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Conseils pour modifier des fichiers et travailler dessus

Guide Google Workspace de la productivité

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Conseils de création et de modification

Suivre les modifications et les commentaires des fichiers

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Conseils de création et de modification

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Créer des fichiers à l'aide de raccourcis

Vous créez en permanence de nouveaux fichiers à modifier à l'aide de Google Docs, Sheets, Slides et Forms ? Vous pouvez vous épargner tous les clics correspondants en utilisant une URL de raccourci.

En savoir plus

Pour ouvrir un nouveau fichier Google dans votre navigateur

Dans votre navigateur, saisissez l'une des URL suivantes :

  • docs.new
  • sheets.new
  • slides.new
  • forms.new

Un fichier vierge s'ouvre, et vous pouvez immédiatement commencer à travailler dessus.

Un fichier vierge s'ouvre, et vous pouvez commencer à ajouter votre contenu.

 

 

Saisie vocale

Navigateur Chrome uniquement, micro obligatoire

Vous pouvez saisir et modifier le texte d'un document en le dictant dans Google Docs ou dans les commentaires du présentateur de Google Slides. Chacun des mots que vous prononcez est transcrit.

  • Vous êtes en déplacement ? Dictez vos remarques, modifications et commentaires pour les ajouter à des documents.
  • Changez de style de police, ajoutez des tableaux, insérez des liens, etc. à l'aide des commandes vocales.
En savoir plus

Démarrer la saisie vocale dans un document

  1. Vérifiez que votre micro fonctionne.
  2. Dans un navigateur Chrome, ouvrez un document avec Google Docs.
  3. Cliquez sur Outils puis Saisie vocale. Une zone contenant un micro s'affiche.
  4. Lorsque vous êtes prêt à dicter le texte, cliquez sur le micro.
  5. Dictez le texte de façon claire, à un rythme et à un volume normaux (consultez les informations ci-dessous relatives à l'utilisation de la ponctuation).
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez de nouveau sur le micro.

Démarrer la saisie vocale dans les commentaires du présentateur de Slides

  1. Vérifiez que votre micro fonctionne.
  2. Dans un navigateur Chrome, ouvrez une présentation avec Google Slides.
  3. Cliquez sur Outils puis Dicter les commentaires du présentateur. La fenêtre des commentaires du présentateur s'ouvre, et une zone contenant un micro s'affiche.
  4. Lorsque vous êtes prêt à dicter le texte, cliquez sur le micro.
  5. Dictez le texte de façon claire, à un rythme et à un volume normaux (consultez les informations ci-dessous relatives à l'utilisation de la ponctuation).
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez de nouveau sur le micro.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

 

Partager des liens "Créer une copie" vers des fichiers

Vous souhaitez que vos contacts puissent créer des copies de vos fichiers Google Docs, Sheets, Slides et Forms d'un simple clic ? Il suffit pour cela d'apporter une petite modification au lien que vous partagez.

  • Créez des modèles (propositions Docs, plans de projet Sheets et argumentaires Slides, par exemple) que les membres de votre équipe pourront ensuite facilement copier. Vous utiliserez ainsi tous les mêmes supports et offrirez une image cohérente de votre organisation.
  • Offrez à vos collègues la possibilité de créer des copies personnelles de vos fichiers (présentations, rapports ou dessins qui les intéressent), qu'ils pourront ensuite adapter en fonction de leurs besoins.
En savoir plus

Inviter un contact à créer une copie d'un fichier Docs, Sheets, Slides ou Forms

  1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sur un ordinateur.
  2. Ouvrez le fichier dont vous souhaitez créer une copie.
  3. Dans le menu, cliquez sur Fichier puis Créer une copie.
  4. Saisissez un nom, puis sélectionnez l'emplacement où enregistrer le fichier.
    • Si vous souhaitez copier des commentaires à partir d'un document, d'une feuille de calcul ou d'une présentation, cliquez sur Copier les commentaires et les suggestions. Vous pouvez choisir d'inclure les suggestions et les commentaires fermés dans votre nouvelle copie.
  5. Cliquez sur OK.

 

 

Envoyer un e-mail à vos collaborateurs

Indisponible si vous utilisez l'extension "Éditeur Office pour Docs, Sheets et Slides"

Envoyez des e-mails à vos collaborateurs directement depuis un fichier Google Docs, Sheets ou Slides. Lorsque vous travaillez sur un fichier partagé stocké dans un Drive partagé, vous pouvez envoyer un e-mail simultanément à tous les membres de ce Drive d'équipe.

  • Posez une question à propos d'un fichier.
  • Poursuivez une conversation trop longue pour tenir dans des commentaires.
  • Ajoutez une copie d'un fichier directement dans un e-mail.
En savoir plus
  1. Ouvrez le fichier dans Docs, Sheets, ou Slides.
  2. Cliquez sur FichierpuisEnvoyer un e-mailpuisEnvoyer un e-mail aux collaborateurs.
  3. (Facultatif, concerne uniquement les fichiers Drive partagés) Pour envoyer un e-mail à tous les membres du Drive partagé, cochez l'option Membres.
  4. (Facultatif) Modifiez les destinataires de l'e-mail ou ajoutez un objet.
  5. Ajoutez un message.
  6. (Facultatif) Pour envoyer une copie de l'e-mail à votre propre adresse, cochez l'option Recevoir une copie.
  7. Cliquez sur Envoyer.

 

 

Insérer des chips intelligents et des éléments de base

Insérez des chips intelligents dans votre document Google Docs pour inclure des informations sur :
  • d'autres utilisateurs disposant d'adresses e-mail Gmail ou Workspace ;
  • des fichiers Google Docs, Sheets ou Slides ;
  • des dates ou des événements Google Agenda ;
  • des lieux et des itinéraires.

Lorsque votre document contient un chip intelligent, vous et les autres utilisateurs pouvez pointer ou cliquer sur ce chip pour obtenir plus d'informations.

Vous pouvez également insérer des chips d'espace réservé, des outils de suivi du temps et des menus déroulants, et utiliser des éléments de base pour suivre des projets, des fichiers, etc.

Transforming collaboration in Google Workspace with smart canvas
En savoir plus

Ajouter des chips intelligents pour des contacts, des fichiers, des dates et des événements

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs.
  2. Saisissez "@" n'importe où dans votre document ou cliquez sur le bouton "@" sur une ligne vide.
  3. Pour affiner les suggestions, sélectionnez-en une dans la liste proposée, ou saisissez des lettres, des chiffres ou des symboles.
    • Conseil : Pour ajouter le chip intelligent d'une personne, commencez à saisir son nom ou son adresse e-mail, ou saisissez @me pour vous ajouter.
    • Astuce : Pour ajouter un chip intelligent de fichier, saisissez le nom du fichier ou les mots clés associés.
  4. Pour ajouter un chip intelligent qu'un collaborateur peut remplir, sélectionnez "Chip d'espace réservé". Sélectionnez ensuite le type d'informations que votre collaborateur doit ajouter lorsqu'il remplit le chip intelligent.
  5. Pointez sur le chip pour afficher les informations correspondantes.
Important : Lorsque vous mentionnez un utilisateur dans une icône intelligente, il n'est pas automatiquement autorisé à accéder à votre document. Pour accorder l'accès à un utilisateur, vous devez partager votre document.

Dans Google Docs, vous pouvez ajouter et personnaliser des chips déroulants qui affichent plusieurs options. Vous pouvez également utiliser des éléments de base pour insérer des modèles de tableau qui vous aideront à suivre des projets, des fichiers, etc.

Consultez le centre d'aide Google Docs pour en savoir plus

Suivre les modifications et les commentaires des fichiers

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Voir qui a modifié quoi

Indisponible si vous utilisez l'extension "Éditeur Office pour Docs, Sheets et Slides"

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document, il est difficile de déterminer l'auteur et la date de telle ou telle modification. Effectuez le suivi des modifications apportées aux fichiers partagés en identifiant les modifications et leurs auteurs. 

En savoir plus

Pour savoir qui a consulté votre fichier ou avec qui vous l'avez partagé :

La disponibilité de cette fonctionnalité dépend de votre édition de Google Workspace et des autorisations configurées par votre administrateur.Qui est mon administrateur ?

  1. Ouvrez le fichier dans Docs, Sheets ou Slides.

    Remarque : Vous devez disposer du niveau d'accès "modification autorisée" au niveau du fichier pour afficher les données du tableau de bord des activités.

  2. Cliquez sur Outils puis Tableau de bord des activités.
  3. La fenêtre affiche les informations suivantes concernant les activités associées à votre fichier :
    • Onglet Partagé avec : affiche les contacts avec lesquels vous avez partagé le fichier. Il permet également de leur envoyer des e-mails.
    • Onglet Tous les lecteurs (organisation) : affiche les contacts appartenant à votre organisation qui ont consulté le fichier.
    • Onglet Tendance du nombre de vues : affiche un graphique du nombre de vues dans le temps.
  4. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation s'affiche dans le tableau de bord des activités, cliquez sur Paramètres de confidentialité, puis sélectionnez une option :
    • Désactiver l'historique de consultation pour tous les fichiers : dans Paramètres du compte, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour tous les fichiers Docs, Sheets et Slides.
    • Désactiver l'historique de consultation pour un seul document : dans Paramètre du document, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour ce document.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour savoir qui a commenté, modifié, déplacé ou partagé un fichier :

Vous pouvez voir l'activité liée à des fichiers dans Mon Drive ou dans un Drive partagé.

  1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
  2. Sur la gauche, cliquez sur Mon Drive.
  3. En haut à droite, cliquez sur Afficher les détails Infos.
  4. Pour voir les modifications récentes, cliquez sur Activité.
  5. Pour voir l'activité relative à un fichier ou à un dossier spécifique, cliquez sur le fichier ou le dossier en question.
  6. Pour voir les modifications récentes, faites défiler vers le bas la liste située sur le côté droit.

 

 

Vérifier ou rétablir des versions antérieures

Il vous est probablement déjà arrivé de conserver plusieurs brouillons de vos fichiers, pour le cas où vous auriez besoin de revenir à une version précédente. Google Drive conserve tous vos brouillons dans un seul fichier. Il est très facile de consulter ou restaurer des versions précédentes.

  • Affichez, supprimez, téléchargez ou rétablissez à tout moment d'anciennes versions de vos fichiers.
  • Accédez quand vous le voulez à n'importe quelle version de votre fichier, sur n'importe quel appareil.
  • Consultez des commentaires laissés sur une version précédente.
  • Désencombrez vos dossiers : il n'est plus nécessaire de conserver vos brouillons.
En savoir plus

Afficher ou revenir à des versions précédentes de fichiers Docs, Sheets et Slides

Remarque : Vous devez disposer d'un accès Propriétaire ou Éditeur pour afficher l'historique des versions.

  1. Dans Drive, ouvrez votre fichier.
  2. Cliquez sur Fichier puis Historique des versions puis Afficher l'historique des versions.
  3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
    • Les noms des personnes qui ont modifié le document
    • Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
  4. (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.

Importer une nouvelle version d'un fichier dans Drive

  1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
  2. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez remplacer.
  3. En haut à droite, cliquez sur Plus Plus puis Gérer les versions puis Importer une nouvelle version.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus

 

 

Recevoir des notifications concernant l'activité des fichiers dans Chat ou Gmail

Dans Google Chat et Gmail, vous pouvez utiliser des applications pour vous connecter à des services. Pour recevoir des notifications dans Chat sur l'activité dans votre Drive, utilisez l'application Google Drive.

En savoir plus

Activer les notifications Drive dans Chat ou Gmail

Normalement, les notifications des applications sont activées. Si vous les aviez désactivées :

  1. Accédez à Chat ou à Gmail.
  2. Envoyez un message privé (par exemple, "Bonjour") à l'application Google Drive.
  3. Dans la réponse, cliquez sur Activer les notifications.

Une fois les notifications activées, vous recevez des messages privés concernant des événements Drive tels que les suivants :

  • Un nouveau fichier ou dossier a été partagé avec vous.
  • Un nouveau commentaire vous mentionne, ou une action à effectuer vous a été attribuée.
  • Une personne a demandé l'accès à un fichier dont vous êtes propriétaire.
  • Votre espace de stockage risque d'être bientôt insuffisant.

Remarque : Pour supprimer un message de l'application, pointez sur le message dans la conversation, puis cliquez sur Supprimer .

Désactiver les notifications Drive dans Chat ou Gmail

  1. Envoyez un message privé (par exemple, "Bonjour") à l'application Google Drive.
  2. Dans la réponse, cliquez ou appuyez sur Désactiver les notifications.

Pour réactiver les notifications, envoyez un autre message privé à l'application Google Drive.

 

 

Configurer des notifications en cas de modification d'une feuille de calcul

Si vous avez besoin d'être averti immédiatement dès que quelqu'un modifie votre feuille de calcul, configurez une notification par e-mail.

Vous saurez alors exactement ce qui a changé et à qui vous adresser pour obtenir plus de détails.

En savoir plus

Configurer les notifications par e-mail

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
  2. En haut de la feuille, cliquez sur Outils puis Paramètres de notification puis Modifier les notifications.
  3. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez dans quelles circonstances vous souhaitez recevoir des notifications. Voici les options qui s'offrent à vous :
    • Des modifications sont apportées : vous recevez une notification lorsqu'un utilisateur modifie une feuille de calcul.
    • Un utilisateur envoie un formulaire : vous recevrez une notification lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire.
  4. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les notifications. Voici les options qui s'offrent à vous :
    • E-mail (résumé quotidien) : cochez cette option pour recevoir un résumé quotidien de tous les changements.
    • E-mail (immédiatement) : cochez cette option pour recevoir un e-mail dès qu'une modification est apportée.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

 

Rechercher des commentaires et y répondre

Vous pouvez effectuer une recherche dans Google Drive pour identifier les commentaires non résolus qui vous sont attribués et y répondre.

En savoir plus
  1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
  2. Sur la gauche, cliquez sur Activité.
  3. À côté d'un commentaire, cliquez sur Ouvrir le commentaire

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

 

Afficher les commentaires fermés (fichiers autres que Google)

Avec Google Drive, vous pouvez afficher ou masquer les commentaires fermés des fichiers Microsoft Office et Adobe PDF, des images et de tout autre fichier, directement dans l'aperçu Drive. 

En savoir plus

Afficher ou masquer les commentaires fermés (fichiers autres que Google)

Remarque : Pour que vous puissiez afficher ou masquer les commentaires fermés, le document doit contenir au moins un commentaire actif et un commentaire fermé ou non ancré.

  1. Ouvrez Drive et connectez-vous à l'aide de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe.
  2. Double-cliquez sur un fichier Microsoft Office, PDF, image ou autre que Google. 
  3. Dans la fenêtre d'aperçu, en haut à droite, cliquez sur Plus puis Afficher la colonne des commentaires.
  4. (Facultatif) Pour masquer à nouveau les commentaires, cliquez sur Plus puis Masquer la colonne des commentaires.

Consultez le centre d'aide Google Drive pour en savoir plus


Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.

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