Tipps für den Zugriff auf und das Auffinden von Dateien

Auf dieser Seite

• Mit Microsoft Office-Dateien arbeiten
• Labels zu Drive-Dateien hinzufügen
• Synchronisierungsstatus einer Datei prüfen
• Wichtige Dateien markieren und priorisieren
• Dateien und Ordner mit Tastenkombinationen suchen
• Mit Beschreibungen nach Bilddateien suchen
• Offlinezugriff für Dateien in Google Drive einrichten
• Ablaufdatum für Dateizugriff festlegen

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Mit Microsoft Office-Dateien arbeiten

In Google Workspace können Sie auch dann mit Microsoft Office-Dateien arbeiten, wenn Sie Office nicht installiert haben.

Sie können:

• Office-Dateien zu Google Drive hinzufügen
• Dateien im Microsoft-Format beibehalten, auch wenn Sie kein Office mehr haben
• Office-Dokumente und Adobe PDF-Dateien in das Format von Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen konvertieren
• In Office arbeiten und Änderungen in Google Drive speichern
• Office-Dateien in der Google Drive-Vorschau kommentieren
• Kopien von Google-Dokumenten, ‑Tabellen oder -Präsentationen in einem Microsoft-Format per E-Mail senden
• Office-Dateien, die in anderen Office-Dateien eingebettet sind, als Vorschau ansehen oder herunterladen

Weitere Informationen

Office-Dateien zu Google Drive hinzufügen

Sie können Ihre Office-Dateien in Google Drive speichern und darauf zugreifen.

1. Öffnen Sie drive.google.com auf dem Computer .
2. Klicken Sie links oben auf Neu  Datei hochladen. 
3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten. 

In Office arbeiten und Dateien mit Google Drive synchronisieren (Office erforderlich)

Nachdem Sie Ihre Office-Dateien in Google Drive verschoben haben, können Sie sie weiterhin in Office bearbeiten und Änderungen in Google Drive speichern.

1. Installieren Sie Google Drive für den Desktop auf Ihrem Computer, falls Sie es noch nicht getan haben.

   Dadurch wird der Google Drive-Ordner auf dem Computer angelegt.

2. Fügen Sie diesem Ordner nun Ihre Office-Datei hinzu.
3. Klicken Sie in Office auf Datei  Öffnen und suchen Sie den Google Drive-Ordner.
4. Klicken Sie auf die Office-Datei und dann auf Öffnen.
5. Bearbeiten Sie die Datei.

   Die Änderungen in Office werden in Google Drive synchronisiert.

Kopie einer Datei im Office-Format freigeben

Wenn Sie eine Google-Datei für Personen freigeben möchten, die nur Office haben, können Sie die Datei im Microsoft-Format an eine E-Mail anhängen.

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
2. Klicken Sie auf Datei  Als E-Mail-Anhang senden.

3. Wählen Sie unter Anhängen als eine der Optionen aus – Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse, den Betreff und den Nachrichtentext ein.
5. Optional: Klicken Sie das Kästchen Kopie an mich senden an.
6. Klicken Sie auf Senden.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

 

 

Labels zu Dateien in Google Drive hinzufügen

Mit Labels können Sie Elemente in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen leichter sortieren, finden und Richtlinien darauf anwenden. Bis zu fünf Labels sind pro Datei möglich.

Weitere Informationen

Label aus Google Drive anwenden

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine oder mehrere Dateien. Wählen Sie Labels und dann im Menü Label anwenden aus.
3. Wählen Sie im Dialogfeld ein Label und Feldwerte aus, die auf die Datei angewendet werden sollen.

Hinweise:

• Wenn Sie ein Label aus einer Datei entfernen möchten, suchen Sie das zu entfernende Label und klicken Sie auf „Entfernen“ .
• Wenn der Bereich „Labels“ nicht angezeigt wird, hat Ihr Administrator ihn möglicherweise noch nicht für Ihr Konto aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Labels aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen anwenden

1. Wenn Sie sich eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen ansehen oder sie bearbeiten, klicken Sie im Menü „Datei“ auf Labels.
2. In der Seitenleiste können Sie sich die vorhandenen Labels ansehen und neue Labels anwenden.

Hinweis: Wenn Sie ein Label aus einer Datei entfernen möchten, suchen Sie das zu entfernende Label und klicken Sie auf „Entfernen“ .

Labels mit der Drive App ansehen

1. Öffnen Sie auf Ihrem Mobilgerät die Google Drive App (iOS, Android).
2. Suchen Sie die Datei, deren Labels Sie sich ansehen möchten.
3. Tippen Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um das Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie Details und Aktivität aus.
4. Wählen Sie in der Detailansicht Labels aus.

Hinweis: Labels können derzeit in der mobilen App nicht angewendet oder geändert werden.

Dateien mit Labels suchen

Mit den Google Drive-Suchoptionen Inhalte mit bestimmten Labels oder Feldern ermitteln.

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie oben neben In Google Drive suchen auf den Abwärtspfeil .
3. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Labels ein Label aus.
4. Unter dem ausgewählten Label können Sie bei Bedarf ein Feld im Drop-down-Menü auswählen und einen Wert angeben.
5. Klicken Sie auf Suchen.

Hinweis: Die Suchergebnisse enthalten nur Dateien, auf die Sie zugreifen können.

 

 

Synchronisierungsstatus einer Datei prüfen

In Drive können Sie unterwegs jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen – vom Computer, Smartphone oder Tablet aus. Änderungen werden automatisch mit Drive synchronisiert. Wenn Sie also dasselbe Dokument von einem anderen Gerät aus öffnen, sind alle vorgenommenen Änderungen sichtbar.

Weitere Informationen

Im Web

Wenn die Meldung Upload abgeschlossen angezeigt wird, wurden Ihre Dateien hochgeladen. Sie können nun über jeden Browser und jedes Gerät darauf zugreifen, auf dem Google Drive installiert ist.

Auf dem Computer

Wenn Sie Dateien in einen Google Drive für den Desktop-Ordner ziehen, werden sie automatisch mit Google Drive im Web synchronisiert. Das kann jedoch einen Moment dauern. Weitere Informationen

• Dateien mit dem Synchronisierungssymbol  wurden noch nicht in Google Drive hochgeladen.
• Dateien mit dem Häkchen  wurden bereits in Google Drive hochgeladen. Sie können sie nun über jeden Browser und über jedes Gerät aufrufen, auf dem der Dienst installiert ist.

Synchronisierung in Google Drive for Desktop anhalten

Wenn Sie die Synchronisierung in Drive for Desktop anhalten, werden keine lokalen Änderungen in Google Drive hochgeladen und keine neuen Versionen von offline verfügbaren Dateien heruntergeladen.

1. Klicken Sie auf das Menü „Drive for Desktop“ .
2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü   Synchronisierung anhalten.

Um die Synchronisierung fortzusetzen, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü   Synchronisierung fortsetzen.

 

 

Wichtige Dateien markieren und priorisieren

So haben Sie wichtige oder häufig verwendete Dateien immer griffbereit:

• Einem Arbeitsbereich in Google Drive Dateien hinzufügen
• Dateien markieren
• Ordner farblich kennzeichnen

Hinweis: Wenn Sie Dateien zu einem Arbeitsbereich hinzufügen, werden diese nirgends entfernt, sondern nur an einem Ort versammelt, wo Sie sie schnell finden können. Auch die Berechtigungen bleiben bestehen.

Weitere Informationen

Arbeitsbereich erstellen und Dateien hinzufügen

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie links auf Arbeitsbereiche Arbeitsbereich erstellen.
   • Geben Sie einen Namen für den Arbeitsbereich ein und klicken Sie auf Erstellen.
3. Klicken Sie auf Dateien hinzufügen.
4. Wählen Sie rechts unter „Zum Arbeitsbereich hinzufügen“ aus, von wo Sie Dateien hinzufügen möchten.
   • Sie haben die Möglichkeit, Elemente aus „Zuletzt“, „Meine Ablage“ und „Geteilte Ablagen“ hinzuzufügen.
5. Suchen Sie die Dateien, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie sie aus.
6. Klicken Sie auf Einfügen Fertig.

So fügen Sie eine Datei zu einem Arbeitsbereich hinzu:

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Suchen Sie die Datei, die Sie hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie hinzufügen möchten.
4. Wählen Sie Organisieren Zum Arbeitsbereich hinzufügen Name des Arbeitsbereichs. 

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

Wichtige Dateien und Ordner markieren

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner.
2. Wählen Sie OrganisierenZu „Markiert“ hinzufügen aus.
3. Optional: Klicken Sie links auf Markiert, um sich alle markierten Dateien und Ordner anzeigen zu lassen.

Drive-Ordner farblich kennzeichnen

Sie können Ihre Dateien in Google Drive in farbigen Ordnern sortieren.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
2. Klicken Sie auf Farbe ändern und wählen Sie eine Farbe aus. 

 

 

Dateien und Ordner mit Tastenkombinationen suchen

Mithilfe von Verknüpfungen können Sie und Ihr Team Dateien und Ordner in Google Drive leichter finden und organisieren. Eine Verknüpfung ist ein Link, der auf eine Datei oder einen Ordner verweist. Verknüpfungen können in „Meine Ablage“ oder in geteilten Ablagen verwendet werden.

Jeder, der Zugriff auf die Datei, den Ordner oder die geteilte Ablage hat, kann Verknüpfungen darin sehen. Allerdings bedeutet das nicht, dass er sie auch öffnen kann. Dazu müssen sie dem Nutzer Zugriff auf die Originaldatei gewähren, nicht auf die Verknüpfung.

• Wenn eine Datei oder ein Ordner, die bzw. den Sie häufig verwenden, in einer Ordnerhierarchie mehrere Ebenen weiter unten liegt, können Sie eine Verknüpfung erstellen und sie in Google Drive auf der obersten Ebene platzieren, um schnell darauf zuzugreifen.
• Wenn Ihr Team in verschiedenen Ordnern arbeitet und Sie aus mehreren Ordnern auf dieselbe Datei zugreifen möchten, können Sie in den Ordnern eine Verknüpfung zu dieser Datei erstellen.

Weitere Informationen

Verknüpfungen erstellen

1. Rufen Sie auf dem Computer Google Drive auf.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner.
3.  Klicken Sie auf Organisieren  > Verknüpfung hinzufügen .

Hinweise:

• Wenn Sie eine Verknüpfung in einem Ordner erstellen, der einem anderen Nutzer gehört, können Sie die Verknüpfung nicht löschen.
• Sie können keine Verknüpfung zu einer Verknüpfung erstellen, aber Sie können eine Kopie davon erstellen.

Verknüpfungen löschen

1. Rufen Sie Google Drive im Browser auf.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung, die Sie entfernen möchten.
3. Klicken Sie auf In Papierkorb verschieben .
4. Wenn Sie die Verknüpfung dauerhaft entfernen möchten, löschen Sie sie aus dem Papierkorb.
   1. Klicken Sie links auf Papierkorb.
   2. ​Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung, die Sie löschen möchten  Endgültig löschen .

Hinweis: Beim Löschen einer Verknüpfung wird nicht die Originaldatei oder der Originalordner gelöscht, auf der bzw. dem die Verknüpfung basiert. Die Originaldatei oder der Originalordner kann nur vom Eigentümer gelöscht werden.

Fehlerhafte Verknüpfungen beheben

Eine Verknüpfung funktioniert in folgenden Fällen nicht:

• Sie haben keine Berechtigung, die Originaldatei zu öffnen.
• Die Originaldatei befindet sich im Papierkorb.
• Die Originaldatei wurde gelöscht.

Wenn Sie die fehlerhafte Verknüpfung korrigieren möchten, versuchen Sie, die Originaldatei wiederherzustellen, oder bitten Sie den Eigentümer um die Berechtigung, die Datei zu öffnen.

 

 

Mit Beschreibungen nach Bilddateien suchen

Sie können in Google Drive nach Bildern suchen, indem Sie den Bildinhalt beschreiben. Sie haben sogar die Möglichkeit, nach Text in PDF-Dateien und Bildern zu suchen.

Wenn Sie beispielsweise in Google Drive nach "Mount Everest" suchen, werden alle Ihre gespeicherten Fotos vom Mount Everest sowie alle Dokumente angezeigt, in denen der Begriff "Mount Everest" vorkommt – ganz egal, wie die Datei heißt.

Weitere Informationen

Bilddateien suchen oder in PDFs und Bildern nach Text suchen

Geben Sie in Google Drive den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Suchfeld ein.

 

 

Offlinezugriff für Dateien in Google Drive einrichten

Nur Google Chrome- und Microsoft Edge-Browser

Wenn Sie Dateien ohne Internetverbindung ansehen und bearbeiten möchten, müssen Sie den Offlinezugriff einrichten. Dieser Schritt ist erforderlich, bevor Sie offline gehen oder den Zugang zum Internet verlieren.

• Sie arbeiten auch ohne Internetzugang von unterwegs aus.
• Sie bearbeiten Dateien in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen auch bei unzuverlässiger Internetverbindung.
• Sie bearbeiten Dateien auf langen Flügen ohne WLAN.

Weitere Informationen

Voraussetzungen für den Offlinezugriff:

• Sie benötigen eine Internetverbindung.
• Sie müssen Google Chrome oder den Microsoft Edge-Browser verwenden.
• Verwenden Sie nicht den Inkognitomodus.
• Die Chrome-Erweiterung „Google Docs Offline“ muss installiert und aktiviert sein.
• Auf dem Gerät muss genug Speicherplatz für Ihre Dateien vorhanden sein.

Offlinezugriff auf kürzlich verwendete Dateien aktivieren

1. Öffnen Sie Google Drive.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“  Einstellungen.
3. Aktivieren Sie die Option Offline. 
   1. Wenn Sie Microsoft Edge verwenden, werden Sie zum Chrome Web Store weitergeleitet, um die Erweiterung „Google Docs Offline“ herunterzuladen.
4. Wenn Sie offline arbeiten möchten, öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen. 

Bestimmte Dateien für die Offlinebearbeitung verfügbar machen

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Google-Dokument, die Google-Tabelle oder die Google-Präsentation, die Sie offline speichern möchten.
3. Klicken Sie auf „Offline verfügbar machen“ .

Wenn Sie mehrere Dateien offline speichern möchten, halten Sie Umschalt oder die Befehlstaste (Mac) / Strg (Windows) gedrückt und klicken Sie auf weitere Dateien.

Wenn Sie Zugriff auf viele Ihrer Drive-Dateien benötigen, sollten Sie stattdessen Drive for Desktop einrichten.

Was passiert mit meinen Offline-Änderungen?

Wenn Sie eine Datei offline bearbeiten:

• Änderungen werden übernommen, sobald Sie wieder online sind.
• Vorherige Änderungen werden von neuen Änderungen überschrieben.
• Änderungen werden im Versionsverlauf der Datei aufgeführt.

Tipp: Änderungen in einer Datei ansehen

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

 

 

Ablaufdatum für Dateizugriff festlegen

Wenn Sie mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenarbeiten, möchten Sie möglicherweise deren Zugriff auf bestimmte Dateien in Google Drive nach Fertigstellung des Projekts beschränken. Bei Dateien in „Meine Ablage“ können Sie ein Ablaufdatum festlegen, um den Zugriff auf die Datei während der Dateifreigabe einzuschränken oder zu beenden. Wenn Sie ein Ablaufdatum für Dateien in geteilten Ablagen festlegen möchten, müssen Sie die Drive API verwenden.

Auswirkungen auf Zugriffsrollen beim Festlegen eines Ablaufdatums

Wenn Sie ein Ablaufdatum festlegen, hat dies folgende Auswirkungen auf Zugriffsrollen:

• Bei Dateien können Sie ein Ablaufdatum für Betrachter, Kommentatoren, Bearbeiter und Betrachter von veröffentlichten Dokumenten festlegen, sofern die Datei Betrachter: veröffentlichte Dokumente unterstützt.
• Bei Ordnern können Sie ein Ablaufdatum für Betrachter und Kommentatoren festlegen. Wenn Sie für einen Bearbeiter eines Ordners ein Ablaufdatum festlegen, ändert sich seine Rolle in Betrachter. Sie können jedoch die Rolle des Nutzers zu Kommentator ändern und das Ablaufdatum beibehalten.

Weitere Informationen

Ablaufdatum hinzufügen, ändern oder löschen

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Freigeben.
3. Suchen Sie den Nutzer und klicken Sie neben seinem Namen auf den Abwärtspfeil Ablaufdatum hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Senden, um das Ablaufdatum von 30 Tagen zu akzeptieren.
5. Wenn Sie das Standardablaufdatum ändern möchten, klicken Sie unter Zugriff endet am auf „Bearbeiten“ und wählen Sie das Ablaufdatum im Kalender aus.
6. (Optional): Klicken Sie auf Ablaufdatum entfernen, um das Ablaufdatum zu entfernen.
7. Klicken Sie auf FertigSenden.

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