Conseils pour accéder à vos fichiers et les retrouver

Sur cette page

• Travailler avec des fichiers Microsoft Office
• Ajouter des libellés aux fichiers Drive
• Vérifier l'état de synchronisation d'un fichier
• Marquer des fichiers importants et leur donner une priorité
• Rechercher des fichiers et des dossiers à l'aide de raccourcis
• Rechercher des fichiers image par description
• Configurer l'accès hors connexion aux fichiers dans Drive
• Définir une date d'expiration pour l'accès à des fichiers

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Travailler avec des fichiers Microsoft Office

Vous pouvez travailler sur des fichiers Microsoft Office dans Google Workspace, même si Office n'est pas installé.

Vous pouvez :

• ajouter vos fichiers Office à Google Drive ;
• conserver vos fichiers au format Microsoft, même si vous ne disposez plus d'Office ;
• convertir des documents Office et des fichiers PDF Adobe existants en fichier Google Docs, Sheets ou Slides ;
• travailler dans Office et enregistrer les modifications dans Drive ;
• commenter des fichiers Office dans l'aperçu Drive ;
• envoyer par e-mail des copies de fichiers Docs, Sheets ou Slides au format Microsoft ;
• prévisualiser ou télécharger des fichiers Office intégrés à d'autres fichiers Office.

En savoir plus

Pour ajouter des fichiers Office à Drive

Enregistrez et accédez à vos fichiers Office à partir de Drive.

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau  Importer un fichier. 
3. Choisissez le fichier que vous souhaitez importer. 

Pour travailler dans Office et synchroniser les fichiers dans Drive (Office doit être installé)

Une fois que vous avez déplacé vos fichiers Office dans Drive, vous pouvez continuer à les utiliser dans Office et enregistrer vos modifications dans Drive.

1. Si ce n'est pas encore fait, installez Google Drive pour ordinateur sur votre ordinateur.

   Le dossier Google Drive est alors ajouté à votre ordinateur.

2. Sur votre ordinateur, ajoutez votre fichier Office à votre dossier Google Drive.
3. Dans Office, cliquez sur FichierOuvrir et accédez à votre dossier Google Drive.
4. Cliquez sur votre fichier Office, puis sur Ouvrir.
5. Modifiez votre fichier.

   Toutes les modifications apportées à votre fichier dans Office sont synchronisées dans Drive.

Pour partager une copie d'un fichier dans un format Office

Si vous partagez un fichier Google avec des personnes qui ne disposent que d'Office, vous pouvez joindre à un e-mail une copie du fichier au format Microsoft.

1. Ouvrez le fichier dans Docs, Sheets ou Slides.
2. Cliquez sur Fichier  Envoyer par e-mail en pièce jointe.

3. Sous Joindre au format, sélectionnez Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint.

4. Indiquez l'adresse e-mail, saisissez un objet et rédigez votre message.
5. (Facultatif) Cochez l'option M'envoyer une copie.
6. Cliquez sur Envoyer.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

 

 

Ajouter des libellés aux fichiers dans Drive

Les libellés vous permettent d'organiser et de rechercher des éléments dans Google Drive, Docs, Sheets et Slides, et de leur appliquer des règles. Vous pouvez appliquer jusqu'à cinq libellés par fichier.

En savoir plus

Appliquer un libellé à partir de Drive

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Effectuez un clic droit sur un ou plusieurs fichiers, sélectionnez Libellés, puis Appliquer un libellé dans le menu.
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, choisissez un libellé à appliquer, ainsi que les éventuelles valeurs des champs associés.

Remarques :

• Pour supprimer un libellé d'un fichier, recherchez le libellé à supprimer et cliquez sur Supprimer .
• Si la section "Libellés" ne s'affiche pas, il est possible que votre administrateur n'ait pas encore activé cette fonctionnalité pour votre compte. Contactez votre administrateur.

Appliquer un libellé à partir de Docs, Sheets ou Slides

1. Lorsque vous consultez ou modifiez un fichier dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur le menu "Fichier" et sélectionnez Libellés.
2. Affichez les libellés existants et appliquez-en de nouveaux depuis le panneau latéral.

Remarque : Pour supprimer un libellé d'un fichier, recherchez le libellé à supprimer et cliquez sur Supprimer.

Afficher les libellés à l'aide de l'application Drive

1. Sur votre appareil mobile, ouvrez l'application Drive (iOS, Android).
2. Recherchez le fichier pour lequel vous souhaitez afficher les libellés.
3. À l'aide du bouton représentant des points de suspension, ouvrez le menu contextuel, puis choisissez Détails et activité.
4. Dans la vue "Détails", sélectionnez Libellés.

Remarque : Pour le moment, les libellés ne peuvent pas être appliqués ni modifiés depuis l'application mobile.

Rechercher des fichiers avec des libellés

de rechercher du contenu avec des libellés ou des champs spécifiques à l'aide des options de recherche de Drive.

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. En haut, à côté de Rechercher dans Drive, cliquez sur la flèche vers le bas .
3. À côté de Libellés, sélectionnez un libellé dans le menu déroulant.
4. Sous le libellé choisi, vous pouvez éventuellement sélectionner un champ dans le menu déroulant et indiquer une valeur.
5. Cliquez sur Rechercher.

Remarque : Les résultats de recherche ne contiennent que des fichiers auxquels vous pouvez accéder.

 

 

Vérifier l'état de synchronisation d'un fichier

Vous pouvez accéder aux documents que vous stockez dans Google Drive où que vous soyez, depuis votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette. Drive synchronise automatiquement les dernières modifications apportées à vos fichiers, de sorte que celles-ci sont disponibles sur tous vos appareils.

En savoir plus

Sur le Web

Lorsque le message Importation terminée s'affiche, cela signifie que vos fichiers ont bien été importés. Vous pouvez alors y accéder depuis n'importe quels navigateur ou appareil sur lequel Drive est installé.

Sur un ordinateur

Lorsque vous faites glisser des fichiers vers un dossier dans Google Drive pour ordinateur, ils sont importés automatiquement dans la version Web de Drive (la synchronisation des fichiers peut prendre un certain temps). Pour en savoir plus, consultez Déplacer des fichiers vers des dossiers.

• Les fichiers comportant l'icône de synchronisation  n'ont pas encore été importés dans Google Drive.
• Les fichiers comportant l'icône OK  ont bien été importés et sont accessibles dans Drive depuis n'importe quel navigateur, ou depuis n'importe quel appareil sur lequel Drive est installé.

Suspendre la synchronisation dans Google Drive pour ordinateur

Si vous suspendez la synchronisation dans Drive pour ordinateur, les modifications apportées aux fichiers ne sont pas importées. De plus, les nouvelles versions des fichiers accessibles hors connexion ne sont pas téléchargées.

1. Cliquez sur le menu Drive pour ordinateur .
2. Cliquez sur Plus   Suspendre la synchronisation.

Pour reprendre la synchronisation, cliquez sur Plus   Reprendre la synchronisation.

 

 

Marquer des fichiers importants et leur donner une priorité

Pour conserver les fichiers importants ou fréquemment utilisés à portée de main, vous pouvez :

• Ajouter des fichiers à un espace de travail dans Drive
• Ajouter des fichiers aux favoris
• Appliquer un code couleur aux dossiers

Remarque : Lorsque vous ajoutez des fichiers à un espace de travail, cela n'affecte pas leur emplacement ni leurs autorisations. Ils sont simplement placés au même endroit afin que vous puissiez les retrouver plus rapidement.

En savoir plus

Créer un espace de travail et ajouter des fichiers

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Sur la gauche, cliquez sur Espaces de travail Créer un espace de travail.
   • Saisissez un nom pour l'espace de travail et cliquez sur Créer.
3. Cliquez sur Ajouter des fichiers.
4. Sur la droite, sous "Ajouter à l'espace de travail", choisissez l'emplacement à partir duquel vous souhaitez ajouter des fichiers.
   • Vous pouvez en ajouter depuis "Récents", "Mon Drive" et "Drive partagés".
5. Localisez les fichiers à ajouter et sélectionnez-les.
6. Cliquez sur Insérer OK.

Ajouter un fichier à un espace de travail

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Recherchez le fichier que vous souhaitez ajouter.
3. Effectuez un clic droit sur le fichier que vous souhaitez ajouter.
4. Sélectionnez Organiser Ajouter à l'espace de travail Nom de l'espace de travail. 

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

Activer le suivi des fichiers ou dossiers importants

1. Cliquez avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier.
2. Sélectionnez OrganiserAjouter aux favoris.
3. (Facultatif) Pour afficher tous vos fichiers et dossiers suivis, cliquez sur Suivis dans la barre latérale gauche.

Appliquer un code couleur à un dossier Drive

Organisez votre Drive de manière visuelle en associant une couleur spécifique à chaque dossier.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier.
2. Cliquez sur Modifier la couleur et sélectionnez la couleur de votre choix. 

 

 

Rechercher des fichiers et des dossiers à l'aide de raccourcis

Les raccourcis vous permettent, à vous et votre équipe, de trouver et d'organiser plus facilement des fichiers et des dossiers dans Google Drive. Un raccourci est un lien qui renvoie à un fichier ou un dossier. Vous pouvez les utiliser dans Mon Drive ou dans un Drive partagé.

Le raccourci s'affiche pour toute personne ayant accès au fichier, au dossier ou au Drive partagé, mais cela ne signifie pas qu'elle peut l'ouvrir. Vous devez autoriser les utilisateurs à accéder au fichier d'origine, et non au raccourci.

• Si un fichier ou un dossier que vous utilisez fréquemment se trouve à plusieurs niveaux d'une hiérarchie, créez un raccourci et placez-le à un niveau supérieur dans Drive pour y accéder rapidement.
• Si votre équipe travaille dans différents dossiers et que vous souhaitez accéder au même fichier à partir de plusieurs dossiers, créez un raccourci vers le fichier dans les dossiers concernés.

En savoir plus

Créer des raccourcis

1. Sur votre ordinateur, accédez à Google Drive.
2. Effectuez un clic droit sur un fichier ou un dossier.
3. Cliquez sur Organiser  > Ajouter un raccourci .

Remarques :

• Si vous créez un raccourci dans un dossier appartenant à une autre personne, vous ne pouvez pas le supprimer.
• Vous ne pouvez pas créer un raccourci d'un raccourci, mais vous pouvez en créer une copie.

Supprimer des raccourcis

1. Dans votre navigateur, accédez à Google Drive.
2. Effectuez un clic droit sur le raccourci que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur Placer dans la corbeille .
4. Pour supprimer définitivement le raccourci, supprimez-le de la corbeille.
   1. Sur la gauche, cliquez sur Corbeille.
   2. Faites un clic droit sur le raccourci à supprimer  Supprimer définitivement  .

Remarque : La suppression d'un raccourci ne supprime pas le fichier ni le dossier auquel il renvoie. Seul son propriétaire peut supprimer le fichier ou dossier d'origine.

Résoudre les problèmes de raccourcis invalides

Un raccourci ne fonctionne pas si :

• vous n'êtes pas autorisé à ouvrir le fichier d'origine ;
• le fichier d'origine se trouve dans la corbeille ;
• le fichier d'origine a été supprimé.

Pour résoudre ce problème, essayez de restaurer le fichier d'origine ou demandez au propriétaire l'autorisation de l'ouvrir.

 

 

Rechercher des fichiers image par description

Recherchez des images que vous avez enregistrées dans Google Drive en les décrivant ou en nommant leur contenu. Vous pouvez également rechercher du texte dans les fichiers PDF et les images enregistrés dans Drive.

Par exemple, si vous recherchez "Everest" dans Drive, toutes vos photos enregistrées de l'Everest apparaissent, ainsi que tout document contenant du texte sur l'Everest. Il n'est même pas nécessaire que le nom du fichier corresponde à l'image.

En savoir plus

Rechercher des fichiers image ou rechercher du texte dans des fichiers PDF et des images

Dans Drive, il vous suffit de saisir le texte que vous souhaitez rechercher dans le champ de recherche.

 

 

Configurer l'accès hors connexion aux fichiers dans Drive

Navigateurs Chrome et Microsoft Edge uniquement

Si vous souhaitez consulter et modifier des fichiers lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet, configurez l'accès hors connexion. Vous devez effectuer cette opération avant de vous déconnecter ou de perdre l'accès à Internet.

• Travaillez pendant vos déplacements, même lorsque vous n'avez pas accès à Internet.
• Modifiez vos documents Google Docs, Sheets, Slides etc. pendant les coupures de connexion Internet.
• Travaillez pendant vos longs trajets en avion, sans connexion Wi-Fi.

En savoir plus

Avant d'activer l'accès hors connexion

• Vous devez être connecté à Internet.
• Vous devez utiliser le navigateur Google Chrome ou Microsoft Edge.
• N'utilisez pas la navigation privée.
• Installez et activez l'extension Chrome Google Docs hors connexion.
• Vérifiez que vous disposez de suffisamment d'espace libre sur votre appareil pour enregistrer vos fichiers.

Activer l'accès hors connexion aux fichiers récents

1. Ouvrez Google Drive.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
3. Activez l'option Paramètre hors connexion. 
   1. Si vous utilisez Microsoft Edge, vous serez redirigé vers le Chrome Web Store pour télécharger l'extension Google Docs hors connexion.
4. Pour travailler hors connexion, ouvrez Google Docs, Sheets ou Slides. 

Autoriser la modification hors connexion de certains fichiers

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Effectuez un clic droit sur le fichier Google Docs, Sheets ou Slides que vous souhaitez enregistrer hors connexion.
3. Cliquez sur Rendre disponible hors connexion .

Pour enregistrer plusieurs fichiers hors connexion, appuyez sur Maj ou Cmd (Mac)/Ctrl (Windows) tout en cliquant sur les autres fichiers.

Si vous avez besoin d'accéder à un grand nombre de vos fichiers Drive, vous pouvez configurer Drive pour ordinateur.

Que deviennent les modifications que j'effectue hors connexion ?

Si vous modifiez un fichier hors connexion :

• Les modifications sont prises en compte lorsque vous vous reconnectez.
• Les nouvelles modifications remplacent les précédentes.
• Vous pouvez retrouver les modifications dans l'historique des versions du fichier.

Conseil : Découvrez comment identifier les modifications apportées à un fichier.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

 

 

Définir une date d'expiration pour l'accès à des fichiers

Si vous travaillez sur des projets avec des personnes externes à votre organisation, il peut être préférable de restreindre leur accès à certains fichiers dans Google Drive une fois les projets terminés. Vous pouvez définir une date d'expiration pour les fichiers stockés dans Mon Drive afin d'en limiter l'accès ou d'y mettre fin dans le flux de partage. Pour définir une date d'expiration pour des fichiers dans des Drive partagés, vous devez utiliser l'API Drive.

Expiration et rôles d'accès

Lorsque vous définissez une date d'expiration, les rôles d'accès sont affectés comme suit :

• Pour les fichiers, vous pouvez ajouter une date d'expiration pour les lecteurs, les commentateurs, les éditeurs et les utilisateurs ayant accès aux éléments publiés s'ils acceptent le paramètre Utilisateur ayant accès aux éléments publiés.
• Pour les dossiers, vous pouvez définir des dates d'expiration pour les lecteurs et les commentateurs. Si vous définissez une date d'expiration pour un éditeur d'un dossier, son rôle devient Lecteur. Cependant, vous pouvez toujours définir son rôle sur Commentateur et conserver la date d'expiration.

En savoir plus

Ajouter, modifier ou supprimer une date d'expiration

1. Ouvrez un fichier dans Google Drive.
2. Cliquez sur Partager.
3. Recherchez l'utilisateur. À côté de son nom, cliquez sur la flèche vers le bas Ajouter une date d'expiration.
4. Pour accepter la date d'expiration de 30 jours, cliquez sur Envoyer.
5. Si vous souhaitez modifier la date d'expiration par défaut, cliquez sur Modifier dans le champ Expiration de l'accès, puis sélectionnez la date dans le calendrier.
6. (Facultatif) Pour supprimer le délai d'expiration, cliquez sur Supprimer la date d'expiration.
7. Cliquez sur OKEnvoyer.

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