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Consejos para editar y colaborar en archivos

Guía de productividad de Google Workspace

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Consejos de creación y edición

Supervisa las actualizaciones de archivos y los comentarios

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Consejos para crear y editar

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Utilizar atajos para crear archivos

¿Creas archivos constantemente para usar Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google? En lugar de hacer varios clics, utiliza una URL corta para agilizar el proceso.

Más información

Abrir un nuevo archivo de Google en el navegador

En el navegador, introduce una de estas URL:

  • docs.new
  • sheets.new
  • slides.new
  • forms.new

Se abrirá un archivo en blanco y podrás comenzar a editarlo directamente.

Se abrirá un archivo en blanco y podrás empezar a añadir tu contenido.

 

 

Añadir texto con la voz

Solo en navegadores Chrome. Se necesita micrófono.

Puedes escribir y editar un documento dictando lo que quieras en las notas del orador de Documentos o de Presentaciones de Google. Todo lo que digas se convertirá en texto.

  • ¿De aquí para allá? Dicta notas, modificaciones y comentarios para añadirlos a documentos.
  • Usa comandos de voz para cambiar estilos de fuente, añadir tablas, insertar enlaces, etc.
Más información

Iniciar la escritura por voz en un documento

  1. Comprueba que el micrófono funciona.
  2. Abre un documento de Documentos de Google en el navegador Chrome.
  3. Haz clic en Herramientas y luego Dictado por voz. Aparecerá un micrófono.
  4. Cuando quieras empezar a hablar, haz clic en el micrófono.
  5. Habla claro, a un volumen y un ritmo normales (consulta la sección de más abajo para obtener información sobre cómo usar la puntuación).
  6. Cuando termines, vuelve a hacer clic en el micrófono.

Iniciar la escritura por voz en las notas del orador de Presentaciones

  1. Comprueba que el micrófono funciona.
  2. Abre una presentación de Presentaciones de Google en el navegador Chrome.
  3. Haz clic en Herramientas y luego Dictar por voz notas del orador. Se abrirán las notas del orador y aparecerá un micrófono.
  4. Cuando quieras empezar a hablar, haz clic en el micrófono.
  5. Habla claro, a un volumen y un ritmo normales (consulta la sección de más abajo para obtener información sobre cómo usar la puntuación).
  6. Cuando termines, vuelve a hacer clic en el micrófono.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

 

Compartir enlaces para crear una copia de tus archivos

¿Quieres que otras personas puedan hacer copias de tus archivos de Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones o Formularios de Google con solo un clic? Solo tienes que hacer un cambio muy sencillo en el enlace que compartes.

  • Crea plantillas para archivos, como propuestas de Documentos, planes de proyectos de Hojas de cálculo, presentaciones de propuestas de Presentaciones y más. Los miembros de tu equipo podrán copiarlas rápidamente para presentar la marca de tu organización con un aspecto uniforme.
  • Permite a los compañeros crear copias personales de tus archivos, como presentaciones, informes o diseños que les gusten. Después, podrán adaptarlas como más les convenga.
Más información

Invitar a alguien a hacer una copia de un archivo en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios

  1. En un ordenador, abre la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
  2. Abre el archivo del que quieras hacer una copia.
  3. En el menú, haz clic en Archivo y luego Hacer una copia.
  4. Escribe un nombre y elige dónde quieres guardar el archivo.
    • Si quieres copiar comentarios de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, haz clic en Copiar comentarios y sugerencias. Puedes incluir las sugerencias y los comentarios resueltos en la nueva copia.
  5. Haz clic en Aceptar.

 

 

Enviar un correo electrónico a los colaboradores

No compatible con la extensión Edición de Office para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Envía correos a tus colaboradores directamente desde un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. Si estás trabajando con un archivo de una unidad compartida, puedes enviar el mismo correo electrónico a todos los miembros de la unidad compartida a la vez.

  • Haz preguntas sobre un archivo concreto.
  • Participa en una conversación sin las limitaciones de espacio de los comentarios.
  • Adjunta una copia de un archivo a un correo electrónico.
Más información
  1. Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
  2. Haz clic en Archivoy luegoCorreo electrónicoy luegoEnviar correo electrónico a colaboradores.
  3. (Opcional) En los archivos de unidades compartidas, selecciona la casilla Miembros para enviar un correo a todos los miembros de una unidad compartida.
  4. (Opcional) Cambia los destinatarios del correo electrónico o escribe un asunto.
  5. Añade un mensaje.
  6. (Opcional) Para recibir una copia del correo electrónico, selecciona la casilla Enviarte una copia.
  7. Haz clic en Enviar.

 

 

Insertar chips inteligentes y elementos de creación

Inserta chips inteligentes en un documento de Google para incluir información sobre lo siguiente:
  • Otros usuarios con direcciones de correo de Gmail o de Workspace
  • Archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google
  • Fechas o eventos de Google Calendar
  • Ubicaciones e indicaciones en el mapa

Cuando un documento tiene un chip inteligente, tú y otros usuarios podéis colocar el cursor o hacer clic en él para obtener más información.

También puedes insertar chips de marcador de posición, registros de tiempo y desplegables, y usar elementos de creación para hacer un seguimiento de proyectos, archivos y más.

Transforming collaboration in Google Workspace with smart canvas
Más información

Añadir chips inteligentes de personas, archivos, fechas y eventos

  1. En tu ordenador, abre un documento en Documentos de Google.
  2. Escribe "@" en cualquier parte del documento o haz clic en el botón "@" en una línea en blanco.
  3. Para acotar las sugerencias, selecciónalas en la lista o escribe letras, números o símbolos.
    • Nota: Para añadir un chip inteligente de personas, empieza a escribir el nombre o la dirección de correo de la persona en cuestión, o bien escribe @yo para añadirte a ti mismo.
    • Nota: Para añadir un chip inteligente de archivo, introduce el nombre del archivo o palabras clave relacionadas.
  4. Para añadir un chip inteligente que pueda rellenar un colaborador, selecciona "Chip de marcador de posición". A continuación, selecciona el tipo de información que quieres que añada el colaborador cuando rellene el chip inteligente.
  5. Coloca el cursor sobre el chip para ver información relacionada.
Importante: Cuando mencionas a otro usuario en un chip inteligente, este no dispone de acceso automáticamente al documento. Para que el usuario pueda acceder, debes compartir el documento.

Con Documentos de Google, puedes añadir y personalizar chips desplegables que muestren varias opciones. También puedes usar elementos de creación para insertar plantillas de tablas que te permitan hacer un seguimiento de proyectos, archivos, etc.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Docs

Hacer un seguimiento de las actualizaciones y los comentarios de archivos

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Consultar quién ha cambiado qué

No compatible con la extensión Edición de Office para Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Si colaboras con varias personas en un archivo, puede resultar difícil identificar quién realizó determinados cambios y cuándo. Lleva un control de los cambios en los archivos compartidos para identificar los cambios y saber quién los ha realizado. 

Más información

Ver quién ha visto tu archivo o con quién lo has compartido

La disponibilidad de esta función depende de la edición de Google Workspace que tengas y de los permisos que haya configurado tu administrador. ¿Quién es mi administrador?

  1. Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

    Nota: Para ver los datos del panel de actividad, necesitarás tener permiso para editar el archivo.

  2. Haz clic en Herramientas y luego Panel de actividad.
  3. Podrás ver la actividad desarrollada en el archivo, incluida la siguiente información:
    • Pestaña Compartido con: muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puedes enviar un correo electrónico a los colaboradores.
    • Pestaña Todos los lectores (organización): muestra las personas que han visto el archivo en tu organización.
    • Pestaña Tendencia de lectores: muestra un gráfico de usuarios que han visto el archivo a lo largo del tiempo.
  4. (Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:
    • Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
    • Desactivar el historial de visualizaciones de un archivo: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.
  5. Haz clic en Guardar.

Ver quién ha comentado, editado, movido o compartido un archivo

Puedes ver la actividad de los archivos de Mi unidad o de una unidad compartida.

  1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
  2. A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
  3. Arriba a la derecha, haz clic en Información Información.
  4. Para acceder a los cambios recientes, haz clic en Actividad.
  5. Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta específicos, haz clic en ellos.
  6. Para ver los cambios recientes, desplázate hacia abajo en la parte derecha.

 

 

Comprobar o recuperar versiones anteriores

Antes es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Google Drive guarda todos tus borradores en un único archivo. De esta forma, puedes ver o restaurar versiones anteriores fácilmente.

  • Consulta, elimina, descarga o cambia a versiones anteriores cuando quieras.
  • Accede a cualquier versión de un archivo en el momento que quieras y desde cualquier dispositivo.
  • Consulta los comentarios hechos en una versión anterior.
  • Mantén tus carpetas bien organizadas: ya no necesitarás guardar varios borradores de tus archivos.
Más información

Ver o recuperar versiones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Nota: Para ver el historial de versiones, necesitas ser el Propietario del archivo o contar con el permiso Puede editar.

  1. En Drive, abre tu archivo.
  2. Haz clic en Archivo y luego Historial de versiones y luego Ver historial de versiones.
  3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
    • Los nombres de las personas que editaron el documento.
    • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
  4. (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.

Subir una nueva versión de un archivo a Drive

  1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
  2. Haz clic en el archivo que quieras sustituir.
  3. Arriba a la derecha, haz clic en Más Más y luego Gestionar versiones y luego Subir nueva versión.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

 

 

Recibir notificaciones de actividad de los archivos en Chat o Gmail

En Google Chat y Gmail, puedes usar aplicaciones para conectar con servicios. Para recibir notificaciones en Chat sobre la actividad en tu unidad Drive, usa la aplicación Google Drive.

Más información

Activar las notificaciones de Google Drive en Chat o Gmail

Las notificaciones de la aplicación suelen estar activadas. Si los has desactivado anteriormente, haz lo siguiente:

  1. Ve a Chat o Gmail.
  2. Envía cualquier mensaje directo (por ejemplo, "hola") a la aplicación Google Drive.
  3. En su respuesta, haz clic en Activar notificaciones.

Una vez que hayas activado las notificaciones, recibirás mensajes directos sobre eventos de Drive, por ejemplo:

  • Se ha compartido un archivo o una carpeta contigo
  • Se te ha asignado un comentario o una tarea, o se te ha mencionado en uno de ellos
  • Alguien ha solicitado acceso a un archivo de tu propiedad
  • Te queda muy poco espacio de almacenamiento

Nota: Si quieres eliminar un mensaje de la aplicación, ve a la conversación, coloca el cursor sobre él y haz clic en Eliminar .

Desactivar las notificaciones de Google Drive en Chat o Gmail

  1. Envía cualquier mensaje directo (por ejemplo, "hola") a la aplicación Google Drive.
  2. En la respuesta, toca o haz clic en Desactivar notificaciones.

Para volver a activar las notificaciones, envía otro mensaje directo a la aplicación Google Drive.

 

 

Recibir notificaciones cuando se hagan cambios en hojas de cálculo

Si necesitas estar al tanto de cualquier modificación que se realice en una hoja de cálculo, puedes configurar notificaciones por correo electrónico.

Sabrás exactamente lo que ha cambiado y a quién tienes que preguntarle cualquier detalle.

Más información

Configurar notificaciones por correo electrónico

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Herramientas y luego Ajustes de notificaciones y luego Editar notificaciones.
  3. En la ventana que aparece, selecciona cuándo quieres recibir las notificaciones. Se te pueden enviar notificaciones si:
    • Se hacen cambios: recibe una notificación cada vez que alguien haga un cambio en una hoja de cálculo.
    • Un usuario envía un formulario: configura las notificaciones para recibir una cuando alguien rellene un formulario.
  4. En la ventana que aparece, selecciona la frecuencia con la que quieres recibir las notificaciones. Puedes recibir notificaciones:
    • Por correo electrónico con un resumen diario: se envía un resumen diario de todos los cambios.
    • Por correo electrónico inmediatamente: se envía un correo electrónico cada vez que se cambie algo.
  5. Haz clic en Guardar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

 

Buscar comentarios y responder a ellos

En Google Drive puedes buscar comentarios sin resolver que te hayan asignado y gestionarlos.

Más información
  1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
  2. En la parte izquierda, haz clic en Actividad.
  3. Junto a un comentario, haz clic en Abrir comentario

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

 

Mostrar comentarios resueltos (archivos que no son de Google)

Con Google Drive, puedes mostrar u ocultar los comentarios resueltos de documentos de Microsoft Office y Adobe PDF, imágenes y otros archivos directamente en la vista previa de Drive. 

Más información

Mostrar u ocultar los comentarios resueltos (archivos que no son de Google)

Nota: Para mostrar u ocultar los comentarios resueltos, debe haber al menos un comentario activo y uno resuelto o no anclado.

  1. Abre Drive e inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña.
  2. Haz doble clic en un archivo de Microsoft Office, PDF, de imagen u otro que no sea de Google. 
  3. En la ventana de vista previa, arriba a la derecha, haz clic en Másy luego Mostrar columna de comentarios.
  4. (Opcional) Para volver a ocultar los comentarios, haz clic en Másy luego Ocultar columna de comentarios.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive


Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.

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