Советы по поиску файлов и доступу к ним

Содержание

• Как работать с файлами Microsoft Office
• Как добавлять ярлыки к файлам на Диске
• Как узнать статус синхронизации файла
• Как помечать важные файлы и делать их приоритетными
• Как находить файлы и папки с помощью ярлыков
• Как искать изображения по описанию
• Как настроить офлайн-доступ к файлам на Диске
• Как указать срок действия доступа к файлам

Развернуть все  |  Свернуть все

Как работать с файлами Microsoft Office

В Google Workspace можно работать с файлами Microsoft Office, даже если у вас не установлен пакет Office.

Вы можете:

• Добавлять файлы Office на Google Диск.
• Сохранять файлы в формате Microsoft, даже если пакет Office удален.
• Преобразовывать существующие документы Office и файлы Adobe PDF в формат Google Документов, Таблиц и Презентаций.
• Работать в Office и синхронизировать изменения с Диском.
• Добавлять комментарии к файлам Office в режиме предварительного просмотра Диска.
• Отправлять копии файлов Документов, Таблиц или Презентаций в формате Microsoft.
• Просматривать и скачивать файлы Office, встроенные в другие файлы Office.

Подробнее…

Как добавить файлы Office на Диск

Как сохранить файлы Office на Диск и получить к ним доступ

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. В левом верхнем углу страницы нажмите Создать Загрузить файлы. 
3. Выберите нужный файл. 

Как работать в Office и синхронизировать файлы с Диском (требуется пакет Office)

Если вы перенесете файлы Office на Диск, вы по-прежнему сможете работать с ними в Office и синхронизировать внесенные изменения с Диском.

1. Если вы ещё не сделали этого, установите на компьютере приложение "Google Диск для компьютеров".

   На компьютер будет добавлена папка "Google Диск".

2. Добавьте файл Office в папку "Google Диск" на компьютере.
3. В редакторе Office нажмите Файл Открыть и найдите папку "Google Диск".
4. Выберите файл Office и нажмите Открыть.
5. Отредактируйте содержимое.

   Все изменения, внесенные в файл Office, синхронизируются с Диском.

Как поделиться копией файла в формате Office

Если вы делитесь файлом Google с пользователями, у которых установлен только пакет Office, вы можете прикрепить копию этого файла в формате Microsoft к электронному письму.

1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Нажмите Файл Отправить по электронной почте.

3. В меню Прикрепить как выберите Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint.

4. Введите адрес электронной почты, тему и текст сообщения.
5. При необходимости установите флажок Отправить мне копию.
6. Нажмите Отправить.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

 

 

Как добавлять ярлыки к файлам на Диске

Ярлыки помогают пользователям упорядочивать, находить и применять правила к объектам на Google Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях. У одного файла может быть не более пяти ярлыков.

Подробнее…

Как применить ярлык, используя Диск

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите правой кнопкой мыши на один или несколько файлов и выберите в меню пункт Ярлыки, а затем Присвоить ярлык.
3. В диалоговом окне выберите ярлык и значения в его полях.

Примечания

• Чтобы снять ярлык с файла, найдите нужный ярлык и нажмите на значок "Удалить" .
• Если раздел "Ярлыки" недоступен, возможно, что эта функция не включена для вашего аккаунта. Обратитесь к администратору.

Как применить ярлык, используя Документы, Таблицы или Презентации

1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях, нажмите "Файл" и выберите Ярлыки.
2. На боковой панели можно посмотреть присвоенные ярлыки и добавить новые.

Примечание. Чтобы снять ярлык с файла, найдите нужный ярлык и нажмите на значок "Удалить" .

Как посмотреть ярлыки, используя приложение "Google Диск"

1. На мобильном устройстве откройте приложение "Google Диск" (доступное для iOS и Android).
2. Найдите нужный файл.
3. Нажмите на значок "Ещё" и в контекстном меню выберите Свойства.
4. В представлении "Свойства" нажмите Ярлыки.

Примечание. В мобильном приложении пока нельзя присваивать или изменять ярлыки.

Как найти файлы с ярлыками

Вы можете искать информацию на Диске по ярлыкам и полям.

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. В верхней части экрана рядом с элементом Поиск на Диске нажмите на стрелку вниз .
3. В раскрывающемся меню Ярлыки выберите нужный ярлык.
4. Под ярлыком в раскрывающемся списке можно выбрать поле и указать значение.
5. Нажмите Поиск.

Примечание. В результатах поиска будут показаны только доступные вам файлы.

 

 

Как узнать статус синхронизации файла

С документами на Google Диске можно работать на любых устройствах, а все изменения будут автоматически синхронизироваться с облаком. Таким образом, когда вы откроете тот же файл с другого устройства, перед вами будет его последняя версия.

Подробнее…

На сайте

Через некоторое время вы увидите сообщение Загрузка завершена. Это значит, что все файлы загружены на Google Диск и теперь доступны в любом браузере и на любом устройстве, где установлено приложение "Google Диск".

На компьютере

При добавлении файлов в Google Диск для компьютеров выполняется автоматическая синхронизация с веб-версией Диска (это может занять некоторое время). Подробнее…

• Файлы, отмеченные значком , ещё не загружены на Диск.
• Файлы, отмеченные значком галочки , загружены на Диск и доступны в любом браузере и на любом устройстве, где установлено приложение "Google Диск".

Как приостановить синхронизацию в приложении "Google Диск для компьютеров"

Если вы приостановите синхронизацию в приложении "Диск для компьютеров", изменения, внесенные локально, не будут синхронизироваться с Google Диском, а файлы, доступные для работы в офлайн-режиме, не будут обновляться при редактировании их онлайн-версий.

1. Откройте меню Диска для компьютеров .
2. Нажмите на значок "Ещё" Приостановить синхронизацию.

Чтобы снова включить синхронизацию, нажмите на значок "Ещё" Возобновить синхронизацию.

 

 

Как помечать важные файлы и делать их приоритетными

Чтобы важные и часто используемые файлы всегда были под рукой, вы можете:

• добавить их в рабочую область на Диске;
• добавить пометки к файлам;
• упорядочить папки с помощью цвета.

Примечание. При добавлении файлов в рабочую область не меняются ни их расположение, ни права доступа: просто теперь все они оказываются собраны вместе и их легче искать.

Подробнее…

Как создать рабочую область и добавить в нее файлы

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Слева нажмите Рабочие области Создать рабочую область.
   • Введите название и нажмите Создать.
3. Выберите Добавить файлы.
4. Справа в разделе "Добавить в рабочую область" выберите, откуда вы хотите добавить файлы.
   • Можно добавить файлы из разделов "Недавние", "Мой диск" и "Общие диски".
5. Найдите нужные файлы и выберите их.
6. Нажмите Вставить Готово.

Как добавить в рабочую область один файл

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Найдите нужный файл.
3. Нажмите на него правой кнопкой мыши.
4. Выберите Систематизировать Добавить в рабочую область выберите рабочую область.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

Как пометить важные файлы и папки

1. Нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку.
2. Выберите УпорядочитьДобавить в помеченные.
3. Чтобы посмотреть все помеченные файлы и папки, нажмите Помеченные.

Как выбрать цвета для папок на Диске

Вы можете упорядочить контент Диска с помощью папок разных цветов.

1. Нажмите правой кнопкой мыши на папку, которую хотите изменить.
2. Нажмите Изменить цвет и выберите нужный цвет. 

 

 

Как находить файлы и папки с помощью ярлыков

Ярлыки помогут вам и участникам вашей команды легко находить и систематизировать файлы и папки на Google Диске. Ярлык – это ссылка на файл или папку. Вы можете использовать ярлыки в разделе "Мой диск" или на общем диске.

Ярлык будет виден любому пользователю с доступом к файлу, папке или общему диску, но это не означает, что все могут открыть его. Для этого у пользователя должен быть доступ к исходному файлу, а не к ярлыку.

• Если файл или папка, которую вы часто используете, находится на несколько уровней ниже в иерархии, создайте ярлык и разместите его на верхнем уровне Диска для быстрого доступа.
• Если участники вашей команды работают в разных папках, но вы хотите, чтобы у них был доступ к одному и тому же файлу, создайте ярлык этого файла в нужных папках.

Подробнее…

Как создать ярлык

1. Откройте Google Диск на компьютере.
2. Нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку.
3. Выберите Систематизировать > Добавить ярлык .

Примечания

• Если вы создадите ярлык в папке, которая принадлежит другому пользователю, вы не сможете удалить этот ярлык.
• Ярлык для ярлыка создать нельзя, но можно сделать копию ярлыка.

Как удалить ярлык

1. Откройте Google Диск в браузере.
2. Нажмите правой кнопкой мыши на ненужный ярлык.
3. Выберите Переместить в корзину .
4. Чтобы ярлык исчез навсегда, очистите корзину Google Диска.
   1. На панели слева нажмите Корзина.
   2. Нажмите правой кнопкой мыши на ненужный ярлык Удалить навсегда .

Примечание. При удалении ярлыка исходный файл или папка не удаляется. Удалить их может только владелец.

Как исправить неработающие ярлыки

Ярлык не работает в следующих случаях:

• у вас нет разрешения на просмотр исходного файла;
• исходный файл перемещен в корзину;
• исходный файл удален.

Чтобы исправить неработающий ярлык, попробуйте восстановить исходный файл или попросите владельца предоставить вам разрешение на его открытие.

 

 

Как искать изображения по описанию

Если вы хотите найти картинку на Google Диске, необязательно указывать имя файла. Достаточно назвать или описать то, что на ней изображено. Также можно искать PDF-файлы и картинки на Диске по тексту, который они содержат.

Например, вы можете ввести запрос "Эверест", и вам будут показаны все документы, где упоминается эта гора, и картинки, на которых она изображена, даже если этого слова нет в имени файла.

Подробнее…

Как искать PDF-файлы и картинки по тексту, который они содержат

На Диске введите поисковый запрос в окно поиска.

 

 

Как настроить офлайн-доступ к файлам на Диске

Только для браузеров Chrome и Microsoft Edge

Чтобы просматривать и редактировать файлы без подключения к интернету, настройте офлайн-режим, находясь онлайн.

• Работайте в дороге, даже если не можете подключиться к интернету.
• Редактируйте документы, таблицы и презентации Google, а также файлы в других форматах, когда пропадает соединение.
• Не прекращайте важную работу даже во время авиаперелетов.

Подробнее…

Что нужно проверить перед включением офлайн-доступа

• Устройство должно быть подключено к интернету.
• Необходимо использовать браузер Google Chrome или Microsoft Edge.
• Окно браузера должно быть открыто не в режиме инкогнито.
• У вас должно быть установлено и включено расширение Chrome Google Документы офлайн.
• На устройстве должно быть достаточно свободного места для сохранения файлов.

Как включить офлайн-доступ к недавним файлам

1. Откройте Google Диск.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок настроек Настройки.
3. Включите офлайн-доступ. 
   1. Если вы используете браузер Microsoft Edge, вы перейдете в интернет-магазин Chrome. Там вам будет предложено скачать расширение Google Документы офлайн.
4. Для работы в офлайн-режиме откройте Google Документы, Таблицы или Презентации.

Как сделать определенные файлы доступными для редактирования офлайн

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите правой кнопкой мыши на нужный файл.
3. Нажмите на значок "Включить офлайн-доступ" .

Чтобы сохранить несколько файлов для работы в офлайн-режиме, нажимайте на них, удерживая клавишу Shift или Command (macOS)/Ctrl (Windows).

Если вам нужен доступ к большому количеству файлов на диске, рекомендуем вместо этого настроить Диск для компьютеров.

Что произойдет с внесенными в офлайн-режиме изменениями?

Если вы редактируете файлы в режиме офлайн:

• Изменения будут внесены, когда вы снова подключитесь к интернету.
• Новые изменения заменят более ранние.
• Правки можно посмотреть в истории версий файла.

Совет. Узнайте, как просматривать изменения в файле.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

 

 

Как указать срок действия доступа к файлам

Если вы сотрудничаете с пользователями за пределами организации, вам может потребоваться ограничить их доступ к определенным файлам на Google Диске после завершения проекта. Для этого укажите срок действия доступа к файлу в разделе "Мой диск". Чтобы настроить срок действия для файлов на общих дисках, нужно использовать Drive API.

Как работают роли доступа при установке срока действия

Если вы установите срок действия доступа, это повлияет на роли следующим образом:

• Установить срок действия доступа к файлам можно для пользователей с ролями "Читатель", "Комментатор", "Редактор" и, если этот тип поддерживается, Читатель (после публикации).
• Установить срок действия доступа к папкам можно для пользователей с ролями "Читатель" и "Комментатор". Если указать срок действия доступа для пользователя с ролью "Редактор", его роль будет изменена на Читатель. При этом вы можете удалить срок действия и вернуть пользователю роль Комментатор.

Подробнее…

Как установить, удалить или изменить срок действия доступа к файлам

1. Откройте файл на Google Диске.
2. Нажмите Поделиться.
3. Рядом с именем нужного пользователя нажмите на стрелку вниз Добавить срок действия.
4. Чтобы установить 30-дневный срок, нажмите Отправить.
5. Чтобы изменить срок, нажмите Доступ будет закрыт, затем выберите "Изменить" и укажите в календаре дату окончания срока действия доступа.
6. Чтобы удалить срок доступа, нажмите Предоставить постоянный доступ.
7. Нажмите ГотовоОтправить.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}