本页内容
- 处理 Microsoft Office 文件
- 为云端硬盘文件添加标签
- 检查文件的同步状态
- 标记重要文件并确定其优先级
- 借助快捷方式查找文件和文件夹
- 通过描述搜索图片文件
- 为云端硬盘中的文件设置离线访问权限
- 设置文件访问权限的过期日期
处理 Microsoft Office 文件
即使您未安装 Office，也可以在 Google Workspace 中处理 Microsoft Office 文件。
您可以：
- 将 Office 文件添加到 Google 云端硬盘中。
- 将您的文件保留为 Microsoft 格式，即使您不再使用 Office 也无妨。
- 将 Office 文档和 Adobe PDF 文件转换为 Google 文档、表格或幻灯片文件。
- 在 Office 中处理文件，并将更改保存到云端硬盘。
- 在云端硬盘预览中为 Office 文件添加评论。
- 通过电子邮件，以 Microsoft 格式发送文档、表格或幻灯片文件的副本。
- 预览或下载嵌入在其他 Office 文件中的 Office 文件。
将 Office 文件添加到云端硬盘
保存和访问云端硬盘中的 Office 文件。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左上角的新建
上传文件。
- 选择要上传的文件。
上传文件。在 Office 中处理文件，并将文件同步到云端硬盘（需要使用 Office）
将 Office 文件移至云端硬盘后，您仍然可以在 Office 中处理这些文件并将更改保存到云端硬盘。
- 请在计算机上安装 桌面版 Google 云端硬盘（如果您尚未安装）。
这会将您的 Google 云端硬盘文件夹添加到计算机中。
- 在计算机上，将 Office 文件添加到 Google 云端硬盘文件夹中。
- 在 Office 中，点击文件
打开，然后找到您的 Google 云端硬盘文件夹。
- 点击您的 Office 文件，然后点击打开。
- 编辑该文件。
您在 Office 中对文件所做的任何更改都会同步到云端硬盘。
共享 Office 格式的文件副本
为云端硬盘中的文件添加标签
标签可帮助您整理和查找 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片中的内容，以及对这些内容应用政策。您可以为每个文件应用最多 5 个标签。
在云端硬盘中应用标签
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 右键点击一个或多个文件，然后从菜单中依次选择标签和 Apply a label（应用标签）。
- 使用对话框选择要应用于文件的标签以及字段值。
注意：
- 要从文件中移除标签，请找到要移除的标签，然后点击“移除”图标
。
- 如果没有看到“标签”部分，可能是因为您的管理员尚未为您的账号启用标签。请与您的管理员联系。
应用 Google 文档、表格或幻灯片中的标签
- 在 Google 文档、表格或幻灯片中查看或编辑文件时，点击“文件”菜单，然后选择标签。
- 在侧边栏中查看现有标签并应用新标签。
注意：要从文件中移除标签，请找到要移除的标签，然后点击“移除”图标 。
使用云端硬盘应用查看标签
- 在移动设备上打开云端硬盘应用（iOS、Android）。
- 找到您要查看其标签的文件。
- 使用省略号按钮打开上下文菜单，然后选择详细信息和操作记录。
- 从“详细信息”视图中选择标签。
注意：目前无法在移动应用中应用或修改标签。
查找带有标签的文件
使用云端硬盘搜索选项查找具有特定标签或字段的内容。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 在顶部的搜索云端硬盘旁边，点击向下箭头
。
- 从标签旁边的下拉菜单中选择一个标签。
- 在您所选的标签下方，您可以视需要从下拉菜单中选择一个字段，然后指定一个值。
- 点击搜索。
注意：搜索结果中仅包含您有权访问的文件。
检查文件的同步状态
您可以随时随地通过计算机、手机或平板电脑访问 Google 云端硬盘中的文档。每当您对文档进行编辑，云端硬盘即会自动同步最新更改。因此，如果您在其他设备上打开同一文档，系统就会显示您所做的所有更改。
在网页上
当您看到上传完成时，您的文件已成功上传，且您可以通过任意浏览器或安装了云端硬盘的设备访问该文件。
在计算机上
只要将文件拖到桌面版 Google 云端硬盘中的文件夹内，系统就会自动将相应文件上传到网页版云端硬盘（不过文件可能需要一些时间才会同步）。有关详情，请参阅将文件移至文件夹。
- “同步”图标
表示文件尚未上传到云端硬盘。
- “完成”图标
表示文件已成功上传。您可以通过网页版云端硬盘或安装了云端硬盘的任意设备访问相应文件。
表示文件尚未上传到云端硬盘。在桌面版 Google 云端硬盘中暂停同步
如果您在桌面版云端硬盘中暂停同步，则对文件所做的任何更改都不会上传。此外，设为离线使用的文件的新版本也无法下载。
- 点击桌面版云端硬盘“菜单”图标
。
- 点击“更多”图标
暂停同步。
如要继续同步，请点击“更多”图标 
标记重要文件并确定其优先级
要将重要或常用的文件放置在触手可及的地方，您可以执行以下操作：
- 将文件添加到云端硬盘中的工作区
- 为文件加注星标
- 设置文件夹颜色
注意：将文件添加到工作区并不会将其从其他任何地方移除，也不会更改其权限，而只是将其放置在同一个地方以方便您快速查找。
创建工作区并添加文件
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的工作区
- 输入工作区的名称，然后点击创建。
- 点击添加文件。
- 在右侧的“添加到工作区”下方，选择要从哪个位置添加文件。
- 您可以从“最近”“我的云端硬盘”和“共享云端硬盘”中添加文件。
- 找到您要添加的文件并将其选中。
- 点击插入
向工作区添加单个文件
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 找到您要添加的文件。
- 右键点击您要添加的文件。
- 选择整理
为重要文件或文件夹加注星标
- 右键点击相应文件或文件夹。
- 选择整理
- （可选）要查看所有已加星标的文件和文件夹，请点击左侧边栏的已加星标。
设置云端硬盘文件夹颜色
使用有颜色标记的文件夹来整理云端硬盘。
- 右键点击要更改的文件夹。
- 点击更改颜色，然后选择所需的颜色。
借助快捷方式查找文件和文件夹
快捷方式可让您和您的团队更轻松地查找和整理 Google 云端硬盘中的文件和文件夹。快捷方式为引用其他文件或文件夹的链接。您可以在“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中使用快捷方式。
任何有权访问相关文件、文件夹或共享云端硬盘的人员均可看到对应的快捷方式，不过并不表明他们可以打开这些快捷方式。您需要授予相关人员访问原始文件而非快捷方式的权限。
- 如果您云端硬盘中的内容有多层分布，而您经常使用的文件或文件夹位于下几层中，此时您可以创建一个快捷方式，以便将相应文件或文件夹置于云端硬盘顶层，方便您快速访问。
- 如果您的团队在不同的文件夹中进行协作，并且您想访问这几个文件夹中的同一份文件，请在文件夹中创建此文件的快捷方式。
创建快捷方式
- 在计算机上，前往 Google 云端硬盘。
- 右键点击所需文件或文件夹。
- 点击
整理 >
添加快捷方式。
注意：
- 如果您在归他人所有的文件夹中创建了快捷方式，则无法删除此快捷方式。
- 您无法为快捷方式创建快捷方式，但可以创建快捷方式的副本。
删除快捷方式
- 在浏览器中，前往 Google 云端硬盘。
- 右键点击要移除的快捷方式。
- 点击
移至回收站。
- 如要永久移除该快捷方式，请在回收站中将其删除。
- 点击左侧的回收站。
- 右键点击您要删除的快捷方式
永久删除。
永久删除。注意：删除快捷方式不会删除快捷方式所基于的原始文件或原始文件夹。只有原始文件或原始文件夹的所有者才能删除它们。
修复无效的快捷方式
如果出现以下情况，快捷方式会损坏：
- 您无权打开原始文件。
- 原始文件位于回收站中。
- 原始文件已删除。
要修复已损坏的快捷方式，请尝试恢复原始文件，或向所有者请求获取相应权限以打开文件。
通过描述搜索图片文件
要搜索存储在 Google 云端硬盘中的图片，您可以描述图片内容或名称。您还可以搜索存储在云端硬盘中的 PDF 文件和图片中的文字。
例如，在云端硬盘中搜索“珠穆朗玛峰”，系统会显示云端硬盘中存储的所有珠穆朗玛峰的照片和所有包含“珠穆朗玛峰”字样的文档。文件名甚至无需与图片相匹配。
为云端硬盘中的文件设置离线访问权限
仅限 Chrome 和 Microsoft Edge 浏览器
如果您想在未连接到互联网的情况下查看和编辑文件，请设置离线访问权限。您需要在离线或断开互联网连接之前执行此操作。
- 即使无法访问互联网，也可随时随地工作。
- 在互联网服务中断期间编辑 Google 文档、表格、幻灯片等。
- 在没有 Wi-Fi 的长途飞行期间工作。
启用离线访问功能前的准备工作
- 您必须连接到互联网。
- 您必须使用 Google Chrome 或 Microsoft Edge 浏览器。
- 不要使用无痕浏览。
- 安装并启用“Google 文档的离线功能”Chrome 扩展程序。
- 确保您的设备拥有足够的可用空间来保存文件。
开启近期文件离线访问权限
- 打开 Google 云端硬盘。
- 点击右上角的“设置”图标
- 开启“离线”设置。
- 如果您使用的是 Microsoft Edge，系统会将您重定向到 Chrome 网上应用店，让您下载“Google 文档的离线功能”扩展程序。
- 如需离线处理文件，请打开 Google 文档、表格或幻灯片。
将特定文件设为可离线编辑
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 右键点击您要离线保存的 Google 文档、表格或幻灯片文件。
- 点击“
设为可离线使用”。
设为可离线使用”。如要离线保存多个文件，请按 Shift 或 Command (Mac)/Ctrl (Windows) 并同时点击其他文件。
如果您需要访问多个云端硬盘文件，则可能需要设置桌面版云端硬盘。
离线更改会怎么样？
设置文件访问权限的失效日期
如果您与贵组织以外的人员协作，在项目完成后，您可能希望限制他们对 Google 云端硬盘中特定文件的访问权限。对于“我的云端硬盘”中的文件，您可以在文件共享流程中设置失效日期，以限制或终止对相应文件的访问权限。如要为共享云端硬盘中的文件设置失效日期，您必须使用 Drive API。
设置过期日期后，访问权限角色会发生什么变化
设置过期日期后，访问权限角色会受到以下影响：
- 对于文件，您可以为查看者、评论者、编辑者和已发布版本的查看者（如果相应文件支持已发布版本的查看者）添加失效日期。
- 对于文件夹，您可以为查看者和评论者设置过期日期。如果您为文件夹的编辑者设置了过期日期，则该用户的角色会更改为查看者。不过，您仍可以将其角色更改为评论者，并保留过期日期。
添加、更改或删除失效日期
- 在 Google 云端硬盘中打开文件。
- 点击共享。
- 找到相应用户，然后点击该用户姓名旁边的向下箭头
- 点击发送以接受 30 天的过期日期。
- 如果您想更改默认失效日期，请在访问权限到期日期部分点击“修改”图标
，然后从日历中选择失效日期。
- （可选）要移除过期日期，请点击移除过期设置。
- 点击完成
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。