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在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

ファイルの編集と共同編集に関するヒント

Google Workspace 生産性向上ガイド

目次

作成と編集のヒント

ファイルの更新とコメントを管理する

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作成と編集のヒント

赤色の線

ショートカットを使用して新しいファイルを作成する

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームでファイルを作成して編集することが多い場合、ショートカット URL を使用することで、数クリックの手間を省くことができます。

詳細

ブラウザで新しい Google ファイルを開く

ブラウザで、次のいずれかの URL を入力します。

  • docs.new
  • sheets.new
  • slides.new
  • forms.new

空白のファイルが開き、すぐに編集を開始できます。

空のファイルが開き、コンテンツの追加を開始できます。

音声で入力する

Chrome ブラウザのみ(マイク要)

Google ドキュメントと Google スライドのスピーカー ノートでは、音声で入力や編集を行うことができます。 声に出した内容がすべてテキストに変換されます。

  • 外出中に、音声入力によってメモ、編集内容、フィードバックなどをドキュメントに追加します。
  • 音声コマンドを使用して、フォント スタイルの変更、表の追加、リンクの挿入などを行います。
詳細

ドキュメントで音声入力を開始する

  1. マイクが正しく動作するか確認します。
  2. Chrome ブラウザで Google ドキュメントのドキュメントを開きます。
  3. [ツール] 次へ [音声入力] の順にクリックします。マイクのボックスが表示されます。
  4. 話す準備ができたら、マイクをクリックします。
  5. 通常の音量と速度ではっきりと話します。句読点の入力方法について詳しくは、下記をご覧ください。
  6. 入力し終わったら、マイクをもう一度クリックします。

スライドのスピーカー ノートで音声入力を開始する

  1. マイクが正しく動作するか確認します。
  2. Chrome ブラウザで Google スライドのプレゼンテーションを開きます。
  3. [ツール] 次へ [音声入力スピーカーノート] の順にクリックします。スピーカー ノートが開き、マイクのボックスが表示されます。
  4. 話す準備ができたら、マイクをクリックします。
  5. 通常の音量と速度ではっきりと話します。句読点の入力方法について詳しくは、下記をご覧ください。
  6. 入力し終わったら、マイクをもう一度クリックします。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

ファイルのコピーを作成するリンクを共有する

共有するリンクを少し変更することによって、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを、他のユーザーがワンクリックでコピーできるようにすることができます。

  • ファイルのテンプレート(ドキュメントで作成した提案書、スプレッドシートで作成したプロジェクト計画書、スライドで作成した提案資料など)を作成すると、同僚はテンプレートを簡単にコピーできるようになり、企業ブランディングの一貫性を維持できます。
  • 同僚が好みのプレゼンテーション、レポート、設計などのファイルを個人的にコピーし、目的に合わせて変更できるようにすることができます。
詳細

ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを他のユーザーがコピーできるようにする

  1. パソコンで Google ドキュメントスプレッドシートスライドフォームのいずれかのホーム画面を開きます。
  2. コピーを作成するファイルを開きます。
  3. メニューで [ファイル] 次に [コピーを作成] をクリックします。
  4. ファイル名を入力して保存先を指定します。
    • ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションからコメントをコピーする場合は、[コメントと提案をコピーする] をクリックします。新しいコピーに解決済みのコメントや提案を含めることもできます。
  5. [OK] をクリックします。

共同編集者にメールを送信する

「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」を使用している場合はご利用いただけません

Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドのファイルから共同編集者にメールを直接送信できます。共有の共有ドライブ ファイルで作業している場合は、共有ドライブのすべてのメンバーにメールを一括送信できます。

  • ファイルに関する質問をする。
  • 長すぎるコメントのフォローアップを、スレッド形式で行う。
  • ファイルのコピーをメールに直接添付する。
詳細
  1. ドキュメントスプレッドシートスライドでファイルを開きます。
  2. [ファイル] 次に [メール] 次に [共同編集者にメールを送信] をクリックします。
  3. (省略可、共有ドライブのファイルのみ)共有ドライブのすべてのメンバーにメールを送信するには、[メンバー] をクリックして各ユーザーのチェックボックスをオンにします。
  4. (省略可)メールの宛先を変更したり、件名を追加したりします。
  5. メッセージを追加します。
  6. (省略可)メールのコピーを自分宛てに送信するには、[自分宛にコピーを送信する] チェックボックスをオンにします。
  7. [送信] をクリックします。

スマートチップと構成要素を挿入する

Google ドキュメントにスマートチップを挿入して、次のような情報を含めることができます。
  • Gmail または Workspace のメールアドレスを使用している他のユーザー
  • その他の Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイル
  • 日付または Google カレンダーの予定
  • 場所と地図の経路

ドキュメントにスマートチップが含まれている場合、あなたと他のユーザーはチップにカーソルを合わせてクリックすることで、詳細情報を表示できます。

プレースホルダ チップ、時間トラッカー、プルダウンを挿入したり、構成要素を使用してプロジェクトやファイルなどを追跡したりすることもできます。

Transforming collaboration in Google Workspace with smart canvas
詳細

ユーザー、ファイル、日付、予定のスマートチップを追加する

  1. パソコンの Google ドキュメントで、ドキュメントを開きます。
  2. ドキュメント内の任意の場所に「@」を入力するか、空白行の [@] ボタンをクリックします。
  3. 候補を絞り込むには、候補のリストから選択するか、文字、数字、または記号を入力します。
    • ヒント: ユーザーのスマートチップを追加するには、目的のユーザーの名前またはメールアドレスの入力を開始します。自分を追加する場合は @me と入力します。
    • ヒント: ファイルのスマートチップを追加するには、ファイル名または関連キーワードを入力します。
  4. 共同編集者が入力できるスマートチップを追加するには、[プレースホルダ チップ] を選択します。次に、共同編集者がスマートチップに入力するときに追加する情報の種類を選択します。
  5. チップにカーソルを合わせると、関連情報が表示されます。
重要: スマートチップ内に他のユーザーの名前リンクを追加しても、そのユーザーが自動的にドキュメントにアクセスできるようになるわけではありません。他のユーザーにアクセス権を付与するには、ドキュメントを共有する必要があります。

Google ドキュメントでは、複数のオプションを表示するプルダウン チップを追加してカスタマイズできます。構成要素を使用して、プロジェクトやファイルなどの追跡に役立つ表のテンプレートを挿入することもできます。

Google ドキュメント ヘルプセンターで詳細を確認する

ファイルの更新とコメントを管理する

赤色の線

変更を加えたユーザーと変更内容を確認する

「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」を使用している場合はご利用いただけません

複数のユーザーと 1 つのファイルを共同編集している場合、誰がいつ何を変更したか特定するのは難しくなりがちです。変更内容と変更者を特定することで、共有ファイルに対する変更を常に把握しましょう。

詳細

ファイルの閲覧者または共有相手を確認する

この機能をご利用いただけるかどうかは、ご利用の Google Workspace のエディションと管理者が設定した権限によって異なります。 管理者を確認する

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドでファイルを開きます。

    注: アクティビティ ダッシュボードのデータを表示するには、ファイルの編集権限が必要です。

  2. [ツール] 次に [アクティビティ ダッシュボード] をクリックします。
  3. ファイルのアクティビティに関する情報を見ることができます。次に例を示します。
    • [共有者] タブ: ファイルの共有相手が表示されます。共同編集者にメールを送信することもできます。
    • [すべての閲覧者([組織名])] タブ: ファイルを閲覧したことのある組織内のユーザーが表示されます。
    • [閲覧者のトレンド] タブ: 経時的な閲覧者のグラフが表示されます。
  4. (省略可)閲覧履歴をアクティビティ ダッシュボードに表示しない場合は、[プライバシー設定] をクリックし、次のいずれかを行います。
    • すべてのファイルの閲覧履歴をオフにする: [アカウント設定] にある [ドキュメントスプレッドシートスライドのファイルに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
    • 1 つのファイルの閲覧履歴をオフにする: [ドキュメント設定] にある [このドキュメントに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
  5. [保存] をクリックします。

ファイルに対するコメント、編集、移動、共有を行ったユーザーを確認する

マイドライブまたは共有ドライブ内のファイルに対する操作を確認できます。

  1. パソコンで drive.google.com にアクセスします。
  2. 左側の [マイドライブ] をクリックします。
  3. 右上の情報アイコン 情報 をクリックします。
  4. 最近の変更内容にアクセスするには、[履歴] をクリックします。
  5. 特定のファイルやフォルダの履歴にアクセスするには、目的のファイルまたはフォルダをクリックします。
  6. 最近の変更内容を確認するには、右側で下にスクロールします。

以前のバージョンを確認または復元する

以前の内容を参照したり、以前の内容に戻したりすることが必要な場合に備えて、いくつも下書きを保存していた経験はありませんか。Google ドライブでは、すべての下書きが 1 つのファイルに保存されるため、簡単に以前の内容を参照したり復元したりできます。

  • 以前の版を表示、削除、ダウンロードしたり、必要なときに以前の版に戻したりする。
  • 任意のデバイスからファイルの任意の版にアクセスする。
  • 以前の版につけられたコメントを参照する。
  • 複数の下書きを保存することなく、フォルダをすっきりと保つ。
詳細

ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルの以前の版を表示する、または以前の版に戻す

注: 変更履歴を表示するには、オーナーまたは編集者の権限が必要です。

  1. ドライブで、ファイルを開きます。
  2. [ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] をクリックします。
  3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
    • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
    • 色(各ユーザー名の横)。ユーザーが編集した内容がこの色で表示されます。
  4. (省略可)この版に戻すには、[この版を復元] をクリックします。

ドライブに新しいバージョンのファイルをアップロードする

  1. パソコンで drive.google.com を開きます。
  2. 置き換え対象のファイルをクリックします。
  3. 右上のその他アイコン その他 次に [版を管理] 次に [新版をアップロード] をクリックします。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

Chat または Gmail でファイルのアクティビティに関する通知を受け取る

Google Chat と Gmail では、アプリを使ってサービスに接続できます。ドライブでのアクティビティに関する通知を Chat で受け取るには、Google ドライブ用アプリを使用してください。

詳細

Chat または Gmail で Google ドライブの通知をオンにする

通常、アプリの通知はオンになっています。以前にオフにした場合は、次の操作を行います。

  1. Chat または Gmail にアクセスします。
  2. 任意のダイレクト メッセージ(「hello」など)を Google ドライブ アプリ宛に送信します。
  3. 届いた返信メッセージの [通知をオンにする] をクリックします。

通知をオンにすると、ドライブで以下のようなイベントが発生したときにダイレクト メッセージが届きます。

  • 新しいファイルまたはフォルダが自分と共有された
  • 新しいコメントかアクション アイテムに自分の名前リンクが付けられた、または、いずれかが自分に割り当てられた
  • 自分が所有するファイルへのアクセス権を他のユーザーがリクエストした
  • ストレージの容量が残り少なくなった

注: アプリ メッセージを削除する場合は、会話の中でメッセージにカーソルを合わせ、削除アイコン をクリックします。

Chat または Gmail で Google ドライブの通知をオフにする

  1. 任意のダイレクト メッセージ(「hello」など)を Google ドライブ アプリ宛に送信します。
  2. 返信メッセージの [通知をオフにする] をクリックまたはタップします。

通知をオンに戻すには、Google ドライブ アプリに別のダイレクト メッセージを送信します。

スプレッドシートの更新通知を設定する

誰かがスプレッドシートを変更したときにすぐに知る必要がある場合は、メール通知を設定します。

変更の内容や、詳細情報の問い合わせ先を正確に把握できます。

詳細

メール通知を設定する

  1. パソコンの Google スプレッドシートでスプレッドシートを開きます。
  2. 上部の [ツール] 次へ [通知設定] 次へ [通知を編集] をクリックします。
  3. 表示されるウィンドウで、通知を受け取る「タイミング」を選択します。次の場合に通知が届きます。
    • 変更が入ったとき: 誰かがスプレッドシートを変更した場合の通知を設定します。
    • ユーザーがフォームを送信したとき: 誰かがフォームに入力した場合の通知を設定します。
  4. 表示されるウィンドウで、通知を受け取る「頻度」を選択します。次の場合に通知が届きます。
    • メール - 1 日 1 回: 1 日の変更をすべてまとめて送信します。
    • メール - その都度: 変更されるたびにメールを送信します。
  5. [保存] をクリックします。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

コメントを見つけて対応する

Google ドライブで自分に割り当てられた未解決のコメントを検索し、対応することができます。

詳細
  1. パソコンで drive.google.com を開きます。
  2. 左側の [履歴] をクリックします。
  3. コメントの横にある [コメントを開く] をクリックします。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

解決済みのコメントを表示する(Google 以外のファイル)

Google ドライブでは、Microsoft Office、Adobe PDF、画像などのファイルの解決済みコメントを、プレビュー画面上で表示したり非表示にしたりすることができます。

詳細

解決済みのコメントの表示と非表示を切り替える(Google 以外のファイル)

注: 解決済みのコメントの表示と非表示を切り替えるには、まだ解決していないコメントが少なくとも 1 つと、解決済みのコメントまたは固定されていないコメントが 1 つは存在する必要があります。

  1. ドライブを開き、自分のユーザー名とパスワードを使用してログインします。
  2. Microsoft Office、PDF、画像、またはその他の Google 形式以外のファイルをダブルクリックします。
  3. プレビュー ウィンドウで、右上のその他アイコン 次に [コメント欄を表示] をクリックします。
  4. (省略可)コメントを再度非表示にするには、その他アイコン 次に [コメント欄を非表示] をクリックします。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する


Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。

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