ファイルへのアクセスと検索に関するヒント

目次

• Microsoft Office ファイルでの作業
• ドライブ ファイルにラベルを追加する
• ファイルの同期ステータスを確認する
• 重要なファイルにマークを付けて優先順位を付ける
• ショートカットを使用してファイルやフォルダにアクセスする
• 説明で画像を検索する
• ドライブ内のファイルへのオフライン アクセスを設定する
• ファイル アクセスの有効期限を設定する

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Microsoft Office ファイルでの作業

Google Workspace では、Microsoft Office がインストールされていなくても Office ファイルを扱うことができます。

次のことが可能です。

• Google ドライブに Office ファイルを追加する。
• Office のアンインストール後も、ファイルを Microsoft 形式のまま維持する。
• Office ドキュメントおよび Adobe PDF ファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドに変換する。
• ファイルを Office で編集して変更をドライブに保存する。
• ドライブのプレビューで Office ファイルにコメントを付ける。
• ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルのコピーを Microsoft 形式でメール送信する。
• Office ファイル内に埋め込まれている別の Office ファイルをプレビューまたはダウンロードする。

詳細

Office ファイルをドライブに追加する

Office ファイルをドライブに保存して利用できます。

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 左上の [新規]  [ファイルのアップロード] をクリックします。
3. アップロードするファイルを選択します。

ファイルを Office で編集してドライブに同期する（Office が必要）

Office ファイルをドライブに移動した後も、Office でファイルを編集し、変更をドライブに保存することができます。

1. パソコン版 Google ドライブを自分のパソコンにまだインストールしていない場合は、インストールします。

   インストールが完了すると、Google ドライブ フォルダがパソコンに追加されます。

2. Google ドライブ フォルダに Office ファイルを追加します。
3. Office で [ファイル] [開く] をクリックし、Google ドライブ フォルダを探します。
4. Office ファイルを選択し、[開く] をクリックします。
5. ファイルを編集します。

   Office でファイルに加えた変更はすべて、ドライブで同期されます。

Office 形式でファイルのコピーを共有する

Office しか持っていない相手と Google ファイルを共有する場合は、Microsoft ファイルのコピーをメールに添付してください。

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルを開きます。
2. [ファイル] [メールに添付して送信] をクリックします。

3. [添付形式] で、Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint を選択します。

4. メールアドレス、件名、メッセージを入力します。
5. （省略可）[自分宛にコピーを送信する] チェックボックスをオンにします。
6. [送信] をクリックします。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

ドライブのファイルにラベルを追加する

ラベルを使用すると、Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドでアイテムの整理、検索、ポリシーの適用が行いやすくなります。各ファイルには最大 5 つのラベルを付けることができます。

詳細

ドライブのラベルを付ける

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 1 つまたは複数のファイルを右クリックし、メニューで [ラベル]、[ラベルを付ける] の順に選択します。
3. ダイアログを使用して、ラベルとファイルに適用する項目の値を選択します。

注:

• ファイルからラベルを削除するには、削除するラベルを見つけて削除アイコン をクリックします。
• [ラベル] セクションが表示されない場合は、管理者がアカウントに対してこの機能を有効にしていない可能性があります。管理者の方にお問い合わせください。

ドキュメント、スプレッドシート、スライドからラベルを付ける

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルを表示、編集しているときに、[ファイル] メニューをクリックし、[ラベル] を選択します。
2. サイドパネルで既存のラベルを表示し、新しいラベルを付けます。

注: ファイルからラベルを削除するには、削除するラベルを見つけて削除アイコン をクリックします。

ドライブ アプリを使用してラベルを表示する

1. モバイル デバイスでドライブ アプリ（iOS、Android）を開きます。
2. ラベルを表示するファイルを見つけます。
3. その他アイコンをクリックしてコンテキスト メニューを開き、[詳細と履歴] を選択します。
4. 詳細ビューで [ラベル] を選択します。

注: 現在のところ、モバイルアプリではラベルを付けたり、ラベルを変更したりできません。

ラベル付きのファイルを検索する

ドライブの検索オプションを使用して、特定のラベルや項目が適用されたコンテンツを検索します。

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 上部の [ドライブを検索] の横にある下矢印 をクリックします。
3. [ラベル] の横にあるプルダウン メニューからラベルを選択します。
4. 必要に応じて、選択したラベルの下にあるプルダウン メニューから項目を選択し、値を指定します。
5. [検索] をクリックします。

注: 検索結果にはアクセス可能なファイルのみが含まれます。

 

 

ファイルの同期ステータスを確認する

ドキュメントを Google ドライブに保存しておくと、どこにいてもパソコン、スマートフォン、タブレットなどからアクセスできます。ドキュメントに加えた変更は、自動的に同期されます。そのため、同じドキュメントを別のデバイスで開いても、変更がすべて反映されています。

詳細

ウェブの場合

ファイルのアップロードが正常に完了すると「アップロードが完了しました」と表示され、ブラウザまたはドライブがインストールされているデバイスでアクセスできるようになります。

パソコンの場合

ファイルを パソコン版 Google ドライブ のフォルダにドラッグすると、ウェブのドライブに自動的にアップロードされます。ファイルの同期にはしばらく時間がかかる場合があります。詳しくは、ファイルをフォルダに移動するをご覧ください。

• 同期アイコン  が付いているファイルは、まだドライブにアップロードされていません。
• 完了アイコン  が付いているファイルは、アップロードが完了しており、任意のブラウザ上のドライブまたはドライブがインストールされたデバイスからアクセスできます。

パソコン版 Google ドライブの同期を一時停止する

パソコン版ドライブ で同期を一時停止すると、ファイルに加えた変更はアップロードされません。また、オフラインで使用できるようにしたファイルの新しいバージョンは、ダウンロードされません。

1. パソコン版ドライブのメニュー アイコン をクリックします。
2. その他アイコン  [同期を一時停止] をクリックします。

同期を再開するには、その他アイコン   [同期を再開] をクリックします。

 

 

重要なファイルにマークを付けて優先順位を付ける

重要なファイルやよく使うファイルにすばやくアクセスできるようにするには、次のような操作が可能です。

• ドライブのワークスペースにファイルを追加する
• ファイルにスターを付ける
• フォルダを色分けする

注: ワークスペースにファイルを追加しても、ファイルの保管場所および権限は変わりません。あくまでもワークスペースはファイルを効率よく見つけるためにまとめておくためのスペースです。

詳細

ワークスペースを作成してファイルを追加する

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 左側の [ワークスペース] [ワークスペースを作成] をクリックします。
   • ワークスペースの名前を入力し、[作成] をクリックします。
3. [ファイルを追加] をクリックします。
4. 右側の [ワークスペースに追加] で、追加するファイルがある場所を選択します。
   • [最近使用したアイテム]、[マイドライブ]、[共有ドライブ] から追加できます。
5. 追加するファイルを見つけて選択します。
6. [挿入] [完了] をクリックします。

ワークスペースに 1 つのファイルを追加する

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 追加するファイルを見つけます。
3. 追加するファイルを右クリックします。
4. [整理] [ワークスペースに追加] ワークスペースの名前の順に選択します。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

重要なファイルやフォルダにスターを付ける

1. ファイルまたはフォルダを右クリックします。
2. [整理] [スター付きに追加] を選択します。
3. （省略可）スターが付いたファイルとフォルダをすべて表示するには、左のサイドバーで [スター付き] をクリックします。

ドライブ フォルダを色分けする

色分けされたフォルダを使用して、ドライブを視覚的に整理します。

1. 変更するフォルダを右クリックします。
2. [色を変更] をクリックして、色を選択します。

 

 

ショートカットを使用してファイルやフォルダにアクセスする

ショートカットを使用すると、Google ドライブ内のファイルとフォルダを簡単に見つけて整理できます。ショートカットは元のファイルまたはフォルダを参照するリンクで、マイドライブまたは共有ドライブで使用できます。

ショートカットは、ファイル、フォルダ、共有ドライブにアクセスできるすべてのユーザーに表示されます。ただし、ショートカットが表示されていても、それを開くことができるとは限りません。ショートカットを開くことができるようにするには、ショートカットではなく、元のファイルへのアクセス権を付与する必要があります。

• 頻繁に使用するファイルまたはフォルダがドライブ階層内深くに置かれている場合は、ショートカットを作成して最上位に配置することで、すぐにアクセスできるようになります。
• チームが複数のフォルダで作業していて、複数のフォルダから同じファイルにアクセスしたい場合は、そのファイルのショートカットを各フォルダ内に作成します。

詳細

ショートカットを作成する

1. パソコンで Google ドライブにアクセスします。
2. ファイルまたはフォルダを右クリックします。
3. [整理] > [ショートカットを追加] をクリックします。

注:

• 別のユーザーがオーナーであるフォルダの中に自分のショートカットを作成した場合、そのショートカットを削除することはできません。
• ショートカットのショートカットを作成することはできませんが、ショートカットのコピーを作成することはできます。

ショートカットを削除する

1. ブラウザで Google ドライブにアクセスします。
2. 削除するショートカットを右クリックします。
3. [ゴミ箱に移動] をクリックします。
4. ショートカットを完全に削除するには、ゴミ箱から削除します。
   1. 左側の [ゴミ箱] をクリックします。
   2. 削除するショートカットを右クリック [完全に削除] をクリックします。

注: ショートカットを削除しても、その参照元のファイルとフォルダは削除されません。元のファイルとフォルダを削除できるのは、オーナーのみです。

無効なショートカットを修正する

ショートカットは次の場合に無効となります。

• 元のファイルを開く権限がない
• 元のファイルがゴミ箱にある
• 元のファイルが削除されている

無効なショートカットを修正するには、元のファイルを復元するか、ファイルのオーナーにアクセス権をリクエストしてください。

 

 

説明で画像を検索する

Google ドライブに保存した画像を、画像に含まれているアイテムの名称または説明から検索できます。ドライブに保存した PDF および画像に含まれるテキストも検索可能です。

たとえば、「エベレスト」と検索すると、ドライブに保存されているエベレスト山のすべての写真と、エベレスト山に関するテキストを含むすべてのドキュメントが表示されます。ファイル名と画像が一致している必要はありません。

詳細

画像ファイルを検索する、または PDF と画像に含まれるテキストを検索する

ドライブで、検索するテキストを検索ボックスに入力します。

 

 

ドライブ内のファイルへのオフライン アクセスを設定する

Chrome と Microsoft Edge ブラウザのみ

インターネットに接続していないときにファイルを表示、編集するには、オフライン アクセスを設定します。この操作は、オフラインになったり、インターネットにアクセスできなくなったりする前に行う必要があります。

• 外出先でインターネットに接続できないときでも作業を継続できます。
• インターネットに接続できないときに、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどを編集できます。
• 飛行機で長距離を移動するときに Wi-Fi がなくても作業を継続できます。

詳細

オフライン アクセスを有効にする前に

• インターネットに接続する必要があります。
• Google Chrome ブラウザまたは Microsoft Edge ブラウザを使用する必要があります。
• シークレット ブラウジングは使用しないでください。
• Google オフライン ドキュメントの Chrome 拡張機能をインストールして有効にします。
• デバイスにファイルを保存するための十分な空き容量があることを確認します。

最近使用したファイルへのオフライン アクセスをオンにする

1. Google ドライブを開きます。
2. 右上の設定アイコン  [設定] をクリックします。
3. [オフライン] の設定を有効にします。 
   1. Microsoft Edge を使用している場合は、Chrome ウェブストアにリダイレクトされ、Chrome 拡張機能の Google オフライン ドキュメントをダウンロードすることができます。
4. オフラインで作業するには、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかを開きます。

特定のファイルをオフラインで編集できるようにする

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. オフラインに保存する Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを右クリックします。
3. [オフラインで使用可能にする] をクリックします。

複数のファイルをオフラインに保存するには、Shift キー、または command キー（Mac）/ Ctrl キー（Windows）を押しながら他のファイルをクリックします。

ドライブ内にある多数のファイルにアクセスする必要がある場合は、代わりにパソコン版ドライブを設定することをおすすめします。

オフラインで行った変更はどうなりますか？

ファイルをオフラインで編集した場合の動作は次のとおりです。

• 変更はオンラインに戻ったときに行われます。
• 新しい変更を行うと、以前の変更が上書きされます。
• 編集内容はファイルの変更履歴から確認できます。

ヒント: 詳くは、ファイルの変更内容を確認する方法をご覧ください。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

ファイル アクセスの有効期限を設定する

組織外のユーザーと共同プロジェクトに取り組んでいた場合、プロジェクト終了時にそれらのユーザーによる Google ドライブ内の特定のファイルへのアクセスを制限する必要性が生じることがあります。マイドライブ内のファイルについては、ファイル共有フローで有効期限を設定して、そのファイルへのアクセスを制限または終了できます。共有ドライブのファイルに有効期限を設定するには、Drive API を使用する必要があります。

アクセスロールと有効期限設定の仕組み

有効期限を設定すると、アクセスロールには次のような影響があります。

• ファイルが公開済みアイテムの閲覧者に対応している場合、閲覧者（コメント不可、コメント可）、編集者、公開済みアイテムの閲覧者の有効期限を設定できます。
• フォルダについては、閲覧者（コメント不可、コメント可）に対する有効期限を設定できます。フォルダの編集者に有効期限を設定すると編集者のロールが閲覧者（コメント不可）に変わりますが、そのロールを閲覧者（コメント可）に変更して有効期限を維持することも可能です。

詳細

有効期限を追加、変更、削除する

1. Google ドライブでファイルを開きます。
2. [共有] をクリックします。
3. ユーザーを見つけて、そのユーザー名の横にある下矢印 [有効期限を追加] をクリックします。
4. 30 日の有効期限のままにする場合は、[送信] をクリックします。
5. デフォルトの有効期限を変更するには、[アクセスの有効期限] で編集アイコン をクリックし、カレンダーから有効期限を選択します。
6. （省略可）有効期限を削除するには、[期限を削除] をクリックします。
7. [完了] [送信] をクリックします。

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