  • インターネットに接続できないときに、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどを編集できます。
  • 飛行機で長距離を移動するときに Wi-Fi がなくても作業を継続できます。

 

 

ファイル アクセスの有効期限を設定する

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組織外のユーザーと共同プロジェクトに取り組んでいた場合、プロジェクト終了時にそれらのユーザーによる Google ドライブ内の特定のファイルへのアクセスを制限する必要性が生じることがあります。マイドライブ内のファイルについては、ファイル共有フローで有効期限を設定して、そのファイルへのアクセスを制限または終了できます。共有ドライブのファイルに有効期限を設定するには、Drive API を使用する必要があります。

アクセスロールと有効期限設定の仕組み

有効期限を設定すると、アクセスロールには次のような影響があります。

  • ファイルが公開済みアイテムの閲覧者に対応している場合、閲覧者（コメント不可、コメント可）、編集者、公開済みアイテムの閲覧者の有効期限を設定できます。
  • フォルダについては、閲覧者（コメント不可、コメント可）に対する有効期限を設定できます。フォルダの編集者に有効期限を設定すると編集者のロールが閲覧者（コメント不可）に変わりますが、そのロールを閲覧者（コメント可）に変更して有効期限を維持することも可能です。

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